کسب بیشترین بازده از کارمندان دورکار

هنگامی که برروی مهم ترین محصول خود (Basecamp) کار می کردند، جیسون فراید (Jason Fried) در شیکاگو و دیوید هاینمیر هنسون (David Heinmeier Hansson) در دانمارک بود.

فراید در این خصوص می گوید «دیوید در آن زمان به دانشگاه می رفت و تنها 10 ساعت در هفته زمان آزاد داشت. توسعه این محصول چهارماه زمان برد، اما در نهایت به نتیجه رسید.»

Basecampیک ابزار مدیریت پروژه است که به وسیله هر مرورگری قابلیت دسترسی دارد و به افراد، صرف نظر از مکان شان، اجازه همکاری می دهد. درواقع، فراید و هنسون ابزاری ساختند که خود برای فعالیت شان به آن نیاز داشتند.

امروزه، Basecamp در تمامی این شرکت 50نفره که 70درصد آن ها دورکار هستند استفاده می شود. به گفته فراید، دلیل موفقیت این فرمول، وجود سیستم ها و ابزار مناسب برای کارمندان جهت تکمیل وظایف شان، صرف نظر از مکانی ا ست که در آن حضور دارند.

مطلب مرتبط:استخدام کارمند پاره وقت و دورکار با هدف رشد کسب و کار

آیا به درست کردن محیط کاری با نیروی کار دوربرد برای تجارت کوچک خود علاقه مند هستید؟ ابتدا باید درمورد نقاط ضعف و قدرت نیروی کار دوربرد در مقابل نیروی کار سنتی در محل کار، اطلاعات لازم را به دست آورید. در این مقاله، به مزایا، نقاط ضعف و سؤالات کلیدی در این زمینه اشاره خواهیم کرد.

دفتر آینده: هر جا

توجه به گرایش ها به دورکاری، نیازمند ایجاد یک استراتژی است. نیمی از نیروی کاری ایالات متحده دارای شغل هایی هستند که می توان به صورت دورکاری به آن ها رسیدگی کرد. این درحالی است که 20 تا 25درصد از نیروی کار دورکاری می کنند.

در کل، 3.7میلیون کارمند حداقل نصف اوقات خود را دورکاری می کنند، اما 80 تا 90درصد افرادی که مورد سؤال قرارگرفته بودند علاقه داشتند حداقل به صورت پاره وقت، دورکاری کنند. در شرکت Basecamp، 36 نفر از 50کارمند به صورت دورکار فعال هستند. فراید معتقد است که کارمندان آتی نیز احتمالاً دورکار خواهند بود.

او می گوید «بیشتر شرکت ها، مشخصاً علاقه مند جذب بهترین نیروی کار هستند. اما در این حال به یک منطقۀ جغرافیایی 30،20 و یا 40مایلی محدود خواهند شد. فعالیت ما به عنوان یک ساختار دورکاری کمک می کند تا بهترین افراد را از سرتاسر دنیا استخدام کنیم.»

3 مطلب کلیدی

با وجود این که دورکاری ایده آل به نظر می رسد، جمع کردن تیم دورکار با عملکرد بالا، نیازمند تلاش فراوان است. پیش از حرکت در این مسیر باید به سؤالات زیر پاسخ داده شود:

•آیا سبک کاری کمپانی شما، به وسیله دورکاری قابل اجراست؟ برخی از کارها نیازمند حضور فیزیکی هستند.

•چگونه با افرادی که خود را مدیریت می کنند، در تماس هستید و آن ها را مدیریت خواهید کرد؟ حتی کمپانی هایی که موفق به پیاده سازی روش دورکاری می شوند، زمان های ملاقاتی را با کارمندان دورکار خود در نظر می گیرند.

•چه افرادی را برای دورکاری استخدام خواهید کرد و توقعات آن ها از شما چه خواهد بود؟

باوجود اینترنت پرسرعت و تکنولوژی های جدید، انجام بسیاری از کارها از فاصله دور امکان پذیر شده است؛ اما موفقیت عموماً نتیجه فاکتورهای متعددی ا ست که با استخدام درست شروع می شود.

کارمندان دورکار: آزاد اما منظم

برخی از صنایع مانند صنعت تولید نرم افزار برای دورکاری مناسب تر هستند. بکی چمپلین (Becky Champlin)، مدیر تولید Yesware که تولید نرم افزارهای فروش را انجام می دهد، مدیریت تیمی چهارنفره را برعهده دارد. یکی از آن ها در انگلستان، یکی در فرانسه، یکی در مینسوتا و چهارمین نفر در نزدیکی دفتر مرکزی شرکت در بوستون حضور دارد.

چمپلین با بیان این که تیم وی بسیار باتجربه است می گوید «مهندسی بهترین شغل برای دورکاری است... مهندسین من که در لندن و فرانسه زندگی می کنند می توانند تمامی کارهای خود را از طریق اینترنت انجام دهند.»

مطلب مرتبط:آینده از آن دورکاری است

برای استخدام یک مهندس جوان برای دورکاری، نباید عجله کرد. هنگامی که نیاز به آموزش کارمندان جدید حس شود، حضور فیزیکی از اهمیت بالایی برخوردار است. بهترین کاندیداها برای دورکاری در نوشتن خبره هستند و برای انجام کاری معنا دار نیازمند فشار خارجی نیستند.

ابتدا از امکان انجام کارها بر روی کامپیوتر و یا موبایل مطمئن شوید. کارهایی مانند حسابداری، طراحی نرم افزار، خدمات فروش و وارد کردن داده ها می توانند برای دورکاری مناسب باشند. بیشتر این کارها، اگر افراد خبره و توانا را در اختیار داشته باشید، از راه دور قابل انجام هستند.

با ابزارهای مناسب فاصله ها را کم کنید

برای کم کردن فاصله، از ابزارهایی مانند WebEx برای به اشتراک گذاری صفحه مانیتور، Basecamp برای لیست کارهایی که باید انجام پذیرند، Instant messages به عنوان پیام رسان و Dropbox برای به اشتراک گذاری فایل ها استفاده کنید. تمامی این نرم افزارها در 15 سال اخیر طراحی شده اند و انجام کارها از فاصله دور را بسیار راحت تر می کنند.

خانم چمپلین برای کنفرانس ویدئویی، برنامه BlueJeans را ترجیح می دهد. بسیاری دیگر اما، از برنامه Slack که نرم افزاری پرطرفدار است استفاده می کنند. Slack به وسیله ایمیل و اتاق های گفت وگو کار می کند و توانایی ذخیره تمامی فایل ها را دارد.

شما می توانید گفتگوی خود با شریک تجاری تان را در کانال متناسب Slack برگزار کنید تا دیگر افراد تیم شما نیز بتوانند در آن شرکت کنند. بدین وسیله، کارمندان دورکار شما می توانند از فرآیندهایی که در دفتر مرکزی صورت می پذیرد مطلع شوند.

کار کردن انفرادی به معنای تنها کار کردن نیست

هزینه جمع آوری و حفظ تیم دورکار الزاماً ارزان تر نیست. برای مثال، چمپلین به صورت منظم برای بازدید مهندسین دورکارش از دفتر مرکزی، هزینه پرداخت می کند. Buffer به عنوان یک شرکت تجاری کوچک در تولید ابزارهای بازاریابی در شبکه های اجتماعی، 5.2 درصد از سود ماهیانه خود را صرف گردهمایی سالانه تیم دورکار خود می کند. حقوق ها (65 درصد) و سرورها (6.7درصد) هزینه های بیشتری را می طلبند.

بنابراین اگر هزینه این سفرها با هزینه یک فضای دفتری برابری می کند، چرا باید به سمت تیم دورکار رفت؟ به عقیده فراید، کار کردن در دفتر «تاوان» دارد. به گفته او، «در سیستم دفتری، کارمندان بیش ازپیش حواس یکدیگر را پرت می کنند.» به جای هزینه برای وسایل اضافه و دیگر تجهیزات غیرضروری در دفتر مرکزی، Basecamp بر روی تکنولوژی جهت عملکرد بهتر تیم دورکار سرمایه گذاری می کند. امروزه رشد تجارت در Basecamp به بالاترین حد خود رسیده است و در هفته، 7000 مشتری جدید به آن اضافه می شود.

به جای ماهیگیری در برکه، به اقیانوس بروید (دایره گزینه های تان را گسترش دهید)

درنظر بگیرید که صاحب یک نانوایی پستی هستید و به یک تیم پشتیبانی برای رسیدگی به شکایات نیاز دارید. آیا به دنبال هزینه یک دفتر و استخدام تیم محلی و یک سیستم تلفنی گران قیمت خواهید رفت؟ یا ترجیح خواهید داد گروهی مشتاق از سرتاسر جهان که مجهز به ساده ترین وسایل تکنولوژی در خانه هستند، برای شما کار کنند؟

مطلب مرتبط: فرهنگ کار تیمی مبتنی بر دورکاری

درایت و تعقل گزینه دوم را انتخاب می کند

حال اگر مانند Yesware در صنایع نرم افزار فعالیت می کنید، گزینه ای جز به وجود آوردن زیرساخت دورکاری ندارید. موفقیت نیروهای شما بدان وابسته خواهد بود. به گفته چمپلین، «در بوستون، تقاضا برای مهندسین نرم افزار به اندازه ای بالاست که شما باید تمامی مزایا را به آن ها ارائه دهید. یکی از این مزایا انعطاف پذیری ست.» او هم چنین معتقد است کاندیداهای نسل هزاره «توقع» کار در خانه را در پیشنهادات شان دارند.

فراید نیز شرایطی مشابه را در سیلیکون ولی (Silicon Valley) تجربه کرده است و ترجیح می دهد تا در مکانی دیگر به دنبال نیرو برود. به گفته او، از زمانی که آغاز به کار کرده است، بهترین برنامه نویس های او در 4 شهر مختلف زندگی می کنند. «یکی از بهترین طراحان ما در اوکلاهاما و دیگری در شمال شهر نیویورک ساکن است. اگر شرایط استخدام را به حضور فیزیکی در اوکلاهاما خلاصه می کردیم، هیچ کدام از این افراد خبره برای ما کار نمی کردند.»

Basecamp به عنوان تجارت کوچکی که مناسب دورکاری ست، شرایط بهتری را برای جذب کارمندی دارد که شرایط جغرافیایی او، اجازه نخواهد داد به عضویت یک رقیب بزرگ تر درآید. به گفتۀ فراید «یکی از بهترین کارمندان ما در خدمات مشتریان، ساکن یک مزرعه در تنسی بود. هنگامی که او را استخدام کردیم، شرایط زندگی در آن جا را نداشت و با عضویت در تیم ما توانست به خانه بازگردد. این شغل برای او شرایطی را فراهم کرد که عموماً به واسطه یک شغل معمولی امکان پذیر نیست. به نظر ما این یک اتفاق بسیار خوشایند است.»