چگونه با مشتریان خود جلساتی کوتاه تر و سودمندتر داشته باشیم

دوباره وقت ملاقات فرا رسیده است و باید در جلسه هفتگی با مشتری خود شرکت کنید. اگر از نگاه کردن به ساعت و فکر کردن در مورد فهرست بلند بالای مشتریان خسته شده اید، شاید وقت آن رسیده است که استراتژی برگزاری جلسات خود را تغییر دهید، شما تنها نیستید. در یک تحقیق موسسه مطالعات کسب و کار هاروارد مشخص شد که 71درصد از مدیران صنایع مختلف جلساتی بی حاصل و غیرسودمند دارند.

جلسات زمان مناسبی هستند که در طی آن شما و تیم تان می توانید با مشتریان خود همکاری داشته باشید، مشکلات را بررسی نموده و راه حل هایی پیدا کنید. به هر حال برای این که از زمان تان بهترین بهره را ببرید بایستی برای جلسات خود طرح و برنامه داشته باشید، بدین شکل تمام افرادی که در جلسه حضور می یابند تنها در مورد مسئله پیش رو صحبت خواهند کرد.

در اینجا شش روش برای هدایت جریان جلسات ارائه شده است:

مطلب مرتبط:ناگفته های مشتری را بشنوید

1. برای جلسات خود هدف گذاری کنید

برخی از مشتریان در مقایسه با دیگران علاقه بیشتری به تاکتیک های مدیریت خرد دارند. اگر فکر می کنید که می توانید مشکل مشتری خود را با یک تماس تلفنی برطرف کنید، برای آنها یک ایمیل بفرستید و از هدف اصلی برگزاری جلسه اطمینان حاصل کنید. هنگامی که متوجه شوید مشتریان تان دستیابی به چه هدفی را مد نظر دارند، راحت تر و سریع تر می توانید راه حلی برای معضل آنها پیدا کرده و با یک تماس تلفنی و یا پاسخگویی با ایمیل آن را برطرف نمایید.

2. مواد مورد بحث را آماده کرده و به اشتراک بگذارید

اگرچه داشتن وقت آزاد برای حل و بررسی مسائل پیش رو کمک کننده است، اما با این حال باید مواد مورد بحث جلسا ت خود را به روشنی تعریف نمایید. علی رغم تعیین موضوع کلی جلسه، نکات مهمی را که قصد دارید در طی ملاقات مدنظر قرار دهید یادداشت نمایید و برای صحبت پیرامون این نکات زمان مشخصی را اختصاص دهید. مشاهده خواهید کرد که افراد پاسخ های خود را مهار کرده و در مدت زمان تعیین شده مسائل را عنوان می کنند و از هدررفت زمان جلوگیری می کنند.

مطمئن شوید که مواد مورد بحث جلسه از چند ساعت قبل در اختیار شرکت کنندگان قرار می گیرید و تمامی افراد امکان مرور آن را داشته تا در صورت نیاز تغییرات اساسی صورت بگیرد.

3. تنها افرادی را استخدام کنید که مستقیما دخیل هستند

یکی از علل طولانی شدن جلسات این است که افراد زیادی در آن حضور می یابند. حتی اگر تیم کوچکی دارید، تعداد افراد شرکت کننده را به حداقل برسانید. اگر این افراد مشارکت کامل نداشته باشند، نه تنها وقت خود را تلف می کنید بلکه میزان سودمندی جلسه نیز کاهش می یابد. برای مثال، می توان بصورت هفتگی مشتریان و مدیرانی که مواد مورد بحث را تعیین می کنند، به روز رسانی نمود.

4. وقت شناس باشید

این نکته شاید واضح به نظر برسد، اما بیش از چیزی که فکرش را کنید، کمک کننده است. اگر جلسات از راه دور باشند، زمان بسیار زیادی صرف ورود و خروج از دفتر، تهیه قهوه، روشن کردن کامپیوتر و تعمیر اتصال اسکایپ می شود. اگر تیم تان عادت داشته باشد که پنج دقیقه زودتر برسد، می توانید دقیقا سروقت در جلسه حضور پیدا کنید. این گام زمانی اهمیت ویژه ای می یابد که تیم تان کارکرد دورکاری داشته باشد، چرا که همکاری متقابل در شرایطی که اختلاف زمانی وجود داشته باشد موجب سردرگمی و عدم ارتباط صحیح می شود.

5. جلسات را به عصر موکول کنید

بسیاری از افراد با فهرست بلندبالایی از فعالیت های روزانه خود در دفتر کارشان حاضر می شوند و با این اوصاف برگزاری جلسات صبحگاهی می تواند استرس زا باشد. یک مورد دیگری که باید مد نظر داشته باشید این است که نباید جلسات را دقیقا بعد از صرف ناهار برگزار کرد. بهترین زمان برای بهره وری افراد 3 تا 4 عصر و 10 تا 11 صبح است. اگر در طول یک روز چندین قرار ملاقات دارید تمام آن ها را پشت سرهم قرار دهید تا از هدر رفت زمان جلوگیری شده و وقت کافی برای تمرکز بر روی مسائل کاری خود را داشته باشید.

مطلب مرتبط:انعطاف کلامی در ارتباط با مشتری

6. یادداشت برداری کنید و خلاصه ای از آن را ارسال کنید

کش دادن زمان جلسه ممکن است خسته کننده باشد، اما انجام این کار در پایان جلسات برای مرور نکات حیاتی بسیار ضروری و حائز اهمیت است. یادداشت برداری نشان دهنده این است که شما متمرکز بوده و به صحبت های آنان علاقه مند هستید. زمانی را صرف گردآوری و خلاصه کردن یادداشت نمایید و سپس آنها را برای تمام افرادی که در جلسه مشارکت نموده اند بفرستید. این کار موجب می شود تا مشتریان تان پیگیرتر باشند و حس کنند که جلسه سودمند بوده است.

برگزاری جلسه با مشتریان لزوما دشوار و عذاب آور نیست. شما باید به طور مرتب با مشتریان خود در ارتباط باشید تا مطمئن شوید که انتظارات آنان برآورده می شود و از طرفی مجال کافی برای بیان نگرانی هایشان دارند. به هر حال وظیفه شماست که زمان را سامان ببخشید و جلسه ای سودمند و مشارکتی برقرار کنید. از پیش برنامه ریزی داشته باشید تا بتوانید هریک از جلسات را در زمان مقرر برقرار نموده و دیگر از برگزاری آنها احساس رنجش نکنید.