ارزیابی عملکرد شخصی / 5 نکته برای نگارش ارزیابی عملکرد شخصی

ارزیابی های عملکرد ابزار کارآمدی برای مدیران و کارمندان هستند. در واقع، برای مدیران، گزارشی از عملکرد کارمندان طی دوره های گوناگون ارائه می دهند و برای کارمندان، یک ابزار ارائه بازخورد کارآمد هستند که می توانند به آنها برای ادامه حرکت در مسیر درست کمک کنند. یکی از نمونه های متعارف ارزیابی عملکرد، ارزیابی عملکرد شخصی است که کارمندان از طریق آن عملکرد خود را ارزیابی کرده و بازخوردی را نسبت به محیط کار خود ارائه می دهند. 

ارزیابی عملکرد شخصی از جهات مختلف دارای کاربرد است. نخست، مدیران را از دیدگاه کارمندان درباره نقش خود در سازمان آگاه می کند. از طرفی، این ارزیابی کیفیت نشان دهنده ارتباط روزمره مدیران و کارمندان است؛ در صورتی که ارزیابی کارمند از عملکرد خود دارای تفاوت شگرفی با دیدگاه مدیر او باشد، این مسئله احتمالا نشان از عدم ارتباط آنها با یکدیگر دارد. در نهایت، ارزیابی ها از عملکرد شخصی کارمندان بازخوردی را توسط کارمندان در زمینه شیوه کاری آنها و راه های بهبود شرایط محل کار به مدیران ارائه می دهند.

به بیان دیوید هسل (David Hassell) بنیانگذار و مدیر عامل سیستم 15Five ، «کارمندان امروزی ذاتا توسط قابلیت کار کردن مستقل و فرصت های یادگیری و رشد ترغیب می شوند. بنابراین، از دیدگاه مدیران، ارزیابی های عملکرد شخصی که استقلال و توسعه را در پی دارند، بسیار ارزشمند هستند». «محصول کاری کارمندانی که ذاتاً ترغیب می شوند، نسبت به کارمندانی که انگیزه های برونی همچون مزایا و یا تاکتیک های ایجاد رعب و وحشت دارند، تأثیرگذارتر و پایدارتر است».

با این وجود، نگاه انداختن به خود در آینه و ارائه ارزیابی دقیق دشوار است. کارمندان اغلب برای آنکه خلاصه ای غیر جانبدارانه از کار خود ارائه دهند، با مشکل مواجه می شوند؛ برخی از آنها منتقدان اصلی خود هستند، در صورتی که برخی دیگر عملکرد خود را آنچنان دقیق بررسی نمی کنند. در اینجا پنج نکته را مطرح می کنیم که برای بررسی موفقیت آمیز عملکرد خود به شما کمک می کند.

مطلب مرتبط:چالش ‌های فرآیند ارزیابی عملکرد کارکنان بررسی می‌شود / ارزیابی عملکرد شمشیر دولبه

1- به عملکرد خود افتخار کنید

هدف اصلی ارزیابی عملکرد شخصی، برجسته جلوه دادن دستاوردهای شخصی است. کارمندان باید به وظایف و پروژه های مشخصی اشاره کنند که نمود عملکرد موفقیت آمیز آنهاست. به علاوه، لازم است کارمندان هنگام اشاره به این دستاوردها به تأثیرات کلی این دستاوردها بر کسب و کار مورد نظر اشاره کنند تا ارزش آنها برای شرکت مشخص شود.

جولی ریکن (Julie Rieken)، مدیر عامل شرکت Applied Training System Inc اشاره می کند که کارمندان باید اقدامات خود را با اهداف مدیران هماهنگ کنند. این نوع هماهنگی برای مدیران اطمینان بخش است و شناسایی اهمیت نقش کارمندان در شرکت را به دنبال دارد.

به بیان ریکن، «اگر مدیر شما دستیابی به رقم خاصی را مد نظر قرار داده است، او را از نقش خود در دستیابی به آن رقم خاص آگاه کنید». «دستاوردهای فهرست شده باید با اهداف کسب و کار مطابقت داشته باشند».

2- صادق و دیدی منتقدانه داشته باشید

ارزیابی عملکرد تنها به موفقیت ها محدود نمی شود. کارمندان همچنین باید منتقدانه به موارد ناکامی خود بپردازند. صادق بودن به مفهوم مدنظر قرار دادن حوزه هایی است که می توان آنها را بهبود بخشید.

با این حال، باید توجه داشت که افراد در ارزیابی ها به ملامت خود نپردازند. تیموثی باتلر (Timothy Butler)، استاد با تجربه و مدیر برنامه های توسعه شغلی در مدرسه کسب وکار هاروارد به کارمندان توصیه می کند که در هنگام مورد انتقاد قرار دادن زمینه هایی که لازم است در آنها پیشرفت کنند از زبان رشد و ترقی (developmental language) استفاده کنند.
باتلر در گفت وگو با مجله هاروارد بیزنس ریویو گفت: «در عوض آنکه بگویید من در این زمینه ها ناموفق هستم، بگویید می خواهم بر روی این زمینه ها کار کنم. این موارد را یاد گرفته ام. این فهرست اقداماتی است که در ادامه راه باید انجام دهیم».

3- دائما برای پیشرفت تلاش کنید

بسیار حائز اهمیت است که طی ارزیابی های شخصی هرگز از تلاش باز نایستید؛ انسان ها دائما در حال تطبیق یافتن با شرایط، یادگیری و تغییر کردن هستند. چه سال فوق العاده ای را پشت سر گذاشته باشید، چه در تحقق انتظارات خود ناکام عمل کرده باشید، مهم آن است که همواره تشنه پیشرفت و یادگیری باشید.

هسل معتقد است، «نخستین قدم اتخاذ یک ذهنیت رشد و آگاهی از آن است که ظرفیت انسان ها ثابت نیست. ما همواره در شرایط تغییر هستیم و قابلیت های ما بر اساس عوامل زیادی همچون محیطی که در آن زندگی و کار می کنیم، افزایش یا کاهش می یابند». «اتخاذ چنین چارچوبی مانع از آن می شود که افراد مبهوت شکست های احتمالی شده یا از موفقیت های خود بیش از اندازه شاد شوند.»

مدیران نیز شاهد تمایل افراد به ارتقا بوده و اتفاقات جدید را به مثابه آموزش پذیری افراد تلقی می کنند. اگر کارمندی در تلاش بوده است، ایجاد فضا برای رشد می تواند عملکرد او را ارتقا بخشد. ار سویی دیگر، کارمندانی که در موقعیت پیشرفت بوده و در جست وجوی فرصت های رشد هستند، از رخوت و کسلی دوری می کنند.

4- پیگیری دستاوردها

هنگامی که زمان دفاع از عملکرد خود در ارزیابی های شخصی فرا می رسد، به کارگیری داده های حقیقی برای اثبات فعالیت هایی که طی سال انجام داده اید، بسیار کاربردی است. اغلب کارمندان و مدیران آنها از عملکرد کارمندان آگاهی دارند، اما استفاده از ارقام ملموس برای اثبات هرگونه ادعا بر اعتبار ارزیابی شخصی انجام شده توسط کارمند مورد نظر می افزاید.

مایک مانون (Mike Mannon)، مدیر عامل WD Communications معتقد است «اگر کارمندان ... روزانه 10 ثانیه را به یادداشت مهم ترین دستاوردها، موفقیت های کلی، موفقیت های معیار، و بازخوردی که در آن روز دریافت کرده اند اختصاص دهند، 10 برابر بیشتر به داده هایی دست می یابند که برای ارزیابی شخصی به آنها نیاز دارند».

هانک یالف(Hank Yuloff)، مالک دفتر مشاوره Yuloff Creative Marketing Solutions نیز نظری موافق با مایک مانون دارد: «ما به مراجعه کنندگان خود می آموزیم که فهرستی از دستاوردهای روزانه و هفتگی خود تهیه کنند تا وقتی زمان ارزیابی عملکرد شخصی فرا می رسد، کمتر ناچار به پیدا کردن پاسخ های حدسی درباره ارزش خود برای شرکت شوند».

5- حرفه ای عمل کنید

کارمندان همواره باید در هنگام نگارش ارزیابی های عملکرد شخصی حرفه ای عمل کنند. این مسئله به مفهوم آن است که آنها باید از استفاده از چنین موقعیت هایی برای نکوهش مهارت های ضعیف مدیریتی رئیس خود یا انتقاد از همکاران خود برای سخت تر کردن زندگی سایر کارمندان پرهیز کنند.

حرفه ای بودن به مفهوم آن است که به مقوله ارزیابی و بررسی، همچون هر پروژه مهم دیگری که بر روی میز کار شما قرار می گیرد، توجه مقتضی شود. دامینیک جونز(Dominique Jones)، مدیر ارشد عملیات در شرکت BetterU Education Corporation ، توصیه می کند با ارزیابی عملکرد شخصی همچون یک اثر هنری برخورد کنید که به مرور زمان کامل می شود. وی معتقد است اگر به خود برای تفکر زمان بدهید و به دقت شواهدی را برای ارزیابی عملکرد خود ارائه دهید، از نتیجه حاصل بسیار خشنودتر خواهید بود.

جونز در مقاله ای در یک وبلاگ نوشته است: «برای اثبات ادعاهای خود از مثال ها استفاده کنید... نوشته های خود را از نظر املایی و گرامری چک کنید». همه این موارد نشان از آن دارند که این فرآیند چقدر برای شما جدی است و اهمیت دارد».

مطلب مرتبط: تاثیر ارزیابی عملکرد بر عمر کسب‌ و کار

ارزیابی های عملکرد را به اتفاقی دائمی تبدیل کنید

ارزیابی های عملکرد به افراد کمک می کند از جایگاه و نحوه عملکرد خود و همچنین اهداف سازمان آگاهی بیابند. اغلب، این ارزیابی ها سالانه یک بار در محیط کار به انجام می رسند، اما لازم است این فرآیندها به فرآیندهایی دائمی برای ارزیابی منصفانه و صحیح عملکرد کارمندان و ایجاد یک فرهنگ ارتباط و ارائه بازخورد دائمی تبدیل شوند.

به بیان هسل، «ارزیابی های عملکرد شخصی را نمی توان صرفا رویدادی سالانه تلقی کرد. در واقع، این ارزیابی ها بخشی از شیوه ای دائمی و مداوم برای تفکر هستند». «اگر تنها تصویری کلی از عملکرد را در نظر بگیرید، هرگز حقیقت را درنخواهید یافت. تمرکز بر تجربه و یا رویدادی مشخص و سپس تهیه شرحی مهم از عملکرد بسیار آسان است».

انجام چنین اقداماتی از «اثر تأخر» (recency bias) یا نوعی دید تونلی که در عوض چشم انداز کلی، بر وقایع اخیر متمرکز شده است جلوگیری می کند. به علاوه، نوعی فرهنگ جامع و تعاملی ایجاد می شود که در آن، کارمندان به همان اندازه که از مدیران خود بازخورد دریافت می کنند به ارائه بازخورد درباره آنها دعوت می شوند. به طور کلی، محیط های کاری تعاملی که در آنها به تمامی موارد و افراد توجه می شود، شانس بیشتری برای کسب موفقیت دارند.

به بیان هسل، مدیرانی که نقش رهبری و یا مشاوره را بر عهده می گیرند، قابلیت آن را دارند که تفکرات بیرونی و بسیاری از دیدگاه های مورد نظر را فراهم کنند، به نحوی که کارمندان ناکامی ها را به عنوان فرصت های یادگیری تلقی می کنند. آنها همچنین می توانند از قدردانی ارائه شده نسبت به اقدامات مثبت خود لذت ببرند و نه آنکه دائما در موفقیت های گذشته خود سیر کنند، چرا که در هر شرکتی نیازی دائمی مبنی بر بهینه سازی عملکرد کارمندان به مرور زمان وجود دارد.