چگونه همکاری تیم مان را افزایش دهیم / 5 ابزار کاربردی برای بهبود همکاری تیم شرکت

همکاری می تواند تفاوت میان موفقیت و شکست یک سازمان باشد. در حقیقت، براساس نظرسنجی سایت Salesforce. com نزدیک به 86درصد افرادی که در محیط های کاری با مشکل رو به رو هستند از کمبود همکاری مطلوب با دیگران رنج می برند. در دنیای امروز تیم های شرکت بیش از هر زمان دیگری به هم نزدیک شده اند.

همچنین تکنولوژی در چنین فضایی نقش مهمی ایفا می کند، به این ترتیب امکان استفاده از تکنولوژی های جدید به منظور بهبود شرایط کسب و کار همیشه وجود دارد. به عنوان مثال، ابزارهای هوش مصنوعی کارهای سخت افزاری را از دوش تیم شرکت برمی دارد. به علاوه پیشنهادهای جالبی نیز در مورد نحوه فعالیت در بخش های مختلف نیز ارائه می کند. به این ترتیب همکاری اعضای تیم شرکت سرعت و کیفیت بیشتری خواهد یافت. خوشبختانه امروزه ابزارهای همکاری متعددی در اختیار اهالی کسب وکار قرار دارد. بسیاری از این ابزارهای تا همین چند سال پیش بسیار دور از دسترس به نظر می رسیدند.

در اینجا به معرفی و بررسی پنج ابزار مناسب برای تقویت همکاری میان اعضای تیم شرکت و توسعه کسب وکار خواهیم پرداخت.

مطلب مرتبط: 7 قانون طلایی برای افزایش انگیزه تیمی

1- ابزارهای ویدئوکنفرانس

زمانی نه چندان دور استفاده از ابزار ویدئوکنفرانس بسیار دردسرآفرین بود. در حقیقت مشکل نصب و راه اندازی این ابزار بسیاری از کسب وکارها را از آن ناامید می ساخت. با این حال اکنون استفاده از ویدئوکنفرانس بدل به بخشی جدایی ناپذیر از مدیریت کسب وکار شده است. برخی از کسب وکارهای کوچک و دپارتمان های مختلف از این ابزار به طور روزانه استفاده می کنند. دلیل اصلی این رویکرد علاوه بر افرایش کیفیت و سهولت راه اندازی این ابزارها، کاهش شدید قیمت نرم افزارهای ویدئوکنفرانس و بهبود وضعیت اینترنت در نقاط مختلف دنیا محسوب می شود. به این ترتیب اکنون برقراری ارتباط از طریق نرم افزارهایی نظیر اسکایت بسیار راحت تر و کم هزینه تر از گذشته شده است.

بهترین خبر در زمینه ویدئوکنفرانس عدم وابستگی نرم افزارهای آن به دستگاهی خاص است. به این ترتیب امکان برقراری ارتباط با استفاده از گوشی های هوشمند، تبلت، کامپیوتر یا حتی تلویزیون وجود دارد. ابزارهای محبوب در زمینه ویدئوکنفرانس عبارتند از WebEx و Zoom که امکانات گسترده و مطلوبی برای کسب وکارهای مختلف در خود جای داده اند. جایگزین های مطرح دیگر نیز GoToMeeting، Join,me و نسخه کسب وکار اسکایپ هستند. به علاوه اگر قصد ارائه ویدئوی خود به صورت فراگیرتر را دارید، از سرویس لایو فیس بوک، ابزاری مانند Zoom که به شما امکان ایجاد ویدئوکنفرانس زنده را می دهد، استفاده کنید.

2- ابزارهای همکاری صوتی

همه ما در طول روز بارها نیاز به برقراری تماس سریع و دریافت پاسخ در کوتاه ترین زمان ممکن از شخصی خاص داریم. اما اگر ما در یک طبقه دیگر شرکت واقع در شهری متفاوت باشیم، تکلیف چه خواهد شد؟ 

بی تردید می توان برای برقراری تماس از راه دور، گوشی هوشمند یا تلفن ثابت را گزینه های اصلی به حساب آورد. همچنین ایمیل نیز گزینه ای تقریبا منطقی به حساب می آید. با این حال مشکل اصلی چنین گزینه هایی اتلاف وسیع وقت افراد است. به این ترتیب گاهی اوقات باید ساعت ها در انتظار پاسخ به تماس یا ایمیل مان باشیم. خوشبختانه امروزه ابزاری جدید تحت عنوان تماس ابری برای پاسخگویی به این نیاز کارآفرینان پا به عرصه کسب وکار گذاشته است. این ابزارهای می توانند در پس زمینه کامپیوترتان فعال بوده و در عین حال کمترین ضربه ای به فعالیت روزانه تان نزنند. به طور معمول چنین ابزارهایی به محض آنلاین شدن طرف مقابل به شما پیام می دهند. به این ترتیب می توان شروع به گفت وگوی آنلاین و معمولا مجانی با طرف مقابل کرد.

به امکان گفت وگوی آنلاین از طریق فضای ابری باید امکان به اشتراک گذاری اسناد و فایل های مختلف را نیز افزود. به این ترتیب با ابزارهای کاملا حرفه ای مواجه خواهیم بود. Nextva یکی از ابزارهای مشهور در زمینه برقراری تماس صوتی از طریق تکنولوژی فضای ابری است. این نرم افزار امکان برقراری تماس صوتی باکیفیت و به اشتراک گذاری فایل های مختلف را برای کاربران فراهم می کند. علاوه بر این نرم افزار نیم نگاهی هم به اسکایت و گوگل Hangouts باید داشت. چنین ابزارهایی کسب وکار شما را بسیار روان تر و سریع تر از قبل خواهند ساخت.

3- ابزارهای همکاری در پروژه

ابزارهای همکاری در پروژه دارای چند نسل متفاوت هستند. نخستین نسل این ابزارها فقط شامل تقویم و برگه های متعدد مجازی بود، اما به لطف پیشرفت تکنولوژی امروزه تعیین ضرب الاجل و تعریف وظایف و مسئولیت های تیم های مختلف نیز به امکانات این ابزارها اضافه شده است. در جدیدترین نسخه های این ابزارها امکان به اشتراک گذاری فایل های مختلف از طریق پنل مدیریتی نیز افزوده شده است.

امکانات وسیع این ابزارها فرصت همکاری نزدیک و پرسرعت را برای کارمندان یک شرکت فراهم می کند. به این ترتیب همه کارمندان از نحوه فعالیت سایر همکاران خود اطلاع خواهند داشت. نرم افزارهایی نظیر Trello و Basecamp از جمله پرامکانات ترین نمونه های مطرح در زمینه ابزارهای همکاری پروژه به حساب می آیند.

4- ابزارهای همکاری طراحی بصری

آیا به عنوان یک عکاس یا طرح گرافیست همچنان از نسخه های فیزیکی برای جلب رضایت مشتری استفاده می کنید؟ در این صورت مدت هاست که از جریان پیشرفت تکنولوژی دور بوده اید. امروزه با استفاده از نرم افزارهای طراحی بصری علاوه بر هماهنگی میان تیم های طراحی امکان برقراری ارتباط سریع میان طراح و مشتری نیز فراهم شده است. به این ترتیب دیگر نیازی به تهیه نسخه های فیزیکی و ارسال شان برای همکاران یا مشتریان وجود ندارد.

در زمینه طراحی جلوه های بصری همکاری میان اعضای تیم اهمیت بسیار بالایی دارد. به این ترتیب با بهره گیری از ابزارهای همکاری طراحی بصری فرآیند تولید محتوا از سرعت بسیار بیشتری برخوردار خواهد شد. به علاوه اغلب این ابزارها امکان دریافت بازخورد همکاران و مشتریان در قالب پیام های صوتی، تصویری و متنی را مهیا کرده اند. بهترین نرم افزارها در این زمینه عبارتند از GoVisually، InVision، Mural، Concept Board و Prevue. البته هرکدام از این ابزارهای تفاوت های اندکی در ارائه خدمات دارند. در این زمینه انتخاب شما باید براساس اولویت نیازهای تان باشد.

5- ابزارهای هماهنگی موبایلی

شاید امروزه گوشی های هوشمند مهم ترین موهبت برای کسب وکارها به حساب بیایند. در حقیقت این گوشی ها فرآیند برقراری ارتباط را تسریع کرده اند. به علاوه امکان طراحی نرم افزارهای گسترده برای گوشی های هوشمند طراح های تکنولوژی را ترغیب به ارائه نسخه های ویژه ای از نرم افزارهای مختلف برای این دستگاه ها کرده است.

مطلب مرتبط:تأثیر انعطاف پذیری در بهبود مشارکت تیمی

با استفاده از نرم افزارهایی نظیر Avaya Mobile Collaboration و IBM Mobile Collaboration Services فرآیند برقراری ارتباط با هزینه ای اندک بسیار سریع تر از گذشته خواهد شد. به علاوه امکان استفاده از ابزارهای کمتر حرفه ای نظیر 8X8، Asana و Huddle نیز برای کاربران مبتدی تر وجود دارد. همه این ابزارها امکان به اشتراک گذاری فایل های مختلف، زمان بندی دقیق و دسترسی به اسناد مورد نیاز از طریق اتصال به منبع اصلی شرکت را فراهم می سازند.

در نهایت به یاد داشته باشید که در بازار ابزارهای متعدد و متنوعی برای افزایش سطح همکاری گروه های کاری وجود دارد. با انجام تحقیقاتی ساده در زمینه نیازهای تیم تان و امکانات ارائه شده از سوی ابزارهای مختلف به راحتی امکان انتخاب بهترین گزینه ممکن را خواهید داشت.