کسب و کار خود را به کمک برنامه ترلو مدیریت کنید

ترلو (Trello) برنامه ای برای مدیریت کارها و وظایف است که توسط شرکت اطلسین (Atlassian) توسعه یافته است. شاید در نگاه اول به نظر رسد این برنامه بیشتر برای استفاده شخصی کاربرد دارد. رنگ های متنوعی در برنامه استفاده شده، کارت های کوچکی (Cards) دارد که به اطراف می کشید و «تخته»هایی (Boards) دارد که تداعی گر کلاس های مدارس ابتدایی است. اما این برنامه قابلیت هایی در آستین دارد که آن را به گزینه مناسبی برای استفاده در کسب و کار بدل می کنند.

ترلو که ابزاری برای مدیریت پروژه محسوب می شود، شما را در تبادل و سازماندهی اطلاعات یاری می رساند. برنامه به حدی کاربردی هست که بتوانید با آن برنامه های بودجه، گزارش عملکرد اعضای گروه ها، و حساب ها و اهداف ماهانه خود را مدیریت کنید. با ترلو که برنامه ای همه کاره برای مدیریت پروژه است، می توانید تقریباً حساب همه زمینه های کسب وکار خود را داشته باشید. 

بزرگ ترین مزیت های برنامه

نقطه قوت ترلو چیست؟ در این عصر مدرن که سروکارمان با برگ گسترده های (Spreadsheets) گوگل داکس (Google Docs) است و هر پنج ثانیه صدای دینگ دینگ برنامه های روی گوشی مان بلند می شود و در هرج و مرج و آشفتگی کامل شبکه های اجتماعی غوطه ور شده ایم، ترلو با ظاهر ساده و سرراستش خودنمایی می کند. انگار که فقط چند کارت و تخته روی صفحه چیده باشیم، به همین سادگی. 

ایده کار برگرفته از تابلوهای اعلاناتی است که شاید شما هم در اتاق استراحت شرکت خود به دیوار زده باشید. شاید برای هر تیم یا دپارتمان تخته ای جداگانه درست کنید یا تخته ها را بر اساس حوزه های تخصصی بسازید. بعضی شرکت ها برای پروژه های بزرگ تخته های جداگانه می سازند. روی هر تخته ستون هایی از کارت ها قرار گرفته که هر کدام یک وظیفه یا کار را در خود جای داده است. حتی می توانید کارت های متنوعی بسازید. می توانید کارت هایی بسازید که وظایف را به صورت چک لیست نشان دهد. کارکنان با اشتیاق به علامت زدن کارهای انجام شده، کشیدن کارت ها از یک ستون به ستون دیگر و بستن پروژه های تکمیل شده خواهند پرداخت. 

در کنار جلوه بصری مرتب ترلو که از بعضی برنامه های مدیریت وظایف دیگر بارها سرتر است، تجربه کار کردن با آن نیز دلنشین است. انیمیشن ظریفی برای جابه جا کردن کارت ها تعبیه شده که با زاویه کمی حرکت می کنند. می توانید تصاویر باکیفیت در پس زمینه تخته ها قرار دهید و به آنها روح تازه ای ببخشید. در داخل هر کارت می توانید در خصوص کار مربوطه نظر بگذارید یا لینک اسناد و تصاویر مورد نظر خود را قرار دهید. شیوه هایی که این برنامه برای همکاری و تعامل در اختیار شما قرار می دهد حتی در برنامه مطرحی چون اسلک (Slack) هم یافت نمی شود.

مطلب مرتبط: اپ های مورد نیاز کارآفرینان دیجیتال امروز

یکی از ویژگی های کاربردی برنامه قابلیت فیلترگذاری است. فرض کنید تخته ای برای اهداف تیم ساخته اید. می توانید همه اهداف فروش را با رنگ قرمز و همه اهداف حسابداری را با رنگ زرد مشخص کنید. حال با انتخاب فیلتر زرد یا قرمز فقط اهداف مرتبط با تیم یا پروژه های خود را مشاهده خواهید کرد.

چرخاندن کسب و کار

اما کسب وکار در مدیریت وظایف و فیلترگذاری روی عنوان ها خلاصه نمی شود. همه ما پروژه هایی برای رسیدگی داریم و تیم هایی که باید بر اعضای آنها مدیریت کنیم. اگر نیاز دارید وب سایت جدیدی طراحی کنید یا بروشوری برای بازاریابی بسازید، ترلو گزینه خوبی است چون کار با آن ساده و واضح است. اما آیا می شود کل کسب وکار خود را با ترلو بچرخانید؟ شاید بعید به نظر آید، ولی نکته اینجاست که کاربران از شلوغی و بهم ریختگی گریزانند و ترجیح می دهند تا جایی که امکان دارد کارهایشان را با یک برنامه انجام دهند.

تصورش را بکنید کاربری که روی گوشی خود یک برنامه حسابداری دارد و یک برنامه همکاری مثلاً کانوو (Convo) یا اسلک (Slack) و همزمان شبکه های اجتماعی و ایمیل را هم باید مدیریت کند، دچار چه کلافگی خواهد بود. حال اگر برنامه ای داشته باشید که از پس انجام تمامی کارهای «جدی» کسب وکار شما بربیاید و هر وظیفه مشخصی را که نیاز به رسیدگی دارد بتوانید به کمک این برنامه مدیریت کنید، خواهید دید که افراد کارها و وظایف شان را به سرانجام مشخصی می رسانند. هرچه برگه گسترده (Spreadsheet) تابه حال استفاده می کرده اید را کنار بگذارید. در عوض کارهای بودجه، اهداف، رویدادها، طرح های راهبردی یا هر کاری که موعد مقرری دارد را در ترلو بارگذاری کنید تا خود را از دیوانگی محیط کاری مدرن نجات دهید. 

ترلو بهم ریختگی را کاهش می دهد اما باید حواس تان به یک مسئله باشد. اگر سروکارتان با اعداد و ارقام واقعی بودجه است و باید محاسبات روی آنها انجام دهید یا به منظور تخمین مسائل کسب وکار خود نمودار برای آنها رسم کنید، این برنامه کار شما را راه نخواهد انداخت. درضمن قابلیت چت که در تخته ها تعبیه شده اگرچه زیاد به کار می آید اما سرعتش به اسلک نمی رسد. در نتیجه اگر مثلاً یک گفت وگوی تیمی طولانی یک ساعته در پیش دارید، ترلو جای مناسبی برای برگزاری آن نیست. برای چنین مواردی از پیام های گروهی یا یک برنامه پیام رسان استفاده کنید. 

رقیب های ترلو

بی تردید در بازار شلوغ برنامه های مدیریت پروژه و کارها، ترلو رقبای جدی دارد. اما ترلو یک برنامه رایگان است و فقط در صورتی که بخواهید آن را ارتقا دهید باید مبلغی بپردازید. قابلیت هایی که اضافه خواهد شد شامل ادغام با برنامه های دیگری چون اسلک، ساخت گزارش، و نمای تقویم می شود. اما ترلو حتی با شرکت مادر خود نیز رقابت می کند. (برنامه جیرا (Jira) از شرکت اطلسین برنامه قدرتمندتری محسوب می شود اما استفاده از آن پولی است.)

اگر فقط به دنبال برنامه ای برای ثبت و مدیریت کارها و وظایف خود هستید، صدها برنامه رایگان دیگر برای مدیریت ساده کارها وجود دارد که عمدتا برای گوشی طراحی شده اند، مانند گوگل کیپ (Google Keep) که کار شما را راه می اندازد.

البته ترلو در کارهایی که ما با آن امتحان کردیم بی کم و کاست نبود. بعضی اعضای گروه دقیقا نمی دانستند در یک ستون از کارت ها چه موقع از چک لیست استفاده کنند، چه موقع از کارت ها یا فهرست های ساده. البته این مسئله با آموزش و تمرین حل خواهد شد. این برنامه از پس اغلب کارها بر می آید و به حدی قدرتمند است که تمام کارها و وظایف کسب وکارتان را به کمک آن مدیریت کنید.