حفظ تمرکز با ایجاد برنامه زمانی انعطاف پذیر

زمانی که ساعات کاری ثابتی ندارید، بهره وری دشوارتر به نظر می رسد، اما تعیین مرزهایی که به شما اجازه انجام بهترین کار را می دهد، به خود شما بستگی دارد.

آیا داشتن استقلال عالی نیست؟ هنگامی که زمان مشخصی برای حضور به موقع در دفتر کار وجود ندارد، با ترک زودهنگام محل کار و حضور در نمایش دکلمه فرزندتان، احساس گناه نکنید و اگر حال تان خوب نیست یا ترافیک سنگین است، در خانه کار کنید.

اما آیا این موضوع همین قدر ساده است؟ هرچه باشد زمانی که در خانه کار می کنید، همه چیز - مانند آن سبد رخت چرک ها که باید شسته شوند، یا آزادی تماشای بی وقفه برنامه های تلویزیونی در طول روز  اهمیت بیشتری پیدا می کند. این یکی از مشکلات داشتن استقلال است، انجام کارها کاملا به خود شما بستگی دارد. خودتان باید ضرب الاجل تعیین کنید و مسئولیت اقلام قابل تحویل را برعهده بگیرید، زیرا هیچ کس دیگری به فکر شما نیست.

کار در خانه شاید مزایا و معایب توأمان داشته باشد. طبق تحقیق سازمان ملی انعطاف پذیری در محل کار (NationalWorkplace Flexibility Study)، 98 درصد از مدیرانی که برنامه کاری انعطاف پذیری را در پیش گرفته اند، به هیچ مانعی برخورد نمی کنند و برعکس نتایج خوبی مانند گفت وشنود، تعامل و بازدهی بهتر را شاهد هستند. با این حال مسئله آن قدرها هم ساده نیست؛ مدیریت یک برنامه کاری انعطاف پذیر، نیازمند ایجاد تعادل قوی میان اعتماد مدیریت و مسئولیت پذیری شخصی ا ست.

اما مورد آخر شبیه چیست؟ چگونه می توانیم باوجود مرزهایی که بسیاری از ما قبل از داشتن این نوع استقلال به آن عادت کرده ایم، بازهم به کارهای خود برسیم؟ همانطورکه معلوم است، این کار واقعا امکان پذیر است و ما در اینجا برای رسیدن به این هدف، پیشنهادهایی برایتان داریم.

مطلب مرتبط:13 راه برای حفظ تمرکز هنگام کار در خانه

1- یک روال همیشگی را حفظ کنید 

اینجا و در فرهنگ شرکت هات اسپات (HotSpot)، میزان مناسبی از استقلال کارمندان و انعطاف پذیری وجود دارد، بنابراین وقتی زمانش رسید که بهترین روش ها برای مدیریت یک برنامه کاری انعطاف پذیر ارزیابی شود، به نظر می رسید همکاران من منابع خوبی باشند.

چلسی هانرسن (Chelsea Hunersen)، مدیر بازاریابی رسانه های اجتماعی ما، بر اهمیت عادات ثابت روزانه تأکید کرد. او توضیح داد «کار خود را هرروز در یک زمان خاص و با روال یکسان آغاز کنید، حتی اگر مجبور باشید بعد از آن کارهای متفاوتی انجام دهید. برای مثال من هرروز کارم را با نیم ساعت مطالعه آغاز می کنم.»

مردم اغلب به مزیت داشتن یک روال همیشگی اشاره می کنند، اما توضیح کمی درباره دلیل خوب بودن آن ارائه شده است. طبق گفته وندی وود، روان شناس، ما برای تشکیل عادات خود دلیل داریم -«ما آن الگوهای رفتاری را پیدا می کنیم که به ما اجازه رسیدن به اهداف مان را می دهند.» حفظ یک روال روزانه کمک می کند مبنایی ایجاد کنیم که به ما در رسیدن به اهداف سازنده مان - مانند انجام کارها یا آغاز کار در زمانی خاص- کمک می کند. بنابراین هرچند مدیر من هیچ معیار معینی برای مفهوم «کار به موقع» ندارد، من معیارهای خودم را به وجود آورده و روالی را برایش ترتیب داده ام. من از این طریق می توانم مسئولیت داشتن وقت کافی جهت انجام قطعی تمام کارها را - حتی بدون یک برنامه زمانی وضع شده توسط کارفرمایم - برعهده بگیرم.

2- با روز خود، مانند یک روز کاری واقعی برخورد کنید

اینجاست که تمامی مزایای داشتن یک روال همیشگی اهمیت پیدا می کند. همانطورکه در بالا ذکر شد، ما عاداتی را تشکیل می دهیم که در رسیدن به یک هدف – چه خوب و چه بد– کمک خواهند کرد. زمانی که شما دارای یک برنامه کاری انعطاف پذیر هستید، درصورتی که نوع برخورد شما با آن متفاوت از یک روز کاری «واقعی» باشد، باعث خارج شدن تان از مسیر می شود.

جنسا لانتز (Janessa Lantz)، سردبیر سایت (Thinkgrowth. org) می گوید «علاوه بر آغاز کردن روز با یک روال همیشگی، حتی در صورت تغییر برنامه کاری تان، اهمیت یکسانی برای هرروز خود قائل شوید.»

او می افزاید: «اگر به طور مرتب در خانه کار می کنید، خوب است که به حمام کردن و پوشیدن لباس آراسته عادت کنید. شما واقعا این کار را برای خودتان انجام می دهید. من حتی مطمئن نیستم این کار بهره وری شما را بیشتر می کند یا نه، اما حتما معیارهایی ارائه می دهد که در برگیرنده این پیام است: روز کاری شروع شده است!»

فرستادن این سیگنال ها برای خود، هرقدر هم که احمقانه به نظر برسد، می تواند آینده کاری و نگرش شما به کارتان را تاحد زیادی پیشرفت دهد. در واقع محققان دریافته اند پوشیدن لباس رسمی، با توانایی یک فرد برای مشغولیت به افکار انتزاعی مرتبط است و این کار برای افراد، به خصوص بازاریابان و دیگر متخصصان خلاق، اثر مثبتی دارد.

3- یک توقف کامل در روز کاری داشته باشید

با همین حساب، لازم است این را نیز بدانید که چه زمانی دست از کار بکشید. داشتن یک برنامه کاری نامتعارف، به خصوص درمورد دورکاری، اغلب می تواند مردم را از علامت های محیطی نشان دهنده پایان کار - مانند رفتن به خانه– محروم کند.

لانتز می گوید: «همانطورکه لباس پوشیدن در هنگام صبح این پیام داخلی را می فرستد که روز کاری شروع شده است، شما لباس خواب می پوشید تا این پیام را برسانید که روز کاری پایان یافته است!، در غیر این صورت فراموش خواهید کرد که در چه ساعتی و درنهایت چه روزی از هفته به سر می برید و این امری ترسناک است.»

حال چگونه بدون ساعت های مقرر وضع شده توسط کارفرمای تان، توقف کامل روز کاری را اجرا می کنید؟ یک راه حل آسان، کوک کردن ساعت است. همانطورکه برای بیدار شدن از زنگ ساعت استفاده می کنید، می توانید برای اتمام روز کاری نیز از آن بهره ببرید. ساعت را برای زمانی کوک کنید که به شما چند دقیقه وقت دهد کار در دست انجام خود را تمام کنید تا لازم نباشد در میانه آن ناگهان متوقف شوید.

4- از تقویم خود مانند یک فهرست انجام کار استفاده کنید

زمانی که از استقلال زیادی برخوردار باشید، احساس نکردن زمان صرف شده برای تنها یک کار، امری آسان است. زمانی که کارفرما ساعات کاری را وضع نمی کند، به راحتی می توان این طور فکر کرد که «من وقت زیادی برای کار روی این پروژه دارم»، اما بعد به ساعت نگاه می کنید و متوجه می شوید که روز تقریبا به اتمام رسیده است.

به این دلیل است که هونرسن پیشنهاد می دهد از تقویم خود مانند یک فهرست انجام کار استفاده کنید. با ایجاد دعوت تقویمی (calendar invites) برای تکمیل وظایف روزانه، به این دو عامل دست می یابید:

1- یادآوری وظایف تان، به خصوص اگر زمان انجام آنها را با زنگ هشدار تنظیم کنید.

2- مدیریت وقت خود و تعیین مقدار زمانی که می توانید به هر کار اختصاص دهید.

ما همچنین پیشنهاد می کنیم برای اوقات استراحت و «توقف کامل»، از همین طریق برنامه ریزی کنید.

5- خطوط ارتباطی را باز نگاه دارید

گفته شده است یکی از بزرگ ترین موانع کارفرمایان برای فراهم آوردن یک برنامه کاری انعطاف پذیر، تردید مدیریت است. بسیاری از مدیران باور دارند که اگر واقعا نتوانند کارمندان خود را ببینند، این افراد عملا کاری انجام نمی دهند.

حتی اگر موضوع این نباشد، حفظ ارتباط خوب با کارفرمای تان حتی درصورتی که در محلی یکسان نباشید اشکالی ایجاد نمی کند. او را در جریان روند کار و اقلام قابل تحویل قرار دهید. این کار به ایجاد اعتماد و اطمینان مجدد به اینکه ساعت ها از وقت کاری خود را صرف تماشای سریال های تلویزیونی نمی کنید، کمک خواهد کرد.

بر این اساس، اگر واقعا لازم است در ساعتی از روز برای تعهدات غیرکاری - مانند رفتن نزد پزشک- کار خود را متوقف کنید، از پیش برایش برنامه ریزی کنید و اجازه دهید مدیرتان پیشاپیش بداند که آفلاین خواهید بود. زمانی که برای انجام فعالیت های دیگر از میز خود دور می شوید، مطمئن شوید که هنوز قابل دسترس هستید  حتی با یک برنامه انعطاف پذیر، احتمالا فکر خوبی نیست که دو ساعت تمام برای کارهای متفرقه غیب تان بزند و گروه تان در هنگام ضرورت، قادر به تماس با شما نباشند.

مطلب مرتبط: برای افزایش تمرکز در محیط کار چه کنیم؟

6- درک کنید که در صورت تعویق کارها، با چه عواقبی مواجه خواهید شد

«تعویق کار» کلمه ای ا ست که خوشحال می شوم هرگز آن را دوباره نبینم یا ننویسم. اما این اتفاق نخواهد افتاد، زیرا آن قدر همه گیر شده که هم اکنون یک مرکز تحقیقاتی کامل به این مفهوم اختصاص یافته است.

همانطورکه در پیشنهادهای بالا به آن پرداختیم، زمانی که شما دارای یک برنامه کاری انعطاف پذیر هستید، احساس مصون بودن در برابر زمان امری آسان است. بدون داشتن ساعات از پیش مقرر، افکاری مانند «البته می توانم این پروژه را روز یکشنبه تمام کنم»، به طور طبیعی به سراغ شما خواهد آمد.

این همان چیزی است که گروه تحقیقاتی تعویق کار، رفتار خودشکن (self-defeating behavior) می خوانند؛ رفتاری که حدود 90درصد از ما حداقل یک بار در روز انجامش می دهیم. اما تسلیم وسوسه تعویق کار نشدن، به خصوص در یک موقعیت حرفه ای منحصربه فرد، نوعی چالش است. این کار به اراده زیادی نیاز دارد، اما غیرممکن نیست.

ابتدا هدف از این انعطاف پذیری را به خود یادآوری کنید. برنامه انعطاف پذیر بدین جهت طراحی شده است که به شما اجازه دهد زمانی بیشتر از شب ها و آخر هفته ها در اختیار داشته باشید تا آن را به مراقبت از خود و خانواده تان اختصاص دهید. آیا واقعا می خواهید گزارش ماهانه را بعداز ظهر یکشنبه بنویسید؟ اگر ترجیح می دهید که درعوض، روز چهارشنبه ساعات بیشتری در اختیار داشته باشید، همین کار را بکنید. اما با خود صادق باشید و حقیقتا بسنجید که چگونه می خواهید برای زمان آزاد خود برنامه ریزی کنید.

همین طور از خود بپرسید تاکنون چندبار اتفاقات واقعا طبق نقشه پیش رفته اند. برای مثال چه احتمالی وجود دارد که بین زمان حال و روز یکشنبه اتفاقی پیش آید و مسئولیت های بیشتری در فهرست انجام کار شما ایجاد کند؟ همانطورکه قبلا ذکر کردم، حتی زمانی که از تکنیک قالب بندی زمانی (time blocking) برای برنامه ریزی هفته خود تا دقیقه آخر استفاده می کنم، همیشه اتفاقات دیگری نیز پیش می آیند، بنابراین زمانی که کارها را عقب می اندازم، ناچارا با عواقب آن نیز مواجه می شوم.

آن ماهیچه های بهره وری را نرمش دهید

این واقعیت دارد - شما هنوز می توانید با وجود استقلال و انعطاف پذیری، کارها را به انجام رسانید. مدیران و کارفرمایان توجه کنید: این کار شدنی و اغلب به نفع هردوی شماست.

اما همانطورکه دیدیم، یک برنامه انعطاف پذیر - بدون نگرش و روند انجام کار صحیح- چیزی نیست که بتوان آن را به طور کامل اجرا کرد. این کار نیازمند حضور ذهن، گفت وگو و توانایی اولویت بندی همراه با نقشه قبلی است. این بدان معنا نیست که نمی شود یا نباید با این نوع برنامه موافقت کرد، بلکه تنها بدین معناست که نیازمند قدرت قضاوت صحیح است.

پس اگر هم اکنون برنامه کاری انعطاف پذیری ندارید، اما به دنبال آن هستید، در اینجا اطلاعات ارزشمندی برای ارائه به مدیرتان وجود دارد. به نگرانی های احتمالی وی توجه و برای کاهش آن طرح ریزی کنید. اگر یکی از آن افراد خوشبخت هستید که همین حالا از این نوع استقلال برخوردارید، حال می توانید برای رسیدن به نتایج بهتر، به درستی از آن استفاده کنید.