5 روش آماده سازی کسب و کار در مقابل بلایای طبیعی، حوادث فاجعه بار و کاهش درآمد

    به قلم: لنا ریکیست

    کارآفرین

آمادگی برای یک حادثه، شامل آمادگی برای آن چیزی ست که به دنبال احتیاج فوری کارمندان و مجموعه شما به دایر بودن کسب وکارتان اتفاق می افتد. 

کسب وکارها می توانند در هرزمان دستخوش حوادثی شوند که تقریبا در هر شکلی ظاهر می شوند؛ برای مثال جاری شدن سیل می تواند سرورهای یک شرکت نوپا را نابود کند؛ بنیان گذار یک مجموعه به زندان می افتد؛ گردباد، ساختمان دفتر کار را ویران می کند. فرقی ندارد که این حادثه، یک بلای طبیعی، رسوایی روابط عمومی یا کلا چیز دیگری باشد؛ نداشتن آمادگی می تواند سبب وارد آمدن ضرر بیشتر به زندگی کارآفرین شود.

من این نوع از حوادث را به طور مستقیم تجربه کرده ام. شرکت من، اونتراپورت (ONTRAPORT)، متحمل آتش سوزی های سانتاباربارا -که در اواخر سال 2017 زبانه کشید و امسال نیز به تخریب خود ادامه داد- و عواقب بعدی آن شد. ما همچنین جابه جایی هایی در گروه حسابداری خود داشتیم که باعث شد من به کار حسابداری بپردازم (که البته نقطه قوتم نیست). نیازی به گفتن ندارد که سال 2018، سال تغییرات غیرمنتظره و ویرانی - چه برای محیط فیزیکی گروهم و چه برای روش «معمول» انجام کارهای مان- بوده است.

من نیز در کنار مدیرعامل مان، لندون ری (Landon Ray)، این بحث را مطرح کردم که «ما به عنوان رهبران این شرکت و مجموعه خود، چه کاری انجام می دهیم؟» همه چیز به این سؤال خلاصه شد؛ سؤالی که پاسخ دادن به آن راحت نبود. باید چه نوع آمادگی برای شرایط اضطراری برقرار سازید که زمان هرج ومرج از سوی کارمندان، آمادگی لازم جهت اجرای آن را داشته باشید.

هرج ومرج

آتش سوزی ها و گِلرود در سانتاباربارا، رفتارهای عجیب وغریب طبیعت بودند که سبب تخلیه خانه ها شدند، زیرا هوای مسموم حاصل از آن برای سلامت مردم خطر داشت. 23 نفر در آنچه بدترین حادثه در تاریخ سانتاباربارا خوانده شد، از میان رفتند. این حادثه، تجربه ای ترسناک و ناراحت کننده بود، زیرا مردم از محل دور شده بودند و وضعیت عزیزان شان مشخص نبود.

قبل از آن که پی ببریم تا چه میزان قرار است اوضاع خراب شود، هنوز می دانستیم کنترل کردن شرایط، تنها راه دایر نگاهداشتن شرکت مان است. سال ها پیش یک نقشه برای مواقع اضطراری آماده کرده بودیم، بنابراین زمانی که آتش سوزی ها شروع شد، من فورا (ساعت 6 صبح) نقشه را بیرون آوردم، چراکه برق خانه ام قطع شده بود و می دانستم قرار است برق دفتر نیز قطع شود. ما هنوز در منطقه تخلیه قرار نداشتیم، با این حال به یک ژنراتور قبل از اتمام فروش شان نیاز داشتیم.

پس از آن که تحقیق کردیم چگونه می شود با وجود کاهش کیفیت هوا صحیح و سالم ماند، برای همه ماسک مناسب خریدیم. دفتر ما برخلاف بیشتر ساختمان ها در سانتاباربارا، از دستگاه تهویه هوا برخوردار بود، بنابراین فیلتر هوای هِپا (با توانایی بالای جذب گردوغبار) را سفارش دادیم. زمانی که متوجه شدیم اقدامات ما به دلیل کیفیت هوای خطرناک کافی نیست، یک مزرعه در لوس اوسوس (Los Osos)، با فاصله دو ساعت رانندگی اجاره کردیم. در آن مرحله، منطقه را تخلیه کرده بودیم و دیگر نمی توانستیم به دفتر بازگردیم. ما به مردم گفتیم هر کجا توانستند کار کنند - نیمی از کارمندان به مزرعه آمدند، درحالی که دیگران به همراه خانواده و عزیزان شان به مناطق دیگر رفته بودند.

مطلب مرتبط:زمان وقوع حوادث غیرمترقبه، کارآفرینان کارهای شگرف می کنند

از دست دادن مناطق امن

داستان هایی در منطقه شنیدیم مبنی بر این که کارفرماها به دلیل این که کارمندان شان قادر به کار کردن نبودند، حقوق شان را پرداخت نمی کردند. من درک می کنم که شرایط اضطراری بوده است و صاحبان کسب وکار مجبور بودند در آن شرایط تصمیم بگیرند. ما هم کارمندانی داشتیم که قادر به کار نبودند؛ برای مثال مسئول تدارکات قادر نبود به امور مربوط به این کار رسیدگی کند، چراکه کلا در دفتر حضور نداشت.

به همین ترتیب، مرکز مراقبت از کودکان نیز قادر به ارائه خدمات نبود و ما از این موضوع نیز اطلاع داشتیم، اما مجبور بودیم حقوق شان را پرداخت کنیم تا آنها بتوانند اجاره خانه شان را پرداخت کنند. اینها تصمیماتی هستند که یک کارفرما مجبور به گرفتن شان است؛ کارفرماها راه درازی را برای جلب اعتماد مردم طی می کنند. برخورد خوب با مردم، نه تنها یک سرمایه گذاری کوتاه مدت، بلکه حتی نوعی سرمایه گذاری بلندمدت نیز محسوب می شود. ما می خواستیم مردم احساس کنند که به خوبی از آنها مراقبت می شود.

درمورد کارمندانی که هنوز قادر به کار بودند نیز همین روال اتفاق افتاد. ما در مزرعه، وای فای، وی پی ان، لپ تاپ و ایستگاه های متصل نصب کردیم. سعی داشتیم هر راه گریزی را که می توانست مانع حمایت ما از مشتری یا برگزاری کمپین توسط گروه بازاریابی مان شود، یا از تعمیر خطاهای کامپیوتری یا توسعه ویژگی های جدید توسط مهندسان مان بر طبق برنامه جلوگیری کند مسدود کنیم.

چگونه می توان از پیشرفت یک حادثه جلوگیری کرد؟

هر کارفرمایی قادر نیست مانند ما تغییرات سازمانی انجام دهد، اما کارفرماهای زیادی می توانند از آنچه درحال حاضر برایش برنامه ریزی کرده اند، عملکرد بهتری داشته باشند. همه چیز بستگی به این دارد که تا چه حد در برخورد با حادثه، ملاحظه کار باقی می مانید؛ البته راه های زیرکانه ای برای این کار وجود دارد.

1. اولویت های خود را نشان دهید

تنها چیزی که سبب تضعیف روحیه بیشتر کارفرماهایی می شود که وضعیتی فاجعه بار را تجربه می کنند، این احساس است که گویی آنها ابزار رسیدن به هدف هستند. سرورها، مستندسازی روند کار و رایانه ها همگی قابل جایگزینی هستند؛ اما مردم نه. این مهم را مشخص کنید که امنیت کارمندان مهم ترین عامل است.

ما روزانه هنگام صبح و عصر، از طریق شبکه رسانه اجتماعی اونتراپیپس خود، ایمیل یا پیام می فرستادیم تا همه را با یکدیگر مرتبط نگاه داریم و از امنیت مردم مطمئن شویم. ما هرروز مردم را در جریان وضعیت آتش سوزی براساس اطلاعات دریافتی از گروهمان قرار می دادیم تا آنها بدانند ما از وضعیتی که به طور مستقیم بر زندگی و امرارمعاش آنها تأثیر گذاشته است، باخبریم.

2. پیشاپیش برای دایر بودن شرکت خود برنامه ریزی کنید

با اینکه برخی از کسب وکارها نهادهایی هستند که از نزدیک با مشتریان در تماس اند – مانند ماساژدرمانی یا خدمات آموزشی- بیشتر کارآفرینان می توانند طوری برنامه ریزی کنند که هنگام رخداد حادثه بتوانند به کار خود ادامه دهند. ما پیوسته سرورهای خود را در مکان های مختلفی قرار دادیم تا مشتریان با اختلال مواجه نشوند و با خدمات اینترنتی آمازون و گوگل، افزونگی ایجاد کردیم. ایجاد چاره های موقت با استفاده از فناوری، قادر است کسب وکار شما را نجات دهد.

3. پی ببرید دولت شما چه امکاناتی ارائه می دهد

ایالت ما دارای بودجه جبران حادثه بود و کارمندانی که حقوقی دریافت نکرده بودند می توانستند برای عدم اشتغال در آن زمان، درخواست کمک مالی دهند. دانستن این که چه مزایای دولتی در دسترس هستند، می تواند زندگی شما و کارمندانتان را نجات دهد. با آماده کردن فرم های لازم برای کارمندان آسیب دیده، قدمی مفید بردارید تا آنها درصورت تمایل به دسترسی به این مزایا، صرفا فرم ها را تسلیم مراجع کنند. پیشاپیش در جریان خبرها قرار بگیرید.

4. همیشه برای انجام یک کار، سه نفر را در اختیار داشته باشید

هر کارفرمایی دارای سه کارمند نیست. با این حال، هر کارفرما می تواند از مستند شدن روند کار اطمینان حاصل کند تا همه بتوانند آنها را رعایت کنند. زمانی که ما درخصوص حسابداری به مشکل بر خوردیم، بسیاری از کارمندان پرسیدند آیا کمکی از دست شان برمی آید یا خیر. اما به خاطر مستند نشدن برخی روندهای کاری، قادر نبودیم پیشنهادات شان را بپذیریم. بر به روزرسانی اسناد و مدارک اصرار کنید، زیرا در غیر این صورت، دودش در چشم خودتان خواهد رفت.

5. هرکاری از دست تان بر می آید برای کمک کردن انجام دهید

شرکت ما آبنبات های مخصوص روز ولنتاین را برای جمع آوری کمک های مالی برای خانواده های آسیب دیده به فروش رساند و صدها دلار از طریق فروش کارت های دست ساز گروه روابط عمومی جمع آوری کرد. ما خانه ها را تمیز کردیم و در دفترمان میزبان 300 نفر از افرادی بودیم که در خاموش کردن آتش کمک کرده بودند و بدین وسیله حمایت خود را نشان دادیم. شاید استطاعت فراهم آوردن مسکن یا نوشتن چک های هنگفت را نداشتیم، اما هر کاری از دستمان برمی آمد انجام دادیم.

هیچ کس درمقابل حادثه مصون نیست، اما همه می توانند برای حوادث آماده شوند تا آسیب هایش را محدود سازند. کارآفرینان در زمان رخداد بلایا، چیزهای زیادی از دست می دهند و نداشتن آمادگی، یعنی اینکه این ویرانگری ابعاد جدیدی به خود بگیرد. برنامه ریزی برای بدیهیات، نه تنها سلامت روانی شما که شرکت تان را نیز نجات خواهد داد.