برنامه ریزی مهم ترین عامل موفقیت کارآفرینان / 7 توصیه کاربردی برای تهیه برنامه کسب و کار

به قلم: ایوان ویدجایا

در دنیای امروز اغلب کسب وکارها جو بسیار فشرده ای دارند. اگر شما نیز در چنین کسب وکاری فعالیت دارید، به احتمال زیاد با روند تکراری امور در شرکت به خوبی آشنا هستید. در اغلب موارد همین نکته باعث سرخوردگی و کاهش انگیزه کارمندان و حتی مدیران پس از گذشت مدتی می شود. خوشبختانه امروزه با استفاده از دستاوردهای تکنولوژی امکان تغییر وضعیت کسب وکار و بهره برداری حداکثری از پتانسیل پرسنل به وجود آمده است. 

به صورت بسیار ابتدایی تهیه فهرست کارمندان ساده ترین راهکار جهت سازماندهی بهینه امور است. به این ترتیب با آگاهی از آمار دقیق کارمندان و تخصص های شان کارها به صورت کارشناسی بین شان تقسیم می شود. این فعالیت نوعی برنامه ریزی ابتدایی به حساب می آید. در چنین فرآیندی، به صورت کاملا ساده، تعادلی میان نیازها و تونایی های نیروی انسانی ایجاد می شود. بی تردید چنین شیوه ای از ابتدایی ترین دوران ها در میان انسان ها رواج داشته است.

به همین جهت باتوجه به پیشرفت عرصه های متکثر کسب وکار امروزه به راه حلی ظریف تر نیازمند هستیم. برهمین اساس برنامه ریزی حساب شده توصیه اصلی این مسئله است. در این میان نمونه های متفاوتی از برنامه کسب و کار وجود دارد. به عنوان مثال فهرست وظایف، لیست تغییر وظایف، وظایف انعطاف پذیر و برنامه متمرکز تنها بخشی از انواع برنامه ریزی را شامل می شود.

فرقی ندارد کدام یکی از موارد فوق را انتخاب می کنید. در حقیقت هدف اصلی انطباق مهارت های کارمندان با نیازهای شرکت است. همچنین در این زمینه نوع کسب وکار شما نیز چندان اهمیتی ندارد. به عبارت بهتر، برنامه ریزی نیاز هر کسب وکاری است. در این میان اگر برنامه مان را به صورت روزانه گسترش دهیم، در طولانی مدت شرکت مان به عنوان یک سازمان تجاری از نظم فوق العاده ای برخوردار خواهد شد. در این مقاله با ارائه هفت توصیه کاربردی نه تنها به دنبال ایجاد نظم در نیروی انسانی، بلکه بهبود وضعیت کلی شرکت مان هستیم. به این ترتیب در پایان هر روز کار از دستاوردهای شرکت مان خوشحال و راضی خواهیم بود.

مطلب مرتبط:معرفی گام به گام بخش های اصلی یک طرح کسب و کار

در اینجا به بررسی هفت شیوه کاربردی برای تهیه برنامه کسب وکار خواهیم پرداخت.

1-نیازهای کسب وکار اولویت نخست هستند

به جای تهیه فهرستی از کارمندان شرکت ابتدا به نیازهای برندتان فکر کنید. بر این اساس برنامه مناسب ما باید دارای ترتیب وظایف دقیق و در عین حال منعطف به منظور سازگاری هرچه بهتر کارمندان و مدیران شرکت باشد. بی تردید در بازارهای دیجیتالی محصولات و ابزارهای گوناگونی برای تهیه برنامه کسب وکار وجود دارد. با این حال توصیه من استفاده از نرم افزار Planday Workforce Scheduling است. این برنامه به دلیل دقت بالا و امکانات وسیع شهرت فراوانی در میان اهالی کسب وکار دارد. با استفاده از این نرم افزار به محض درج نیازها، میزان بودجه و مشخصات کارمندان توصیه های کاربردی در زمینه تهیه برنامه کسب وکار تهیه خواهید کرد. به علاوه امکان طراحی برنامه شخصی نیز با استفاده از Planday Workforce Scheduling وجود دارد.

2-اهمیت برنامه شفاف

بی تردید همه ما در شرکت مان تعدادی کارمند محبوب و ماهر داریم. به طور طبیعی هنگام برنامه ریزی اولویت انتخاب ما برای پست های خاص همان کارمندان محبوب مان هستند. با این حال توصیه من خودداری از انجام چنین کاری است. در حقیقت این کار چیزی جز بدنامی در محیط حرفه ای برای شما به ارمغان نخواهد آورد. به جای این کار تخصیص جایگاه ها و وظایف را به صورت کاملا روشن و شفاف انجام دهید. بدین ترتیب همه کارمندان با آگاهی از معیارهای انتخاب شما دیگر اعتراضی نسبت به اجحاف و بی عدالتی به هنگام تدوین برنامه کاری نخواهند داشت.

3-به کارمندان اجازه مشاهده برنامه شان را دهید

امروزه اغلب از برنامه های آنلاین در کسب وکار استفاده می کنند. مزیت این نوع برنامه ها امکان دسترسی تمام کارمندان به فهرست وظایف شان است. بر همین اساس اصل دسترس پذیری برنامه ویژه هر کارمند باید مدنظر قرار گیرد. همچنین به هر کارمند اجازه دهید در صورت نیاز درخواست تغییر برنامه اش را ارائه دهد. به عبارت ساده، هر کارمند علاوه بر کار دارای زندگی شخصی نیز هست. به همین ترتیب تعهداتی نیز در زندگی شخصی به عهده دارد. نباید با کارمندان به مثابه موجوداتی مخصوص کار صرف برخورد کرد. یک برنامه خوب سایر نیازهای افراد را نیز لحاظ کرده و در جهت تعادل زندگی حرفه ای و شخصی قدم بر می دارد.

اطلاع رسانی سریع تغییرات برنامه یکی دیگر از دلایل اهمیت دسترس پذیری برنامه هاست. بر این اساس در صورت تغییر پیش بینی نشده همه کارمندان آمادگی لازم را خواهند داشت.

4-برنامه ریزی پیشرفته را فراموش نکنید

بی تردید کسب وکار عرصه قابل پیش بینی نیست. بر همین اساس نیاز شرکت ها با تدوین یک برنامه، هرچند دقیق، رفع نمی شود. توصیه من تهیه برنامه های پیشرفته به منظور جایگزینی با برنامه های جاری در صورت نیاز است. بدین ترتیب ما همیشه یک قدم از اتفاقات غیرقابل پیش بینی جلوتر خواهیم بود. بی تردید اطمینان از ساماندهی مناسب اوضاع در صورت بروز بحران نقش مهمی در آرامش روانی کارمندان و مدیران دارد.

5-ساماندهی آنلاین درخواست ها در شرکت

اتفاقاتی نظیر نیاز به یک روز مرخصی یا ساعتی خروج از شرکت به منظور پیگیری یکی از مشکلات شخصی برای همه ما اتفاق افتاده است. در چنین مواردی پیگیری چنین درخواستی متضمن بوروکراسی نسبتا طولانی است. به منظور کاهش اتلاف وقت در شرکت استفاده از سیستم اطلاع رسانی آنلاین برنامه شرکت به منظور ارائه و پاسخگویی به درخواست ها توصیه می شود. به این ترتیب دیگر نیازی به طی فرآیند های نسبتا طولانی نخواهد بود. به علاوه خبری از فراموشی پاسخ به درخواست ها از سوی مدیران مربوطه نیز نخواهد بود.

6-حداقل دو روز مرخصی برای هر تیم در نظر بگیرید

بی تردید تهیه برنامه ای انعطاف پذیر به هیچ روی ساده نیست. در واقع گاهی اوقات نیاز به اضافه کاری کارمندان به منظور جبران عقب ماندگی ها و تغییرات پیش بینی نشده، ضروری است. بر همین اساس باید همه کارمندان را در جریان احتمال وقوع چنین حادثه هایی گذاشت. همچنین کار پشت سر هم بی تردید خستگی های خود را نیز دارد. بر همین اساس حداقل در پایان هفته دو روز به کارمندان استراحت دهید. این کار علاوه بر تجدید توان کارمندان آنها را از نظر ذهنی برای پنج روز کار و تلاش مجدد آماده خواهد کرد.

مطلب مرتبط:برنامه ریزی شرط موفقیت در کسب و کار

7-استفاده از بهترین کارمندان در مواقع شلوغی

بی تردید به عنوان مدیر یک کسب و کار زمان اوج کارهای شرکت را به خوبی می دانید. درست در چنین زمان هایی باید نبوغ مدیریتی تان را به نمایش بگذارید. در حقیقت چنین موقعیت هایی معمولا همراه با داوطلبی کارمندان به منظور کار بیشتر نیست. بر همین اساس به هنگام برنامه ریزی باید آماده ارائه نکات و استدلال های قوی به منظور جلب رضایت کارمندان به کار بیشتر بپردازید. به خصوص توجه به کارمندان نمونه در چنین شرایطی بسیار مهم است. در واقع تعداد محدودی از کارمندان ماهر در صورت نیاز قادر به انجام کارهایی هستند که شاید بقیه کارمندان معمولی در عرض زمان بسیار بیشتری انجام می دهند. تمرکز روی جلب نظر کارمندان ماهر به منظور فعالیت بیشتر به هنگام نیاز به عبور هرچه سریع تر از موقعیت های بحرانی کمک شایانی خواهد کرد.