مجاب کردن مدیر خود به حمایت از ایده های تان

قدرت و سیاست اجزای جدایی ناپذیر هر سازمانی هستند و نخستین چالش سیاسی شما این است که یاد بگیرید برای ایده ها و پروژه های تان حمایت مدیر خود را جلب کنید. با این که ممکن است به نظر برسد هربار که ایده جدیدی مطرح می کنید، مدیرتان از قبل یک «نه» یا «بودجه نداریم» را در جواب آماده کرده است، احتمال این که ایده خود را به طور مؤثر مطرح نکرده باشید بیشتر است.

این مقاله برای افزایش موفقیت شما در جلب حمایت مدیر خود برای حمایت از نوآوری های تان، ایده هایی را پیشنهاد می دهد.

زمانی که از مدیر درخواست پول و منابع می کنید، در ذهن او چه می گذرد:

یک مدیر میانی یا مستقیم، منابع و زمان کمی دارد و هر بار که به او نوآوری تازه ای پیشنهاد می دهید، برای جلب علاقه و توجه او نبرد سختی را در پیش رو دارید. از آن جایی که سال ها با این شغل زندگی کرده ام، می توانم به شما اطمینان دهم وقتی با تازه ترین ایده خود نزد مدیرتان می روید، فکرهای زیر بیش از هر چیز دیگری در ذهنش می گذرند:

- همین حالا هم پروژه های زیادی داریم که به دنبال منابع مالی کمی هستند. نمی توانیم کار دیگری به آنها اضافه کنیم، وگرنه اعضای تیم اعتراض خواهند کرد.

- اولویت من کاستن از هزینه هاست، اما ایده شما هزینه بر است و تضمینی وجود ندارد که در درازمدت بتوانیم از طریق آن سرمایه را برگردانیم.

- برو توی صف. این هفته سومین نفری هستی که یک نوآوری جدید پیشنهاد می دهی.

- ایده ات عالی به نظر می رسد، اما با راهبرد سازمان هماهنگ نیست. اگر نتوانم آن را جوری به خودمان ربط دهم که مطابق با اهداف راهبردی امسال مان باشد، قادر به فروش آن نخواهم بود.

- من سه مورد اضطراری در لیست خود دارم و مدیرم به خاطر مشکلاتی که حتی از وجودشان خبر ندارم به دنبال من است. مزاحمم نشو.

درست است که چنین فکرهایی ممکن است تنها ناگفته های ذهنی مدیرتان باشند، اما به خوبی نشان دهنده چالش ها و دردسرهای واقعی بیشتر مدیران نیز هستند. مدیریت اغلب شغل بی اجر و مزدی است. حال که دست کم با تعدادی از مسائلی که مدیرتان را شب تا صبح بیدار نگاه می دارد آشنا شدید، چند واقعیت سازمانی دیگر را نیز به آنها بیفزایید.

- بسیاری از سازمان ها فرآیند مفصلی برای تأیید پروژه دارند که شما را ملزم می کند به عنوان بخشی از فرآیند توجیه نوآوری خود، یک پرونده تجاری آماده کنید.

- با اینکه هر ایده نوآورانه ای ارزش پرونده تجاری شدن را ندارد، اگر درخواست تان شامل منابع یا پول می شود، شما درحال مبارزه برای بودجه ای هستید که از قبل به کار دیگری اختصاص داده شده است. مدیران ارشد تاحدی برای انتقال بودجه از یک دسته به دسته دیگر آزادی عمل دارند، با این حال، در برخی سازمان ها این کار فعالیتی زمان بر و به نحو آزاردهنده ای دشوار است.

- بسیاری از سازمان ها، درخواست ها را برحسب راهبرد حاکم و اهداف کلیدی خود پالایش می کنند. اگر نوآوری موردنظر از آن اهداف پشتیبانی نکند یا با آنها سازگار نباشد، توجیه کردن شان دشوار خواهد شد.

بله، برای اینکه ایده ها، درخواست ها و پروژه های شما توسط مدیر یا مدیر مدیرتان در نطفه خاموش شوند، دلایل بسیار خوبی وجود دارد. چالش شما این است که احتمالات ذکر شده را از قبل پیش بینی و پرونده ای را آماده کنید که بزرگ ترین موانع را از سر راه بردارد.

هفت گام برای «بله» گرفتن از مدیر:

- همواره درباره کارتان اطلاعات جمع کنید. در تلاش باشید شرکت و اهداف کارکردی آن را درک و کاری کنید ایده ها و درخواست های تان از لحاظ منطقی و به سادگی با این اهداف هم سو باشند. درصورت لزوم، قبل از این که ایده خود را مطرح کنید، از مدیرتان بخواهید اهداف اداره در بازه زمانی پیش رو را بررسی کند. یک قدم جلوتر بروید و از او بخواهید اهدافش را شرح دهد. هرچه راجع به نحوه ارزیابی شدن مدیر و تیم خود بینش بیشتری داشته باشید، ساده تر می توانید درخواست خود را با آن پارامترها تطبیق دهید.

- تأکیدتان بر کاستن از فشارها باشد، نه بر دستاوردهای مبهم و غیرمحتمل آینده. آن چه را گفته شد مرور کنید و به یاد داشته باشید مدیرتان بیشتر بر بقا تأکید دارد تا شکوفایی خود. طرح های توجیهی تان را طوری تهیه کنید که نشان دهنده کاستن از فشار کار، ساده سازی فرآیندها و برداشتن فشار از روی منابع فرسوده باشد.

- پرونده تجاری خود را مانند یک حقوقدان طراحی کنید. مدیر و شاید سایر مدیران ارشد، داور هستند و شما معمولا یک شانس برای دفاع از پرونده خود دارید. پرونده باید برمبنای کمک به حل یک مشکل باشد؛ نشان دهد چگونه می تواند مشکلی را برطرف کند و تأثیر خود را بر کاهش هزینه ها، بالا رفتن بازدهی یا بهبود کارایی نشان دهد. از یک شخص ثالث بی طرف بخواهید فرضیات و داده های شما را بررسی کند.

- برای اینکه بر مطلوبیت پرونده خود بیفزایید، با احتیاط مزایای غیرمستقیمی نیز برای آن ذکر کنید. پس از شناساندن عوامل یاری گر و اثبات فرضیات و آمار و ارقام خود، می توانید دیگر مزایای بالقوه ایده خود را که بیشتر جنبه غیرمادی دارند، اما جذاب تر هستند نیز پیشنهاد دهید؛ مواردی مانند بهبود روحیه یا رضایت شغلی، کاهش تمایل کارکنان به ترک شغل، فرصت برای یادگیری بیشتر یا گردش کار.

- پاسخ های خود در واکنش به مخالفت ها را از قبل آماده کنید. پرسش ها و مخالفت های احتمالی را پیش بینی و به آنها فکر کنید و پاسخ های خود را پیش از آنکه واقعا درخواستی ارائه دهید، یادداشت کنید. کار از محکم کاری عیب نمی کند.

- زمان، مکان و فرصت بسیار مهم هستند. در شناسایی بهترین فرصت برای دفاع از پرونده خود حساب شده عمل کنید. برای مثال یکی از مدیر ان من ترجیح می داد در یک صبحانه کاری اول وقت درباره ایده های جدید صحبت کند. به این ترتیب، برای 45 دقیقه کاملا توجهش به من بود. تنها کاری که باید می کردم این بود که رأس ساعت 5:15 در شرکت حاضر باشم. شما هم این «بهترین زمان» مدیرتان را پیدا و برایش برنامه ریزی کنید.

- درست مانند یک فروشنده مشاوره ای (Consultative Salesperson) برای ایده خود تبلیغ کنید. یادتان باشد، مدیر شما نیاز به کمک دارد، نه کار و هزینه های بیشتر. با چالش های پیش روی او همدلی کنید. برای هر مخالفتی مؤدبانه راه حل ارائه دهید یا درصورت لزوم، رویکردتان را با او تطبیق دهید. اشتیاق و تعهد خود را برای اجرای موفقیت آمیز آن ایده به نمایش بگذارید. این گام آخر، یعنی تعهد، مهم ترین قدم است.

حرف آخر:

جوهره مدیریت در تخصیص منابع برای بهترین فرصت هاست. درک شما از اهداف و مقاصد مدیر و همدلی با چالش های پیش روی او، برای موفقیت در دریافت پاسخ مثبتش جهت ایده ها و طرح های توجیهی پروژه های تان ضروری است. داشتن یک رویکرد روشمند برای تهیه، ارائه و دفاع از پرونده تجاری، به طرز شگفت انگیزی شانس موفقیت شما را بالا می برد.