13 گام مدیریت زمان به شیوه حرفه ای ها

اگرچه همواره گفته می شود که زمان، مهم ترین دارایی هر فرد محسوب می شود، با این حال واقعیت این است که سلامتی را باید در جایگاه دوم قرار داد. علت این امر به این خاطر است که شما می توانید سلامتی خود را بازهم به دست آورید. درواقع تنها برخی از بیماری های محدود آن هم در زمانی که سریعا شناسایی نشوند، منجر به مرگ فرد خواهد شد. این امر در حالی است که برای زمان ابدا چنین چیزی وجود نداشته و حتی نمی توان یک ثانیه از آن را بازگرداند. با این حال این مسئله نباید باعث حسی بد در شما شود. درواقع تحت هر شرایطی زمان گذر خواهد کرد، با این حال هنر این است که بهترین استفاده را از آن داشته باشیم. در این رابطه افراد موفق جهان، بهترین نمونه های موجود برای مدیریت زمان و استفاده مناسب از آن محسوب می شوند که آگاهی از روش های آنها بدون شک برای هر فردی ارزشمند خواهد بود. در این راستا پس از مصاحبه و تحقیقات گسترده، 13 گام مدیریت زمان به شیوه حرفه ای ها را گردآوری کرده ام که در ادامه نگاهی به آنها خواهیم داشت.

1-به صورت هدفمند از اینترنت استفاده کنید

اگر بخواهیم از بزرگ‎ترین اتلاف‎کننده زمان برای اکثر افراد در حال حاضر نام ببریم، بدون شک اینترنت گزینه کاملا شایسته ای خواهد بود. درواقع به علت جذابیت های این بخش به سادگی می توان ساعت ها درگیر آن شد، با این حال این مسئله شما را از رسیدگی درست به اولویت های زندگی دور خواهد کرد. به همین خاطر ضروری است تا برای استفاده از آن برنامه داشته باشید. در این رابطه یکی از راهکارهای خلاقانه این است که زنگ هشداری را تعیین کنید تا در زمان موردنظر، از این محیط خارج شوید. همچنین در زمینه کاری نیز شما باید به دنبال کوتاه‎کردن فعالیت خود برای صرفه‎جویی در زمان باشید. برای مثال در رابطه با ایمیل های خود، یک محدودیت متنی اعمال کنید تا در کوتاه‎ترین زمان ممکن، این اقدام انجام شود. این نکته را نیز فراموش نکنید که شما از اقدامات ساده نظیر ارسال ایمیل، می توانید به عنوان زمان استراحت خود استفاده کنید. درواقع حساس بودن به مسئله زمان، بدون شک به نیاز و موقعیت شما نیز بستگی خواهد داشت. برای مثال نیاز به صرفه‎جویی و استفاده حداکثری از زمان، برای یک مدیر بدون شک مهم تر از کارمند خواهند بود. به همین خاطر شدت جدی گرفتن هر بخش، کاملا به خودتان بستگی خواهد داشت.

مطلب مرتبط: مدیریت زمان به سبک حرفه ای ها

2-از تقویم آنلاین استفاده کنید

اگرچه همه ما از اهمیت تقویم آگاه هستیم، با این حال حمل مداوم آنها امری فضاگیر و دشوار محسوب می شود. همچنین موارد چاپی دارای کمترین امکانات موجود بوده و استفاده از آنها زمانبر خواهد بود. این امر در حالی است که شما با یک اپلیکیشن، می توانید به سادگی و بدون نیاز به اختصاص فضایی، این نیاز خود را تامین کرده و امکانات بسیار متنوعی را داشته باشید که کار را برای شما راحت تر خواهد کرد. در این رابطه فراموش نکنید که برنامه شما باید زنگ هشدار و یادآور نیز داشته باشد تا احتمال فراموشی به صفر برسد.

3-بازنگری نسبت به اقدامات خود داشته باشید

تا چه حد اطمینان دارید که اقدامات شما دارای بالاترین نتایج بوده و کاملا مهم محسوب می شوند؟ درواقع در زندگی تمامی افراد می توان اقداماتی را پیدا کرد که ابدا دلیلی برای انجام آنها وجود نداشته و تنها باعث هدر رفتن هزینه فرصت پرداختن به اقدامی بهتر، منجر خواهد شد. به همین خاطر شما باید بازنگری به تمامی اقدامات خود داشته و تنها موارد مهم را نگه دارید. همچنین فراموش نکنید که ممکن است برای یک اقدام به ظاهر مهم، جایگزین به مراتب بهتری نیز وجود داشته باشد. به صورت کلی توصیه این است که نگاهی واقع‎بینانه داشته باشید و این مسئله را مدنظر داشته باشید که برنامه شما تنها برای مدتی محدود نبوده و در درازمدت ممکن است سختگیری بیش از حد، شما را کاملا خسته کند. این امر در حالی است که در روزهایی که انرژی بیشتری را دارید، می توانید اقدامات فرعی و کم اهمیت تر را نیز به برنامه روزانه خود اضافه کنید.

4-هدف‏ گذاری درستی را داشته باشید

بسیاری از افراد عمر خود را صرف هدفی می-کنند که با تصور آنها فاصله بسیار زیادی را داشته و این مسئله باعث می‎شود تا به اندازه چندین سال زمان را از دست بدهند. به همین خاطر بسیار مهم است که در زمینه انتخاب اهداف، بسیار دقیق عمل کنید. درواقع هدف هرچه بزرگ‏تر باشد، دقت بالاتری را هم نیاز خواهد داشت. در این رابطه مشورت گرفتن از افراد باتجربه را نیز فراموش نکنید. با این اقدام شما تا حدود زیادی از هدر رفتن بخش بزرگی از زمان خود، اطمینان خواهید داشت.

5-به خود امتیاز دهید

شما باید به عملکرد خود در پایان هر روز، امتیاز داده و آن را در نزد خود نگه دارید، از این آمارها می توان برای مقایسه استفاده کرد. این امر به شما کمک خواهد کرد تا در صورت پسرفت، بتوانید سریعا متوجه آن شده و برنامه‎ریزی بهتری را داشته باشید. در این رابطه حتی می توان اقدامات بیشتری را نیز انجام داد. برای مثال میزان زمان هدر رفته را یادداشت کرده و هر روز در تلاش برای کاهش آن باشید. نکته ای که ذکر آن در این بخش ضروری است این است که در بسیاری از شرایط، می توان دو فعالیت را به صورت همزمان انجام داد. همچنین شما باید به زمان های مرده خود نیز توجه داشته باشید. برای مثال در هنگام نشستن در اتوبوس و رانندگی می توانید به یک پادکست گوش داده و دیگر نیاز به اختصاص زمانی دیگر را نداشته باشید. درواقع راهکارهای استفاده از زمان، بسیار متنوع بوده و توصیه می شود که مقالات مرتبط با این موضوع را مورد بررسی قرار دهید.

مطلب مرتبط: 20 راهکار ساده برای مدیریت زمان

6-سخت ترین اقدامات را در صبح انجام دهید

برایان تریسی در کتاب قورباغه ات رو قورت بده با یک مثال جالب اهمیت انجام سخت ترین کارها در ابتدای روز را توضیح داده است. در این رابطه ملاک سخت بودن، صرفا برمبنای زمان و یا انرژی موردنیاز نبوده و ممکن است فعالیتی را شامل شود که بیشترین تنفر را از آن دارید، با این حال جزو وظایف محسوب می شود. با انجام سریع آنها، تا انتهای روز دیگر خیال‎تان راحت خواهد بود. این امر در حالی است که اگر این سیاست را انجام ندهید، همواره با استرس انجام آن مواجه خواهید بود که در عملکرد شما تاثیر منفی را به همراه داشته و امکان تمرکز را از بین خواهد برد. همچنین این نکته را فراموش نکنید که شما در هنگام انجام یک فعالیت، باید تا حد امکان مواردی را که می تواند بر روی تمرکز شما تاثیر منفی داشته باشد، کنار بگذارید. برای مثال نوتیفیکیشن گوشی، به سادگی می تواند تمرکز را نابود سازد. این نکته را همواره به خاطر داشته باشید که در صورت از بین رفتن تمرکز، زمانی نیاز خواهد بود تا دوباره به سطح سابق برسید. این امر در حالی است که حتی یک پیام ساده، ممکن است زمان‎بندی شما را نیز نابود کند.

7-نه گفتن را تمرین کنید

نه‎تنها به دیگران، بلکه شما به خودتان نیز باید بتوانید به سادگی نه بگویید. درواقع جهان پر است از اقداماتی که افراد می‎توانند انجام دهند، با این حال شما زمان کافی برای همه آنها را نخواهید داشت. به همین خاطر ضروری است تا طبق برنامه خود جلو بروید. در این رابطه هرآن چیزی را که خارج از برنامه شما است را کنار گذاشته و نه گفتن را یک اقدام نادرست تلقی نکنید. در این رابطه فراموش نکنید که مدیریت زمان، ابدا به این معنا نیست که شما به یک روبات تبدیل شوید. بلکه تنها به این موضوع اشاره دارد که زمان شما برای هر اقدامی کافی نبوده و در این رابطه باید اولویت‎بندی داشته باشید. در این رابطه روزهایی نیز وجود دارد که می تواند استثنا باشد، با این حال باید اطمینان داشته باشید که این استثناها در بهترین زمان ممکن خواهد بود و حجم آنها از تعادل خارج نخواهد شد.

8-آمادگی خود را حفظ کنید

منظور از آمادگی این است که شرایطی بدنی و ذهنی شما باید در یک سطح بسیار خوب باشد. این امر باعث خواهد شد تا امکان فعالیت بهتر و بیشتر مهیا باشد. این امر در حالی است که اگر دانش شما قدیمی شده باشد، بدون شک از فعالیت‎های خود نتیجه لازم را به دست نخواهید آورد. در غیر این صورت بیش از حد نیاز برای یک فعالیت زمان صرف خواهید کرد و سریعا خسته می شوید.

مطلب مرتبط: 10 راهکار موثر برای مدیریت زمان بهتر

9-محدودیت زمانی داشته باشید

برای انجام هر فعالیت شما باید یک بازه زمانی را تعیین کنید تا از طولانی شدن انجام آنها جلوگیری شود. فراموش نکنید هنگامی که محدودیت زمانی وجود نداشته باشد، ممکن است در حین انجام یک فعالیت، اقدام به کارهای دیگری نیز کنید، با این حال این سیاست باعث خواهد شد تا مجبور به انجام سریع فعالیت منتخب باشید. در این رابطه اجازه ندهید تا خسته شوید. به همین خاطر استراحت های کوتاه و مداوم را فراموش نکنید. در این رابطه اگرچه می توان برای برخی از اقدامات محدود، چند فعالیت را به صورت همزمان انجام داد، با این حال فراموش نکنید که در رابطه با اقداماتی که به تمرکز نیاز دارد، این استراتژی تنها باعث کاهش کیفیت و افزایش مدت زمان انجام کارها خواهد شد. درواقع یک اقدام نادرست، تنها باعث می شود تا به تکرار آن محکوم باشید.

10-از قانون 52/17 استفاده کنید

برطبق این قانون شما باید به ازای هر 52دقیقه فعالیت، 17 دقیقه استراحت کنید. به همین خاطر به جای آنکه پس از هر فعالیت اقدام به استراحت کنید، این زمان را ملاک قرار دهید. برای استراحت نیز خلاقیت داشته باشید. درواقع نباید اجازه دهید که استراحت شما تکراری شود. برای دراز کشیدن همراه با گوش دادن به موسیقی را برای استراحت نخست خود انتخاب کنید و برای مورد بعدی، قدم زدن بیرون از محوطه شرکت را در دستور کار خود قرار دهید. درواقع تکراری شدن بیش از حد، تاثیر اقدام را در بازیابی انرژی بیش از حد کاهش خواهد داد، با این حال این نکته را نیز فراموش نکنید در صورتی که استراحت کافی نداشته باشید، هیچ یک از این راهکارها کارساز نخواهد بود. به همین خاطر یک برنامه خواب کافی و باکیفیت، کاملا الزامی خواهد بود.

11-روش مخصوص خود را داشته باشید

با توجه به این امر که شما بیشترین شناخت را نسبت به خودتان دارید، بدون شک بهتر از هر فرد دیگری می توانید نحوه انجام فعالیت ها را انتخاب کنید. درواقع دلیلی برای تقلید از دیگران وجود نداشته ولی توجه به روش کار آنها می تواند باعث شود تا شما موارد بهتری را ایجاد کنید. درواقع شخصی‎سازی کردن همه چیز، در مدیریت زمان و انجام بهتر کارها، کاملا الزامی خواهد بود.

12-یک نظم مشخص داشته باشید

هنگامی که اقدامات شما به عادت تبدیل شود، دیگر متوجه سختی های آن نخواهید شد. برای مثال همه افراد پس از مدتی رانندگی، دیگر احساس سختی اولیه را نخواهند داشت و به راحتی و بدون هیچ گونه فشاری ساعت ها این اقدام را انجام می دهند. در این رابطه فراموش نکنید که برهم زدن مداوم نظم روزانه، باعث خواهد شد تا امکان خو گرفتن با آن از بین رفته و ادامه کار بسیار سخت خواهد شد. درواقع دلیل اصلی این موضوع که بسیاری از افراد روتین دار کردن زندگی را کنار می گذارند، تجربه تلخ آنها در این زمینه محسوب شده که ناشی از عملکرد غیرحرفه ای و غیراصوالی است.

مطلب مرتبط:روش های ساده برای مدیریت زمان

13-از تکنولوژی استفاده کنید

تکنولوژی ها کمک می کنند تا انجام کارها در کمترین زمان ممکن و بدون درصدی خطا، امکان‎پذیر باشد. برای مثال در گذشته برای انواع محاسبات، به زمانی طولانی نیاز بود. این امر در حالی است که امروزه ماشین حساب ها این کار را در کسری از ثانیه انجام می دهند. به همین خاطر شما باید تمامی تکنولوژی هایی که می تواند در کار و زندگی شخصی شما مفید باشند را شناسایی کرده و از آنها استفاده کنید.