5 نکته مهم در طراحی و طراحی مجدد ساختار سازمانی

سازماندهی مجدد، تعهدی نیست که تنها یک بار اتفاق بیفتد، بلکه یک فرآیند مداوم است که باید در طول عمر هر کسب وکاری بررسی شود.

صاحبان کسب وکار و رهبران، خواه یک شرکت جدید تأسیس کنند و یا کسب و کار موجود را در واکنش به شرایط متغیر بازار یا نیروی کار در حال افزایش، تغییر ساختار دهند، نیاز به بررسی ساختار سازمانی خود به طور منظم دارند. «طراحی سازمانی» روش ایجاد نقش ها و فرآیندها برای دستیابی به اهداف یک سازمان است.

این کار تعهدی نیست که تنها یک بار اتفاق بیفتد، بلکه یک فرآیند مداوم است که باید در طول عمر هر کسب وکاری بررسی شود. در واقع تقریباً نیمی از مدیران اجرایی در طول دو سال اول کار خود، سازماندهی مجدد شرکت را انجام می دهند.

بنابراین چه اولین باری باشد که یک ساختار سازمانی را طراحی می کنید و چه دوازدهمین بار، اگر این توصیه های محکم و تجربه شده را به یاد داشته باشید، به درستی عمل خواهید کرد.

1. «لیست کاری» آماده کنید (بی کم و کاست)

ممکن است گرایش طبیعی شما این باشد که ابتدا به افراد فکر کنید، اما حقیقت این است که افراد برای انجام کارهای خاص موجود هستند. به همین دلیل مهم است که ابتدا کار واقعی را که باید در سازمان انجام شود، در نظر بگیرید. پروفسور کلایتون کریستینسن (Clayton Christensen)، مدرس دانشکده تجارت هاروارد، نظریه ای را با نام «کارهایی که باید انجام شود» توسعه داد. این روش جهت تعیین نیازهای مشتری با تحلیل و شناسایی «کارها» انجام می شود و راه حل های به کار گرفته شده را تضمین می کند. اتخاذ این روش می تواند به شما در تعیین نیازهای سازمان علاوه بر نیازهای مشتریان کمک کند.

مطلب مرتبط: تغییر سازمانی، دریچه‌ای به جهانی شدن

به عنوان بخشی از سازماندهی مجدد مایکروسافت در سال 2013، این شرکت از ساختار سنتی متمرکز بر محصول خود خارج و به سازمانی متمرکز پیرامون عملکردها تبدیل شد. مایکروسافت پیش از اعمال این تغییر، باید وظایف کارمندان و زمینه های مسئولیت آنها را تعیین می کرد. مایکروسافت با این درک بنیادین توانست کارکنان خود را در بخش هایی مانند بازاریابی، مهندسی، توسعه کسب و کار و ایجاد ایمان در آنان سازماندهی کند.

2. با افرادی که در ذهن دارید، برنامه ریزی کنید

پیش از اینکه بیشتر جلو روید، باید یکی از ابزارهای مفید خود را به کار ببندید؛ چارت سازمانی. البته امیدوارم که چارت شرکت شما به روز باشد. یکی از 9 قانون طلایی شرکت McKinsey & Company در زمینه بازسازی سازمانی این است که در مورد طرح استعدادها دقیق باشید. به افرادی که در حال حاضر در سازمان دارید و عناوین شغلی آنها نگاهی بیندازید و بر نقش ها و توانایی های مختلف شان تمرکز کنید.

چه تعداد از وظایفی را که در مرحله اول شناسایی شده اند با استعدادهایی که در اختیار دارید می توانید انجام دهید؟ با استفاده از یک ذهنیت چند عملکردی، در نظر بگیرید که با انتقال کارکنان در بخش ها یا تقسیم مسئولیت در پروژه ها، چه وظایفی را می توان انجام داد. آنگاه بنگرید که چه تعداد از آنها نیاز به آوردن افراد جدیدی برای انجام دارند.

3. انواع مختلف مدیران را در سازمان خود تعیین کنید

مطالعه ای توسط شرکت گالوپ (Gallup) نشان داد که یکی از مهم ترین تصمیماتی که شرکت اتخاذ می کند، تعیین مدیر است. همان مطالعه نشان داد که سازمان های مورد بررسی در 82درصد مواقع، قادر به استخدام کاندیدای مناسب برای آن کار نبودند. همان طور که به انتخاب رهبران سازمان فکر می کنید، آنهایی را شناسایی کنید که مدیر «افراد» و مدیر «کار» هستند. مدیران افراد در هدایت یک تیم عالی هستند، در حالی که مدیران کار بیشتر در انجام وظایف نظارتی مهارت دارند.

در طول این فرآیند ارزیابی ممکن است متوجه شوید که مدیران شما به مانند الماسی در یک پوسته خشن هستند و نیاز به کمی بهبود برای رسیدن به پتانسیل خود دارند. شرکت بانکی چند ملیتی HSBC در سال 2011 ساختار ماتریکسی خود را به نمایش گذاشت و مدیران خود را در مورد چگونگی ایجاد فرهنگ همکاری و ارتباط آموزش داد.

همزمان با تفکر درباره وظایفی که نیاز به تکمیل دارند و استعدادهای فردی که در دسترس دارید، مدیران مؤثر و بالقوه را شناسایی و تعیین کنید که کدام بخش از شرکت می تواند از رهبری آنها بیشترین بهره را ببرد.

4. در اختصاص عناوین شغلی هدفمند باشید

بسیاری شرکت های نوپا در فرآیند «سنجش»، اغلب دست به اختصاص خیلی زود عناوین «مدیر» و «معاون مدیر» می زنند که اشتباه غیرقابل برگشتی است. به هر حال اگر مسئولیت ها و صلاحیت های شغلی چنین عناوینی را تضمین می کنند، این کار را انجام دهید، اما به خاطر داشته باشید اگر فردی را از روز نخست به عنوان یکی از مقامات عالی رتبه معرفی کنید، از آنجایی که شرکت رشد می کند و نیاز به رهبری ارشد دارد، استخدام مقامی بالاتر از او تبدیل به کاری دشوار می شود.

همچنین لازم است عناوین را به طور مناسب اختصاص دهید تا مسیرهای شغلی مناسب و فرصت های رشد درون سازمان فراهم شوند. میشل زاتلین (Michelle Zatlyn)، یکی از بنیانگذاران پلتفرم SaaS که Cloudflare نام دارد، پس از سال ها عنوان مدیریت عملیات را دریافت کرد. فاقد عنوان بودن به زاتلین و همکارش متیو پرینس (Matthew Prince) زمانی که در حال ساخت شرکت خود بودند، امکان انعطاف پذیری بیشتری داد و آنها را از هرگونه نیاز به ایجاد بسیاری از عناوین معاونت و معاونت ارشد بی نیاز ساخت.

5. میزان کنترل را در نظر بگیرید

یکی دیگر از عواملی که باید به دقت مورد توجه قرار گیرد، «میزان کنترل» بهینه -یعنی تعداد گزارش های مستقیم- برای هر یک از مدیران شماست. ساختارها و تکنولوژی های سازمانی جدید، مدیران را قادر می سازند به طور مؤثر تعداد بیشتری از افراد را در مقایسه با گذشته رهبری کنند، اما شرکت ها باید محتاط باشند که بار زیادی از گزارش های مستقیم را بر دوش مدیران نگذارند.

به گفته محققان شرکت Booz & Company و دانشکده تجارت هاروارد، میزان کنترل مدیران اجرایی طی دو دهه گذشته دو برابر شده است. با افزودن پیچیدگی بیشتر کسب وکارهای امروزی به این واقعیت، کارهای اداری و جلسات افزایش می یابند و در نتیجه کاهش بهره وری در میان رهبران به وجود می آید.

مطلب مرتبط: مدیریت راهبردی فرهنگ سازمانی

همزمان با ساختاربندی سازمان خود، نحوه فعالیت کار و کارمندان خود را نیز به دقت بررسی کنید -از شیوه های خاص مدیریتی تا میزان کنترل فردی. یکی از ابزارهای مفید در کل فرآیند، تصویری بصری از شرکت در یک نمودار سازمانی پویاست که به شما اجازه می دهد توجهی دقیق و یکسان به وظایف کاری و عوامل انسانی داشته باشید.

صاحبان کسب وکار، سازماندهی سازمان خود را به روش های مختلف و به دلایل متفاوتی انجام می دهند، اما هدف نهایی باید همواره انجام مؤثر و بدون دردسر فرآیندها تا جای ممکن باشد؛ به طوری که کسب و کار شما را تقویت کند و به کارمندان انرژی بخشد.