راه هایی برای ساماندهی فایل ها / گاهی به پوشه ها نگاه کن

سال ها پیش واژه «کاغذبازی» به طور کامل مصداق عینی داشت. درواقع بسیاری از افراد برای ثبت انواع مدارک و اطلاعات خود از فایل های نوشته شده روی کاغذ و اوراق چاپی استفاده می کردند. این فایل ها حجم بسیار زیادی را اشغال می کردند. به طبقه بندی و تفکیک موضوعی نیاز داشتند و در بسیاری از موارد پس از مدتی با گذشت زمان مفقود یا ناقص می شدند.

به مرور زمان و با توسعه تکنولوژی، حجم کاغذبازی ها کاهش یافت و اغلب افراد برای ذخیره اطلاعات خود از فایل های رایانه ای استفاده کردند. با این وجود، تعدد فایل های اسکن شده و تایپی از یک سو و پوشه هایی با موضوعات متنوع و گیج کننده از سوی دیگر باعث می شود وقتی به سرعت به اطلاعاتی خاص نیاز داریم دچار سردرگمی شویم. برای حل این مشکل راه حل های گوناگونی وجود دارد که می توان از آن میان به چند مورد اشاره کرد.

حسابداری آنلاین ایجاد کنید

لزومی ندارد حسابدار باشید یا مشاغل مرتبط با امور مالی داشته باشید تا برای فایل های مالی خود تمهیدی بیندیشید. همه ما روزانه با تعداد زیادی قبض سروکار داریم. گرچه اغلب افراد عادت کرده اند قبض ها را به شکل آنلاین و از طریق درگاه های اینترنتی پرداخت کنند. با این وجود فراموش کردن سررسید مهلت پرداخت قبض ها، قسط وام ها و موارد مشابه مشکلی است که بارها افراد را دچار چالش کرده است.

تنظیم سیستم پرداخت اینترنتی از طریق یک درگاه بانکی مشخص می شود که روشی مناسبی برای کاهش مشکلات مذکور است. تنظیم تایمر خودکار برای یادآوری مهلت پرداخت قبوض و بدهی ها از روش هایی است که می تواند به جلوگیری از مشکلات مالی احتمالی کمک کند. نکته مهم درخصوص پرداخت های اینترنتی، لزوم ثبت اسکن های قبوض پرداخت شده در یک پوشه مشخص و رمز گذاری فایل های مالی مهم خصوصی است.

بایگانی سوابق شغلی و تحصیلی

بسیاری از افراد با هربار خانه تکانی و تغییر دکور خانه، تعدادی از اوراق مکتوب مهمی را که مدت ها گم کرده بودند پیدا می کنند. همچنین گاهی از اوقات، افراد برای دسترسی سریع به فایل های شغلی و تحصیلی با اطلاعات مهم شخصی با مشکلاتی مواجه می شوند. این مسئله به علت پراکنده بودن کاغذها اتفاق می افتد.

افزون بر اینها، اغلب ادارات و سازمان های مهم نیاز به اطلاعات اسکن شده دارند و بازدید و ثبت نام در آنها به اطلاعات غیرچاپی و ایمیلی وابسته است. بنابراین منطقی ترین راهکار، ایجاد یک پوشه ثبت اطلاعات در رایانه شخصی برای در دست داشتن همیشگی اطلاعات ضروری است. همچنین می توان نسخه ای از این پوشه را در فلش مموری و هارددیسک ذخیره کرد. تا در صورت وقوع هرگونه مشکل در رایانه، دسترسی کاربر به اطلاعات با محدودیت مواجه نشود.

سازماندهی اسناد به شکل دیجیتال

اگر با وجود ذخیره سازی اطلاعات در پوشه های رایانه ای باز هم با مشکلات طبقه بندی اطلاعات مواجه هستید، راه حلی ساده در اختیار شما قرار خواهد گرفت. برخی برنامه های نرم افزاری قادرند با سرعتی بالا و با کمترین هزینه، فایل های مهم را طبقه بندی کنند. گرچه برخی از این برنامه ها بسیار حرفه ای هستند و برای استفاده در سازمان ها و ادارات بزرگ مناسب به نظر می رسند، اما تعدادی از برنامه ها هم هستند که روش استفاده  از آنها ساده است ولی کاربردی بسیار بالا دارند.

برنامه  Evernote یک برنامه آنلاین طبقه بندی اطلاعات است که در نسخه هایی گوناگون ارائه شده است. برخی از این نمونه ها به شکل رایگان ارائه شده اند. قابلیت مهم این برنامه، ثبت کلیه تصاویر، فایل های پی دی اف، یادداشت ها و... به شکل طبقه بندی شده است. پوشه های ذخیره شده در Evernote قابلیت برچسپ گذاری دارند و در نتیجه به هیچ عنوان لابه لای دیگر فایل ها مفقود نمی شوند.

امنیت بالاتر و هزینه های کمتر

ذخیره سازی فایل های اطلاعات، در برنامه های آنلاین و آفلاین کمک می کند میزان هزینه های ذخیره سازی اطلاعات به حداقل برسد. خدمات ذخیره سازی آنلاین که توسط برنامه هایی همچون گوگل درایو، dropbox، icloud  به کاربران ارائه می شود، کمک می کند در هر زمان و مکان به فایل های مورد نظر خود دسترسی داشته باشید. برای تامین امنیت فایل های ذخیره شده در اینترنت نیز می توان ازانواع رمزگذاری ها و برنامه های امنیتی استفاده کرد.

ارتباط با نویسنده: royapakseresht@gmail.com