جلسات الکترونیکی

پرسش: مدیر سازمانی هستم که برای جلسات با هیات‌مدیره و مشاوران سازمان همواره دچار مشکلات جدی هستیم؛ چون برخی از افراد به دلایل مختلف نمی‌توانند به موقع در جلسات حضور پیدا کنند؛ از نظر شما از چه سیستم الکترونیکی می‌توان در راستای تسهیل این موضوع استفاده کرد؟

پاسخ کارشناس: در حال حاضر سیستم‌های مختلفی در خصوص تصمیمات گروهی در سازمان‌ها وجود دارند. به‌عنوان نمونه سازمان شما می‌تواند از GDSS‌ها (Group Decision support system)  استفاده‌های بسیار زیادی کند. این سیستم‌ها تصمیمات گروهی در سازمان‌ها را تسهیل می‌بخشند و شامل سخت‌افزار، نرم‌افزار و مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها هستند.

در این سیستم هر فرد سیستم خاص خودش را دارد و می‌تواند از این طریق در تصمیم‌گیری‌ها و جلسات سازمان حضور پیدا کند. از طرفی این سیستم‌ها می‌تواند کیفیت و سرعت تصمیمات گروهی را افزایش دهد.

معمولا از این سیستم‌ها در فرآیند تصمیم‌گیری که در آن ابهام از مسئله وجود دارد، استفاده می‌شود و این موضوع می‌تواند رفتار منفی افراد حاضر در جلسات را کاهش دهد و حتی رفتار‌های مثبت آنها را افزایش دهد.

به صورت کلی از این سیستم می‌توان در مسائلی مانند هدف‌گذاری، برنامه‌ریزی، تخصیص منابع، تحلیل ریسک و تنظیم فرآیند کار استفاده کرد. در خصوص روش‌ها و دستورالعمل‌ها نیز سازمان شما می‌تواند از روش‌هایی مانند توفان مغزی، گروه اسمی، دلفی و... استفاده کند. البته این موضوع براساس نوع تصمیم و شرایط هر سازمان انتخاب می‌شود؛ به‌عنوان نمونه هنگامی که افراد تمایل دارند به‌صورت مخفی در جلسات نظرشان را بروز دهند، از روش دلفی استفاده می‌شود.