مدیریت بهتر با جلب احترام تیم کارمندان

مدیریت بهتر و بهینه کسب و کار یکی از مهم ترین نکات در دنیای امروز است. به عنوان یک مشاور بسیاری از مردم به دلیل نارضایتی از مدیرهای شان به من مراجعه می کنند. آنها عاشق شغل شان هستند. همچنین شرکت موردنظرشان نیز حمایت های مطلوبی از آنها می کند، با این حال آنها جویای شغلی دیگر هستند. دلیل این امر ناتوانی در زمینه ادامه همکاری با مدیر بخش شان است. به طور معمول چنین افرادی لیست بلند بالایی از ناتوانی های مدیریتی رئیس بخش ارائه می کنند. در بسیاری از موارد حق با آنهاست. مدیر مورد نظر با ضعف مدیریتی اش بسیاری از کارمندان را خسته و دلسرد کرده است. اگر بادقت به چنین وضعیتی نگاه کنیم، به طور معمول شمار بالایی از کارمندان بخش مورد نظر از دست مدیر آن ناراضی هستند. این امر یک معنای کاملا واضح دارد: توانایی مدیریتی رئیس بخش بسیار نامناسب است. در چنین شرایطی اغلب کارمندان به فکر ترک شرکت و یافتن شغلی تازه می افتند. بدون تردید حضور یک مدیر بد در مجموعه سازمان اتفاق ناخوشایندی است، با این حال ادامه حضور وی در مجموعه بیانگر مدیریت ضعیف مدیران ارشد نیز هست. به طور معمول کارمندان در مواجهه با مدیری ضعیف اقدام به گزارش امر به مدیران ارشد می کنند. در اینجا دو راهکار پیش روی مدیران ارشد قرار دارد. نخست اخراج مدیر موردنظر و جایگزینی وی با مدیری بهتر. دوم عدم توجه به گزارش کارمندان و ادامه همکاری با مدیر فعلی. اگر مدیران ارشد گزینه دوم را انتخاب کنند، وضعیت شرکت بیش از پیش به هم خواهد ریخت.

اخیرا پژوهشی از سوی دانشکده کسب و کار دانشگاه هالت به نرخ بالای ناآگاهی مدیران ارشد از وضعیت شرکت شان اشاره کرده است. بر این اساس نزدیک به 60درصد از مدیران به عدم آگاهی دقیق شان از وضعیت کارمندان و صحبت مداوم با آنها اعتراف کرده اند. در این مطالعه به یک نکته مهم دیگر نیز اشاره شده است. امروزه بسیاری از کارمندان نسبت به اظهارنظر مستقیم نسبت به ضعف مدیریتی رئیس شان احساس خطر می کنند. به این ترتیب رابطه میان کارمندان و مدیران روز به روز سردتر می شود. دلیل اصلی این امر نارضایتی کارمندان نسبت به عدم پذیرش ایده های شان از سوی مدیران بخش است. این امر خود را در عدم تمایل کارمندان به صحبت در جلسات کاری نشان می دهد. حتی اگر محیط کار از سوی مدیر موردنظر به اخلاقی ترین شیوه نیز مدیریت شود، باز هم علاقه کارمندان به صحبت و اظهارنظر مستقیم افزایش چشمگیری نخواهد یافت.

بدون تردید مواجهه با کارمندان بی‎علاقه نسبت به اظهارنظر در مورد روند مدیریتی شرکت و ناراضی از برخی مدیران کار را برای ادامه فعالیت هر برندی دشوار خواهد کرد. به همین دلیل مگان ریتز و جان هیگینز، پژوهشگران موسسه هاروارد بیزینس ریویو، اقدام به بررسی این موضوع کرده اند. آنها در پژوهش شان چند نکته مهم در راستای کاهش جو بی‎اعتمادی میان کارمندان و مدیران و همچنین افزایش توانمندی های مدیران را مورد بررسی قرار داده اند. در این مقاله من توصیه های مدیریتی را براساس پژوهش فوق ارائه خواهم داد، با این حال در برخی موارد از تجربه قبلی و مطالعات خود نیز استفاده خواهم کرد.

1. تعامل، کلید کسب موفقیت

به عنوان یک مدیر باید همیشه کارمندان را نسبت به اتفاقات جاری و استراتژی کلی شرکت یا بخش تحت مدیریت مان آگاه نگه داریم. روابط مناسب میان مدیران و کارمندها اهمیت بسیار بالایی دارد. یک فرآیند مدیریتی مناسب شامل گفت‎وگوهای عمومی با کارمندان، تعامل و تبادل نظر و همینطور صحبت های شخصی و یک به یک با اغلب کارمندان است. اشتباه بسیاری از برندها برنامه‎ریزی برای آینده برندشان بدون مشورت و نظرخواهی از کارمندان است. هیچ‎کس به اندازه کارمندان یک شرکت آگاهی دقیق و مستقیم از وضعیت و نیازهای آن کسب و کار ندارد. به همین دلیل آنها منبع اطلاعاتی بسیار مهمی محسوب می شوند. یکی از نکات مهم به هنگام تنظیم قرارهای ملاقات با کارمندان توجه به فضای غیررسمی آن است. در حقیقت، فضای چنین ملاقات هایی شامل کار رسمی نیست. به همین دلیل باید نحوه برگزاری آنها تا حد ممکن دوستانه باشد. در غیر این صورت کارمندان علاقه ای به بیان نکات واقعی نشان نخواهند داد.

مطلب مرتبط: چگونه مدیر بهتری باشید

یکی از الزامات اجتناب‎ناپذیر به هنگام برگزاری جلسات ملاقات و گفت‎وگو با کارمندان تقویت توانایی گوش دادن مان است. بسیاری از مدیران عادت به حرف زدن دارند، با این حال گفت‎وگو با کارمندان بدون تلاش برای گوش دادن به سرانجامی نخواهد رسید. در چنین جلساتی فرصت صحبت کردن باید بیشتر در اختیار کارمندان باشد. در مورد تنظیم زمان جلسات نیز باید روزهای غیرکاری را مدنظر داشت. به طور معمول کارمندان نیاز به اندکی فرصت برای تمرکز بر روی موضوع گفت‎وگو دارند. به همین دلیل برگزاری جلسات در میان ساعت اداری موجب سردرگمی آنها خواهد شد.

2. بیان واضح انتظارات و اهداف

وظیفه اصلی هر مدیری تدوین مسیر حرکت شرکت و اهداف پیش روی است. آنها باید با استفاده از اطلاعات در دسترس و امکانات موجود اقدام به برنامه‎ریزی دقیق و تعریف اهداف کاربردی کنند. نکته مهم در اینجا توانایی مدیران در راستای بیان وظیفه هر کارمند است. همچنین تشریح مناسب و ساده انتظارات و اهداف نیز الزامی است. به این ترتیب کارمندان درک مناسبی از اهداف پیش روی شرکت و نقش شان در این راستا خواهند داشت. متاسفانه مشکل اصلی بسیاری از مدیران ناتوانی در زمینه تدوین برنامه ای منسجم و انتقال درست آن به کارمندان است. البته در برخی موارد مدیران توانایی عالی در زمینه طراحی برنامه و اهداف دارند، با این حال ضعف توانایی ارتباطی موجب ناکامی در زمینه تحقق آن برنامه می شود، با این حساب مدیران باید به فکر ارتقای سطح توانایی ارتباطی شان باشند. در غیر این صورت مشکلات زیادی در زمینه تعامل با کارمندان و پیشبرد اهداف شرکت خواهند داشت.

3. حمایت از کارمندان با فراهم‎سازی امکانات

هر تیم کاری به منظور دستیابی به موفقیت نیازمند امکانات درست است. در برخی از موارد امکانات موردنیاز جنبه سخت‏افزاری (رایانه ، دسترسی به اینترنت و نرم‎افزارهای کاربردی) دارد. گاهی اوقات نیز کارمندان نیازمند حمایت معنوی و پشتیبانی روحی مدیران هستند. در هر حالت وظیفه یک مدیر رسیدگی به نیازهای تیم اش است.

در زمینه مدیریتی همیشه ارزیابی توانایی های کارمندان اهمیت بالایی دارد. به عنوان مثال، برخی از کارمندان توانایی بهتری در زمینه دورکاری و فعالیت در منزل دارند. به این ترتیب بهره کاری آنها افزایش چشمگیری خواهد یافت. همچنین برخی از کارمندان علاقه‎مند به کار بدون وقفه تا اتمام یک پروژه هستند. به این ترتیب شاید آنها دو یا سه روز پشت سر هم کار کنند. وظیفه یک مدیر کارآمد در این میان حمایت از کارمندش و تلاش برای فراهم‏سازی امکانات موردنیاز برای اوست. چنین فعالیتی از سوی یک مدیر موجب اعتماد بیشتر اعضای تیم و افزایش اعتبار وی در جایگاهش می شود.

4. رفتار محترمانه با کارمندان

برخی از افراد پس از دستیابی به جایگاه مدیریتی بدل به افرادی یک دنده، خودرأی و غیر قابل تغییر می شوند. این امر جای تعجب ندارد. به هر حال همه ما تجربه تعامل با چنین مدیرانی را داشته ایم. در چنین شرایطی اغلب کارمندان کمتری تمایلی به تعامل خلاق و پویا با مدیر بخش نشان نمی دهند. این امر ناشی از احساس نارضایتی آنها از عدم رفتار محترمانه مدیر موردنظر با خودشان است. بدون تردید رفتار مودبانه و همراه با احترام هیچ هزینه ای برای مدیران در پی ندارد. این امر موجب افزایش شهرت و اعتبار آنها نیز می شود.

شاید تا همین یک دهه پیش فعالیت به عنوان یک مدیر خوش اخلاق نوعی امتیاز اضافه بر سازمان محسوب می شد، با این حال اکنون بدون توجه به چنین امری هیچ مدیری توانایی کسب موفقیت را نخواهد داشت. امروزه کارمندان در برابر رفتار غیرمحترمانه مدیران شان واکنش های بسیار شدیدی نشان می دهد. این واکنش ها اغلب در تلاش برای ترک شرکت و یافتن شغلی تازه نمایان می شود.

بدون تردید همه ما در دنیای کسب و کار روزهای بد و پرفشاری را پشت سر می گذاریم. با این حال چنین امری به معنای رفتار نامناسب با دیگران و کارمندان مان نیست. چنین امری فقط شهرت و اعتبار ما را خدشه‎ دار خواهد کرد. هر اتفاقی هم که رخ دهد، وظیفه ما مدیریت اوضاع است، بنابراین اگر خودمان عامل بهم ریختگی اوضاع شویم، دیگر هیچ توانایی برای مدیریت بهینه اوضاع نخواهیم داشت.

5. ضرورت رفتار پایدار

مدیران باید به شیوه ای آرامش‎بخش برای اطرافیان شان فعالیت کنند. کارمندان تمایل به آگاهی و پیش‎بینی وضعیت مدیران شان دارند. اگر شما در یک لحظه اقدام به فریاد و نمایش عصبانیت تان کنید و لحظه ای دیگر در کمال آرامش و حالتی بسیار دوستانه با دیگران رفتار کنید، احساس عدم اعتماد در میان کارمندان تقویت خواهد شد. به هر حال هیچ‎کس احساس خوبی از همکاری با یک فرد غیرقابل پیش‏بینی ندارد. یکی از نکات ضروری در زمینه مدیریت الزام به رفتار یکسان و متداوم با کارمندان است. به این ترتیب آنها تصویری پایدار و ایستا از ما در ذهن شان شکل خواهد گرفت.

یکی از ایرادهای اصلی برخی از مدیران در زمینه مدیریت شرکت ها ترجیح یک کارمند بر دیگری است. به این ترتیب جو بی‏اعتمادی میان کارمندان شکل خواهد گرفت. مدیریت مطلوب در گرو تعامل با دیگران بدون پیش‏فرض و رفتارهای احساسی است. توصیه من در اینجا تلاش برای فاصله‏گیری از وضعیت دمدمی مزاجی است. به این ترتیب کارمندان تصویر پایداری از ما در ذهن خواهند داشت.

6. نمایش احترام و اعتمادمان به کارمندان

این بخش مربوط به بیان احساس مان به کارمندان است. ما امکان انجام کارهای مهم با مشارکت هرچه بیشتر کارمندان را داریم. این امر بیانگر احترام و اعتماد ما به آنها خواهد بود. دادن آزادی عمل به افراد و تقویت روحیه شان در زمینه انجام کارها به سبک دلخواه بیانگر اعتمادمان به آنهاست. به این ترتیب انگیزه آنها برای فعالیت و کار بیشتر خواهد شد.

ضرورت اعطای آزادی عمل به کارمندان داشتن شناخت مناسب از آنهاست. بدون شناخت درست کارمندان امکان درک نقاط قوت و ضعف شان فراهم نیست. به این ترتیب ما توانایی لازم برای اعطای آزادی عمل در موقعیت مناسب به کارمندان را نخواهیم داشت. نکته مهم در این میان توجه به توانایی ها و عملکردهای قبلی کارمندان است. گاهی اوقات یک کارمند به منظور نمایش توانایی اش در زمینه ای خاص اقدام به تلاش زیاد می کند. در صورتی که تلاش وی از سوی ما مشاهده و تشویق نشود، انگیزه وی به سرعت از بین می رود. یکی از بهترین شیوه ها برای تقویت انگیزه کارمندان اعطای آزادی عمل است. به این ترتیب کارمند موردنظر انگیزه دوچندانی برای فعالیت بهتر پیدا خواهد کرد.

7. ترغیب کارمندان با مشارکت شخصی

وقتی مدیران انتظارات بزرگ از کارمندان دارند، این امر بیانگر اعتمادشان به کارمندان است. البته انتظار مدیران نباید بسیار عجیب و غریب باشد. همچنین سرمایه‎گذاری صرف بر روی عملکرد یک کارمند بسیار غیرمنطقی خواهد بود.

معمولا در برخی از زمان ها مدیران نیازمند کار بیشتر و عملکرد بسیار بهتر کارمندان هستند. به عنوان مثال، وقتی یک پروژه بزرگ باید در کمترین زمان ممکن انجام شود، مدیران انتظار کار بیشتر از تیم شان را دارند. در این صورت مدیر موردنظر باید نخستین فرد در زمینه انجام کار بیشتر باشد. در غیر این صورت کارمندان درخواست مدیر موردنظر برای کار بیشتر را جدی نخواهند گرفت.

8. جشن گرفتن پیروزی های کوچک

بدون تردید هر کسی علاقه‎مند به جشن گرفتن برای موفقیت در یک زمینه خاص یا نتیجه‏بخشی تلاش های خود است. وقتی یک تیم کاری به موفقیت قابل ذکری دست پیدا می کند، وظیفه یک مدیر قدردانی از اعضای تیم و ساماندهی یک جشن کوچک است. این امر علاوه بر ایجاد احساس مناسب در کارمندان موجب نزدیکی هرچه بیشتر اعضای تیم به یکدیگر می شود. به این ترتیب در آینده فعالیت اعضای شرکت بسیار راحت تر صورت خواهد گرفت.

بدون تردید قدردانی از موفقیت اعضای شرکت تاثیر انکارناپذیری بر روی روحیه شان دارد. به این ترتیب به عنوان یک مدیر پس از دستیابی به هر موفقیتی اقدام به برگزاری جشنی هرچند کوچک کنید. این امر اهمیت کارمندان و عملکردشان در نگاه ما را بیان می کند.

مطلب مرتبط: 10 مهارت اصلی مدیران برتر

9. عدم تغییر مداوم تصمیمات

به محض اینکه یک تصمیم گرفته شود، باید در راستای آن اقدام کنیم. اشتباه بسیاری از مدیران تغییر مداوم نظرشان پس از تصمیم‏گیری است. یکی از کابوس های هر کارمندی تغییر عقیده و نظر مدیران به صورت بی‏وقفه است. این امر توانایی و انرژی کارمندان را تحلیل خواهد برد. البته این امر به معنای بی‏توجهی به مشکلات نیست. در صورت بروز مشکلات وظیفه ما رسیدگی به آنها خواهد بود. در این میان شاید تغییر نظر و عقیده نیز اجتناب‏ناپذیر باشد، با این حال تغییر مداوم نظرمان راهکار مطلوبی نخواهد بود. توصیه من در اینجا استفاده از نظرات کارمندان پیش از تصمیم‎گیری و سپس اتکا به آن است.

10. اهمیت ثبات جایگاه کارمندان

بدون تردید استخدام افراد مناسب در جایگاه مناسب امری ضروری است. پس از آنکه به مدیریت یک بخش رسیدید، به کارمندان اجازه تغییر زمینه کاری شان را بدهید. به این ترتیب کارمندان در بخشی که توانایی مناسب تری دارند، مشغول به کار خواهند شد. یکی از نکات نامناسب مدیریتی تلاش برای تغییر حوزه کاری کارمندان به صورت مداوم است. این امر اجازه افزایش مهارت کارمندان در یک زمینه خاص و بدل شدن به افرادی ماهر را از آنها می گیرد. به این ترتیب توصیه من مشورت با کارمندان برای انتخاب جایگاه مناسب شان و سپس عدم تغییر مداوم آن است.