4 گام برای اینکه جلسات کاری سوهان روح نشوند

برگزاری جلسه و نشست برای یک شرکت هم خوب است و هم بد. از یک طرف می‌تواند دیدگاه‌های افراد را به هم نزدیک کند و از سوی دیگر سوهان روح باشد. کارمندان معمولا در حین برگزاری جلسات دنبال وقت تلف کردن هستند. آنها گزارش‌های ضعیفی از کارشان می‌دهند و حوصله شنیدن گزارش کار دیگران را ندارند، پس مجبورشان نکنید در این جلسات بیهوده شرکت کنند.  حالا این سوال پیش می‌آید که چگونه جلسه پرباری برگزار کنیم. پاسخ به این سوال چهار راهکار دارد:

وقت شناس باشید
وقت طلاست. برای هر لحظه حضور در محل کار هزینه‌ای پرداخت شده است. تلاش کنید آن را هدر ندهید. جلسه، سرمایه‌گذاری مهمی است. پس انتظار می‌رود که ثمره خوبی داشته باشد. جلسه‌هایی برگزار کنید که در کوتاه‌ترین زمان بیشترین نتیجه را داشته باشند. قبل از برگزاری جلسه به این فکر کنید که خروجی کار چیست و آیا موضوع مورد نظر ارزش وقت گذاشتن و برگزاری جلسه را دارد یا خیر.  به یاد داشته باشید که زمان استاندارد یک جلسه 45 دقیقه است. برای جلسات طولانی وقت استراحت تعیین کنید.

موضوعی توجیه‌پذیر برای جلسه انتخاب کنید
براساس یک پژوهش، 73 درصد صاحبان مشاغل پذیرفته‌اند که در جلسه‌هایشان کارهای خارج از دستور انجام می‌شود. دلیل این اتفاق توجیه‌پذیر نبودن موضوع است. موضوع جلسه باید مشخص و مرتبط با تخصص شرکت‌کنندگان باشد. بسیار پیش می‌آید کسانی در یک جلسه شرکت می‌کنند که کارشان ربطی به موضوع جلسه ندارد. این افراد از انجام وظایف خودشان باز می‌مانند تنها به این دلیل که وقتشان را در یک جلسه بدون بازده صرف می‌کنند. مشکل دیگر، تعداد زیاد جلسه‌هاست. واقعا نیازی نیست که برای یک پروژه هر روز جلسه تشکیل شود. این امر وقت کارکنان را به‌شدت تلف می‌کند. هر فرد برای شرکت در جلسه به جز زمان تعیین شده برای اصل جلسه سی دقیقه دیگر هم زمان از دست می‌دهد، این باعث می‌شود تا به کارهایش نرسد.

شرکت‌کنندگان در جلسه را انتخاب کنید
حضور همه کارمندان در یک جلسه ضروری نیست. تنها کسانی را به جلسه دعوت کنید که شرکت در بحث برایشان لازم باشد. با این کار کارمندان احساس ارزش کرده و بهتر در بحث شرکت می‌کنند. کارمندان باید بدانند که وقتشان بسیار با ارزش‌تر از آن است که وظیفه خود را رها کرده و در بحث‌های غیرتخصصی شرکت کنند. مدیر باید وقت بیشتری برای کار کردن کارمندان جور کند، نه اینکه وقت آنها را با اجبار به شرکت در جلسات گوناگون بکشد.

ضرورت برگزاری جلسه را دریابید
ببینید واقعا به برگزاری جلسه نیاز دارید یا نه. عصر، عصر ارتباطات است. می‌توان با استفاده از راه‌های ارتباطی گوناگون مثل اسکایپ، ایمیل و ابزار ارتباطی دیگر با دیگران ارتباط گرفت. این وسایل ارتباطی ضرورت برگزاری جلسه را از بین نمی‌برد، اما تعداد جلسات را بشدت کاهش می‌دهد. نشست‌های خردجمعی، چاره‌اندیشی برای مشکلات و سایر جلسات فکری را نمی‌توان بدون گردهم آمدن افراد برگزار کرد، اما ضرورت برگزاری بسیاری جلسات دیگر با استفاده از وسایل متنوع ارتباط جمعی نوین از بین می‌رود.  پیش گرفتن این 4 استراتژی کارمندانی کارآمد و شاد برای شما به ارمغان می‌آورد. حذف جلسات غیرضروری باعث می‌شود کارمند وقت کمتری را تلف کند و بیشتر و بهتر به وظایفش برسد.