ضررهای ساده سازی مفرط برای مدیران، مشتریان و جامعه / کارمندان را تنبل بار نیاورید

ما در دنیایی پیچیده زندگی می کنیم که کسب وکارهایی نیز تحت تأثیر این پیچیدگی قرار می گیرند. به نظر می رسد با پیچیده شدن سیاست، رسانه ها و تکنولوژی، صنعت و جامعه نیز به سمت پیچیده شدن در بعضی حوزه ها می رود و مقامات اجرایی و مدیران درصدد تسهیل و ساده سازی این فرآیندها برای درک و اجرای راحت تر کارکنان خود برمی آیند.

اما گاهی پیش می آید که کارآفرینان و مدیران در این کار افراط ورزیده و ساده سازی بیش از حد به ضرر آنها و سازمان تمام می شود. همچنین کارآفرینان نیز اغلب قربانی ساده سازی بیش از حد مسیر برای رسیدن به موفقیت می شوند. به همین دلیل باید به مدیرانی که این راه را انتخاب می کنند و در این دام گرفتار می شوند، هشدار داد. در گزارش زیر به این مسئله پرداخته می شود.

از مسیر با کمترین چالش دوری کنید

کارآفرینی یعنی ارتباط با افراد و درک انگیزه  ها و خواسته های آنها و تولید محصول یا خدمت. در نتیجه محصول و خدماتی که در سطح کارآفرینی عرضه می شود، منعکس کننده این انگیزه ها و نیازها است. ما در عصری زندگی می کنیم که گستره توجه کوچک و ارضای فوری نیازها، یک توقع است. به همین دلیل ممکن است یک مدیر یا کارآفرین از ساده سازی استقبال کند.

هرچه محصول ساده تر باشد، مشتری زودتر با آن مانوس شده و استفاده از آن برای او آسان تر است. این امر به خودی خود بد نیست، همان طور که داوینچی می گوید: «سادگی، نهایت پیچیدگی است». اما ممکن است در این کار افراط کنیم. چه نقطه ای در ساده سازی محصولات، روندها و تجربیات می تواند زیان آور باشد؟ در بعضی نقاط، ساده سازی تبدیل به حیطه خطر می شود.

پیچیدگی در نظر بعضی مدیران به عنوان یک دشمن شناخته می شود و افرادی که در آن مجموعه کار می کنند، از هرگونه پیچیدگی ابا داشته و به محیط ساده و آسان عادت کرده اند. وقتی این حالت در سازمان اتفاق بیفتد، ضرر آن عاید همه خواهد شد. در زیر به علل این موضوع اشاره خواهد شد.

تنبلی فکری

ساده سازی می تواند به تنبلی فکری کارکنان منجر شود. سازمان ها و استارتاپ ها با رشد به دنیا می آیند و می میرند. اگر از 10 روزی که در سازمان هستید، 9روز رشدی نداشته باشید، نشان دهنده این است که نفس سازمان شما به شماره افتاده است. فشار زیاد برای رشد به طور مداوم بر تصمیماتی اثرگذار است که کارآفرین برای بهتر شدن اوضاع اتخاذ می کند.

یکی از روش های آسان برای اتخاذ سریع تر و رسیدن به رشد، ساده سازی فرآیندهاست. مصرف کنندگان امروزی محصولاتی را می خواهند که برای شان جادو کند. از طرفی کار اضافه نیز بهره وری نیروی کار را پایین می آورد و در نتیجه بعضی کارآفرینان و مدیران وسوسه می شوند تا به طور مداوم پیام محصول، ویژگی های محصول و طراحی آن را تغییر دهند و این کار را با ساده سازی شروع می کنند.

مسئله اینجاست که ممکن است هر روندی در زندگی ما با این مشکل روبه رو شود. رئیس کمپانی Bodetree می گوید: ما روی ساده سازی مدیریت مالی کار کردیم و آسان سازی آن برای مالکان کسب وکارهای کوچک و متوسط را هدف قرار دادیم. چرا که مسائل مالی در ذات خود پیچیده هستند و ما در نظر داشتیم آن را برای مصرف کنندگان متوسط قابل دسترس قرار دهیم. با این حال انجام این کار با قربانی کردن ارزش های بلند مدت برای سود کوتاه مدت، زیان آور خواهد بود.

محدود کردن رشد برای مصرف کنندگان

ساده سازی می تواند موجب محدود کردن رشد برای مصرف کنندگان شود. نتایجی که از روند ساده سازی مفرط برمی آید نشان دهنده وجود یک چرخه معیوب برای کارآفرین و مشتریان اوست. اگرچه در نهایت ضرر ساده سازی افراطی بیشتر برای مشتری است که مبلغی برای به دست آوردن محصولات ناشی از این ساده سازی می پردازد.

در مورد مثال شرکت Bodetree، مدیر آن که در صدد ساده سازی مسائل مالی بود می گوید: ما می دانیم که مسائل مالی پیچیده هستند، بنابراین بسیاری از فرآیندهایی را که برای حفظ سرمایه گذاری و امور مالی سازمان یافته و به روز هستند، ساده سازی کردیم. اما هنگامی که خواستیم این ساده سازی را وارد دیگر حوزه ها چون آموزش مالی و... کنیم، متوجه شدیم که این کار دشوار است و در بعضی حوزه ها، ساده سازی سبب ضرر و زیان می شود.

به همین دلیل ما یک محتوای گسترده آموزشی برای مشتریان مان در اپلیکیشن فراهم کردیم. سپس من و تیمم نیاز به دربرگیری محتوای فنی را نیز در این آموزش احساس کردیم. اما آمارهای داخلی نشان داد کارمندان زمان زیادی برای چیزی که در ذهن شان ساده به نظر می رسد، صرف نمی کنند. چرا که آنها حس می کنند همه چیز را می دانند و چیز زیادی برای یادگیری موارد ساده وجود ندارد.

بنابراین در این حالت ساده سازی به نفع سازمان نیست و بهتر است بر همان اصل پیچیدگی تمرکز شود. چالش به اشتراک گذاری محتوای قابل هضم در کنار انتقال ارزش به مشتری، یکی از چالش های پیش روی سازمان هاست. می دانیم که با وسوسه کردن خود برای ساده سازی افراطی محتوای آموزشی، به مشتریان خود ظلم کرده ایم. رشد در مسیری با کمترین مقاومت و مانع برای بسیاری از افراد، آن چیزی نیست که می خواهند.

از رشد بازماندن

بسیاری از کارمندان به زندگی و کار راحت عادت کرده اند و آن را به چیزهای دیگر ترجیح می دهند. درنتیجه افزایش تعداد این افراد، کم کم به جامعه ای با درک کم و بی اعتنا تبدیل می شویم. ممکن است در این موارد تعارض برای ساده سازی مفرط اموری مانند طراحی محصول یا چیزهای مهم تری مانند سیاست خارجی میان کارمندان پیش  آید که همه این موارد در نهایت منجر به تنبلی آنان می شود. این روش آسان اما پوچ و توخالی است.

مدیریت فرآیند و بهبود را در پیش بگیریم

اگر روندهای ما پیچیده است، به طوری که کارمندان به خوبی آن را درک نمی کنند، بهتر است به جای ساده سازی مفرط و بی هدف فرایندها، مدیریتی درست بر فرآیندها اعمال کنیم. مدیریت بر فرآیند یعنی اینکه بدانیم برای حصول نتیجه مطلوب، فرآیند مناسب را اجرا کنیم و بالاخره فرآیند ایجاد شده را طوری به اجرا دربیاوریم که بعداً بتوانیم نشان دهیم که چرا و چگونه نتیجه حاصل شده است؟

و وقتی خواستیم همان فرآیند را برای بار دوم به کار ببریم، از تجربیات و شناخت قبلی برای بهبود فرآیند استفاده می کنیم. مدیریت فرآیند به صورت زیر محقق می شود: اول اهداف و خواسته ها را مشخص و سپس طرحی برای دستیابی به این اهداف تهیه می کنیم، سپس طرح دیگری برای ارزیابی نتایج تنظیم می کنیم و بعد طرح اجرایی را همراه با سیستم اندازه گیری به اجرا در می آوریم و نتایج حاصل را ممیزی می کنیم و بالاخره از ماحصل این مطالعه برای تجدید نظر در مورد اهداف، طرح اجرایی و سیستم اندازه گیری استفاده می کنیم و تأکید ما بر این است که چه تغییری در ورودی ها و فرآیند ایجاد کنیم تا خروجی موردنظر حاصل شود. موضوع مدیریت فرآیند یا تمرکز بر فرآیند در تمامی مباحث مربوط به بهبود مستمر وجود دارد. بنابراین مدیران باید فرآیند بهبود را فرآیندی بپندارند که راهنمایی لازم را برای بهبود فراهم می آورد.

در نهایت اینکه هیچ گاه استراتژی اشتباه ساده  سازی مفرط در سازمان خود را دنبال نکنید. شاید بعضی از ما در ذات خود راحت طلبی را دوست داشته باشیم اما باید بدانیم که نیاز به یادگیری و استقبال از تفکر عمیق، پیچیدگی و درک نکات ظریف و دقیق و رد وسوسه در مقابل ساده سازی مفرط داریم. اکنون زمان آن است که از نظر عملی خود را آماده رویارویی با جهان پیچیده کنیم و از این پیچیدگی ها درس بگیریم.

ارتباط با نویسنده: hoda.rezaeii@yahoo.com