توصیه هایی کاربردی برای مدیران (26) / کابوس هرزنامه ها

ایمیل یکی از خدمات شگفت انگیز قرن معاصر است. این وسیله ارتباطی که بر پایه اینترنت است اکنون تمام دنیا را تسخیر کرده و بدل به عضو جدا نشدنی زندگی همه ما شده است. تنها نگاهی مختصر به تاثیر خدمات ایمیل روی کسب وکار مدرن و همچنین زندگی روزمره نشان دهنده اهمیت آن خواهد بود.

تجربه شخصی من در استفاده از ایمیل عمدتا مربوط به ارسال ایده های این سلسله مقالات است. پیش از این برای تحویل مقالات یا فصل های یک کتاب لازم بود آنها را شخصا تحویل داده یا در بهترین حالت با پست ارسال کنیم. البته لازم است تاخیر خدمات پستی در تحویل نامه ها را نیز مدنظر قرار داد.

در مقایسه با آن دوران، خدمات ایمیل در عصر حاضر تحولی شگفت را رقم زده اند. تحویل فایل های گوناگون در کمترین زمان ممکن و تنها با یک کلیک رویایی   است که شاید تا چندین دهه پیش غیر ممکن به نظر می رسید.

با این حال ماجرای جذاب خدمات ایمیل به همین نقطه و تاثیرات مثبت آن ختم نمی شود. درست مانند همه خدمات دیگر، ایمل نیز مزایا و معایب خاص خود را دارد. یکی از معایب یا بهتر است بگوییم سودجویی هایی که از این خدمات صورت می گیرد، ارسال ایمیل های تبلیغاتی وسیع یا همان هرزنامه (Spam Mail)  است.

اگر بخواهیم از نظر مشاوران مدیریت زمان بنگریم، هرزنامه ها به صورت غیر قابل تصوری زمان مفید شرکت شما را از بین خواهند برد. به عبارت بهتر همه ما در طول روز با معطوف کردن توجه خود به هرزنامه ها مقدار قابل توجهی از زمان مفیدمان را تلف می کنیم.

ایده

برخلاف کاربرد تبلیغاتی استفاده از ایمیل که هرزنامه ها را به وجود می آورد، در اغلب کسب وکارها نیاز به ارسال یک فایل یا متن به چندین نفر وجود دارد. جالب است بدانید سرویس های خدمات ایمیل اغلب پیام هایی را که برای تعداد زیادی از افراد ارسال شود، هرزنامه به حساب خواهد آورد. به این ترتیب احتمال دیده نشدن پیام شما توسط کارمندان وجود دارد. این مسئله هنگامی اهمیت بیشتری خواهد یافت که قصد ارسال یک ایمیل مهم به چند تن از کارمندان یا مدیران شرکت را داشته باشید.

در این صورت دسته بندی شدن ایمیل شما تحت عنوان هرزنامه یک فاجعه است. به این شرایط ماهیت اضطراری ایمیل را نیز اضافه کنید. برای مثال ارسال برگه مالیات شرکت به بخش مربوطه معمولا امری فوری به حساب می آید و در عین حال نیازمند تایید مدیران ارشد شرکت نیز است.

در این صورت زمان برای شما اهمیت فراوانی خواهد داشت. اما برگه مالیاتی که شما به مدیران ارشد از طریق ایمیل تحویل می دهید به احتمال زیاد توسط شرکت ارائه دهنده خدمات به عنوان هرزنامه شناخته خواهد شد. بنابراین بهتر است ارسال ایمیل های دسته جمعی را فراموش کنید.

به منظور حل این مشکل دو راه اساسی برای شما وجود دارد؛ در وهله نخست باید کمی به خود زحمت داده و برای هر فرد ایمیل جداگانه ارسال کنید. در این صورت دیگر تحت عنوان هرزنامه قرار نخواهید گرفت. در گام بعدی می توانید از شبکه ارتباطی داخلی برای شرکت خود استفاده کنید. این راه حل یکی از امن ترین شیوه هاست. در عین حال راه اندازی شبکه داخلی اندگی گران نیز است.

با این حال لازم نیست خود را تنها به شیوه های ذکر شده محدود کنید. عنصر خلاقیت که پیش از این نیز بر آن تاکید زیادی کرده ایم، می تواند بسیار راهگشا باشد. برای مثال ظهور شبکه های اجتماعی موبایلی یا امکان برگزاری کنفرانس های مجازی از خدمات نوینی است که حتی می تواند تبدیل به جایگزین سرویس ایمیل نیز بشود.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- پیش از ارسال ایمیل های دسته جمعی با خود بیندیشید که آیا ارسال آنها واقعا ضروری است یا خیر.

- به منظور اطلاع رسانی به کارمندن خود بهتر است از پوسترهای دیواری به جای ایمیل استفاده کنید. در این صورت دیگر نگران هرزنامه ها نیز نخواهید بود.

- در انتخاب تیتر ایمیل خود دقت کنید. تیتر مهم ترین بخش کار است که باید مورد توجه قرار گیرد.