چگونه در غیاب کارمندان اصلی خود با انگیزه بمانیم؟ / وقتی تنها سکاندار شمایید...

هنگامی که بعضی از اعضای مهم سازمان شما در تعطیلات و مرخصی به سر می برند، حتی کوچک ترین پیشرفت به مثابه یکی از دشوارترین کارها در نظر مدیر است. او نمی تواند در این حالت جلسات مهم برگزار کند، چرا که اعضای مهم او در تعطیلات هستند. در این حالت او احساس می کند که کارمندانی که نسبت به کار دغدغه داشتند کنارش نیستند.

برای بعضی از کارمندان حتی فکر کردن به مسائل کاری در طول فصل تعطیلات یا بازه مرخصی، کاری بسیار مشکل است. آنها دوست دارند جز تفریح به چیز دیگری فکر نکنند. بنابراین شاید بعضی از آنها نخواهند هیچ ارتباط کاری در بازه تعطیلات با مدیر خود داشته باشند و مدیر در این حالت احساس دست تنها بودن کرده و انگیزه اش برای کاری که مهره های کلیدی اش در آن حضور ندارند کاهش می یابد. برای باانگیزه بودن در این موقعیت ها چه کاری می توان انجام داد؟

به خود انگیزه بدهید

انگیزه داشتن در سر کار یکی از پیش نیازهای اصلی است. انگیزش برای کار کردن همان هنر ترغیب دیگران است تا خودکار و براساس آنچه مورد نظر است، وظیفه خود را ایفا کنند. به عبارت دیگر انگیزش هنر اداره کردن اعضای یک گروه برای رسیدن به هدف سازمان با اتکا به رغبت و تلاش پیگیر درونی است.

انگیزش یکی از دشوارترین مسائل مدیریت است که متعادل و متعارف و در حقیقت همان رهبری است؛ یعنی به کار گرفتن توانایی های فکری، خلاقیت، تجربه و جهان بینی با توجه به عامل های بومی شناسی و محیطی، همراه با طرح ریزی های عقلایی برای حرکت جمعی به سوی هدف های سازمانی است، بنابراین یک رهبر باید به خود و به زیردستانش انگیزه بخشد. این اهمیت هنگامی پررنگ تر می شود که در وضعیت هایی که کارمندان کلیدی در سازمان حضور ندارند، باید به خود انگیزه دهیم.

سردرگمی مدیران

بسیاری از مدیران در این وضعیت که کارمندان کلیدی آنها نیستند، از برگزاری جلسه خودداری می کنند. آنها هیچ ایده ای درباره یافتن راهی برای گردآوری اطلاعات مورد نیاز ندارند، چراکه تحلیل گران سازمان شان در مرخصی به سر می برند و آنها سردرگم می شوند که در نبود کارمندان کلیدی که حکم مشاور را برایشان دارند، چگونه کشتی کسب وکار را به مقصد برسانند.

خصوصاً در سازمان های کوچک، بودن سر کار در حالتی که تنها شما در حال سر و سامان دادن به امور و پیش بردن اهداف هستید، شاید بی هدف و کسل کننده به نظر آید. حال در میان این افسردگی  های تابستانی، چگونه می توانید با انگیزه بمانید تا زمانی که همکاران و شرکای شما از تعطیلات بازگردند. در زیر چند استراتژی مفید در این زمینه ارائه می شود که به ذهن سپردن آنها می تواند مفید واقع شود.

از کار عمیق استقبال کنید

پروفسور علوم کامپیوتر، کال نیوپورت بیان می کند که کار سطحی یعنی وظیفه بدون نیاز به فکر که تمام روز ما را اشغال می کند. این کار می تواند شبیه به پاسخگویی ایمیل ها برای جلوگیری از تلنبار شدن آنها باشد. او ادامه می دهد: اما راز رسیدن به موفقیت برای ما، توانایی درگیر شدن در چیزی است که آن را کار عمیق می نامیم.

دریافت و ارسال روزانه 100 عدد ایمیل نمی تواند کاری عمیق با مفهوم همانند توسعه استراتژی ورود به بازار یا توسعه محصول جدید تلقی شود. هنگامی که افراد زیردست شما در تعطیلات باشند، میزان ایمیل های ارسالی از طرف آنها کاهش می یابد. این آزادی عمل را به شما می دهد تا یک برنامه زمانی بدون وقفه برای انجام پروژه های مهم که آنها را قبلا به تعویق انداخته بودید بچینید. این کار می تواند نفع زیادی به سازمان شما برساند.

کارهای جزئی را کمرنگ کنید

اگر از افسردگی تابستانی و سستی برای مواجهه با کارهای فکری و عمیق رنج می برید، می توانید از زمان خود برای رفتن به جهتی مخالف استفاده کنید: اختصاص یک یا دو روز برای پاکسازی وظایف جزئی که مانع رسیدن شما به بهره وری می شود، می تواند در این کار به شما کمک کند. همه ما لیستی از پروژه هایی داریم که باید آنها را به انجام برسانیم، اما هیچ گاه به آخرین گزینه های این لیست نمی رسیم، چراکه فرصت انجام آنها را هیچ گاه پیدا نخواهیم کرد.

شاید پاکسازی میز کارتان یکی از این اهداف دم دستی باشد که هیچ گاه به آن نمی رسید! با تمیز کردن میز کار، ضمن انگیزه بخشی به خود، بدون هدر رفتن زمان و اشتباه در کار، همه فایل های مورد نیاز را سر جای خود ببینید و در هنگام نیاز به راحتی به آنها دست پیدا کنید.

این می تواند سروکار داشتن با گزارش های هزینه که حسابداری شما برای شما فراهم می کند باشد یا دست نوشته و توصیه نامه ای برای کارآموز خود و آپدیت پروفایل لینکدین شما باشد. این وظایف هیچ گاه آنقدر ارزشمند نیستند که جزو اولویت های استراتژیک شما باشند. اگر هرازگاهی احساس بی انگیزی در کار کردید، انجام این کارهای جزئی می تواند به شما حسی خوب در پایان روز کاری بدهد.

تیم سازی کنید

شبکه سازی یا ایجاد تیم، دیگر وظیفه ای است که بسیاری از افراد آن را مهم پنداشته، اما نسبت به آن سستی می ورزند. هنگامی که چندین نفر از همکاران شما با هم در محل کار حضور نداشته باشد، به این معنی است که افراد کمتری انتظار پاسخگویی به ایمیل یا ملاقات با شما را خواهند داشت. روزهای کرخت تابستان که کارمندان اصلی شما در تعطیلات به سر می برند، می تواند زمان مناسبی برای نزدیک شدن به دیگر کارمندان فرعی که تماس زیادی با آنها ندارید باشد. می توانید از فرصت استفاده کرده و آنها را به یک میتینگ دعوت کنید.

این کار شما را قادر می سازد روابط خود را مستحکم و منسجم کرده و دید جدیدی به بازار به دست آورید. این کار هم به شما انگیزه جدیدی برای کار داده و هم به کارمندان. به این ترتیب آنها احساس انگیزش بیشتری می کنند. همچنین می توانید با کارمندانی که در سفر و تعطیلات حضور دارند، نیز طی تماس تلفنی احوالپرسی کنید.این کار ارزش شما را نزد آنها چند برابر کرده و بسیار باانگیزه تر به سر کار برمی گردند.

ایجاد انگیزه امری فردی، دائمی، بی انتها، متغیر، پویا و بسیار پیچیده است؛ بنابراین نمی توان در زمینه انگیزه انسان ها، قوانین و دستورالعمل هایی با قطعیت و اعتبار کلی وضع کرد. شناخت عوامل ایجاد انگیزش و عواملی که در این زمینه دارای اثر چندان بارزی نیستند، یکی از مهم ترین وظایف مدیر است. درجه تلاش و کوشش مدیر و تأکید روی عواملی متمرکز که اساسا در ایجاد انگیزه مؤثر و نافذ است، از عناصر مهم در پیش بردن اهداف انگیزشی کارمندان هستند.

برنامه های تان را پیش ببرید

شاید تنهایی کار کردن در محل کار هنگامی که دیگران در تعطیلات به سر می برند کار سختی باشد، اما با انگیزه بخشی به خود و دیگر کارمندان زیردست خود می توانید این سختی را شیرین کنید. جایزه دادن به افرادی که بیشترین تلاش را درحضور دیگران کرده اند و اختصاص زمان هایی برای کارهای فکری و عمیق، مرتب کردن میز کار و برنامه های کاری می تواند در این کار مفید واقع شده و بهره وری را بهبود بخشد.

از زمان های باقیمانده نیز برای ارتباط با کارمندان و ایجاد تیمی قوی استفاده کنید. اینها مواردی است که ما نه تنها در غیاب کارمندان اصلی بلکه باید در سراسر سال به آنها توجه ویژه ای بکنیم. حال فرض کنید که خود شما در تعطیلات به سر می برید و از کارمندان تان می خواهید در این مدت همان طور عمل کنند که شما عمل می کردید. پس با انگیزه بخشی به درستی برنامه های خود را پیش ببرید.

ارتباط با نویسنده: hoda.rezaeii@yahoo.com