مدیریت زمان در ساعت شنی سازمان

زمان‌هایی که در طول ساعات کاری سازمان‌ها هدر می‌روند، می‌توانند به‌عنوان ساعاتی پربازده و با بازخورد اقتصادی بسیار مثبت جایگزین شوند. اما شناسایی زمان‌های از دست رفته، علل ایجاد آنها و دستیابی به تکنیک‌هایی برای کنترل این ساعات، نیاز به برخی مهارت‌های سازمانی دارد که عمده مسئولیت آن بر دوش مدیران سازمانی قرار دارد.

مرحله به مرحله برای کنترل زمان

برایان تریسی چهره مشهور عرصه‌های مدیریت و کسب‌و‌کار معتقد است کنترل زمان در محل کار نیاز به طی کردن مراحلی دارد که هریک به نوبه خود حائز اهمیت هستند:

*تهیه لیست برنامه‌ریزی یکی از ابتدایی‌ترین راهکارها برای کنترل زمان‌های فراری است. یک برنامه‌ریزی خوب باید شامل اهداف روزانه، هفتگی و ماهانه در سازمان باشد و امکان پیگیری روند اهداف سازمانی را ممکن کند. تطابق عملکرد کارکنان سازمان با انتظارات مندرج در لیست کمک می‌کند هدررفت زمان در سازمان به حداقل ممکن برسد. همچنین با تقسیم‌بندی مشخص لیست به بخش‌های روزانه، هفتگی و ماهانه، می‌توان برآوردی کلی از تطابق یا عدم تطابق زمان‌های پیش‌بینی شده، با زمان‌های مصرفی به دست آورد.

*تعیین ایده‌های رسیدن به هدف از سوی مدیریت، مورد دیگری است که کمک می‌کند نه تنها میزان بهره‌وری کارکنان تا 25 درصد افزایش یابد، بلکه زمان‌های سازمان را به بهترین نحو مورد استفاده قرار می‌دهد اما لزومی ندارد این ایده‌های خلاقانه چندان پیچیده باشند. مدیریت می‌تواند با تعیین ایده‌های کوتاه‌مدت فضای شغلی را دستخوش تغییرات مثبت کرده و حتی شاخص رضایت سازمانی را افزایش دهد.

*سازماندهی فهرست اولویت سازمانی از متداول‌ترین روش‌ها برای کنترل زمان است. یکی از شکایات عمده محیط سازمان کمبود وقت برای رسیدن به تمامی وظایف و تکالیف سازمانی‌ است. این در حالی‌است که برخی وظایف سازمانی چندان اولویتی نداشته و به سبب عدم برنامه‌ریزی مناسب باعث هدررفت زمان‌های سازمان شده‌اند. تهیه فهرست اولویت‌های سازمانی تشخیص چگونگی زمانبندی را ساده‌تر می‌کند.

سیستم مدیریت زمان 45 فایلی 

یک روش مشهور و پربازده برای کنترل زمان در سازمان استفاده از تکنیکی است که با نام تکنیک 45فایلی مشهور شده است. در این تکنیک مدیریت، 45فایل برنامه و هدف بلند‌مدت تهیه شده و سپس به این ترتیب مورد استفاده قرار می‌گیرد. 31فایل اولی، طی 31روز انتهای سال به اجرا در می‌آید و سپس 12فایل برای 12 ماه آتی مورد استفاده قرار می‌گیرد و در نهایت دو فایل باقی مانده در روزهای انتهایی سال استفاده می‌شود.

این روش مدیریت زمان با اهداف چندگانه افزایش بهره‌وری، برنامه‌ریزی بلند‌مدت، افزایش بازده سازمانی و بسیاری از موارد دیگر طراحی و اجرا می‌شود. نکته مهم در خصوص این برنامه، بینش و نظارت دقیق مدیریت نسبت به اهداف پیش رو و برنامه‌ریزی مناسب بلند‌مدت است.

مدیریت زمان در کسب‌و‌کارهای کوچک

یکی از عمده اشتباهات مدیران فعال در کسب‌و‌کارهای کوچک عدم توجه به موضوع زمان است. درواقع این یک تله شناختی است که مدیران شعبه‌های کوچک سازمان‌ها تصور می‌کنند مسئولیت زمانبندی کمتری نسبت به مدیران شعب بزرگ‌تر دارند، این در حالی‌است که یک زمانبندی دقیق و درست می‌تواند میزان بازدهی سازمان‌های کوچک را متحول کرده و فرصت پیشرفت سازمانی را برای آنها فراهم آورد.

از سوی دیگر سازمان‌های کوچک‌تر فرصت بهتری برای تجهیز خود به برترین فناوری‌ها و توسعه شبکه‌های ارتباطاتی مجازی دارند. به عبارتی، کنترل فعالیت‌های سازمانی به واسطه فرآیندهای آماری و تکنولوژیک در محیط‌های کوچک سازمانی دقیق‌تر و سریع‌تر انجام می‌گیرد. بنا براین اصلاح برنامه‌های سازمان و کنترل زمان در چنین سازمان‌هایی به مراتب قابل اجرا‌تر است و این نکته‌ای مثبت برای مدیران کسب‌و‌کارهای کوچک تلقی می‌شود.

فرانکلین کاوی نظریه‌ای محبوب در خصوص زمان‌بندی کارها در سازمان‌های کوچک ارائه کرده که به نظر بسیار ساده اما کارا می‌آید. در این روش فهرستی ساده از اهداف و وظایف سازمانی تهیه می‌شود، سپس این فهرست به درجاتی تقسیم‌بندی می‌شود. برای مثال بخش ضروری‌ترین اهداف سازمان درجه الف و بخش کم اهمیت‌ترین اهداف درجه ج می‌گیرند.

اما نکته مهم قابلیت جابه جایی اهداف است. یعنی اهداف می‌توانند بنا بر مقتضیات زمان تغییر درجه داده و در لیست بالا‌تر و پایین‌تر شوند. این درجه‌بندی فرصت‌های پیش رو و کمبود وقت را به مدیران و کارمندان تذکر داده و باعث می‌شود آنها زمان کمتری را هدر دهند.

پروژه‌ها را به تعویق نیندازید

یکی از مشکلات رایج در سازمان‌ها به تعویق افتادن مدام برخی پروژه‌ها و در تله زمان افتادن آنهاست. این اتفاق باعث می‌شود انرژی، سرمایه و هزینه‌های سازمانی، صرف موضوعی نیمه تمام شود که هر بار برای ابقای مجدد نیرویی مضاعف می‌طلبد. مهم‌ترین اصل برای کاهش تعویق‌های سازمانی، برنامه‌ریزی صحیح و اولویت‌بندی مناسب پروژه‌هاست. کاهش تعداد پروژه‌های نیمه کاره و تعویقی، می‌تواند به کاهش هزینه‌های زمانی و مادی کمک شایانی کند.