چگونه جلسات را در زمان کمتر مدیریت کنیم / مدیریت زمان جلسات کاری

اغلب زمانی که در جلسه ای طولانی هستید به همه چیز فکر می کنید، جز آن موضوعی که در جلسه در حال برگزاری است! همه ما چنین مسئله ای را تاکنون در محل کار تجربه کرده ایم. طبق تحقیقات به طور میانگین، کارمندان 62 ساعت در یک ماه را صرف جلسات می کنند که بیش از نیمی از آن زمان های تلف شده است. تحقیقات یکی از محققان مدیریت نشان می دهد که شرکت ها و مسئولان اجرایی بیش از 15درصد کل زمان سازمان خود را صرف جلسات می کنند و این درصد از سال 2008 در حال افزایش است.

کارمندانی که در جلسات شرکت کرده بودند، اقرار کردند که اکثر آنها زمان اختصاص یافته به جلسه را صرف رویاپردازی یا انجام کارهایی دیگر چون تکست فرستادن با موبایل یا بازی های تلفن همراه کردند. البته این موضوع در همه جلسات صادق نیست. اما در جلساتی که چنین مسائلی وجود دارد، راه حل آن کاهش زمان اختصاص یافته به جلسه با تکنیک هایی از قبیل موارد ذیل است.

چگونه زمان کمتری صرف جلسه کنیم؟

کلید این مشکل در مدیریت ارتباطات و مکالمه چهره به چهره با کارمندان و همکاران است. به جای اینکه کل مجموعه را در اتاق کنفرانس جمع کنید تا به تماشای یک پاورپوینت خسته کننده بنشینند، گفت وگوی مستقیم با اعضای تیم اغلب می تواند موجب بهره وری بیشتر شود. اما اگر برگزاری جلسه بسیار ضروری باشد، سعی کنید جلسه هایی کوتاه در دفعات مختلف برگزار کنید.

جلسات کوتاه به این معروف هستند که مشارکت کنندگان را نسبت به جلسات آگاه و متعهد می کنند و زمان آنها نسبت به جلسات متداول 34درصد کاهش یافته است. داشتن جلسات کوتاه اما مفیدتر می تواند به کارمندان انگیزه بخشیده و بازدهی آنها را به حداکثر رسانده و اثربخشی زمان به اشتراک گذاشته شده را افزایش دهد، چراکه کارمندان ارزش آن را بیشتر درک می کنند.

جلسات کوتاه تر دارای منافع بیشتر هستند، زیرا افرادی که شنوندگان باهوشی هستند، هنگامی که موضوعی با سرعت بیشتر برایشان بازگو شود بهتر در ذهنشان می  ماند. این کار سبب افزایش توجه و تعهد بیشتر در فرآیند است.

جلسات فوری و کوتاه که به صورت رسمی بوده و به روز هستند، هر فرد را روی هدفش متمرکز کرده و از هدر رفتن زمان برای آماده سازی برگزاری جلسه جلوگیری می کنند و به مدیر اجازه می دهند که اگر جلسه به سمت نادرستی در حرکت بود، اقدام به تغییر جهت آن کنند. با گذراندن زمان کمتر در جلسات می توانید بهره وری خود را افزایش داده و به ارزش زمان بیشتر پی ببرید.

برای موضوعات بی اهمیت جلسه نگذارید

گاهی اوقات جلسه ای به منظور موضوعی پیش پا افتاده برگزار می شود که در واقع می توانست به زمان دیگری موکول شود و جزو اولویت های سازمان نبوده است. جلسات  بی حاصل  احتمالا  بزرگ ترین  عامل  اتلاف  وقت  در موسسات  دولتی  و بازرگانی  است. نتایج  یك  بررسی  نشان  می دهد كه  در نقاط  مختلف  جهان، مدیران  عالی  و میانی  سازمان ها به طور متوسط  در هفته  حداقل  17 ساعت  از وقت  خود را در جلسات  سپری  می كنند.

این  در حالی  است  كه  آنها اظهار می كنند تنها نیمی از جلساتی  كه  در آن  حضور داشتند مفید بوده  و بیش  از 25درصد جلسات  غیرضروری  بوده  و می توانست  از طریق  مكالمه  تلفنی  یا ارسال  یك  یادداشت یا از طریق ایمیل اتفاق بیفتد. باتوجه  به  این  آمار می توان چنین ادعا کرد که با حذف این جلسات اضافی، حداقل  25درصد از زمانی  كه  صرف  جلسات  می شود كاهش  می یابد و همچنین  می توان  با مدیریت  اثربخش  بقیه  جلسات  زمان  صرف  شده  در جلسات  را كاهش  داد.

در نتیجه  با برگزاری  جلسات  اثربخش  می توان  زمان  صرف  شده  توسط  مدیران  در جلسات  را در هفته  به  نصف كاهش  داد. جلسات  بخش  ناگزیری  از محیط های  كاری  مدرن  است  ولی  برگزاری  آنها باید ضروری  تشخیص  داده  شود و مفید باشد، در غیر این  صورت  به  هیچ وجه  نباید جلسه  تشكیل  شود.

سوالاتی که از قبل باید بپرسید

برای اینکه جلسه  تشکیل شده در کوتاه ترین زمان ممکن به نتیجه برسد، باید هدف داشته باشد. خود فرآیند برگزاری جلسه مانند دیگر فعالیت های سازمان باید دارای هدف و برنامه ریزی باشد. برنامه ریزی برای یک جلسه خوب یکی از الزامات ضروری برای موثر برگزار شدن هر جلسه کسب وکاری موثر است.

نخستین سؤالی که باید قبل از برنامه ریزی برای برگزاری یک جلسه از خود بپرسید این است که در پی به دست آوردن چه نتایجی از این جلسه هستم؟ هدف من از برگزاری این جلسه چیست؟ جواب ها را به صورت واضح بنویسید. این سوالات را در مورد هر چیز دیگری که به جلسه مربوط می شود نیز بپرسید.

بعد از اینکه دریافتید برگزاری جلسه ضرورت دارد و برای امور جزئی و کم اهمیتی نیست که با تلفن یا ایمیل حل می شوند، ابزار رسیدن به آن هدف را بررسی کنید. به یاد داشته باشید که جلسه شبیه به هر ابزار ارتباطی دیگر برای موقعیت هایی خاص مناسب است. شاید با روشی دیگر مانند ارسال ایمیل،  نوشتن یک یادداشت و داشتن مکالمات چهره به چهره یا حتی اتخاذ یک تصمیم فردی زودتر بتوان به هدف مورد نظر رسید.

سوال دوم برای برگزاری جلسه موثر در زمان کمتر این سوال است که بهترین افرادی که باید در این جلسه حضور داشته باشند، چه کسانی هستند؟ آیا همه افرادی که در جلسه حضور دارند افراد مرتبطی هستند و نظرات آنها به موضوع کمک می کند یا تنها به حرف های اضافه شاخ و برگ داده و زمان جلسه را می گیرند.

همچنین به این موضوع نیز فکر کنید که بهتر است این جلسه دوستانه برگزار شود یا رسمی؟ عمومی یا خصوصی؟ همانند یک کنفرانس یا یک ارائه؟ آیا در جلسه نیاز است که قوانین خاصی برگزار شود یا خیر؟ مسئله بعدی که باید در مورد آن فکر کرد، مسئله مکان و زمان است.

بهتر است یک برنامه زمانی برای صحبت هر کدام از شرکت کنندگان در جلسه وجود داشته باشد تا از بیراهه رفتن آن و هدر شدن زمان دیگران جلوگیری شود. بدین منظور لازم است اموری را مدنظر قرار دهید. میزان قطع شدن جلسه را کاهش دهید. میزان دسترسی به منابع خاص اطلاعاتی را که مرتبط با جلسه است سهولت بخشید تا در زمان کمتری انجام شود.

پایان جلسه در زمان معین

سعی کنید جو پرانرژی در جلسه حاکم شود، اما از راحتی یا صمیمیت بیش از حد خودداری کنید. جلسه را به موقع شروع کرده و به موقع به پایان ببرید. اگر نظرات تعدادی از کارمندان باقی مانده بود، از آنها بخواهید که بعد از اتمام جلسه نظرات خود را به صورت مکتوب به شما ارسال کنند. پایان بردن جلسه در زمان معین نشان دهنده احترام به دیگر کارمندانی است که بعد از جلسه خواهان رسیدگی به امور و وظایف خود هستند.

جلسه طولانی برای زمانی مناسب است که افراد کارهای خود را انجام داده اند و زمان های فراغت سازمان زیاد است. در غیر این  صورت وظایف بسیاری بر دوش هر یک از افراد است و اگر آنها از طول برگزاری جلسه مطمئن شوند، کمتر به ساعت خود برای پایان یافتن آن نگاه می کنند و با آسودگی بیشتری می توانند در جلسه شرکت کرده و بعد از اتمام آن نیز به امور خود بپردازند.

تجربه نشان داده در جلسات کوتاه مدت افراد رغبت و انگیزه زیادی برای حضور در چنین جلساتی دارند. معمولا بازخورد و میزان موفقیت جلسات با زمان های کوتاه نیز بیشتر است. بنابراین همیشه به عامل نظم در جلسات توجه کنید. هنگامی که سازمانی موارد بالا در این زمینه را مدنظر قرار دهد، می تواند انتظار جلسه ای مثمر داشته باشد و نتایجی را که خواهان دستیابی به آنهاست، به دست آورد.

ارتباط با نویسنده: hoda.rezaeii@yahoo.com