تکنیک‌ های لازم‌ الاجرا پس از مذاكره

در سال 2010، ایالت نیویورك قانونی را تصویب كرد كه در آن بخش‌های آموزشی به جای استفاده از سیستم قدیمی برای ارزیابی معلمان، از سیستم سخت‌گیرانه و دقیق‌تر استفاده كنند. اتحادیه معلمان به انتقاد از برخی جنبه‌های خاص از سیستم جدید متهم شدند. شهرداری نیویورك و معلمان، اگر به توافق بر سر یك سیستم جدید می‌رسیدند از حدود 250‌میلیون‌دلار كمك‌های اولیه و 200‌میلیون دلار كمك‌های بلاعوض استفاده می‌كردند. ولی در تاریخ ضرب‌الاجل، 17ژانویه ‌2013، مشخص شد كه اتحادیه فدراسیون معلمان آمریكا(UFT) و دفتر مایكل بلومبرگ شهردار نیویورك، در نهایت به یك توافق برای سیستم ارزیابی معلمان شهر نیویورك دست نیافتند. بلومبرگ و UFT (فدراسیون معلمان آمریكا) برای دستیابی به یك سیستم جدید و بهتر برای ارزیابی معلمان و همچنین برای جذب بودجه دولتی برای آن تلاش فراوان كردند ولی پس از مذاكره موفق عمل نكردند و به مرحله اجرا اهمیت ندادند. اغلب افراد فكر می‌كنند پس از اتمام جلسات مذاكره و تهیه صورت‌جلسه نهایی و تنظیم درست آن و امضای تمام طرف‌ها، كار مذاكره تمام شده است، در صورتی كه در این مرحله نه تنها مذاكرات پایان نیافته بلكه مرحله اجرای آن كه مرحله بسیار مهم و حیاتی است، آغاز شده است.

مذاكره‌ای كه بندهای توافق‌نامه آن با بی‌وفایی، بی‌مهری، بی‌مبالاتی و بی‌مسئولیتی مواجه شود مذاكره‌ای ناكام و شكست خورده است حتی اگر در جلسه نهایی همه طرف‌ها خرسند از پیروزی مذاكره باشند. لذا جهت تاكید و تمركز درست بر این مرحله، این قسمت را به 4 زیر مرحله تقسیم كرده‌ایم.

1-‌ برنامه‌ریزی ناب (Lean Planning)

برای برنامه‌ریزی اجرای توافق‌نامه حاصل از مذاكره باید كمیته‌ای متشكل از افراد موثر و ذی‌نفوذ دو طرف تشكیل شود تا ضمن مرور بندهای توافق‌نامه، تضمین‌هایی را برای حسن اجرای بندهای توافق‌نامه پیدا كنند. در این بندها باید فرآیندهایی جهت تضمین حسن اجرای بندها در نظر گرفته شود تا به‌صورت سازمان یافته و سیستماتیك هر كدام از طرف‌ها بندها را اجرا نكرد یا ناقص و اشتباه اجرا كرد ساز و كارهایی وجود داشته باشد كه به‌صورت سیستمی خود طرف اجراكننده متحمل ضرر و زیان شود. سپس برای اجرای هر كدام از بندها و زیربندها برنامه‌ریزی جامع و از نظر زمان، هزینه و محدوده تدوین شود. در این مرحله پیشنهاد می‌شود عوامل زمان- هزینه- محدوده به‌صورت اخص و عواملی مانند ریسك، كیفیت، ارتباطات و تداركات به‌صورت اعم مدنظر برنامه‌ریزان قرار گیرد تا بتوان از اجرای درست، دقیق و بدون كم و كاست بندهای توافق‌نامه اطمینان حاصل كرد. استفاده از تكنیك ناب در این مرحله توصیه می‌شود.

2-‌ اجرا (Lean Execution)

در این مرحله اجرای بندها شروع و ادامه پیدا می‌كند و طرفین متعهد هستند كه بندها را دقیق اجرا کنند. برخی از بندها شاید مستلزم اجرای پروژه‌ای باشد در این صورت برای مدیریت بهتر اجرای این بندها استاندارد PMBOK (1) معرفی می‌شود. در صورتی كه بندها ماهیت پروژه‌ای نداشته باشند و به‌صورت برنامه‌ای اجرا شوند فقط باید الزامات یك اجرای خوب مثل داشتن ناظر قوی و یك جدول زمانی را داشته باشند.

3-‌ كنترل و نظارت (Lean Control and Supervision) 

مرحله كنترل به معنای پایش و نظارت دقیق بر حسن اجرای بندهای توافق است. بسیاری از مذاكرات مهم در طول تاریخ طبق اسناد و مكتوبات موجود در مرحله اجرا با شكست مواجه شده‌اند و بسیاری از این شكست‌ها دلیل مهمی به نام «عدم كنترل و نظارت دقیق» داشته‌اند برای كنترل و نظارت دقیق به‌عنوان یكی از حلقه‌های مهم مراحل پس از مذاكره اجرای استاندارد PMBOK را پیشنهاد می‌كنیم.

4- اصلاح و بهبود  (Lean Correction and Reexecution)

در این مرحله مشكلات و موانعی كه سبب توقف یا شكست در مرحله اجرا یا ضعف در اجرا شده است شناسایی، اصلاح و حتی مجددا برنامه‌ریزی خواهد شد و دوباره به اجرا درخواهدآمد. این چهار مرحله مانند یك چرخه آنقدر ادامه می‌یابد تا بندهای توافق‌نامه به خوبی و به درستی و بدون نقص اجرا شود. مرحله اصلاح و بهبود باید مطابق استانداردهای موجود مدیریت كیفیت باشد. اگر بخواهیم درباره مرحله «پس از مذاكره» سخن بگوییم می‌توانیم از كلمه‌ای به نام تعهد (Commitment) نام ببریم كه از الزامات مهم اجرای هر سیاست و هر توافق‌نامه‌ای است.

پی‌نوشت:

1-‌ معروف‌ترین استاندارد جهانی در مدیریت پروژه است و رایج‌ترین معیار برای شکل‌دهی و ارزیابی سیستم‌های مدیریت پروژه به شمار می‌رود. بسیاری از رایج‌ترین تعاریف، اصطلاح‌ها و طبقه‌بندی‌هایی که امروزه در مدیریت پروژه به کار می‌روند از این استاندارد برداشت شده‌اند. به عبارت دیگر، پم‌باک زبان مشترکی جهانی در مدیریت پروژه است. عبارت پم‌باک به انگلیسی: PMBOK مخفف Project Management Body Of Knowledge است