برگزاری یک رویداد رسانه‌ای

برگزاری یک رویداد رسانه‌ای که گاهی اوقات کنفرانس خبری نیز نامیده می‌شود، هنگامی که مطلب مهمی برای اعلام کردن دارید بسیار حائز اهمیت است، اما اغلب شرکت‌ها تنها در زمان وقوع یک بحران از آن استفاده می‌کنند. بدیهی است هرآنچه که قصد ارائه‌اش را دارید باید به‌صورت رسمی اعلان شود، در غیر‌این صورت، روزنامه نگاران برای مخابره صحیح خبر شما به زحمت خواهند افتاد و در نهایت خبری که قصد اعلامش را دارید به‌صورت صحیح ارائه نخواهد شد.

کنفرانس خبری این فرصت را به خبرنگاران می‌دهد تا سوالاتی را که امکان طرح آنها در مصاحبه‌های معمولی نیست مطرح کنند. همچنین این رویداد فرصتی را در اختیار خبرنگاران می‌گذارد تا پاسخ سوالات مورد نیاز خود را بگیرند و از آن یک مقاله جالب به نگارش در بیاورند. معمولا شرکت‌ها علاقه چندانی به ارائه بعضی از اطلاعات خود به خبرنگاران ندارند اما در یک کنفرانس خبری امکان مخفی کردن این‌گونه اطلاعات وجود ندارد، این مزیت اصلی یک کنفرانس خبری است که باعث می‌شود خبرنگاران زیادی به آن جذب شوند. مدیریت کردن یک کنفرانس خبری در همه مواقع کار آسانی نیست و ممکن است گاهی کنفرانس در مسیر موردنظر شما پیش نرود، ولی در کل ثمره چنین رویدادی به‌طور خارق العاده‌ای برای شرکت شما مفید خواهد بود.

ایده

کنفرانس خبری فقط زمانی باید برگزار شود که موضوع آن برای خبرنگاران جالب بوده و باعث جذب آنان به کنفرانس شود. همچنین میزان سهولت دسترسی به محل برگزاری کنفرانس برای حضور در آن بسیار اهمیت دارد، این امر باعث حضور خبرنگاران بیشتری در کنفرانس می‌شود. نکته مهم‌تر زمان شروع کنفرانس است، حدالمقدور باید زمان برگزاری کنفرانس جوری تنظیم شود تا مشکلی برای خبرنگاران از جهت حضور در آن به‌وجود نیاید. برای مثال روزنامه‌ها با توجه به زمان انتشارشان مهلت محدودی برای ثبت گزارشات و مقالات دارند، اگر کنفرانس شما با زمان‌بندی روزنامه‌ها هماهنگ نباشد پوشش خبری کنفرانس شما با مشکل جدی مواجه خواهد شد. پذیرایی از خبرنگاران بسیار اهمیت دارد اما این کار نباید به‌گونه‌ای انجام شود که خبرنگاران نسبت به ماهیت پذیرایی تشریفاتی موجود دچار شک شوند.

نکته دیگر اینکه، وجود یک مدیر ارشد برای پاسخگویی به سوالات ضروری است همچنین حاضران باید نسبت به نحوه رسیدگی به سوالات توجیه شده باشند. بسیاری از مدیران برخورد مناسبی با خبرنگاران ندارند و بیشتر به چشم مزاحم به آنان نگاه می‌کنند، همچنین این دسته از مدیران در پاسخ به بیشتر سوالات خبرنگاران یک پاسخ می‌دهند و آن «نظری ندارم» است. اگر می‌خواهید از رابطه خود با خبرنگاران سود ببرید نباید مانند گروه ذکر شده با آنها برخورد کنید، زمانی را برای صحبت با خبرنگاران اختصاص دهید همچنین در مورد نحوه‌کار موسسه خود با آنها صحبت کنید و به سوالات‌شان پاسخ مناسب دهید.

نکته مهم اینکه خبرنگاران علاقه خاصی به تهیه گزارش در مورد مسائلی که کمتر به آنها پرداخته می‌شود دارند، بنابراین گفتن همه چیز به همه افراد باعث می‌شود خبرنگاران کمتر به سراغ شما بیایند. ارتباط منظم با خبرنگاران و ارائه نظرات به آنها در مورد اخبار گوناگون باعث تمایل آنان به حضور بیشتر در کنفرانس‌های خبری شما می‌شود، به همین دلیل، ایجاد و حفظ رابطه پایدار با خبرنگاران محلی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

آنچه در عمل باید انجام دهید

-ساعت برگزاری کنفرانس خود را با زمان کاری روزنامه نگاران تنظیم کنید.

-از قبل با روزنامه نگاران محلی مشورت کنید.

-از حضور مدیران ارشد خود در کنفرانس خبری اطمینان حاصل کنید، همچنین آنها را برای پاسخ به سوال‌های احتمالی آماده کنید.

-به یاد داشته باشید رسانه‌ها تا زمانی شما را همراهی خواهند کرد که از این رابطه سودی به‌دست بیاورند.