توصیه هایی کاربردی برای مدیران (17) / انتخاب سیستم مدیریت زمان مناسب

به طور معمول با پیشرفت و شکوفایی نرم افزارهای مدیریت اطلاعات، بیشتر کتاب ها و مقالات ارائه شده درباره مدیریت بهینه زمان در خصوص ویژگی ها و همچنین اهمیت این نوع سیستم هاست. همانطور که در ایده های قبل توضیح داده شد، سیستم های مدیریتی توانایی بالایی را در ذخیره سازی طیف وسیعی از اطلاعات دارند.

نرم افزار تولید شده توسط هرکدام از شرکت ها یک مزیت واضح در مقایسه با سایر تولیدات مشابه دارد. با این حال در اینجا قصد معرفی محصول خاصی را به شما نداریم. در حقیقت این خودتان هستید که باید با توجه به نیازها و همچنین کارایی که از نرم افزار موردنظر می خواهید، دست به انتخاب بزنید.

در همین رابطه افراد زیادی را می شناسم که از نرم افزار خاصی به منظور مدیریت اطلاعات کسب و کار خود استفاده کرده و حتی حاضر هستند روی بهتر بودن نرم افزار مورد استفاده شان شرط بندی هم بکنند. با این حال همانطور که در بالا یادآوری شد، این خود شما هستید که باید با توجه به نیازهای کسب و کارتان دست به انتخاب بزنید.

همچنین در حالی که امروزه بسیاری از مدیران و کارآفرینان تازه کار به اهمیت سیستم های مدیریت کسب و کار پی برده اند، برخی مدیران و کارآفرینان با سابقه همچنان به شیوه های قدیمی و کارآزموده خود پایبند هستند. با وجود مقاومت این دسته از افراد، امیدوارم که ایده های قبلی این کتاب به ترغیب آنان به استفاده از سیستم های نوین کمک کند. در عین حال در اینجا قصد بررسی سیستم های گوناگون و کمک به شما در راستای انتخاب سیستم مدیریتی مناسب را داریم.

ایده

به طور کلی برای بررسی و انتخاب بهترین سیستم های مدیریتی موجود دو راه وجود دارد؛ در راهکار نخست شما به عنوان مدیرعامل یک شرکت باید اقدام به بررسی و امتحان تمامی سیستم های موجود کرده و از میان آنها، با توجه به کارایی و کیفیت عملکرد آن سیستم ها، یکی را انتخاب کنید. این راه حل اگرچه هزینه بسیاری را به شما تحمیل خواهد کرد، اما مزیت آن بسیار مشهود است. در واقع با استفاده از این راهکار شما مطمئن خواهید بود که بهترین سیستم به معنای واقعی را انتخاب کرده اید.

در عین حال که این راهکار نیاز به هزینه نسبتا زیادی دارد، راه حل دوم به طور کلی کم خرج تر و برای شرکت های تازه تاسیس مناسب تر است. در این شیوه به جای صرف هزینه فراوان شما باید از اطلاعات سایر شرکت ها و همچنین مشاوران مجرب کمک بگیرید. در وهله نخست بهترین راه برای پیدا کردن سیستم مدیریتی، ارزیابی نحوه انتخاب برندهای بزرگ جهان است. بدون شک برندهای بزرگ، سیستم های مدیریتی بزرگی را نیز استفاده می کنند.

این راهکار علاوه بر اینکه هزینه کمی برای شما به دنبال خواهد داشت، نحوه انتخاب مطمئنی نیز خواهد بود. با این حال اگر شما در انتخاب تان بسیار حساس هستید، پیشنهاد ما استفاده از راهنمایی های مشاوران متخصص در این زمینه است. لازم به ذکر است که این مشاوران فقط افراد تحصیلکرده دانشگاهی نیستند، مدیران بازنشسته بهترین گزینه در این خصوص هستند.

با تمام توضیحاتی که در این ایده ارائه شد، در آخر انتخاب هر کدام از دو شیوه فوق به شما واگذار خواهد شد. همچنین در این ایده تلاش شد تا سیستم مدیریتی خاصی نیز معرفی نشود. علت این کار، اهمیت تمرکز روی نیازهای برندتان در تصمیم گیری است.

به عبارت بهتر، نام برخی برندها ناخواسته شما را ترغیب به نادیده گرفتن سایر شرکت های ارائه دهنده نرم افزارهای مدیریتی می کند و این امر از نظر نگارنده به هیچ وجه نتایج مناسبی به همراه نخواهد داشت. در همین راستا، پیش از انتخاب هر نوع سیستم مدیریتی خاصی، انتظارات و نیازهای خود را از یک سیستم مدیریتی مدنظر قرار داده و سپس دست به انتخاب بزنید.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- اگرچه در این ایده بر اهمیت انتخاب یک سیستم مدیریتی کارآمد تاکید شده است، با این حال واقعیت این است که بسیاری از کسب و کارهای کوچک برخلاف آنچه تصور می شود هیچ نیازی به سیستم مدیریتی ندارند.مثال واضح در این خصوص یک شرکت کوچک با دو یا سه نفر کارمند است که این کارمندان به نوعی مدیران آن شرکت نیز محسوب می شوند.