توصیه هایی کاربردی برای مدیران (27) / استفاده مناسب از تماس های تلفنی

اگر شغل شما نیازمند تماس های تلفنی فراوان است (مانند بازاریابی تلفنی) جالب است بدانید که به طور معمول مقدار زیادی از زمان مفیدتان در طول روز برای شماره گیری، پشت خط ماندن و شماره گیری مجدد هدر می رود. همچنین پخش موسیقی های تکراری و نفرت انگیز برای پشت خط نگه داشتن افراد نیز یکی از بخش های کسل کننده شغل شما خواهد بود و با وجود این شرایط نباید زیاد نسبت به مدیریت بهینه زمان امیدوار بود.

در واقع راهکار اصلی که برای جلوگیری از اتلاف گسترده وقت مدیران و کارمندان (به صورت ذکر شده) به کار می رود، استفاده از منشی تلفنی است. با این حال باید توجه داشت به همان اندازه که وقت شما با ارزش است، وقت منشی تان نیز از اهمیت فراوانی برخوردار است. به این ترتیب با سلسله ای از افراد مواجه خواهیم بود که به ترتیب از بالا به پایین وظیفه رسیدگی به تماس ها را به یکدیگر واگذار می کنند.

همچنین شکی وجود ندارد که وقت همه این افراد نیز بسیار با ارزش بوده و باید از اتلاف آن خودداری کرد. به این ترتیب راه حل نهایی به منظور ایجاد تناسب در مدیریت بهینه زمان همه افراد شرکت و همچنین پیشبرد چنین اموری چه خواهد بود؟ در ادامه به بررسی این موضوع و ارائه ایده مناسب می پردازیم.

ایده

در دنیای امروز تمامی وسایل قدیمی به طور حیرت انگیزی دستخوش تغییر و تحول شده اند. از تلویزیون و رادیو  گرفته تا خط تولید برندهای بزرگ دنیا، تمام و کمال به روز رسانی و کارآمدتر شده اند. در این میان گوشی های تلفن نیز از این سیر تکاملی به دور نمانده و امکانات جدیدی به آنها اضافه شده است. در ادامه این ایده به بررسی تعدادی از تکنولوژی های جدید استفاده شده در تلفن های مدرن خواهیم پرداخت که در صرفه جویی زمان تاثیر بسیار زیادی دارند.

- به طور معمول تلفن های جدید دارای حافظه بسیار زیادی هستند که به آنها این امکان را می دهد تا شماره های زیادی را در خود نگهداری کنند. این نکته در آغاز راه شاید چندان هوشمندانه به نظر نرسد، با این حال اکنون دیگر مانند چند دهه پیش حافظه تلفن ها به ذخیره سازی تعداد انگشت شماری از مخاطبان محدود نمی شود. ذخیره سازی بیش از هزار مخاطب امری است که به طور قطع نیاز هرکسی را برطرف خواهد ساخت. انتخاب یک کلید به جای وارد کردن تمام شماره در طول یک دوره زمانی طولانی تاثیر خود را روی مدیریت بهینه زمان نشان خواهد داد.

- به طور معمول در طول روز نیاز است تا چند شماره را بیش از یک بار و به طور پشت سر هم بگیرید. در این خصوص نیز تلفن های جدید که می توان آنها را تلفن های هوشمند نامید، امکان تنظیم دستور تماس مجدد به طور خودکار را دارند. به این صورت پس از عدم موفقیت در انجام تماس، دستگاه به طور خودکار دوباره با همان شماره تماس برقرار خواهد کرد.

- استفاده از میکروفن و هندزفری به این معناست که ما در هنگام صحبت با تلفن قادر به انجام امور روزانه خود نیز خواهیم بود. این نکته بسیار با اهمیت است زیرا در طول روز زمان زیادی پای تلفن ها تلف می شود و به این ترتیب می توان امیدوار بود که در هنگام تماس تلفنی نیز افراد به فعالیت های روزانه خود خواهند رسید.

آنچه در عمل باید انجام دهید

- در صورتی که نگران استفاده بیش از اندازه و غیر ضروری کارمندان خود از تلفن های شرکت هستید، توصیه ما به شما استفاده از دستگاه های ایجاد محدودیت زمانی مکالمه است. به این ترتیب می توان از استفاده مناسب تمامی اعضای شرکت از تلفن اطمینان حاصل کرد.

- اگر به طور معمول در طول روز با برخی سازمان ها و شرکت های مشخص تماس می گیرید، تلفن خود را به گونه ای برنامه ریزی کنید تا در طول ساعات کار به ترتیب با شرکت های مدنظرتان تماس برقرار کند. به این ترتیب دیگر نیازی نیست حتی به تلفن خود دست بزنید، سیستم هوشمند تمام کار را خواهد کرد.

- برای تهیه لیست شماره شرکت های موردنظرتان به جای تماس با تلفن های گویا از اینترنت استفاده کنید. در این صورت دیگر نیاز به پرداخت هزینه به منظور به دست آوردن شماره شرکت ها نیست.