باید و نبایدهای مدیریت دورکاری / از استانداردسازی غافل نشوید

امروزه با پیشرفت فناوری ارتباطات و اطلاعات، بسیاری از محدودیت های زمانی و مکانی از بین رفته و در چنین شرایطی انجام بسیاری از کارها از راه دور به راحتی میسر شده است. انجام کارها از راه دور یا همان دورکاری هم برای کارفرما و هم برای کارکنان مزایا و معایبی به همراه دارد، بنابراین برای اینکه دورکاری با موفقیت همراه باشد و به بهترین نحو انجام شود، پیش نیازهایی دارد که لازم است مدیران کسب و کارها این المان ها را در نظر بگیرند.

در این راستا «فرصت امروز» در گفت وگو با دکتر محمدرضا نظری، مدرس دانشگاه به بررسی این پیش نیازها و مزایا و معایب دورکاری پرداخته است که در ادامه می خوانید.

پیش نیازهای دورکاری

دکتر محمدرضا نظری می گوید: بحث دورکاری از زمانی شکل گرفت که نظام برنامه ریزی، تقسیم کار و کنترل فردی توسعه پیدا کرد. به عبارت دیگر ما زمانی می توانیم بحث دورکاری را توسعه دهیم که در سازمان تقسیم کار روشنی صورت گرفته باشد، وظایف افراد به طور روشن شکل گرفته باشد، نتایج عملکردی هر فرد به طور روشن مشخص شده باشد و حضور فرد در سازمان برای آن خدمت الزامی نباشد، در این صورت می توانیم از یک فرد بخواهیم که این خدمت را خارج از محل سنتی کارش انجام دهد. بنابراین دورکاری پیش نیازهایی دارد و اینطور نیست که بگوییم چون فردی می تواند این کار را خارج از محل کار انجام دهد، می تواند دورکاری داشته باشد.

وی تصریح می کند: اگر سیستم تقسیم کار، سیستم نظارت و سیستم دریافت نتیجه نهایی کار در سازمان درست نباشد، دورکاری با موفقیت همراه نخواهد بود. در کشور ما متأسفانه هنوز بخش مربوط به برنامه ریزی و تقسیم کار به طور کامل شکل نگرفته و به نظر نمی رسد به این زودی بتوان روی آن حسابی باز کرد.

دورکاری به روش سنتی

وی با اشاره به اینکه دورکاری از قدیم الایام در کشور وجود داشته و دارد، می افزاید: در زمان های قدیم کارهایی از قبیل کارهای دستی، خانگی و مزدی به صورت دورکاری انجام می شد. به عنوان مثال قطعاتی را به فردی می دادند و می گفتند اگر روی این قطعه فلان کار را انجام دهید به این میزان دستمزد دریافت خواهید کرد. آن فرد هم قطعه را با خود به منزل می برد و به صورت حق العمل کاری آن کار را انجام می داد و دستمزد دریافت می کرد.

امروزه با پیشرفت فناوری های ارتباطات و اطلاعات، مباحث مربوط به تقسیم و توزیع کار و فضای مجازی توسعه پیدا کرده است و برای اینکه بتوان یک دورکاری موفق داشت، نیاز به وجود یک نظام ارزیابی، برنامه ریزی و توزیع کار روشن به وضوح احساس می شود. در روشی که کارها از طریق دور کاری انجام می شود، شغل فرد تعیین کننده نحوه پرداخت حقوق و دستمزد اوست.

کاهش هزینه ها

به عقیده وی، اگر تعدادی از کارمندان در سازمان های دولتی و خصوصی بهره وری ندارند این قضاوت را نمی توان به همه افراد تعمیم داد. ولی با تمام این اوصاف اگر بپذیریم که بهره وری ما پایین است و در عین حال احترام کارمندان محترمی را که با نهایت دقت و تلاش و بهره ور کار می کنند رعایت کنیم، کمترین مزیتی که دورکاری دارد این است که فرد هزینه های سربار را در سازمان کاهش می دهد، زیرا وقتی کارمندی با بهره وری پایین در سازمان کار می کند، هزینه های آب، برق، تلفن، هزینه های مصرفی، کپی، تکثیر، پرینت و اینترنت را در سازمان کاهش می دهد.

از سوی دیگر، هنگامی که نیازی به حضور فرد در محل کار نباشد و فرد بتواند کارها را در منزل انجام دهد، نیازی به رفت و آمد نیست و این به کاهش ترافیک و حمل و نقل منجر می شود و همچنین فضای کمتری اشغال خواهد شد و اجاره کمتری پرداخت می شود. گاهی سود سازمان ها از کاهش هزینه هایی که این گونه کارکنان دارند تأمین می شود، نه اینکه صرفاً با دورکاری بهره وری بالاتر رود.

کسب و کار از راه دور

این مدرس دانشگاه با اشاره به انواع کسب و کارهایی که می توان از راه دور انجام داد، می گوید: در کسب و کارهایی که الزامی به حضور و دسترسی به سخت افزارها یا امکانات خاص محیط فیزیکی نباشد و تا حدودی به صورت انفرادی قابل انجام باشد، می توان دورکاری انجام داد. البته امروزه آن قدر سامانه های مدیریتی و نظام های الکترونیکی توسعه یافته که تقریباً در بسیاری از کسب و کارها می توان از دورکاری استفاده کرد ولی هر چه کسب و کاری الکترونیکی تر باشد و نیاز به کار گروهی و فضای فیزیکی خاص نداشته باشد، احتمال دورکاری بیشتر و بیشتر خواهد شد.

به عنوان مثال در تجارت، بخشی برای خرید الکترونیکی وجود دارد که در این بخش افراد می توانند به صورت الکترونیکی خرید کنند. در این بخش ابتدا باید درخواست های مشتریان بررسی و درخواست ها به تأمین کنندگان ارسال شود. برای انجام چنین کارهایی الزامی برای حضور سفارش گیرنده در محیط کار نیست و فرد می تواند در منزل این کار را انجام دهد.

خدمات بازاریابی الکترونیکی، خدمات مشاوره ای و کارهایی از این قبیل وجود دارند که می تواند به صورت دورکاری انجام شود. حتی بسیاری از کارهای تولیدی مانند بسته بندی، تگ زدن یا لیبل زنی و چیزهایی شبیه به این را نیز از طریق دورکاری می توان انجام داد. این در حالی است که هر چه به مصرف کننده نهایی نزدیک می شویم دورکاری امکان پذیری خود را از دست می دهد.

مثلاً در بخش خدمات رستوران داری، یک رستوران دار هرگز نمی تواند خدمات کلیدی اش را به صورت دورکاری انجام دهد زیرا این کارها به صورت مستقیم، در فضای رستوران و چشم در چشم با مشتری باید صورت بگیرد. همچنین انواع خدمات بانکداری، برخی از خدمات بیمه و خدمات مربوط به مشاوره و حتی کارهایی مانند تعمیرات تلفن همراه و راهنمایی مردم برای رفع مشکلات رایانه نیز می تواند از راه دور انجام شود.

مدیریت از راه دور

دکتر محمدرضا نظری با تأکید بر اینکه مدیران سازمان ها باید در برابر مشتریان پاسخگو باشند، می افزاید: هر کارمندی باید یک رابطه رسمی مشخص با سازمان داشته باشد تا متعهد و قابل کنترل باشد. یعنی سازمان ها باید بدانند که وقتی می خواهند خدمتی ارائه دهند، باید در برابر مصرف کننده نهایی پاسخگو باشند و نمی توانند بگویند ما در جریان کار کارمندمان نبودیم یا نمی دانیم کجاست! چنین عذرهایی به هیچ عنوان قابل پذیرش نیست.

نکته دیگر این است که سازمان ها، خدماتی را به صورت دورکاری انجام دهند که توانایی کنترل و نظارت بر آن را داشته باشند و یک سیستم پشتیبانی، سیستم کنترل کیفی و نظارت دقیق و قوی نیز باید وجود داشته باشد. در واقع دور کاری به معنای کاهش مسئولیت ها نیست بلکه به معنای افزایش بهره وری و کاهش هزینه هاست، بنابراین سازمان های محکم و قوی باید پاسخگوی مسائل و دغدغه های مشتریان شان باشند.

مزایا و معایب دورکاری

وی در خصوص مزایا و معایب دورکاری می گوید: یکی از مزایای دورکاری این است که هزینه های ملی مانند هزینه های ترافیک و محیط زیست را کاهش می دهد. همچنین دورکاری باعث افزایش اشتغال نیز می شود زیرا در انجام خدمات دورکاری شاید بتوان حقوق کمتری پرداخت کرد و مردم نیز به خاطر اینکه هزینه های شان کاهش یابد حاضرند با حقوق های کمتری کار کنند. از دیگر مزایای دورکاری این است که باعث ارتقای بهره وری در کل جامعه می شود.

در کنار این مزایا، دورکاری دارای معایبی نیز هست. به عنوان مثال معمولاً شرکت ها منتظرند که خروجی و کیفیت را برای مشتریان شان تضمین و تأمین کنند، در حالی که چنین اتفاقی نمی افتد. به خصوص در کشور ما که مشکلاتی در نظام برنامه ریزی و تقسیم کار وجود دارد، این مشکلات با دورکاری بیش از پیش خودنمایی می کند. از سوی دیگر امروزه بسیاری از مشاغلی که با دورکاری انجام می شوند نیاز به فضای وب و اینترنت دارند در حالی که در کشور ما برای دسترسی به اینترنت، مشکلاتی وجود دارد که گاهی آزار دهنده است.

تأثیر دورکاری بر نوآوری و خلاقیت کارکنان

نظری در خصوص تأثیر دورکاری بر نوآوری و خلاقیت کارکنان می گوید: معمولاً مباحثی که باعث خلاقیت کارکنان می شود، مباحث خاص و چند بعدی است، بنابراین نمی توان گفت دورکاری باعث افزایش یا کاهش نوآوری در کارکنان می شود. هرآنچه باعث شود یک فرد فرصت های بیشتری برای رشد و یادگیری داشته باشد قطعاً به نوآوری و خلاقیت در آن فرد کمک می کند.

یکی دیگر از معایب دورکاری این است که فرد از یادگیری در محیط سازمانی دور می افتد، زیرا محیط سازمانی محیط آموزنده ای است. وقتی فردی دورکاری دارد، در فضایی دور از یک مکان رسمی است و از مزایای مربوط به آن غافل می شود.

تجربه کشورهای خارجی

وی می افزاید: دورکاری در کشورهای خارجی تجربه شده و موفقیت های خوبی به همراه داشته است. دورکاری با دورکاری آغاز نمی شود، دورکاری با استاندارد سازی شروع می شود. یعنی اول از همه شغل و خدمت باید استاندارد شود، کیفیت خدمات روشن شود، همچنین به طرز دقیقی روشن شود که چه کاری به وسیله چه کسی و با چه ابزاری قرار است انجام شود. اینها مراحل اولیه برای انجام دورکاری هستند.

تا زمانی که کار و خدمت استاندارد نشده و نیازمندی هایش به طور دقیق و روشنی مشخص نشده باشد، سپردن آن کار به خارج از محیط سازمان کار اشتباهی است و منجر به کاهش کیفیت کار، فرار از کار یا پنهان کاری و سرانجام بیکاری می شود. دورکاری در کشورهای خارجی با ضرایب مختلفی صورت گرفته و از فضای الکترونیکی آغاز شده است. در میان کسب و کارهایی که با دورکاری انجام می شوند، کسب و کار های الکترونیکی یا  ای بیزنس ها عمدتا دارای سابقه دورکاری هستند.

ارتباط با نویسنده: M_farazmand_66@yahoo. com