راهکارهای بهبود کسب و کار را بشناسیم / 5 حوزه اصلی برای سنجش توانایی های تیم

مدیران کسب وکار در مواقعی که همه چیز در حوزه های مشخص به خوبی پیش می رود دچار عدم تمرکز می شوند. هنگامی که خطوط عملیاتی و میانی کارهایشان را به خوبی انجام می دهند، معمولا به دنبال جزییات نتایج به دست آمده نیستند و خیال شان از این بابت راحت است که نتایج همیشه خوب است و آیا آنچه اکنون انجام می دهند نیز دارای نتایج خوبی است؟

هر چیزی که برای کسب وکار شما در راه دستیابی به اهداف و موفقیت ضروری است، باید مدیریت شده و به طور منظم سنجیده شود. بدون تحلیل منظم چیزی که در حال اجراست، میزان رسیدن به پیشرفت ها در آینده به خوبی درک نمی شود و شما به سادگی در تاریک راه کسب وکار خواهید افتاد. چندین جنبه در هر کسب وکاری وجود دارد که به نظر می رسد بهترین نقطه برای شروع سنجش فرآیندهای کسب وکار است.

این جنبه ها که به 5 T معروف هستند، بدون حضور یکدیگر نمی توانند وجود داشته باشند. در حالی که بعضی مدیران در یکی دو جنبه از این موارد قوی عمل می کنند اما با نقایصی در بعضی دیگر مواجهند. خواه امور به صورت خوب پیش رود، خواه رو به بدتر شدن گذارد، بهتر است تفکری عمیق در هر یک از این پنج حوزه  داشته باشیم و حتی خوب است حوزه های بیشتری را نیز برای بهبود کسب وکارمان بررسی کنیم.

تیم (Team)

یکی از مبانی نظم بخشی این است که هر عضو باید به صورت ناشناس لیستی از افرادی که فکر می کند بالاترین و پایین ترین عملکرد را دارند تهیه کند. بعضی شرکت ها 10درصد افرادی را که پایین ترین عملکرد را دارند اخراج می کنند. این سبب می شود که میان افراد باقی مانده رقابتی سالم و سازنده به وجود آید.

طبق نظر یکی از متخصصان مدیریت به نام جیم کالین، شما به عنوان مدیر نیاز به افراد درستی دارید که در اتوبوس سازمان خود آنها را در صندلی های درست بچینید. در هر کسب و کار موفق شما نیاز به تیمی دارید که مسئولیت پذیری را به آنها القا کرده و آنها را در جهت کاهش هزینه بدون قربانی  کردن ارزش های شرکت هدایت کنید.

فرض کنید ماموریت، دیدگاه و ارزش های سازمان به خوبی تعریف شده باشند، آنها برای برآوردن این نیازها به انتصاب افراد درست احتیاج دارند. همه اعضای تیم باید ارزش ها را به اشتراک گذاشته و به ماموریت اعتقاد داشته باشند. اگر اعضای تیم با ارزش های به اشتراک گذاری شده هدف ارتباط نداشته باشند، مدیر باید اتوبوس را در ایستگاه بعدی متوقف کند.

همیشه مطمئن شوید که تیمی مناسب را برای سمت و شغل مناسب انتخاب می کنید. این به معنای این است که شما کارمندان درجه یک و تعدادی کارمند درجه دو دارید که پتانسیل این را دارند که خود را درجه یک کنند. انتخاب نامرتبط افراد می تواند سبب پسروی شما شده و موجب هدررفت دیگر استعدادهای سازمان  شود.

استعداد (Talent)

بعد از اینکه از اهمیت داشتن افراد درست مطمئن شدید، نیاز به درک این مسئله دارید که تا چه اندازه مهم است هر فرد تیم دارای استعداد مورد نیاز برای انجام شغل خود است. داشتن افرادی که دیدگاه و ارزش ها را به اشتراک بگذارند مهم است  اما بدون مهارت های لازم برای هدایت شرکت رو به جلو،  مشکلات به سرعت به وجود خواهد آمد.

بیشتر سازمان ها منابع توسعه و آموزشی لازم را در اختیار ندارند، بنابراین نیاز به آموزش استعدادها از بیرون سازمان دارند. کارمندانی که استعداد و عملکرد بالا دارند، سبب رشد سریع شرکت می شوند. متداول نیست که شرکت ها به محض رشد، سیستم های قدیمی، فرآیندها و حتی افراد قدیمی را به منظور رسیدن به بلوغ و مقیاس پذیری کنار بگذارند.

اما جذب و حفظ استعدادهای بزرگ هزینه بر است و نقش مهمی در این قبیل تصمیمات ایفا می کند. آیا شما خواهان توسعه استعدادها از داخل سازمان خود هستید یا درصدد استخدام افرادی در خارج از سازمان و صنعت خود هستید؟ هر دو رویکرد دارای پتانسیل چالش است. همیشه در مورد افرادی که در تیم شما هستند، آنهایی که باید باشند و آنهایی که نباید باشند و افرادی که نیاز است اضافه شوند فکر کنید. افرادی را که در سازمان شما استعداد رهبری دارند شناسایی کنید.

شما باید برای هر پست سازمانی چندین گزینه داشته باشید. به این ترتیب به مرور رفتار های آنها را مدنظر خواهید داشت و با توجه به رفتار ها و اشتباهاتی که از آنها سر می زند متوجه خواهید شد که کدام یک می تواند هنوز یک گزینه مناسب برای سازمان شما باشد.

برای افراد شناسایی شده فرصت هایی فراهم کنید تا در پروژه هایی بیش از کار عادی خود شرکت داشته باشند و مهارت ها و توانایی های خود را به نمایش بگذارند و در عین حال بتوانند توانایی های خود را پرورش دهند. این پروژه ها باید در حدی باشد که به این افراد برجسته فرصت نشان دادن توانایی را بدهد. باید با این پروژه ها زندگی کنند و آن را به پایان برسانند و در عین حال بیاموزند که مسئولیت کارها و تصمیمات خود را به عهده بگیرند.

ابزارها (Tools)

یک تیم درست حتی با استعدادهای درخشان نیاز به ابزارها و منابعی برای موفقیت دارد. یکی از مدیران از تجربه خود در این زمینه می گوید که دارای تیمی بااستعداد است اما ابزارهای لازم برای انجام آنها در اختیارشان نیست.

هر مدیر در مدیریت سازمان خود باید به زیرساخت ها و ابزارهای لازم برای عملی کردن ایده ها توجه کند و هزینه های لازم برای این کار را کنار بگذارد. این ابزارها می تواند نرم افزار، ماشین آلات، فروشندگان مناسب یا بودجه درست باشد. مطمئن شوید که تیم شما برای موفقیت چیده شده و ابزارهای رسیدن به این هدف را فراهم کنید.

آموزش (Training)

فرض کنید ابزارهای لازم را در اختیار کارمندان مناسب قرار دادید، این کار بدون آموزش لازم به نتایج ممکن نخواهد رسید. فرآیند آموزش هیچ گاه پایان نمی پذیرد و سازمان ها باید بودجه و زمان نامحدود برای آموزش و توسعه حرفه ای کنار بگذارند.

طی تحقیقی در یک شرکت، اعضای تیم مورد بررسی بیان کردند که در محیط کاری خوب و دستمزد عادلانه، آنها خواهان آموزش و برنامه های آموزشی هستند. آنها درصدد افزایش مهارت ها در حوزه های ارائه شده و رسیدن به وضعیت پایدار در یادگیری و مشارکت هستند. این سبب گسترش توانایی آنها برای اجرای نقش خود و فراهم کردن چارچوب برای آن می شود و به ایجاد تیمی با عملکرد بالا کمک می کند.

زمان (Time)

هیچ کدام از موارد بالا اگر زمان کافی برای اجرای مناسب وظایف خود نداشته باشند، به ثمر نمی رسند. زمان یکی از مهم ترین دارایی های سازمان است. مدیریت زمان و اولویت بندی، کلید داشتن تیمی بهره ور است. مدیران باید در خصوص اولویت بندی ها به اتحاد نظر برسند و زمان کافی برای انجام آن اولویت را در اختیار گروه قرار دهند. عجله در وظایف منجر به اشتباه و هدر رفتن زمان و بودجه شرکت می شود.

پس بهتر است در تعیین زمان نیز اولویت بندی و برنامه ریزی شود. در تعیین اینكه چه كارهایی را انجام دهید و چه كارهایی را تفویض كنید، شناخت نقاط قوت و ضعف شما حیاتی است. تلاش نكنید مسئولیت هایی را بیش از آنچه می توانید به صورت معقول انجام دهید به عهده گیرید.

تمام منابع موجود خود را پیدا كنید و فعالیت هایی را كه بیش از توان خود می دانید تفویض كنید. بعد از اینكه فهرست كارهای روزانه را به میزان قابل قبولی از مسئولیت ها كاهش دادید، زمان برنامه ریزی فرا می رسد. با اجرای ممیزی های منظم در این پنج حوزه در هر کسب وکاری، می توانید بالای منحنی رشد ایستاده و به صورت فعالانه تعدیل هایی برای تناسب نیازهای کنونی و آینده شرکت ایجاد کنید.

ارتباط با نویسنده: hoda.rezaeii@yahoo.com