شمشیر دولبه پایش و نظارت

یک سازمان بهره‌ور سازمانی است که در آن مدیران نحوه مدیریت و کنترل فرآیندها را به خوبی می‌دانند. هدف کنترل به‌عنوان یک مفهوم و فرآیند، کمک به انگیزش و هدایت کارمندان در نقش خود است. درک کنترل در فرآیند و سیستم‌ها به منظور اثربخشی بلندمدت سازمان، حیاتی است.

بدون سیستم‌های کنترلی کافی، سردرگمی و هرج و مرج سراسر سازمان را در برمی‌گیرد. با این حال این موضوع برای سازمان‌ها یک شمشیر دولبه است؛ اگر سیستم‌های کنترلی بیش از حد در سازمان باشد، این سازمان از عدم وجود نوآوری و کارآفرینی رنج خواهد برد.

هدایت و تنظیم فعالیت‌ها

کنترل با توجه به زمینه‌ای که در آن استفاده می‌شود معانی مختلفی دارد. مثلا کنترل در تولید، به ابزار یا مکانیزمی اطلاق می‌شود که به منظور هدایت یا تنظیم فعالیت‌ها و عملیات دستگاه نصب می‌شود. هدف کنترل در فرآیندهای مدیریتی دستیابی به اهداف شرح داده شده در یک چارچوب زمانی مشخص و ترکیبی از سه مولفه 1- تنظیم استانداردها، 2- سنجش عملکرد حقیقی و 3- اتخاذ رویکرد اصلاحی است.

ویژگی‌های کنترل در سازمان چیست؟

کنترل یک فرآیند مدیریتی است و بعد از برنامه‌ریزی، سازماندهی، کارمندگزینی و هدایت قرار می‌گیرد، بنابراین کنترل بخشی از فرآیند مدیریت است و نگاه رو به جلو دارد. این نگاه باید در دستور کار قرار بگیرد که آنچه اتفاق افتاده، دیگر اتفاق افتاده و در صورت نقصان باید به فکر اقدامات اصلاحی برایش بود. جلوی آنچه در گذشته اتفاق افتاده را نمی‌توان گرفت و تنها می‌توان با بازبینی و اقدامات درخور از وقوع مجدد آن در عملیات آینده پیشگیری کرد.

هدف نهایی نظارت اصلاح و بهبود اوضاع است و به طور دقیق شناسایی، کشف و ریشه‌یابی و سپس راه‌حل اصلاحی ارائه می‌شود؛ راه‌حلی که همراه با یافتن خطاهای عوامل دست‌اندرکار، اشتباهات فاحش را برملا ساخته و برای ادامه مسیر دستورالعمل مناسب صادر کند.  نظارت و کنترل باید به دنبال کمال‌بخشی به فرد، مجموعه و در نهایت جامعه و اصلاح وضعیت موجود باشد.

بدون کنترل هیچ تضمینی برای دستیابی به اهداف سازمانی وجود ندارد. البته باید ذکر شود که ما در کنترل، تنها به دنبال نکات منفی نبوده، بلکه نقاط قوت و مثبت را هم در نظر می‌گیریم. اساسا بازرسی سالم و صحیح، بازرسی است که نقاط قوت و ضعف با هم لحاظ شود.

کنترل در هر سطح سازمانی وجود دارد

هرکسی که در امر مدیریت دخالت دارد، با کنترل نیز سروکار دارد، این فرد خواه رئیس باشد، خواه مدیر عامل یا رئیس هر واحد یا مدیران میانی با فرآیند کنترل روبه‌رو است. اگرچه ممکن است در هر سطح کنترل‌ها با یکدیگر فرق داشته باشد، چرا که بیشتر مدیران عالی درگیر کنترل‌های استراتژیک، مدیران میانی درگیر کنترل‌های تاکتیکی و مدیران سطوح پایین مشغول کنترل‌های فنی هستند. همچنین یکی دیگر از ویژگی‌های کنترل این است که کنترل یک فرآیند پیوسته است.

در واقع کنترل آخرین وظیفه مدیریت نیست بلکه خود فرآیندی مداوم از کنترل‌هاست. کنترل فرآیندی نیست که تنها یک بار به انجام رسد. فرآیند تنظیم استانداردها نیاز به تحلیل مداوم و بازنگری در مورد نیروهای خارجی، برنامه‌ها و عملکرد داخلی دارد. كنترل یك فرآیند پویا است.

اگر مدیر فرآیند كنترل را تا رسیدن به نتیجه ادامه ندهد، باید گفت تنها عملكرد را مورد نظر قرار داده و وظیفه نهایی کنترل را به درستی انجام نداده است. همیشه تاكید بر ارائه دستورات سازنده باید به‌گونه‌ای باشد كه عملكرد به حد استانداردهای تعیین شده برسد و نه اینكه تنها نقاط ضعف و كاستی‌های گذشته مشخص شوند.

ارتباط نزدیک کنترل با برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی و کنترل با یکدیگر ارتباط نزدیک دارند و بعضی کارشناسان از آنها به‌عنوان دوقلوهای به هم چسبیده یاد می‌کنند. هر هدف، سیاست، رویه و حتی بودجه باید با عملکرد حقیقی مقایسه شده و استانداردسازی شود. هنگامی که فرآیند کنترل تمام می‌شود، باید برای مراحل بعدی برنامه‌ریزی شود. همین‌طور برعکس، هنگامی که برنامه‌ریزی برای فعالیتی به انجام می‌رسد، باید فرآیند را کنترل نیز کرد.

برنامه‌ریزی‌های تعیین شده باید کاملا دقیق و مشخص باشد تا بتوان آنها را در زمان مقرر سنجید یا ارزیابی كرد. به چندین دلیل این امر اهمیت دارد؛ نخست مواقعی که اهداف روشن نیستند و با عبارت‌های مبهم مثل بهبود مهارت كاركنان بیان می‌شوند، چیزی جز شعار تو خالی نخواهد بود، مگر اینكه مدیر، مقصود و هدف از واژه بهبود را به صورتی دقیق بیان و مشخص کند كه برای رسیدن به هدف چه باید بكند.

دوم هدف‌هایی كه با كلمات دقیق و سنجیده بیان می‌شوند مثل بهبود یا اصلاح مهارت كاركنان از طریق برگزاری سمینار در محل كار در ماه‌هایی از سال كه سایر فعالیت‌ها تا اندازه‌ای كند است، این امكان را به وجود می‌آورد كه بتوان شعارهای تو خالی را به‌صورت راحت‌تر ارزیابی كرد. سرانجام اگر هدف‌ها با عبارت‌ها و كلمات دقیق و سنجیده بیان شوند، می‌توان به راحتی آنها را به استانداردها و روش‌های قابل سنجش تبدیل و بر آن اساس عملكردها را اندازه‌گیری کرد.

اگر اهداف برنامه‌ریزی شده با كلمات دقیق و سنجیده بیان شوند، مسئله كنترل آسان‌تر می‌شود و این موضوع اهمیت زیادی دارد، زیرا معمولا در زمینه برنامه‌ریزی و كنترل افراد گوناگون نقش‌های مختلفی را بر عهده می‌گیرند.

اهمیت کنترل‌های سازمانی

کنترل‌های سازمانی در دستیابی به اهداف از پیش تعیین شده کمک‌کننده هستند. جریان پیوسته اطلاعات، به وسیله اقدامات اصلاحی به عملکرد آتی کمک می‌کند. برای این کار لازم است از وجود منابع کمیاب و ارزشمند مطمئن شوید. شاید به جرات بتوان گفت که انجام هر فعالیتی در سازمان قرین توفیق نخواهد بود مگر آنکه کنترل‌های لازم به عمل آمده باشد.

به کمک کنترل است که مدیریت نسبت به نحوه تحقق هدف‌ها و انجام عملیات آگاهی یافته و قدرت پیگیری و در صورت لزوم سنجش و اصلاح آنها را پیدا می‌کند. کنترل ابزار کارآمد مدیران در رده‌های مختلف سازمان از مراتب عالی تا رده‌های سرپرستی است و لزوم آن را در مراتب مختلف به سادگی می‌توان احساس کرد.

شاید مهم‌ترین مسئله‌ای که وجود کنترل را ضروری می‌سازد، آن است که پیش‌بینی‌ها و برنامه‌های عملیاتی در سازمان همواره با درصدی از خطا توام است و برای رفع این خطاها و اصلاح عملیات، کنترل تنها راه چاره است. از آنجایی که فرد جزیی اساسی از سیستم کنترل در سازمان است، بحث‌هایی که به آن خواهیم پرداخت حاوی مرزبندی‌های دقیقی بین کنترل برنامه‌ها و کنترل افراد در سازمان بوده و مورد بررسی واقع خواهند شد.

تسهیل هماهنگی

کنترل از طریق اتحاد اقدامات به هماهنگی فعالیت‌ها کمک می‌کند. هر مدیر در تلاش است تا فعالیت‌های زیردستانش را به منظور رسیدن به اهداف سازمانی هماهنگ کند. همین‌طور مقامات اجرایی نیز عملکرد بخش‌های مختلف را هماهنگ می‌کنند. کنترل مشابه رسیدگی بر عملکرد فعالیت می‌کند و نتایج درست تنها هنگامی به‌دست می‌آید که فعالیت‌ها با یکدیگر هماهنگ شده باشند. هماهنگی فعالیت‌ها به نوبه خود سبب تصمیم درست و تفویض اختیار می‌شود.پس کنترل فرآیند تفویض اختیار را ساده‌تر و بهتر می‌سازد. همچنین از دیگر دستاوردهای آن عدم تمرکز قدرت است که در موسسات بزرگ لازم و ضروری است.

مدیریت بدون اطمینان از کنترل درست نمی‌تواند قدرت و اختیار را تفویض کند. وابسته به اهداف سازمان، تکنیک‌های کنترلی مختلفی مورد استفاده قرار می‌گیرد که تعدادی از این تکنیک‌ها عبارتند از بودجه‌بندی، کنترل هزینه و تصویب پیش از اقدام. با کنترل فعالیت‌ها به اهدافی چون عدم تمرکز قدرت و تفویض اختیار برسید.

ارتباط با نویسنده: hoda.rezaeii@yahoo.com