استفاده از فناوری برای مدیریت بحران

بدون شک واکنش سریع و به موقع از سوی مدیران روابط عمومی دقیقا همان چیزی است که در راستای مدیریت بحران نیاز است.

در واقع نحوه عملکرد تیم مدیریت روابط عمومی هر شرکتی نه‌ تنها برای خود آن شرکت بلکه برای مشتریان، کارکنان و حتی سهامداران نیز امری مهم محسوب می‌شود. امروزه در عصر ارتباطات به کمک انواع تکنولوژی‌ها امکان ارسال و دریافت پیام‌ها که امری حیاتی برای هر مجموعه‌ای محسوب می‌شود، میسر شده است و این مسأله برکار تیم روابط عمومی در زمان مدیریت بحران تأثیر خواهد گذاشت.

ایده

در سال2007 یکی از دانشجویان دانشگاهی در ایالت ویرجینیای آمریکا طی اقدامی وحشیانه همکلاسی‌های خود را به گلوله بست که این رویداد خونبارترین حادثه مسلحانه در ایالات متحده آمریکا به شمار می‌رود.این حادثه اسفبار در حالی رخ داد که نشریات و رسانه‌ها علت را ضعف مقامات مربوطه دانستند.

فرد مسلح که سابقه عدم تعادل روانی را در پرونده خود داشت، ابتدا به ساختمان اصلی دانشگاه یورش برد و قبل از اقدام به خودکشی در مجموع 32 نفر از همکلاسی‌های خود را به قتل رساند. این فاجعه در حالی رخ داد که اگر مسئولان مربوط و به‌خصوص حراست دانشگاه اقدامی هوشیارانه و سریع از خود نشان می‌دانند، شاید این اتفاق ناخوشایند هرگز رخ نمی‌داد.

اکثر تحلیلگران نبود پل ارتباطی بین مسئولان و دانشجویان را عامل اصلی وقوع این حادثه می‌دانند. در همین راستا از سال 2008 تمامی دانشگاه‌ها و مدارس ایالت‌های آمریکا ملزم به استفاده از پیام‌رسان‌های هوشمند که امکان ارسال پیام‌های نامحدود را در کمترین زمان به شبکه‌های اجتماعی دارد، شدند تا بدین شیوه از وقوع حادثه‌ای دیگر جلوگیری شود.

نظر اولیه استفاده از صندوق پستی  (ایمیل) بود اما تحقیقات نشان داده که افراد به‌طور متوسط هفته‌ای یک یا دوبار ایمیل‌های خود را چک می‌کنند درحالی‌که این آمار برای شبکه اجتماعی فیس‌بوک 30 بار در روز است و همین ویژگی باعث شد تا فیس‌بوک به گزینه‌ای جدی‌تر در این زمینه تبدیل شود.

گسترش روز افزون تلفن‌های همراه، خصوصا در بین دانشجویان عاملی شد تا از سرویس پیام کوتاه نیز در کنار شبکه‌های اجتماعی برای اطلاع‌رسانی در این‌گونه موارد استفاده شود. در واقع کشور آمریکا پیشگام استفاده از موبایل در دانشگاه‌ها در عین در اختیار داشتن شماره تمامی دانشجویان بود.

مسئولان دانشگاه حتی دانشجویان خود را ملزم به دنبال کردن صفحه رسمی خود در فیس‌بوک و دیگر شبکه‌های اجتماعی جهانی می‌کردند. اگرچه مسئولان هر دانشگاه آدرس ایمیل تمامی دانشجویان خود را نیز در کنار شماره تلفن آنها داشتند اما به علت مشکلاتی که ذکر شد، این صندوق پستی الکترونیکی بیشتر در زمینه‌های علمی به کار گرفته شد.

امروزه این نیاز  (ارتباط سریع افراد با یکدیگر) باعث شده شرکت‌های گوناگونی پا به این عرصه گذاشته و پیام رسان‌های منحصر به فردی تولید کنند و همین امر به تنوع بسیار زیاد این محصول در بازار منجر شده است.

در آخر لازم است این نکته گفته شود که اگر تاکنون در شرکت سیستم پیام رسان خاص خود را نداشته‌اید هرچه زودتر نسبت به راه‌اندازی آن اقدام کنید.

آنچه در عمل باید انجام دهید

-  گروه‌بندی کردن افراد یا دسته‌بندی کردن مطالب قبل از ارسال هر پیام امری ضروری است، به علت آنکه هرگروه نیاز به مطالب خاص خود دارند و به همین جهت ارسال پیام‌های کلی عملا کاری بیهوده است.

- اگر در استفاده از سیستم‌های پیام‌رسان اهداف صرفا تجاری را مدنظر داشته باشید بدون شک نتیجه لازم را نخواهید گرفت و افراد مدنظر خود را به سادگی از دست خواهید داد.

- فراموش نکنید که قشر جوان شبکه‌های اجتماعی خود را بیشتر از ایمیل‌شان چک می‌کنند.