تکنیک های مدیریت زمان در کسب و کارهای کوچک

کسب و کارها در طول روز برنامه‎ های بسیار زیادی برای مدیریت دارند. این امر در صورت عدم برنامه ‎ریزی درست به منظور مدیریت همزمان چند امر مختلف موجب بروز مشکلات بسیار وسیعی خواهد شد. کارآفرینان برای عملکرد مناسب در دنیای کسب و کار فقط نیازمند ایده‎ ‏های مناسب نیستند، امروزه مدیریت زمان بدل به دغدغه شماره یک اغلب برندها شده است. دلیل این امر اهمیت بالای زمان برای پیشبرد طرح‎ ها و اهداف کسب و کار است. اگر شما توانایی مدیریت چند امر به صورت همزمان را نداشته باشید، در عمل با مشکلات بسیار زیادی مواجه خواهید شد.

مدیریت زمان به صورت کاربردی موجب پیشرفت دقیق و مطابق برنامه کسب و کار خواهد شد. بسیاری از برندها در گام نخست برنامه‎ های دقیق و جالبی دارند، اما به محض ورود به عرصه واقعی کسب و کار تمام آنها را فراموش می ‎کنند. امروزه زمان در دسترس برندها بسیار محدود است. حجم وسیع کارهای موجود برای رسیدگی نیز همین زمان محدود را کمتر می‎کند بنابراین شما برای رسیدگی درست به تمام بخش‎ های کسب و کارتان به برنامه ‎های دقیق نیاز دارید. هدف اصلی مقاله کنونی بررسی بهترین راهکارها برای مدیریت بهینه زمان در عرصه کسب و کار است. شما به این ترتیب فرصت کافی برای مدیریت فرآیندهای مختلف برندتان در زمانی محدود را خواهید یافت.

1. برنامه ‎ریزی اصولی

ایجاد روندهای یکسان و مشخص برای برند تنها گزینه موردنیاز برای موفقیت در مدیریت زمان نیست. بسیاری از کسب و کارها در عمل تخصص بسیار زیادی در چینش کارهای جاری ندارند. اگر شما با چندین کار در طول روز مواجه هستید، باید نوعی اولویت در میان آنها قرار دهید. در غیر این صورت کارهای مهم شاید آخر از همه سازماندهی شود. این امر مشکلات بسیاری برای برندها ایجاد می ‎کند. اگر شما برنامه کاری دقیق و کاربردی نداشته باشید، همیشه نسبت به کارایی برنامه ‏‎تان تردید خواهید داشت. توصیه مناسب در اینجا تلاش برای همکاری با کارشناس ‎های کسب و کار برای بهبود فرآیند مدیریت زمان است.

مطلب مرتبط: 20 راهکار ساده برای مدیریت زمان

وقتی ما در تلاش برای برنامه ‎ریزی مناسب برای کسب و کارمان هستیم، باید جلوه ‎های مختلف برندمان را مدنظر قرار دهیم. اشتباه اغلب کارآفرینان تمرکز بر روی یک بخش ویژه از کسب و کارشان است. نتیجه این امر عدم موفقیت برندها برای اجرای برنامه کسب و کارشان خواهد بود. اگر شما نیز تجربه مشابهی در زمینه برنامه ‎‏ریزی و مدیریت کسب و کار داشته‎ اید، باید به نکات مختلف در مورد برندتان توجه نمایید. این امر چشم ‎انداز وسیع ‎تری در اختیار شما برای برنامه‎ ریزی قرار خواهد داد.

2. استفاده از اپ‎ های هوشمند

امروزه گوشی ‎های هوشمند یکی از ابزارهای حرفه‎‏ ای برای مدیریت کسب و کار محسوب می ‎شود. این اپ ‎های به ظاهر ساده تاثیر بسیار زیادی بر روی فعالیت برندها دارد. شما با استفاده از آنها امکان صرفه ‏‎جویی در زمان در دسترس برندتان را دارید. برخی از کارهای روزمره برندها دارای ماهیت ساده و تکراری هستند. اگر شما توانایی اجرای چنین کارهایی با استفاده از اپ‎ های هوشمند را داشته باشید، بسیاری از مشکلات برندتان حل خواهد شد.

خوشبختانه بسیاری از اپ‎ های موردنیاز کسب و کارها به صورت رایگان در بازار وجود دارد، با این حال اگر شما نیاز خاصی دارید، شاید طراحی اپ مخصوص برای برندتان ایده بدی نباشد. این امر همیشه هزینه سنگینی به همراه ندارد. همکاری با برنامه ‎نویس‎ های حرفه ‎ای یا افراد دارای مهارت در این حوزه یک بار برای همیشه نیازهای جاری و ساده شما را حل و فصل خواهد کرد.

وقتی کارهای ساده و روزمره شرکت به سادگی توان حل و فصل داشته باشد، شما دیگر نیازی به اختصاص زمان قابل توجه به آنها را نخواهید داشت. این امر به معنای وجود زمان بیشتر برای مدیریت امور مختلف کسب و کار خواهد بود. مزیت اصلی اپ ‎های هوشمند امکان اجرای آنها بر روی گوشی ‎های همراه است. شما به این ترتیب نیازی به فضای قابل توجه برای رسیدگی به امور موردنظر نیز نخواهید داشت.

3. جابه ‎جایی کارها در صورت امکان

برخی از کارها در روزهایی خاص دارای اهمیت بیشتری هستند. به عنوان مثال، اگر شما در پایان مهلت مقرر برای یک پروژه باشید، باید هرچه سریع‎ تر نسبت به ساماندهی ‎اش اقدام نمایید. بدون شک در چنین موقعیتی رسیدگی به پروژه موردنظر اولویت نخست برند شما خواهد بود. ویژگی اصلی یک برنامه مناسب در زمینه مدیریت زمان معطوف به انعطاف‎ پذیری ‎اش است. اگر برنامه شما انعطاف ‎پذیری مناسبی داشته باشد، شما به راحتی توانایی مدیریت شرایط مختلف را خواهید داشت.

همکاری با تیم‎ های مختلف شرکت برای تعیین اولویت ‎های اصلی امری ضروری است. امروزه برخی از برندها بدون همکاری با دیگر تیم‎ ها و کارمندان شرکت اقدام به تعیین اولویت ‎ها می ‎کنند. اگر شما در چنین موقعیتی دست به انتخاب‎ های اشتباه بزنید، اعتبار کسب و کارتان به شدت دچار مشکل خواهد شد بنابراین همیشه پیش از تعیین اولویت ‎های اصلی کسب و کار اقدام به همکاری با اعضای شرکت نمایید.

مطلب مرتبط:روش های ساده برای مدیریت زمان

4. ارزیابی مداوم وضعیت مالی شرکت

وضعیت مالی شرکت‎ ها نقش مهمی در پیشبرد پروژه ‏‎ها دارد. اگر شما وضعیت مالی مناسبی نداشته باشید، نحوه مدیریت کسب و کار به طور کلی تغییر خواهد کرد. مهمترین نکته در زمینه انتخاب الگوی مدیریت برند آگاهی از وضعیت مالی کسب و کار است. امروزه بسیاری از برندها فقط در مواجهه با بحران‎ های بزرگ متوجه اشتباهات مدیریتی و کمبود های مالی کسب و کارشان می ‎شوند. اگر شما علاقه‎ مند به ادامه فعالیت در عرصه کسب و کار هستید، باید هرچه سریع ‎تر نسبت به ایجاد روندهای مشخص برای ارزیابی وضعیت کسب و کارتان اقدام نمایید. در غیر این صورت وضعیت کسب و کار شما غیرقابل پیش ‎بینی خواهد شد.

مشکل اصلی در زمینه ناتوانی کسب و کارها برای پیش ‎بینی وضعیت‎ شان مربوط به امکان بروز هرگونه تهدیدی در زمینه مدیریت کسب و کار است. امروزه نرم‎ افزارهای بسیار متنوعی برای ارزیابی خودکار وضعیت مالی کسب و کار وجود دارد. توصیه این بخش تلاش برای استفاده از چنین نرم ‎افزارهایی به منظور بهبود فرآیند مدیریت زمان است. ما در دوره کنونی باید تمام تلاش ‎مان برای پرهیز از امر پرهزینه برای مدیریت کسب و کار را نشان دهیم. این امر با استفاده از نرم‎ افزارهای رایج و ارزان ‎قیمت به خوبی عملی خواهد بود.

5. ضرورت حفظ تمرکز

مدیریت زمان نیازمند تمرکز بسیار زیادی دارد. اگر شما به طور مداوم با حواس ‎پرتی مواجه هستید، باید به فکر ایجاد شرایط و محیط کاری بهتری باشید. در غیر این صورت برنامه ‎ریزی برای کسب و کار و مدیریت زمان دست ‎نیافتنی خواهد ماند. امروزه امور بسیار زیادی توانایی برهم زدن تمرکز کاری افراد را دارد. مهم ‎ترین مسئله در این میان تلاش برای حذف المان‎ های مزاحم و پرت ‎کننده حواس از محیط کسب و کار است. طراحی دفتر کار یکی از مهم‎ ترین نیازهای کسب و کارها محسوب می ‎شود. اگر شما در این زمینه توانایی اجرای ایده‎ های مناسب را نداشته باشید، به طور مداوم در بازه‎ های زمانی حساس کسب و کارتان دچار حواس ‎پرتی خواهید شد.

امروزه مقالات و اپ‎ های کاربردی برای طراحی محیط‎ های کاری در دسترس برندها قرار دارد. همچنین همکاری با کارشناس‎ های طراحی محیط کار نیز ایده مناسبی خواهد بود. سالانه زمان بسیار زیادی از برندها به دلیل حواس‎ پرتی نیروی کار در طول ساعت ‎های اداری هدر می ‎رود. شما با تغییر وضعیت محیط کار امکان نقش ‎آفرینی در زمینه کاهش چنین فرآیندی را خواهید داشت.

6. « نه» گفتن ترس ندارد

بسیاری از مدیران توانایی ابراز نظر منفی و یا «نه گفتن» را ندارند. این امر مشکلات بسیار زیادی برای برندها در مسیر کلی کسب و کار ایجاد می ‎کند. اگر شما توانایی تاثیرگذاری مناسب بر روی کارمندان یا مشتریان را نداشته باشید، تمایل ‎تان برای عدم مخالفت با ایده ‎های مختلف افزایش خواهد یافت. نکته مهم درخصوص برندهای موفق توانایی بالای تیم مدیریتی ‎شان برای ابراز نظرات منفی است. این امر نیاز به آموزش خاصی ندارد. تنها مسئله مهم توجه به بی‎ فایده بودن موافقت با هر تصمیمی از سوی کارمندان یا مشتریان است.

ابزار مخالفت و ارائه پاسخ منفی به دیگران به معنای قطع همکاری با آنها نیست. شما برای مدیریت زمان بهتر باید طرح‎ های مختلف را به سرعت مورد بررسی قرار دهید. اگر مدیران برای بیان پاسخ منفی نگرانی‎ های متعددی داشته باشند، فرآیند بررسی پیشنهادهای مختلف بیش از اندازه طولانی خواهد شد. امروزه برندها در دنیای کسب و کار نیازمند تصمیم ‎گیری سریع هستند بنابراین شما باید به سرعت نسبت به پاسخ‎ های مشتریان یا کارمندان اظهارنظر نمایید.

مطلب مرتبط: مدیریت زمان به سبک حرفه ای ها

7. ارزیابی زمان در دسترس

مدیریت زمان بدون ارزیابی زمان در دسترس امکان ‎پذیر نیست. بخش مهمی از این فرآیند مشاهده و ارزیابی تاثیر برنامه‎ های مختلف و تازه برند بر روی فرآیند مدیریت زمان است. اگر شما در این زمینه توانایی قابل توجهی نداشته باشید، در عمل اجرای برنامه های مدیریت زمان بی ‎فایده خواهد بود. بسیاری از برندها در طول بازه‎ های زمانی طولانی در تلاش برای کاهش زمان موردنیاز برای مدیریت امور مختلف هستند، با این حال اگر شما معیار مشخصی برای ارزیابی وضعیت نداشته باشید، توانایی ‎تان برای ارزیابی دقیق تاثیرگذاری استراتژی ‎های موردنظر به شدت کاهش خواهد یافت.

توصیه مورد بحث در این بخش ارزیابی وضعیت مدیریت شرایط مختلف برند از سوی کسب و کارها پیش از شروع استراتژی‎ ‏های تازه است. این امر کمک قابل توجهی به کسب و کارها برای ارزیابی دقیق وضعیت ‎شان خواهد کرد. در غیر این صورت شما باید به طور مداوم در تلاش برای اجرای استراتژی ‎های مختلف و ناتوانی برای مشاهده تاثیر واقعی آنها باشید.

وقتی کارمندان برای رسیدگی به یک پروژه مشخص زمان را مدنظر قرار می ‎دهند، تمایل بیشتری برای مدیریت کسب و کار در مدت زمانی کمتر خواهند داشت. این امر نوعی گرایش عمومی در میان کارآفرینان محسوب می ‎شود. شما باید پیش از شروع یک پروژه زمان دقیق آغاز کار را یادداشت نمایید. سپس هدف اصلی شما کاهش زمان موردنیاز برای رسیدگی به فرآیند موردنظر خواهد بود. به این ترتیب با گذشت زمان مهارت شما برای انجام کارهای جاری برند در مدت زمانی کمتر افزایش می ‎یابد.

8. انجام کارهای متعدد را فراموش کنید

انجام کارهای متعدد به دو معنا مدنظر کارآفرینان قرار دارد. معنای نخست شامل تلاش برای ساماندهی امور مختلف در مدت زمانی محدود است. این فرآیند شامل پیشبرد کارهای مختلف به صورت همزمان و متداخل است. بدون تردید کمتر کارآفرینی توانایی موفقیت در چنین شرایطی را دارد. اگر شما مهارت قابل توجهی در زمینه مدیریت کسب و کار نداشته باشید، انتخاب چنین شیوه ‎ای اجتناب ‎ناپذیر خواهد بود. شاید در نگاه نخست این راهکار زمان موردنیاز برند شما را کاهش دهد، اما در عمل موجب افزایش نیاز شما برای مدیریت کسب و کار می ‎شود. معنای دوم شامل مدنظر قرار دادن چند پروژه به طور همزمان و اختصاص زمان ‎های مشخص در روز برای رسیدگی به هر کدام است. این امر همچنین شامل رسیدگی کامل به یک پروژه و سپس شروع فعالیت بر روی یک طرح دیگر است. اگر شما قصد ساماندهی چندین کار به صورت همزمان را دارید، باید این شیوه را مدنظر قرار دهید. در غیر این صورت توانایی شما برای مدیریت کارهای در دسترس ‎تان به شدت کاهش خواهد یافت.

امروزه برندهای بسیار زیادی در دنیای کسب و کار نیازمند رسیدگی به وضعیت کارهای در دسترس‎ شان در مدت زمانی اندک هستند. نکته مهم در این میان محدودیت توانایی ‎های کارآفرینان است. شما در هر صورت مانند دیگران نیاز به استراحت دارید. اگر فشار کاری بیش از اندازه ‎ای بر روی شما ایجاد شود، به راحتی امکان ناتوانی برای مدیریت بهینه امر پیش خواهد آمد بنابراین کارهای در دسترس ‎تان را در بازه ‎های زمانی مشخص و با در نظر گرفتن زمان مناسب برای استراحت مدنظر قرار دهید.

9. شناسایی المان ‎های اصلی اتلاف وقت

هر برندی در زمینه مدیریت کسب و کار برخی عادت ‎ها یا رفتارهای نامناسب دارد. چنین رفتارهایی اغلب نقش مهمی در اتلاف زمان در دسترس برندها ایفا می ‎کنند. اگر شما علاقه‎ مند به مدیریت بهینه کسب و کارتان با صرفه‎ جویی در زمان در دسترس هستید، باید نسبت به شناسایی هرچه سریع‎ تر چنین المان‎ هایی اقدام نمایید. در غیر این صورت وضعیت کسب و کارتان به شدت نامناسب خواهد شد.

امروزه بسیاری از برندها در تلاش برای مدیریت زمان بهتر هستند. اگر در این میان حذف رفتارهای غلط در زمینه مدیریت سازمانی مدنظر قرار نگیرد، هرگز موفقیت بلند مدت برندها به دست نخواهد آمد بنابراین شما باید در فرآیند مدیریت زمان به دنبال شناسایی و حذف رفتارهای نامناسب ‎تان نیز باشید. این امر فقط در مورد تیم مدیریتی نیست. تمام بخش ‎های یک برند امکان اتخاذ رفتارهای نامناسب از نقطه نظر مدیریت زمان را دارند بنابراین شما باید نگاه واقع ‎گرایانه ‎ای به این مسئله داشته باشید.

مطلب مرتبط: 10 راهکار موثر برای مدیریت زمان بهتر

10. مدیریت زمان به صورت شخصی

تقویت انگیزه هر کدام از اعضای شرکت برای مدیریت زمان به صورت فردی اهمیت بسیار زیادی دارد. اگر کسب و کار ها در زمینه مدیریت زمان فقط به دنبال اعمال استراتژی ‎های مشخص باشند، فرآیند مورد نظر بسیار دشوار پیش خواهد رفت. توصیه ما در این بخش درونی ساختن فرآیند مدیریت زمان از سوی برندهاست. این امر نتیجه بسیار بهتری برای شما و کارمندان بخش ‎های مختلف در پی خواهد داشت.

وقتی کارمندان خودشان نسبت به مزیت ‎های مدیریت بهینه زمان آگاهی پیدا کنند، دیگر نیازی برای اعمال فشار از سوی شما برای اتخاذ چنین رویکردهایی نخواهد بود. این امر به معنای کاهش زمان موردنیاز برای اجرای استراتژی و افزایش کارایی برنامه ‎ها خواهد بود.