مزیت نرم افزارهای یکپارچه سازی سازمان

امروزه نرم افزار و سامانه های مختلفی وجود دارد که بسیاری از سازمان ها از آن ها استفاده می کنند. مدیریت این نرم افزارها و به اشتراک گذاشتن داده و اطلاعات بین آن ها، کار پیچیده و سختی است و به همین دلیل خیلی از سازمان ها به فکر یکپارچه سازی سازمان هستند. یکپارچه سازی سازمان در اصل، اتصال سامانه و نرم افزارهای سامانی مختلف به هم دیگر برای ایجاد بستری امن است. ما در این مقاله قصد داریم 6 مورد از مزیت های نرم افزارهای یکپارچه سازی سازمان را به شما بگوییم که مورد 6 ام مخصوص مدیران سازمان هاست؛ پیشنهاد می کنیم آن را از دست ندهید!

یکپارچه سازی سازمان به چه معناست؟

همان طور که در مقدمه هم گفته شد، اتصال سامانه و نرم افزارهای مختلف به منظور ایجاد بستری امن برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات و داده های مختلف در یک سازمان، به معنای یکپارچه سازی سازمان است. یکپارچه سازی سازمان یا برنامه یکپارچه در یک سازمان برای اهداف مختلفی مانند: بهبود هماهنگی واحد ها و بخش های سازمانی، افزایش بهره وری کارکنان، بهبود مدیریت اطلاعات و دسترسی به داده ها، کاهش هزینه ها و زمان انجام فرایندها و افزایش امنیت سامانه ها و اطلاعات آن ها در نظر گرفته می شود.

یکپارچه سازی سازمان در صنایع مختلفی استفاده می شود که در آن چندین نرم افزار یا سیستم سخت افزاری باید با هم کار کنند. هدف این فرآیند یکسان سازی سیستم ها، خودکارسازی فرآیندها و افزایش کارایی کلی در کسب و کار است. سازمان ها از یکپارچگی برای بهینه سازی عملیات خود در بازار رقابتی استفاده می کنند.

مزایای یکپارچه سازی سازمان ها

هنگامی که تصمیم می گیرید، سازمان خودتان را یکپارچه کنید، گام مهمی برای بهبود بهره وری خودتان برمی دارید. پلتفرم های یکپارچه، قابلیت اطمینان بیشتر اطلاعات را تضمین می کنند که مزیت اصلی استفاده از این سیستم است. سایر مزایای یکپارچه سازی سیستم عبارتند از:

• تصمیم گیری ساده: این اقدام فرآیندهای تصمیم گیری شما را ساده می کند.
• کاهش زمان انجام فرآیندها: نیازی به وارد کردن داده های مشابه در چندین سیستم نیست. اطلاعات اضافه شده در یک نرم افزار به طور خودکار در سایر نرم افزارهای مورد استفاده شرکت در دسترس خواهد بود.
• خدمات مشتری پیشرفته: اطلاعات سریع و دقیق که به راحتی برای تیم های خدمات مشتری قابل دسترسی است، در واقع با نرم افزار سیستم مدیریت یکپارچه می تواند رابطه بهتری با مشتری داشته باشید.
• هم ترازی تیم: داده های متمرکز باعث ایجاد ارتباط یکپارچه و به روز رسانی فوری در بین تیم های مختلف یک سازمان خواهند شد.
• عملکرد بهبود یافته: دسترسی آسان به اطلاعات به روز و جریان داده کارآمد منجر به افزایش بهره وری و عملکرد کلی شرکت می شود.
• افزایش پتانسیل فروش: یکپارچه سازی سازمان باعث ساده تر شدن فروش نهایی می شود. در نهایت افزایش پتانسیل فروش با تغییرات مثبتی همراه است.

معایب یکپارچه سازی سازمان با روش های اشتباه

به این نکته دقت داشته باشید که یکپارچه سازی سازمان به روش های اشتباه، می تواند معایبی به همراه داشته باشد. برخی از مهم ترین این معایب عبارت اند از:

• معایب یکپارچه سازی سازمان این است که در بسیاری از موارد می تواند باعث صرف هزینه های زیادی شود. البته این بدان معناست که شما با انتخاب یک نرم افزار درست می توانید از این هزینه های اضافی جلوگیری کنید و تمامی اقدامات مربوط به یکپارچه سازی را در همان نرم افزار مربوطه انجام دهید. نرم افزار اودو چنین نرم افزاری است که می تواند در این زمینه به شما کمک کند.
• در گذشته بسیاری از شرکت ها فقط از یک نرم افزار برای هر بخش استفاده می کردند که این موضوع می توانست مشکلاتی را برای سازمان های مختلف ایجاد کند.
• یکی دیگر از معایب روش های اشتباه یکپارچه سازی سازمان این است که این اقدام به شکل درست انجام نشود و برای شرکت هزینه های گزافی داشته باشد. آشنا نبودن به بخش های مختلف یک نرم افزار سیستمی می تواند باعث شود که کاربران در زمان استفاده از نرم افزار گمراه شوند و اشتباهاتی داشته باشد.
• معمولا در سال های گذشته فرآیند یکپارچه سازی سازمان ها به صورت دستی و روی کاغذ انجام می شد و حتی زمان بر بود. این روش علاوه بر اینکه زمان زیادی از شما می گرفت، احتمال درصد خطا را زیاد می کرد و شاید تمامی اجزا و سیستم های شرکت نمی توانستند به درستی یکپارچه شوند. این در حالی است که امروزه با چند کلیک ساده در نرم افزارهایی مثل نرم افزار اودو، این مشکل را برطرف کرده و دیگر خبری از اقدامات کاغذی نیست. در اصل شما با یک نرم افزاری که به سادگی طراحی شده، می توانید به راحتی در زمانی کوتاه، تمامی اقدامات مربوط به یکپارچه سازی را انجام دهید.

چطور سیستم های سازمانی را یکپارچه کنیم؛ وجود 6 راه حل

برای یکپارچه کردن سازمان ها می توانید مراحل مختلفی را در نظر بگیرید:

1. مشخص کردن هدف
2. تعیین نیازمندی ها
3. انتخاب ابزار مناسب
4. اجرای مراحل فنی یکپارچه سازی
5. آزمون و ارزیابی سیستم یکپارچه سازی شده

1.مشخص کردن هدف

قبل از هرچیزی باید اهداف خودتان را مشخص و سپس نرم افزار و سیستم های موجود را شناسایی کنید. در نهایت می توانید استراتژی مناسب یکپارچه سازی سازمان را تعیین کنید.

2.تعیین نیازمندی های یکپارچه سازی

اگر سازمان زیرساخت و سیستم های مناسب برای یکپارچه سازی را نداشته باشد، در این مرحله باید ابزارها، زیرساخت ها و نرم افزارهای مورد نیاز برای یکپارچه سازی را مشخص کنید.

3.انتخاب ابزار مناسب

انتخاب ابزارهای مناسب برای یکپارچه سازی سازمان، یکی از مهم ترین اقدامات شماست. ابزارها و نرم افزارهای مختلفی در این زمینه وجود دارد که در ادامه در مورد آن ها صحبت خواهیم کرد.

در ادامه نرم افزار قدرتمندی در زمینه یکپارچه سازی سازمان برای شما معرفی خواهیم کرد.

4.اجرای مراحل فنی

بعد از فراهم کردن تمامی پیش نیازها، باید با وجود قابلیت های ابزار مورد نظر برای یکپارچه سازی سیستم ها، ارتباط امن و پایداری بین بخش های یک سازمان ایجاد کنید.

5.آزمون و ارزیابی

در آخرین مرحله، باید سیستم را ارزیابی و نقاط قوت و ضعف را شناسایی کنید. باید نظارت مدام بر روی سیستم های سازمانی داشته باشید که این کار باعث بهبود عملکرد و امنیت سیستم و سامانه های سازمان خواهد شد.

معرفی نرم افزار اودو

در دنیای امروز، نرم افزارهای بسیاری به نام یکپارچگی کسب و کار وجود دارد که از نظر امکانات یا کامل نیستند و یا کار کردن با آنها بسیار سخت و هزینه بر خواهد بود. اما نرم افزار اودو که یکی بزرگترین نرم افزارهای ERP در کنار نرم افزار SAP است، به دست شرکت دیباگ که پارتنر رسمی اودو است، بومی سازی و فارسی‎سازی شده تا کاربران در ایران هم بتوانند به لایسنس رسمی این نرم افزار دسترسی داشته باشند.

نرم افزاری که بتواند به شما کمک کند تا یک ساختار درست و یکپارچه از عملیات و اهداف شرکت داشته باشید. نرم افزار مدیریت سازمان Odoo با در کنار هم قراردادن بیش از ۴۶ ماژول اصلی که با دسته بندی های مختلفی از قبیل فروش، مالی و حسابداری، تولید، منابع انسانی ، پروژه، فروشگاه و... توانسته با حداقل هزینه ممکن، یکپارچگی سازمان شما را تضمین کند. جذابیت استفاده از این نرم افزار زمانی است که کنار هم قرار گرفتن تک تک این ماژول ها باعث بالارفتن بهره وری کارکنان شما و سازمانتان خواهد شد.

از آنجایی که داده ها و فرآیندهای سازمانی در سیستم های ERP قرار می گیرند، کسب وکارها می توانند بخش های مختلف سازمان را رصد کرده و گردش کار هر یک را بهبود بخشند. با انتخاب نرم افزار اودو می توانید به اهدف زیر دست پیدا کنید:

• گزارش گیری لحظه به لحظه و دقیق که تاثیر زیادی بر روی شناخت شما از بازار و تصمیم گیری های شما دارد.
• کمتر کردن هزینه های عملیاتی از طریق بهینه کردن فرایندهای تجاری
• ساده تر شدن کارها به علت یکپارچه بودن بخش های مختلف
• کاهش ریسک و افزایش دقت از طریق اتوماسیون روان و یکپارچگی داده ها
• تصمیم گیری راحت تر به علت گزارشات جامع و دقیق و به لحظه
• رابط کاربری بسیار ساده و در عین حال کامل و جذاب

در اصل با چنین نرم افزارهایی می توانید فقط با یک کلیک، چندین فرآیند را باهم انجام دهید.

بگذارید یک مثال ساده برای شما بزنیم:

در سامانه فروش نرم افزار odoo دیگر نیازی به حسابداری نیست. اگر فردی از سایت شما به صورت آنلاین خرید داشته باشد، سامانه برای مشتری فاکتور صادر می کند، از موجودی انبار کم خواهد کرد و حتی به شما به عنوان مدیر اطلاع می دهد که از سایت خریداری شده است. این فقط یک مثال ساده و پیش پا افتاده از این نرم افزار مدیریت سازمان بود. شما با نرم افزار یکپارچه سازی سازمان اودو، می توانید از قابلیت های بی شمار این نرم افزار استفاده کنید.

سخن پایانی

یکپارچه سازی سازمان می تواند به سازمان ها کمک کند تا عملیات خود را بهینه کنند، دیدی کل نگر از داده های خود به دست آورند و در دنیای دیجیتالی فزاینده رقابتی باقی بمانند. اگر این فرآیند مهم نباشد، بسیاری از کسب وکارها در بازار پر تقاضا آسیب می بینند و توانایی رشد و جذب مصرف کنندگان را از دست می دهند. یکپارچه سازی سیستم نقش مهمی در بهبود فرآیندهای کسب و کار ایفا می کند. اتصال برنامه ها و نرم افزاری متنوع، جریان داده ها و ارتباطات تیمی را بهبود می بخشد. تقویت هر عملیات در کسب و کار شما می تواند موقعیت شما را در بازار رقابتی، جذب مشتریان جدید و حمایت از روابط موجود با سایر شرکت ها تقویت کند.

برای کسب اطلاعات بیشتر در مورد اودو به سایت دیباگ به آدرس https://dybug.ir مراجعه کنید.