نرم افزار ERP چیست؟ چه تفاوتی با CRM دارد و چه کاربردهایی دارد؟

مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) و برنامه ریزی منابع سازمانی (ERP) دو سیستم کارآمد برای کسب و کارهایی هستند که به دنبال ساده سازی و بهبود فرآیندهای تجاری خود هستند. هر دوی این ها، نرم افزار هایی سازمانی هستند که داده ها را در چندین بخش به هم متصل می کنند و کارهای دستی و وقت گیر را خودکار می کنند. با این که این دو سیستم دارای برخی مزایا و عملکردهای مشابه هستند، اما هر کدام هدف مشخص خود را انجام می دهند و هیچ کدام را نمی توان جایگزین دیگری کرد. در این مقاله به بررسی نرم افزار ERP و تفاوت های مهم آن با CRM و کاربرد های آن، می پردازیم.

نرم افزار ERP چیست؟

برنامه ریز منابع سازمانی یا ERP، نوعی نرم افزار تجاری است که فرآیندهای پشتیبانی کسب و کار ها، مانند حسابداری، تدارکات، مدیریت پروژه ها، مدیریت زنجیره تامین، مدیریت ریسک و منابع انسانی را مدیریت، اتوماسیون و به هم متصل می کند. سیستم ERP ممکن است همچنین شامل مدیریت عملکرد سازمانی نیز باشد. نرم افزاری که به برنامه ریزی، بودجه بندی، پیش بینی سود دهی و گزارش های مالی سازمان کمک می کند، سیستم مدیریت عملکرد سازمانی نام دارد.

یکپارچه سازی این فرآیندهای تجاری در یک پلتفرم واحد می تواند این عملیات را بسیار ساده کرده و روند گردش کار را نیز تسهیل بخشد. با جمع آوری داده های تراکنشی مشترک سازمان از منابع متعدد، سیستم های ERP، به اشتراک گذاری داده های مرتبط را بین بخش ها امکان پذیر می کنند، داده های تکراری را حذف می کنند و یکپارچگی داده ها را با ذخیره داده ها در یک مکان واحد، فراهم می کنند.

مزایای نرم افزار ERP

همانطور که اشاره شد، نرم افزار ERP داده ها را از چندین بخش در یک پایگاه داده مشترک جمع آوری و ذخیره می کند. این عملیات، کارکردهای حیاتی کسب و کار را یکپارچه می کنند، داده ها را تجزیه می کنند و به کارکنان منبعی درست و بدون خطا را برای تصمیم گیری دقیق تر در مدیریت مالی، مدیریت زنجیره تامین، منابع انسانی و سایر زمینه ها می دهند. ERP تحت وب همچنین با اتوماسیون سازی بسیاری از کارهای دستی، مانند وارد کردن داده ها، که می تواند سرعت کار را کاهش دهد، فرآیندهای تجاری را تسریع می کند و بهره وری را افزایش می دهد. علاوه بر این ها، استفاده از نرم افزار ERP و ERP تحت وب مزایای دیگری نیز دارند که در ادامه به بررسی آن ها می پردازیم.

• صرفه جویی در هزینه: نرم افزار ERP هزینه های عملیاتی را با ادغام چندین عملکرد تجاری در یک سیستم واحد و اتوماسیون سازی فرآیندها در سراسر سازمان یا کسب و کار کاهش می دهد و بسیاری از هزینه های اداری و عملیاتی را حذف می کنند. به عنوان مثال، وارد کردن دستی داده ها یا کارهایی که اغلب زائد هستند. این یعنی کار بیشتر می تواند در زمان کمتر و با منابع کمتر انجام شود و کارکنان می توانند زمان خود را صرف پروژه های نوآورانه تری کنند که باعث رشد کسب و کار می شود.
• افزایش بهره وری: نرم افزار ERP مدرن از اتوماسیون سازی و هوش مصنوعی برای بهینه سازی کارهای دستی و تکراری که مستعد خطای انسانی هستند، استفاده می کند. برای مثال، با اتوماسیون سازی فرآیندهای مالی و حسابداری با ERP، شرکت ها می توانند روزهای تعطیلی ای که کارمندان در آن ها لازم است کار کنند، کاهش دهند و به کارکنان اجازه دهند بر روی فعالیت های استراتژیک تر تمرکز کنند. نرم افزار ERP همچنین با ردیابی تمام مراحل چرخه موجودی، و همچنین تمام سفارشات مشتری، در یک سیستم واحد، برای کسب و کار ها مفید است. این امر، برنامه ریزی زنجیره تامین را بهبود می بخشد و کمک می کند محصولات درست در زمان درست به دست مشتریان برسد.
• بهبود تصمیم گیری: نرم افزار ERP، بدون نیاز به گزارش دستی، دیدی جامع از عملکرد مالی و عملیاتی و گزارش های قابل تنظیم و لحظه ای را به کاربران ارائه می دهد. همچنین می تواند با ساده تر کردن فرآیندها و کاهش زمان صرف شده برای جستجوی اطلاعات مورد نیاز، زمان لازم برای تکمیل بسیاری از وظایف کارمندان را کاهش دهد. این کار، همراه با فرآیندهای خودکار و سیستم های متصل به هم، به تیم ها کمک می کند تا اطلاعات دقیق را سریع به کارمندان برساند تا بتوانند به شرایط متغیر تجاری و اقتصادی پاسخ دهند.
• تشویق به همکاری: نرم افزار ERP یک منبع واحد از داده ها و یک رابط مشترک فراهم می کند که به کاربران از بخش های مختلف امکان می دهد به راحتی اطلاعات را به اشتراک بگذارند و وظایفی مانند برنامه ریزی مالی، مدیریت فروش و موجودی، تدارکات، برنامه ریزی وظایف نیروی کار و تجربه مشتری را بهبود بخشند. با این پلتفرم تیم ها می توانند فعالانه با هم و همزمان کار کنند و به طور مستقل به اطلاعات دسترسی داشته باشند.
• کاهش ریسک: با سیستم متمرکز ERPو دسترسی مبتنی بر مجوز ها، تنها کارمندان مورد نظر می توانند داده های حساس را ببینند، حسابرسی را بهبود بخشند و ریسک مالی و این کار ریسک عملیاتی را کاهش می دهد.
• انعطاف پذیری بیشتر: امروزه با روی کار آمدن ERP ابری، سازمان ها توانسته اند از انعطاف پذیری بیشتری در تامین سخت افزار با هزینه های پایین بهرمند شوند و در هر لحظه و در هر مکان به این نرم افزار دسترسی داشته باشند. استفاده از ERP ابری خود به تنهایی مزایای زیادی برای سازمان ها دارد که توضیح در خصوص آن زمانی دیگر را می طلبد.

تفاوت های CRM و ERP

نرم افزار های CRM و ERP هر دو به کسب و کارها در افزایش بهره وری، بهبود اتوماسیون سازی و افزایش درآمدزایی کمک می کنند. بنابراین ممکن است هنوز بخواهید بدانید، تفاوت CRM و ERP چیست و آیا یکی می تواند جایگزین دیگری شود یا نه.

تفاوت اصلی بین این دو نرم افزار، این است که سیستم های CRM از عملکرد های تجاری، مانند بازاریابی، فروش، تبلیغات و خدمات مشتری پشتیبانی می کنند و شعبه های فروشگاه یا سازمان را به یکدیگر متصل می کنند. اما سیستم های ERP عمدتاً از عملکرد های پشتیبانی مانند امور مالی، عملیات زنجیره تامین و منابع انسانی پشتیبانی می کنند و هر کدام از آن ها را به یکدیگر متصل می کنند.

بسیاری از ERP ها دارای ویژگی های CRM نیز هستند، اما CRM ها دارای ویژگی های ERP یا داده های تراکنشی نیستند. CRM و ERP هر دو از اجزای حیاتی یک سیستم فناوری اطلاعات تجاری موفق هستند و یکی نمی تواند جایگزین دیگری شود.

یکپارچه سازی CRM و ERP

ده ها و گاهی صد ها تعامل بین یک کسب و کار و مشتری وجود دارد، و این تعاملات در چندین بخش با اهداف متفاوت رخ می دهند. روش ایده آل این است که تعاملات ثابتی را در تمام نقاط تماس ارائه دهید و یک تجربه یکپارچه را به مشتریان ارائه دهید. برای ارائه چنین تجربه ای، کسب و کار ها باید نرم افزار های CRM و ERP خود را یکپارچه کنند.

به عنوان مثال، تجارت الکترونیک را در نظر بگیرید. هنگامی که مشتری برای محصولات و خدمات در پلتفرم آنلاین مبلغی را پرداخت می کند، بخش مالی جزئیات معامله و درآمد را ثبت می کند. اگر نرم افزار های CRM و ERP از یک مجموعه ثابت از داده ها با هم کار نکنند، ممکن است اشتباهاتی رخ دهد، مثلاً سفارش ها از دست می روند و سودی گزارش نمی شود.

با پیوند دادن و تجزیه و تحلیل داده های CRM در بخش ارتباط با مشتری، با داده های ERP پشتیبان، کسب و کار ها همچنین می توانند عادات مشتری را برای بهبود بودجه بندی و پیش بینی تعاملات آینده تحلیل کنند. آن ها همچنین می توانند تجارب مشتری سریعتر و شخصی تری را ارائه دهند و خواسته های آینده مشتری را پیش بینی کنند. نمایندگان فروش همچنین می توانند فرصت های جدید را پیش بینی کنند و قیمت های جدید را با حساب های موجود در لحظه ادغام کنند. و مهمتر از همه، ادغام CRM و ERP می تواند سودآوری را افزایش دهد.

نتیجه

برای انطباق با خواسته های پیش روی کسب و کارهای مدرن و داشتن مزیت رقابتی، رهبران کسب و کار ها به ابزار مناسب نیاز دارند. حالا که تفاوت های بین CRM و ERP را می دانید، امیدواریم بتوانید تصمیم آگاهانه تری در مورد گزینه های متعددی که می توانید از آن ها استفاده کنید، بگیرید.

نرم افزار های CRM و ERP چه برای حفظ مشتری، ساده سازی حسابداری، افزایش فروش و یا دستیابی به مدیریت بهتر زنجیره تامین باشد، و چه برای یکپارچه سازی داده ها در یک پلتفرم واحد و ارائه نمای دقیق به همه فرآیندها، به کسب و کارها کمک می کند. این نرم افزار ها کار صاحبان کسب و کار ها، کارمندان و مشتریان را آسان تر می کنند.