نکاتی در مورد کنفرانس تلفنی

پیش از این اشاره کردم که کنفرانس‌های تلفنی ابزاری قابل اطمینان برای دریافت محتواهای جذاب بازاریابی است. در ادامه به نکاتی برای استفاده بهینه از این ابزار اشاره می‌کنم. 

* همواره تماس تلفنی را با معرفی مختصر خود آغاز کنید و سپس کارشناس یا مهمان را به‌طور کامل معرفی کنید. تخصص و شهرت هر‌یک از کارشناسان را به‌واسطه دستاوردها و وب‌سایت‌هایی که قبل از انجام مصاحبه آنها را به شما معرفی کرده‌اند و به شما گفته‌اند که دوست دارند در طول مصاحبه به آنها اشاره شود، بیان کنید. در اواسط مصاحبه و همچنین در پایان آن به شنوندگان یادآوری کنید که صدای چه کسی را گوش می‌کنند و همچنین به‌طور مختصر کتاب یا وب‌سایتی را که کارشناس شما در مورد آن بحث می‌کند، معرفی کنید...

* در ابتدای تماس موضوعاتی که قرار است در مصاحبه مورد بحث و گفت‌وگو قرار گیرد، به ترتیب و به‌طور خلاصه بیان کنید. شنوندگان شما از اینکه می‌توانند خیلی سریع به موضوعاتی که بیشتر مورد علاقه آنهاست رجوع کنند، سپاس‌گزار خواهند بود. 

* انرژی را در تمام طول مصاحبه در سطح بالایی حفظ و هیجان و علاقه خود را در مورد موضوع و محتوا ابراز کنید. هیچ‌گاه مخاطبان به اندازه شما علاقه‌مند نیستند. 

* سعی کنید مقابل میکروفن نفس نکشید و این قانون را به دیگر مجریان در مصاحبه یادآوری کنید. اطمینان حاصل کنید که آنها نیز به‌راحتی می‌توانند صدای خطوط را قطع و وصل کنند. اگر صداهای مزاحم محیط در خطی از خطوط شنیده شود، وظیفه آنهاست که آن را قطع کنند. 

* اگر ارتباط با هریک از افرادی که مصاحبه را انجام می‌دهند مختل شود، فورا تماس را قطع کنید و مجددا شماره‌گیری کنید. تا حد امکان به جای استفاده از تلفن‌های همراه از خطوط ثابت استفاده کنید. بیش از حد از یک سناریوی از پیش نوشته پیروی نکنید. اجازه دهید تا گفت‌وگو روند طبیعی خود را طی کند. 

* بهتر است به‌جای یک نفر افراد بیشتری مصاحبه را برگزار کنند. هر‌یک از این افراد باید هر‌چند دقیقه مطلبی را بیان کند. اجازه ندهید یک نفر بیش از حد سخن بگوید وگرنه مصاحبه کاملا کسل‌کننده می‌شود. 

* به هر یک از شرکت‌کنندگان در مصاحبه اطلاع دهید که هر‌زمان سوالی می‌کنید آماده پاسخگویی به آن باشند؛ در غیر‌این‌صورت فضای مصاحبه کاملا خشک و بی‌روح خواهد بود. تمامی برگزار‌کنندگان مصاحبه باید به یکدیگر این اجازه را بدهند که با ملایمت صحبت را قطع و نظر خود را بیان کنند. این موضوع باعث می‌شود که مصاحبه از قاعده و اصول از پیش تعیین‌شده پیروی نکند و همانند یک مکالمه واقعی انجام شود. شنیدن این نوع مکالمه راحت‌تر است، اما استفاده از واژه‌های مودبانه توسط افراد شرکت‌کننده در مصاحبه خسته‌کننده می‌شود و نشان می‌دهد که مصاحبه طولانی است. 

* حتما این نکات را به دیگر افرادی که مصاحبه را برگزار می‌کنند، انتقال دهید. تماس‌های تلفنی که زمان کمتری دارند و باعث می‌شوند مخاطبان اطلاعات بیشتری را درخواست کنند، همواره بهتر از تماس‌های طولانی هستند که ریتم بسیار کند و کسل‌کننده‌ای دارند. در تماس‌های کوتاه‌تر این مطلب را بیان کنید که شنوندگان چگونه می‌توانند اطلاعات و راهنمایی‌های بیشتری را کسب کنند. 

* در طول تماس چند‌بار خودتان، فردی که با او مصاحبه می‌کنید و موضوع و محتوای مصاحبه را معرفی کنید. از یک دستیار که کنترل قطع و وصل خطوط شرکت‌کنندگان را در اختیار داشته باشد، استفاده کنید. این فرد همچنین شروع و خاتمه ضبط صدا را تعیین می‌کند، ولی خود در مصاحبه شرکت نمی‌کند. در تماس‌های طولانی که تعداد شرکت‌کنندگان زیادی در آن حضور دارند، دستیار می‌تواند زمانی که شما برای مصاحبه آماده می‌شوید به افراد خوش‌آمد بگوید، نام و محل زندگی آنها را بپرسد و مجریان اصلی مصاحبه را به آنها معرفی کند و سپس آنها را روی خط قرار دهد (صدای آنها را وصل کند). مسئولیت دیگری که دستیار بر‌عهده دارد، نظارت بر یک اکانت ایمیل است که در آن سوالات همزمان با انجام مصاحبه خطاب به مجریان مصاحبه ارسال می‌شود. دستیار می‌تواند سوالات خوب را به مجریان انتقال دهد و سوالاتی را که ارزش کمتری برای مطرح شدن دارند، خودش پاسخ دهد. حداکثر طول تماس باید بین 45 دقیقه تا یک ساعت باشد. اگر مصاحبه پایان نیافت، تماس دیگری را در زمان مقتضی ترتیب دهید. 

* قبل از شروع مصاحبه نمونه سوالات را در اختیار کارشناس قرار دهید تا او سوالات خود را نیز در آن بگنجاند. بیش از حد برای نگارش مصاحبه زمان صرف نکنید و بگذارید مکالمه به‌صورت روان و طبیعی پیش رود. برای افزایش کیفیت مصاحبه، لیستی تهیه کنید که در آن بازه‌های زمانی و موضوعات مورد بحث در فایل صوتی وجود داشته باشد و این اطلاعات را نزدیک لینک دانلود مصاحبه خود قرار دهید. این کار باعث می‌شود فایل صوتی زمانی که روی وبلاگ شما یا دیگر وب‌سایت‌ها قرار می‌گیرد، کارایی بیشتری داشته باشد.