تفویض اختیار

پرسش: دو سال است که کسب‌و‌کار کوچکی را مدیریت می‌کنم. در این مدت بیش از هرچیز در زمینه تفویض اختیار دچار مشکل بوده‌ام. چطور می‌توانم بدون مشکل و با خیالی آسوده به دیگران اعتماد کنم؟ 

پاسخ کارشناس: در مرحله اول باید بپذیرید که حتی اگر بسیار پرتوان باشید، باز هم به حمایت و همکاری دیگران نیاز خواهید داشت. از سوی دیگر سهیم کردن کارکنان در فرآیندهای سازمانی، انگیزه کاری آنها را بالا می‌برد. نخستین مسئله‌ای که باید در زمینه تفویض اختیار در ذهن داشته باشید، این است که باید مناسب‌ترین زمان را برای کمک گرفتن از دیگران انتخاب کنید.

برای این کار باید از خود بپرسید که آیا فرد دیگری هست که بتواند کار را انجام بدهد و آیا انجام این کار موجب رشد مهارت‌های فردی این کارمند می‌شود یا خیر. سپس باید بررسی کنید که آیا زمان کافی برای انجام این کار در اختیار دارید یا نه. باید در نظر بگیرید که انجام کار توسط فردی غیر از شما ممکن است به زمانی برای آموزش، کنترل و حتی تجدید کار نیاز داشته باشد. در مرحله بعدی باید مناسب‌ترین فرد را برای انجام کار انتخاب کنید.

در این زمینه تجربه، دانش و مهارت‌های افراد را در نظر بگیرید و علاقه‌مندی‌های آنها را نیز مورد توجه قرار ‌دهید. همچنین باید زمانی را که فرد می‌تواند صرف انجام کار کند، بررسی کنید و در صورت لزوم در حجم کار و مسئولیت‌های دیگر این فرد تغییر ایجاد کنید. همچنین ترجیحا بهتر است زمان تحویل کار را بر عهده خود فرد بگذارید. برای کارمندتان زمانی را مشخص کنید که به‌صورت دوره‌ای به شما گزارش کار خود را ارائه بدهد.

در ضمن امکان پشتیبانی کافی را فراهم کنید و برای پاسخ به پرسش‌های احتمالی همیشه در دسترس باشید. با این حال به‌سادگی به هر سوالی پاسخ ندهید و مسئولیت را به وضوح بر‌عهده کارمندتان بگذارید و اجازه ندهید که در صورت بروز مشکل، شخص مسئولیت‌ها را به گردن شما بیندازد. بعد از تحویل کار، زمانی را صرف بررسی دقیق آن کنید و اگر زمان کافی را در اختیار دارید، فقط کارهایی را قبول کنید که بالاترین کیفیت را دارد. در این صورت تیم شما نحوه درست انجام کارها را یاد می‌گیرد. فراموش نکنید که با ارتباط مستمر، نظارت دقیق و تدارک منابع و اعتبارات لازم می‌توانید موفقیت پروژه را تضمین کنید و کار را با خیال آسوده به کارمندان‌تان بسپارید.