مدیریت حرفه ای زمان در کسب و کار با تکنیک های اساسی

تلاش برای رسیدگی به تمام کارها در مدت زمانی محدود تجربه مشترک هر کارآفرینی محسوب می شود. بدون تردید زمان در دنیای کسب وکار ارزش بسیار زیادی دارد. همچنین شما برای ساماندهی کارهای مختلف تان هم زمان زیادی در اختیار ندارید. با این حساب مدیریت زمان بدل به یکی از مهم ترین کارهایی می شود که شما باید در فرآیند فعالیت تان ساماندهی کنید، در غیر این صورت خیلی زود با چالش های اساسی در زمینه تحویل پروژه ها در زمان مقرر مواجه خواهید شد. 

مهارت های اساسی در مدیریت زمان به فرآیند تنظیم زمان در دسترس با حجم کارهای پیش رو اشاره دارد. به این ترتیب شما امکان تاثیرگذاری بر روی تمام کارها و رسیدگی به آنها در مدت زمانی محدود را خواهید داشت. همچنین تعادل میان زندگی شخصی و کاری تان هم رعایت خواهد شد. ایراد بسیاری از کارآفرینان بی توجهی به زندگی شخصی و در نهایت مواجهه با مشکلات بسیار زیاد است. اگر شما قصد پرهیز از مشکلات این چنینی را دارید، مقاله کنونی مخصوص شماست. در ادامه برخی از مهم ترین نکات در رابطه با مدیریت زمان را مورد بررسی قرار می‎دهیم. 

الگوی کارایی خودتان را یاد بگیرید

هر فردی برای فعالیت مناسب در عرصه کسب و کار یک الگوی مشخص دارد. اگر شما به خوبی از الگوی کاری خودتان که بیشترین بهره وری را به همراه دارد، آگاهی داشته باشید دیگر نیازی به امتحان کردن ایده های مختلف نخواهید داشت. این امر اهمیت بسیار زیادی برای صرفه جویی در زمان و ایجاد فرصت های بهتر به منظور تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف دارد. 

مطلب مرتبط: ردگیری و مدیریت زمان با توصیه های کاربردی

بسیاری از افراد نسبت به شیوه مناسب برای فعالیت شان آگاهی ندارند. در این شرایط فعالیت براساس الگوهای سنتی همیشه مشکلات زیادی به همراه خواهد داشت. با این حساب شما باید به طور قابل ملاحظه ای در تلاش برای شخصی سازی الگوهای مختلف برای خودتان باشید، در غیر این صورت شانس چندانی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان نخواهید داشت. همچنین از نظر مدیریت زمان هم تغییری در فعالیت شان بروز پیدا نخواهد کرد.

اولویت بندی کارها

بدون تردید کارهایی که برای شما و کسب و کارتان اولویت دارد، باید اول از همه ساماندهی شود. بنابراین تلاش برای ساماندهی کارهایی که اهمیت کمتری دارند، شما را با بحران های متعدد رو به رو خواهد کرد. یکی از ایده های مناسب در این میان تلاش برای استفاده از نظرات اعضای شرکت برای طبقه بندی و اولویت بندی کارهاست. این امر به شما امکان استفاده از نظرات و ایده های دیگران را نیز می دهد. 

گاهی اوقات کارآفرینان درک نسبی از وضعیت اهمیت کارها دارند. با این حال در عمل درک آنها نسبت به شرایط اشتباه است. این امر مشکلات بسیار زیادی از نقطه نظر مدیریت زمان برای شما به همراه خواهد داشت. توصیه ما در این بخش تلاش برای استفاده از نظرات دیگران به منظور اولویت بندی کارها به بهترین شکل ممکن است. این امر به شما فرصت عالی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف می دهد. 

اگر شما پس از گفت وگو و هم اندیشی با همکاران تان به سادگی هرچه تمام تر یک فهرست از کارهای مهم را تهیه کنید، از نظر مدیریت زمان مشکل خاصی پیش روی تان نخواهد بود. این امر اغلب اوقات به شما برای تاثیرگذاری مناسب بر روی شرایط کسب و کار و صرفه جویی در کارها کمک خواهد کرد. به این ترتیب دیگر خبری از نگرانی های لحظه آخری برای ساماندهی کارها نخواهد بود. 

اندازه گیری زمان کارها

هر کاری باید زمان درستی از شما برای رسیدگی بگیرد. شما تا زمانی که نسبت به زمان موردنیاز برای انجام هر کار اطلاع نداشته باشید، امکان بهینه سازی کارها و کاهش این زمان را پیدا نخواهید کرد. با این حساب شما باید به طور قابل ملاحظه ای برای مدیریت زمان به سراغ اندازه گیری مدت زمان لازم برای رسیدگی به کارهای تان باشید. به عنوان مثال، اگر ارزیابی دوباره محتوای بازاریابی پیش از انتشار در طول روز دو ساعت از شما زمان می گیرد، شما پس از اندازه گیری این زمان امکان بهینه سازی کارتان برای مدیریت زمان را خواهید داشت، در غیر این صورت بدون هیچ معیاری برای اندازه گیری شرایط شما به طور قابل ملاحظه ای دشوار خواهد شد. 

بهترین ابزارها برای اندازه گیری مدت زمانی که برای کارهای مختلف اختصاص می دهید، Toggl و Clockify است. این ابزارها به طور دقیق زمانی را که شما برای هر کار صرف می کنید، اندازه گیری می کند. 

مطلب مرتبط: بهترین کتاب ها در زمینه مدیریت زمان

همکاری ها را ساده تر کنید

شما با همکاری دیگران امکان ساماندهی سخت ترین کارهای دنیا را هم خواهید داشت. این امر به شما برای تاثیرگذاری بر روی روند مدیریت زمان کمک شایانی می کند. گاهی اوقات کارهای بسیار سخت با کمک دیگران در مدت زمانی اندک انجام می شود. نکته مهم در این میان ساده سازی فرآیند ساماندهی همکاری هاست. تا زمانی که شرایط همکاری بسیار سخت و پیچیده باشد، کمتر کسی برای همکاری با شما تمایل نشان خواهد داد. این امر به معنای ضرورت پیگیری کارها به طور انفرادی و مواجهه با مشکلات بسیار گسترده خواهد بود. 

اگر شما در شرایطی هستید که تیم های مختلف بر روی یک پروژه کار می کنند، باید به طور قابل ملاحظه ای در تلاش برای ایجاد ساز و کارهای همکاری نزدیک باشید، در غیر این صورت حتی ساده ترین پروژه های کاری نیز مدت زمان بسیار طولانی زمان از شما خواهد گرفت. 

امروزه با توجه به شرایط کرونایی امکان استفاده از ابزارهای آنلاین به طور قابل ملاحظه ای افزایش پیدا کرده است. بنابراین شما در عمل باید به سوی استفاده از ابزارهای آنلاین برای ساده سازی تعامل میان تیم های مختلف کسب و کار گام بردارید، در غیر این صورت شرایط‎تان از نقطه نظر مدیریت زمان به طور مداوم سخت تر خواهد شد. 

استفاده از زمان های استراحت

اگر کارمندان در طول روز بدون استراحت مشغول به کار باشند، بخش قابل ملاحظه ای از توان شان را از دست می دهند. این امر در بلندمدت انگیزه تمام کارمندان را از بین می برد. با این حساب شما باید به طور قابل ملاحظه ای در تلاش برای استفاده از فرصت های استراحت در طول روز باشید. هر چقدر هم که شما سخت کار کنید، باز هم در صورت بی توجهی به استراحت های مدام هیچ تغییری در روند کار شما ایجاد نخواهد شد. همچنین با خستگی های فراوان امکان مدیریت زمان را نیز از دست می دهید. 

شما در طول روز هر وقت احساس خستگی زیادی کردید، باید اندکی صبر کرده و سپس دوباره فرآیند کار را پیگیری کنید. این امر نه تنها کیفیت کاری تان را افزایش می دهد، بلکه باعث پیگیری فرآیند کسب و کار در مدت زمانی کمتر نیز خواهد شد. با این حساب شما هیچ مشکلی از نقطه نظر تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان نخواهید داشت. 

انعطاف پذیر باشید

گاهی اوقات کارهای اساسی شما در طول روز گره می خورند. همچنین امکان بروز یک تغییر سازمانی نیز همیشه وجود دارد. با این حساب شما به عنوان یک کارآفرین باید آماده هر اتفاقی باشید. این امر از نقطه نظر مدیریت زمان نیازمند انعطاف پذیری بالایی است. اگر شما انعطاف پذیری مناسبی از خودتان نشان ندهید، خیلی زود توانایی تان برای پیشبرد بهینه پروژه ها کاهش خواهد یافت. این امر همراه با افزایش زمان موردنیاز برای رسیدگی به کارها یک فاجعه تمام عیار را شکل می دهد. 

مطلب مرتبط: تکنیک های مدیریت زمان در کسب و کارها

توصیه ما در این بخش اختصاص بخشی از زمان روزتان به اتفاق های پیش بینی نشده است. اگر رویداد ناگهانی در این شرایط اتفاق افتاد، شما اندکی زمان بیشتر خواهید داشت، در غیر این صورت هم کمی به زمان استراحت تان اضافه شده است. در هر صورت شما مشکل چندان خاصی برای مدیریت زمان و پیگیری کارهای تان با بیشترین کیفیت ممکن نخواهید داشت. 

حفاظت از زمان 

افراد در طول روز صدها گزینه برای اتلاف وقت شان دارند. این امر اغلب اوقات برخی از کارآفرینان را درگیر کارهایی می کند که اهمیت چندانی نداشته و فرصت رسیدگی به کارهای دیگر را نیز به طور قابل ملاحظه ای کاهش می دهد. بی تردید همه کارآفرینان چنین المان های جذابی برای وقت گذرانی را دور و برشان دارند. نکته مهم در این میان بی توجهی به المان های موردنظر و در صورت امکان تلاش برای کنار گذاشتن شان در ساعت های کاری است. این امر به شما امکان تمرکز کافی بر روی روند فعالیت کاری تان را می دهد. همچنین از نقطه نظر مدیریت زمان نیز بخش قابل ملاحظه ای از وقت در دسترس تان را ذخیره خواهد کرد. 

شما به عنوان کارآفرین باید هر طور که شده از زمان در دسترس تان محافظت کنید، در غیر این صورت خیلی زود با مشکلات اساسی برای رسیدگی به کارها مواجه می شوید. اگر از همان ابتدا نسبت به کاهش زمان کارهای اضافی و غیرضروری در ساعت های کاری اقدام نمایید، دیگر جایی برای نگرانی نسبت به کمبود وقت نخواهید داشت. 

استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه

نرم افزارهای مدیریت پروژه نه تنها به تیم های مختلف کاری امکان رسیدگی به پروژه های واحد را می دهد، بلکه از لحاظ مدیریت زمان نیز اهمیت بالایی دارد. بسیاری از کارآفرینان برای ایجاد هماهنگی در کارهای شان به نرم افزارهای مدیریت پروژه اتکا دارند. با این حساب اگر شما به طور مناسبی از چنین نرم افزارهایی استفاده نمایید، کارتان برای مدیریت زمان بسیار ساده خواهد شد.

بدون تردید مدیریت زمان در پروژه هایی که چندین تیم مختلف در آن مشارکت دارند، امر بسیار سختی محسوب می شود. نرم افزارهای مدیریت پروژه در این میان به شما برای ایجاد یک نظم مشخص و همچنین صرفه جویی در زمان کمک خواهد کرد. نکته مهم اینکه اگر پروژه های مشترک بدون نرم افزارهای کاربردی ساماندهی شود، به احتمال زیاد شما توانایی برای ساماندهی آن در زمان مقرر نخواهید داشت. 

ایجاد یک روند ثابت و حفظ آن

وقتی شما به نوع خاصی از فعالیت عادت می کنید، تداوم آن بسیار راحت تر از پیگیری یک روند تازه خواهد بود. این امر در حوزه مدیریت زمان نیز مورد توجه قرار دارد. با این حساب اگر شما عادت های مناسبی در زمینه فعالیت کاری داشته باشید که از نقطه نظر مدیریت زمان هم مناسب باشند، نباید به هیچ وجه آنها را تغییر دهید. بسیاری از کارآفرینان به طور مداوم دنبال تغییر شیوه های فعالیت شان هستند. این امر شاید در نگاه نخست بسیار جذاب به نظر برسد، اما در مدت زمانی اندک شما را از نظر مدیریت زمان به دردسر خواهد انداخت. توصیه ما در این بخش بهبود روند تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف است. این امر به شما امکان تاثیرگذاری مناسب بر روی کیفیت کاری تان را می دهد. همچنین زمان اندکی هم صرف پیگیری کارها می شود. به هر حال وقتی شما به کاری عادت کرده باشید، دیگر انجام دادنش در بلندمدت برای شما امر سخت و دشواری نخواهد بود. 

به تیم تان اتکا کنید

دنیای کسب و کار امری انفرادی نیست. بنابراین شما باید در همه شرایط به تیم تان اعتماد و اتکا داشته باشید. یکی از مشکل های رایج در میان کارآفرینان عدم اطمینان به تیم های کاری است. این امر کارآفرینان را با دردسرهای زیادی برای پیگیری هر فرآیند به طور انفرادی مواجه می سازد. توصیه ما در این بخش تلاش برای ایجاد جوی صمیمی در میان اعضای تیم کاری و همچنین اعتماد به آنهاست. اگر شما پس از ایجاد یک تیم کاری باز هم تمام فعالیت های شرکت را خودتان ساماندهی کنید، دیگر دلیلی برای تداوم حضور تیم موردنظر وجود نخواهد داشت. 

مطلب مرتبط: چگونه مدیریت زمان بهتری در عرصه کسب و کار داشته باشیم؟

شما هر جایی که با مشکل در زمینه مدیریت زمان رو به رو می شوید، باید نیم نگاهی به توانایی های تیم تان داشته باشید. این امر شما را در مسیر کاهش زمان موردنیاز برای ساماندهی کارهای مختلف کمک خواهد کرد، در غیر این صورت به طور مداوم باید به دنبال مسیرهایی برای پیشبرد کارها با دردسرهای فراوان به طور شخصی باشید. 

زمان ملاقات های تان را کاهش دهید

امروزه بسیاری از ملاقات های حوزه کسب و کار نه تنها ضرورت زیاد ندارد، بلکه از نظر منطقی زمان خیلی زیادی هم طول می کشد. شما در ملاقات های کاری باید صرف نظر از تعارف های رایج دقیقا منظور اصلی تان را بیان کرده و در تلاش برای دستیابی به یک توافق مناسب باشید، در غیر این صورت پس از ساعت ها برگزاری یک جلسه کاری در نهایت توانایی دستیابی به یک توافق مناسب را نخواهید داشت. 

اگر شما پیش از برگزاری جلسه کاری تمام محورهای اساسی‎اش را مشخص ساخته و هدف تان را هم تعیین نمایید، دیگر دلیلی برای طولانی شدن آن وجود نخواهد داشت. به این ترتیب شما در مدت زمانی کوتاه امکان تعامل با طرف مقابل را پیدا کرده و زمان اضافی برای تان باقی خواهد ماند. این زمان اضافی در بسیاری از کارها و فعالیت های شما حیاتی خواهد بود. بنابراین بی جهت ملاقات های کاری را طولانی نکنید. 

حذف المان های پرت کننده حواس

حواسپرتی در محیط کار یکی از مهم ترین دلایل ناتوانی برای مدیریت زمان استاندارد است. این امر در میان بسیاری از کارآفرینان رواج دارد. اگر شما در تلاش برای مدیریت زمان به طور استاندارد و کاربردی هستید، باید نسبت به حذف المان های پرت کننده حواس از محل کارتان اقدام نمایید. 

امروزه اغلب کارآفرینان در قالب دورکاری به فعالیت های شان ادامه می دهند. این امر به معنای حضور در خانه و ساماندهی کارها از این محل است. بدون شک المان های بسیار زیادی برای حواسپرتی در خانه وجود دارد. با این حساب شما باید به طور قابل ملاحظه ای نسبت به دوری از چنین المان هایی اقدام نمایید. یکی از ساده ترین المان های پرت کننده حواس در خانه موبایل و تلویزیون است. اگر شما بخشی از خانه تان را به دورکاری اختصاص داده اید، باید اول از همه تمام المان هایی مثل تلویزیون و موبایل تان را از آنجا دور نگه دارید، در غیر این صورت به طور ناخودآگاه حواس تان پرت شده و مدت زمان زیادی را از دست خواهید داد. این امر مشکلات بسیار زیادی برای شما به همراه خواهد داشت. 

ارزیابی عملکرد قبلی

وقتی شما هر اصلاحی را در محیط صورت می دهید، باید نسبت به نتیجه آن بر روی روند مدیریت زمان توجه داشته باشید. ایراد برخی از کارآفرینان تلاش برای استفاده از تکنیک های مختلف مدیریت زمان و در نهایت عدم اندازه گیری تاثیرشان است. این امر شما را در یک جریان بی پایان بهبود وضعیت مدیریت زمان قرار می دهد. 

اگر شما در ارزیابی وضعیت مدیریت زمان تان متوجه عدم تغییر شرایط شدید، باید تکنیک های مورد استفاده تان را به طور قابل ملاحظه ای اصلاح نمایید، در غیر این صورت هرگز توانایی تاثیرگذاری بر روی کارهای پیش رو و همچنین بهینه سازی زمان در دسترس تان را نخواهید داشت. 

اگر هم تکنیک های مورد استفاده تان در زمینه مدیریت زمان کاربرد بالایی داشته باشد، دیگر نیازی برای اعمال تغییرات اساسی در این فرآیند نیست. شما هرگز ضرورتی برای تغییر تکنیکی که خوب کار می کند، ندارید. بنابراین بی جهت خودتان را به دردسر نیندازید. 

مطلب مرتبط: 21 راهکار برای مدیریت زمان

امروزه مدیریت زمان نکته بسیار مهمی در عرصه کسب و کار محسوب می شود. بسیاری از کارآفرینان برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف به طور مداوم نیازمند استفاده از تکنیک های کاربردی در این حوزه هستند. اگر شما هم به دنبال بهبود وضعیت تان در این راستا هستید، توصیه های مورد بحث در این مقاله نقطه شروع مناسبی خواهد بود.