برگزاری رویدادهای ترکیبی در دوران کرونا

شیوع ویروس کرونا بسیاری از کسب و کارها را در شرایط خاصی قرار داده است. امروزه برگزاری رویدادهای حضوری برای اغلب کسب و کارها غیرممکن است. کارآفرینان در چنین شرایطی به جای پرهیز از برگزاری هرگونه رویدادی به سراغ الگوی آنلاین رفته اند. این شیوه امکان فعالیت و تولید محتوای بیشتری در اختیار کارآفرینان قرار می دهد. اگر شما از علاقه مندان به حوزه کسب و کار باشید، در طول ماه های اخیر وبینارهای بسیار زیادی را مشاهده کرده اید. مزیت اصلی این نوع برگزاری رویدادهای کاری کاهش هزینه ها در کنار پرهیز از شیوع ویروس کروناست. درست به همین علت علاوه بر برندها، مشتریان نیز استقبال خوبی از چنین رویدادی کرده اند.

امروزه بودجه برندها برای بازاریابی و برگزاری رویدادهای مختلف کاهش پیدا کرده است. وضعیت اقتصاد جهانی چندان مساعد نیست بنابراین صرفه جویی در هزینه ها اصل مهم و کاربردی کسب و کارهای امروزی محسوب می شود. یکی از گزینه های جذاب برای صرفه جویی در هزینه های جاری مربوط به برگزاری همایش های ترکیبی است. بدون تردید این امر در ابتدا بسیار عجیب و تازه به نظر می رسد. برگزاری همایش های به صورت ترکیبی شاید انتخاب نخست اغلب برندها نباشد، اما در شرایط کنونی راهکاری مناسب برای بهبود وضعیت کسب و کار خواهد بود.

الکس پاتریکوئن، مدیرعامل موسسه سیرکا، در مورد برگزاری همایش های ترکیبی بر روی گشودن افقی تازه پیش روی کسب و کارها تاکید دارد: «برگزاری همایش های ترکیبی گزینه ای تازه و تاثیرگذار برای برندها محسوب می شود. این امر امکان کاهش هزینه ها و تقویت همکاری میان برندهای دارای زمینه مرتبط را فراهم کرده است.»

مطلب مرتبط: کرونا و ضرر 400 میلیارد دلاری برندهای بزرگ

براساس گزارش موسسه Etc.Venues، تعداد همایش های ترکیبی در ادامه سال 2020 نزدیک به 73 درصد افزایش خواهد یافت. بنابراین شما نیز باید در این میان سهم قابل توجهی از بازار همایش های ترکیبی کسب نمایید در غیر این صورت وضعیت کسب و کارتان در مقایسه با دیگر رقبا نامساعد خواهد ماند.

ما در این مقاله قصد بررسی برخی از مهمترین تکنیک ها و نکات اساسی پیرامون برگزاری همایش های ترکیبی را داریم. برهمین اساس در ادامه به بررسی این حوزه با همکاری برخی از کارآفرینان فعال و کاربلد خواهیم پرداخت.

1. تعین انتظارات

هر برندی در زمینه برگزاری رویداد آنلاین به صورت ترکیبی دارای انتظارات و اهداف مشخصی است. شما باید پیش از برگزاری رویداد موردنظر با همکاری سایر برندها نسبت به تعیین انتظارات تان اقدام نمایید. در غیر این صورت در بلندمدت با وضعیت دشواری مواجه خواهید شد. امروزه اغلب برندهای بزرگ پیش از شروع فرآیند اجرای رویداد ترکیبی یا حتی کمپین بازاریابی انتظارات شان را تعیین می کنند. این امر کمک قابل توجهی به برندها برای ارزیابی وضعیت کسب و کارشان در پایان اجرای طرح موردنظر خواهد کرد.

آشانتی بنتیل، موسس آژانس طراحی همایش Event Mind، در مورد برگزاری همایش های ترکیبی بر روی تعیین اهداف و انتظارات به شیوه نوین تاکید دارد: «اهداف و انتظارات هر برند برای رویدادهای کاری باید مطابق با سطح سرمایه گذاری و بودجه در دسترس باشد. در غیر این صورت انتظارات شما هرگز برآورده نخواهد شد.» مشکل اساسی بسیاری از کسب و کارها تعیین انتظارات بیش از اندازه بزرگ برای اهداف شان است. آنها به این ترتیب هرگز توانایی پیشبرد طرح های شان براساس انتظارات بالای خود را نخواهند یافت.

برگزاری همایش های مختلف درست مانند بازاریابی است. ما در بازاریابی همیشه به دنبال اهداف مناسب با وضعیت برندمان هستیم. بنابراین در زمینه برگزاری همایش های ترکیبی نیز باید از انتخاب انتظارات بزرگ پرهیز کنیم. موفقیت در دنیای کسب و کار فرآیندی بلندمدت است بنابراین با انتخاب آرزوهای دور و دراز در عمل شانس شما برای موفقیت بلندمدت کاهش خواهد یافت.

2. ضرورت تفکر دیجیتال

برگزاری همایش در شرایط کنونی فقط در قالب دیجیتالی امکان پذیر است. هنوز هم برخی از برندها در تلاش برای ایجاد شرایط مناسب برای برگزاری همایش حضوری هستند. این امر دست کم تا پایان سال 2021 امکان پذیر نیست بنابراین شما باید میان انتظار طولانی مدت تا پایان سال 2021 یا برگزاری همایش به صورت آنلاین دست به انتخاب بزنید. بدون تردید اغلب برندها در انتخاب فوق به سوی برگزاری رویداد به صورت آنلاین خواهند رفت. نکته مهم در این میان توجه به وضعیت برگزاری رویدادهای آنلاین است. بسیاری از برندها به این نکته مهم توجه ندارند. وقتی شما قصد برگزاری رویداد آنلاین را دارید، تکنیک های برگزاری همایش حضوری کاربرد چندانی نخواهد داشت بنابراین باید نسبت به تغییر جهت گیری تان اقدام نمایید.

وقتی یک برند قصد برگزاری همایش به صورت آنلاین را دارد، باید نسبت به نکات متعددی اطمینان حاصل نماید. در غیر این صورت فرآیند برگزاری رویداد با مشکلات بسیار زیادی همراه خواهد شد. الکس پاتریکوئن در مورد رعایت الزامات همایش آنلاین نظرات جالبی دارد: «ما ابتدا باید تفکر دیجیتالی را کسب کنیم. برگزاری همایش آنلاین بدون توجه به الزامات دنیای دیجیتال امکان ناپذیر است بنابراین پیش از طراحی و اجرای رویدادتان باید یک یا دو دوره آموزش دنیای دیجیتال را طی نمایید. امروزه مشکل بسیاری از برندها عدم توجه به الزامات عرصه دیجیتال است بنابراین در عمل همان اشتباهات فرآیند بازاریابی را مرتکب می شوند.»

اگر شما قصد برگزاری رویدادی مناسب برای بازاریابی و تاثیرگذاری بر روی دیگران را دارید، باید نسبت به همکاری با برندهای مناسب نیز اقدام نمایید. امروزه بسیاری از برندها توانایی تاثیرگذاری مناسب بر روی مخاطب هدف را ندارند. چنین برندهایی همیشه به دنبال همکاری با برندهای موفق هستند. نکته مهم در این میان فایده همکاری برندهای موفق با برندهایی در سطح پایین تر است. شما به عنوان یک برند کوچک تر باید پیشنهادهای جذابی برای برندهای بزرگ داشته باشید. در غیر این صورت هرگز مورد توجه آنها قرار نخواهید گرفت. یادگیری اصول بازاریابی و تفکر دیجیتال کمک قابل توجهی به شما برای ارزیابی هرچه صحیح تر وضعیت خواهد کرد.

3. برگزاری دوره های آموزشی

مهارت اعضای تیم شرکت برای برگزاری رویدادهای آنلاین اهمیت بسیار زیادی دارد. بسیاری از برندها در عمل توانایی ارتقای سطح مهارت های کارمندان شان را ندارند. این امر دردسرهای بسیار زیادی برای برندها ایجاد می کند بنابراین شما باید در وهله نخست اقدام به ارزیابی وضعیت کسب و کارتان نمایید. امروزه نیروی کار حرفه ای بزرگ ترین سرمایه برندها محسوب می شود. وقتی شما بر روی آموزش کارمندان تان سرمایه گذاری نمایید، در عمل توانایی تاثیرگذاری بیشتر بر روی مشتریان را خواهید داشت.

یادگیری اصول برگزاری همایش آنلاین و ترکیبی فقط مربوط به ارتقای سطح دانش تیم مدیریتی نیست. تمام اعضای شرکت باید درک درستی از برگزاری همایش های آنلاین داشته باشند بنابراین شما نیازمند برگزاری چنین رویدادهایی به صورت منظم در برندتان هستید. چنین امری کیفیت برگزاری رویدادها را به شدت افزایش خواهد داد.

مطلب مرتبط: سقوط عرصه تبلیغات با ویروس کرونا

4. سهولت ثبت نام در رویدادها

برگزاری رویدادهای آنلاین پیوند عمیقی با جلب نظر مخاطب هدف دارد. هرچه حضور کاربران در سامانه برگزاری همایش بیشتر باشد، جذابیت های رویداد شما افزایش خواهد یافت. یکی از دلایل اصلی همکاری با دیگر برندها برای برگزاری همایش های ترکیبی همین نکته است.

وقتی برندها قصد برگزاری رویدادهای مهم را دارند، باید نسبت به سهولت حضور در آنها نیز توجه نمایند. امروزه بسیاری از برندها به دلیل شرایط دشوار ثبت نام در رویدادهای ترکیبی برندها قید آن را می زنند. این امر نتیجه بسیار نامساعدی بر روی وضعیت برندها خواهد داشت. توصیه ما در این بخش پرهیز از صرف هزینه های بالا برای ایجاد مسیرهای طولانی ثبت نام در رویداد است. شما باید ساده ترین شیوه های ممکن برای حضور کاربران در سامانه را مدنظر قرار دهید. این امر شامل درخواست ایجاد نام کاربری و سپس درج ایمیل خواهد بود. شما به همین سادگی امکان جلب نظر دامنه بسیار وسیع تری از کاربران را خواهید یافت.

5. دسترسی به تمام گزینه ها

دسترسی به گزینه های مختلف برای تنظیم وضعیت برگزاری همایش اهمیت بسیار زیادی دارد. بخش های مختلف همایش نیازمند تنظیمات مختلفی است. شاید برخی از بخش ها بدون نیاز به تماس ویدئویی قابل برگزاری باشد، اما گاهی اوقات شما ناگزیر از پخش ویدئوهای مختلف خواهید بود. توجه به کیفیت ویدئوها به منظور عدم مواجهه با افت سرعت ضروری است. امروزه کاربران با سرعت اتصال اینترنت مختلف به سامانه های برگزاری همایش وصل می شوند، با این حساب شما باید به فکر سرعت بارگذاری مطالب در سامانه تان نیز باشید.

ایجاد اختلال در فرآیند برگزاری همایش های آنلاین نقطه ضعف اصلی بسیاری از برندها محسوب می شود. کسب و کار شما باید همیشه امکان ارائه خدمات یکدست به مخاطب هدف را مدنظر قرار دهد. در غیر این صورت شما وضعیت بسیار دشواری در زمینه جلب نظر مخاطب هدف خواهید داشت. امروزه اغلب کاربران در مواجهه با قطعی مداوم رویدادهای ترکیبی برندها به دنبال کارهای دیگرشان خواهند رفت. هماهنگی با سامانه برگزاری رویداد نقش مهمی در بهبود تجربه کاربری مخاطب هدف خواهد داشت. این امر نیازمند هماهنگی گسترده میان شما و مخاطب هدف است.

6. هماهنگی میان کارمندان در وضعیت دورکاری و مخاطب هدف

امروزه اغلب برندها در وضعیت دورکاری به سر می برند. شاید این امر در نگاه نخست مشکلات زیادی برای برندها ایجاد نکند، اما نتیجه به شدت نامناسبی در صورت فقدان مدیریت مناسب در پی خواهد داشت. امروزه برندها در شرایط دورکاری نیاز به حفظ ارتباط نزدیک با کارمندان دارند. در غیر این صورت وضعیت مدیریت کسب و کارشان بسیار دشوار خواهد شد. شما به عنوان یک برند با وضعیت دورکاری کارمندان باید همیشه نسبت به ارائه بهترین آموزش ها به نیروی کارتان اقدام نمایید. نتیجه این امر ارائه خدمات مناسب از سوی کارمندان به مشتریان هدف خواهد بود.

تعامل با مخاطب هدف همیشه مهم ترین بخش برگزاری همایش های آنلاین است. بسیاری از برندها در این زمینه مهارت قابل توجهی ندارند. همین نکته تفاوت میان برندهای بزرگ و کوچک را ایجاد می کند. توصیه ما در این بخش تقلید از برندهای بزرگ برای بهبود وضعیت برند است بنابراین شما در عمل الگوهای بسیار مناسبی پیش روی کسب و کارتان دارید. این امر دامنه مسئولیت برند شما را به شدت افزایش می دهد. نکته مهم در این میان ایجاد تغییراتی در زمینه الگوی برندهای برتر است. اگر شما طرح برندهای بزرگ را بدون هرگونه تغییری مورد توجه قرار دهید، نتیجه کار عدم واکنش مثبت مخاطب هدف به شما خواهد بود. توصیه ما ایجاد شرایط مساعد برای تعامل سازنده با مخاطب هدف براساس ایجاد تحول و نوآوری در طرح های قدیمی است.

7. همکاری با برندهای حرفه ای

وقتی شما در تلاش برای بهبود کیفیت فعالیت تان در زمینه برگزاری همایش های حرفه ای هستید، باید نسبت به همکاری با برندهای بزرگ و فعال نیز اقدام نمایید. این امر اهمیت بسیار زیادی برای برندها دارد. شما باید همیشه نسبت به انتخاب برندهای همکار مناسب توجه داشته باشید. این امر نتیجه نهایی رویداد شما را بسیار بهتر خواهد کرد. امروزه بسیاری از برندها در عمل توانایی تاثیرگذاری بر روی عملکرد همکاران شان را ندارند بنابراین در صورت مواجهه با عدم علاقه دیگر برندها نسبت به همکاری با شما باید به فکر ایجاد تغییرات اساسی در زمینه فعالیت کسب و کارتان باشید. بسیاری از برندها سال های متمادی بدون ایجاد تغییر در وضعیت کسب و کارشان به فعالیت ادامه داده اند. شاید این امر در ابتدا بیانگر کارایی بالای اصول کسب و کار چنین برندهایی باشد، اما در حقیقت بیانگر فقدان انگیزه برای تغییر الگوی فعالیت از سوی آنها خواهد بود.

همکاری با برندهای حرفه ای مزیت استفاده از تجربه آنها را دارد. بسیاری از برندها در عمل توانایی تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف به شیوه مناسب را ندارند. اگر شما توانایی جلب همکاری برندهای حرفه ای برای برگزاری همایش های آنلاین را داشته باشید، فرآیند همکاری شما بدل به یک کلاس درست و کامل خواهد شد. امروزه بسیاری از برندها نسبت به همکاری با موسسه های بزرگ اقدام می کنند. این امر همیشه موجب افزایش سطح کیفی فعالیت برندها خواهد شد.

8. ادامه رویداد برند

برخی از برندها در ابتدا اقدام به اطلاع رسانی درباره برگزاری رویداد در روزهای مختلف می کنند، با این حال پس از یک روز برگزاری رویداد به صورت آنلاین دیگر آن را ادامه نمی دهند. این امر ذهنیت مخاطب هدف را به شدت تحت تاثیر قرار می دهد. شما باید همیشه نسبت به بهبود وضعیت برند اقدام نمایید. در غیر این صورت کسب و کارتان به طور مداوم با مشکلات عمیق مواجه خواهد شد. عمل به تعهدات برند همیشه اهمیت دارد. برندهای ناکام در این مسیر اغلب مورد بی توجهی بلندمدت مشتریان قرار می گیرند.

مطلب مرتبط: تاثیر ویروس کرونا بر روی تبلیغات برندهای بزرگ

اگر رویداد شما ماهیت آموزش محور دارد، باید نسبت به برگزاری سطح پیشرفته آن نیز اقدام کنید. بسیاری از کاربران حاضر در رویداد شما علاقه مند به ادامه یادگیری پیرامون موضوع همایش خواهند بود بنابراین شما باید از این فرصت به خوبی استفاده نمایید. متاسفانه برخی از برندها بدون توجه به انگیزه و علاقه مخاطب هدف اقدام به صرف نظر از ادامه روند بازاریابی و برگزاری همایش می کنند. این امر توانایی آنها برای تاثیرگذاری بعدی بر روی مخاطب هدف را به شدت کاهش می دهد.

امروزه برگزاری رویداد آنلاین یکی از مشکلات اساسی برای کسب و کارها محسوب می شود. نیاز به همکاری با برندهای مختلف برای برگزاری همایش ترکیبی فقط یک بخش از ماجراست. بسیاری از برندها در عمل از همان تکنیک های بازاریابی و برگزاری همایش حضوری استفاده می کنند. بدون تردید فضای همایش های آنلاین تفاوت بسیار زیادی با نمونه های حضوری دارد. این امر نیاز به یادگیری و رعایت نکات فراوان از سوی برندها را پیش می کشد. هدف ما در این مقاله بررسی مهم ترین اصول و شیوه های بازاریابی با استفاده از توصیه های حرفه ای کارآفرینان مختلف بود.