2 برابر کردن کارآمدی و بهره‌وری در محل کار

آیا تا به حال به خودتان گفته‌اید: «من نمی‌توانم هیچ‌کاری را در محل کار تمام کنم؟ 75درصد از زمانی که شما در محل کار هستید بیشتر اوقات صرف کارهای غیرمهم، جواب‌دادن به تلفن‌ها و وقفه‌ها می‌شود. شما می‌توانید با استفاده از مدیریت‌زمان مناسب، کارهای‌تان را به انجام برسانید. کارکردن سخت در محل‌کار به شما در جهت کارآمدی بهتر و به دست آوردن موفقیت‌های عالی‌تر در هر شغلی کمک‌ خواهد کرد. ولی بیشتر اوقات با شنیدن مدیریت زمان، فردی را به خاطر می‌آوریم که خشک و بی‌روح است و هیچ‌گونه احساسی ندارد و کاملا مانند روبات‌ها عمل می‌کند به دور از هرگونه لبخند، فردی کاملا جدی و غیرقابل تحمل.

باور اشتباه درباره مدیریت زمان

یکی از باورهای منفی درباره مدیریت زمان این است که اگر بسیار وقت‌شناس باشید، فردی سرد، حسابگر و بدون هیچ احساسی خواهید شد. بیشتر افراد فکر می‌کنند اگر بیش از حد روی مدیریت زمان و کارآمدی خود کار کنند، آزادی عمل را از دست می‌دهند و تبدیل به شخصی انعطاف‌ناپذیر و سخت می‌شوند. بسیاری از افراد با این بهانه‌جویی‌ها، بی‌نظمی‌ها و عدم برنامه‌ریزی خود را توجیه می‌کنند و پشت این باورهای اشتباه پنهان می‌شوند.

این باورها همانند چاهی هستند که اگر فردی بدان توجهی نکند درون آن خواهد افتاد و تا اعماق این چاه فروخواهد رفت. در آن هنگام که متوجه می‌شود درون اعماق چاه گیر افتاده است، از خود و رفتارهای خود پشیمان و نادم می‌شود.زندگی بیشتر افراد همانند این روند است آنان با باورهای اشتباه خود درباره مدیریت زمان و نظم، عنان زندگی و کنترل آن را از دست می‌دهند و هنگامی متوجه آن می‌شوند که دیگر رمقی برای بازگشت بر سرجای اول خود ندارند و مجبور می‌شوند خود را با شرایط وفق بدهند و محیط اسفناکی را که خود مسبب به‌وجود آوردن آن هستند، تحمل کنند.

تنها افراد زمانی می‌توانند روی آرامش و احساس شادمانی را لمس کنند که بتوانند بر زندگی خود کنترل کامل داشته باشند. وقتی شما هر روز صبح که از خواب بر می‌خیزید اگر این احساس را داشته باشید که کنترل کامل زندگی را در دست دارید و این شما هستید که فرمان زندگی و کار خود را هدایت می‌کنید، احساس خیلی بهتر و شادتری را تجربه خواهید کرد.

البته عکس این اتفاق نیز ممکن است، شما می‌توانید افرادی را هرروزه مشاهده کنید که هیچ‌کنترلی بر زندگی، زمان و کار خود ندارند و گویا اینکه فرمان زندگی خویش را به دست دیگران سپرده‌اند. در این شرایط آنان در طول روز ناراحت، سردرگم و خیلی اوقات عصبانی هستند زیرا می‌دانند که آنان هیچ قدرتی برای کنترل زندگی خویش ندارند. همین‌طور براساس باورهای اشتباه خویش هیچ تلاش درستی در جهت به دست‌گرفتن کنترل زندگی خود نیز نمی‌کنند.

مدیریت زمان و کارکردن سخت بدون هیچ وقفه‌ای

واقعیت این است که اگر برای شما وقفه‌ای پیش نیاید، تمرکز بهتری خواهید داشت. کارکردن سخت بدون هیچ‌وقفه‌ای برای مدت طولانی یک راه عالی برای افزایش عملکرد و نتیجه در کارتان است. اگر شما هنگام کارکردن شرایطی را برای خود فراهم سازید که هیچ وقفه و مزاحمتی برای‌تان پیش نیاید، کارآمدی و عملکرد شما چندین برابر افزایش پیدا خواهد کرد و به‌علاوه خروجی نتیجه کارتان نیز بالطبع بسیار با کیفیت‌تر خواهد شد.

بسیاری از شرکت‌ها در کلان‌شهرها هنگامی که پروژه‌های بزرگی در دست دارند سعی می‌کنند برای آن دسته از کارمندان که برای انجام کار روی آن پروژه خاص مأموریت یافته‌اند، آپارتمان‌ها و واحدهای مسکونی در نظر بگیرند که خیلی نزدیک به محل کارشان باشد تا آن کارمندان بتوانند بدون هیچ زمان از دست رفته‌ای خود را خیلی راحت و باآرامش خیال به محل کار برسانند تا بتوانند باانرژی و کارآمدی بیشتری کار کنند.

واقعیت امر این است که ترافیک صبحگاهی هنگام آمدن به محل کار می‌تواند بسیار تنش‌زا باشد و باعث تخیله‌شدن انرژی احساسی و روحی شود و وقفه‌های بسیاری را در حین کار برای افراد پیش بیاورد؛ زیرا تخلیه شارژ احساسی و روحی باعث تقلیل یافتن انرژی جسمانی هنگام تمرکز و کارکردن کارمندان و مدیران می‌شود.

بدون وقفه‌ها

به طور حتم می‌دانید که اگر کسی هنگام کارکردن مزاحم‌تان نشود، شما می‌توانید بدون وقفه و با کارایی بالایی کار کنید. اگر درخانه کار می‌کنید می‌توانید محیط و شرایطی را فراهم کنید که کسی مزاحم‌تان نشود.درِ اتاقی را که مشغول کارکردن در آن هستید، ببندید و تلفن همراه‌تان را قطع کنید تا هیچ تماسی را دریافت نکنید. می‌توانید قوانینی را برای خود تعیین کنید تا بتوانید بدون هیچ وقفه‌ای برای مدت طولانی و موثر کار کنید، زیرا کار بدون وقفه یکی از راه‌های پرقدرت برای افزایش بازدهی و نتایج بسیار عالی است.

شروع زودتر، سخت‌تر کارکردن، ماندن بیشتر و انجام‌دادن همه‌چیز

چهار قدم خیلی ساده تکنیکی برای به انجام رساندن کارها با استفاده از دوبرابرکردن کارآمدی‌تان وجود دارد. مهارت مدیریت زمان‌تان را افزایش دهید تا در رسیدن به نتایج سرعت بیشتری داشته باشید.

1- خوابیدن و بیدارشدن زود: شما با بیدارشدن زود در صبح زمانی بسیار عالی خواهید داشت که بتوانید کارهای مهم‌تان را بدون هیچ دغدغه و وقفه‌ای انجام دهید. اگر شما پنج صبح از خواب بیدار شوید و مشغول کار شوید بعد از آن، ساعت 7:30 یا 8 به محل‌کارتان بروید، بعداز مدت کوتاهی شما یک مدیر زمان عالی می‌شوید و در لیست برترین افرادی قرارخواهید گرفت که متمرکز روی باارزش‌ترین کارهای‌شان شده‌اند.

در این حالت انجام‌دادن کارها در محل کارتان حالت پاداش روزانه برای شما خواهند گرفت زیرا شما قبلا تمام کارهای باارزش مهم‌تان را انجام داده‌اید. معمولا در آن ساعات صبح شما شاداب‌تر و باانرژی‌تر هستید و می‌توانید قدرت تمرکز بالایی داشته باشید و با گذشت زمان و عادت‌کردن به کارکردن در این ساعات صبح، از نتایج کارهای‌تان در هنگام شگفت‌زده خواهید شد.

مطمئنا با مشاهده این شرایط به باور کامل می‌رسیدکه شما یک مدیر زمان بسیار عالی هستید که کنترل کامل کار و زندگی خود را در دست دارد. شاید خالی از لطف نباشد که بدانید این شیوه کار کردن مختص مردان و زنان بزرگ تاریخ است. توماس جفرسون نویسنده اصلی اعلامیه آزادی ایالات‌متحده آمریکا و سومین رئیس‌جمهور آمریکا می‌گوید: خورشید مرا هرگز در رختخواب ندیده است.

2- یک ساعت زودتر رفتن به محل کار قبل از اینکه ساعت کاری شروع شود: اگر شما خانه را زودتر ترک کنید و به محل کارتان بروید، از شر ترافیک‌های اذیت‌کننده خلاص خواهید شد. از آنجا که کسی در محل کارتان حضور ندارد که برای شما وقفه‌ای ایجاد کند می‌توانید خیلی سریع کارتان را شروع کنید. شما اغلب متوجه خواهید شد که همان یک ساعت زودتر آمدن به محل کارتان باعث شده که کارهای یک روز کاری کامل را در همان یک ساعت به انجام برسانید.

وقتی شما کمی زودتر از خانه در اول صبح خارج شوید به هیچ ترافیک عذاب‌آوری برخورد نخواهید کرد، بنابراین باانرژی فوق‌العاده‌ای زودتر از دیگران به محل کارتان می‌رسید و زمان بسیار عالی و بدون هیچ وقفه‌ای را دارید که می‌توانید بیشترین و بالاترین بازدهی را در آن ساعت صبح داشته باشید.

3 -ایجاد کردن عادت سخت‌تر کار کردن درزمانی که دیگران برای ساعت نهاری، دفترشان را ترک کرده‌اند:اگر قوانین محل کارتان این است که حتما در ساعت مشخصی که همه برای ناهار می‌روند شما هم باید بروید، نمی‌توانید این راه‌حل را امتحان کنید. ولی بیشتر شرکت‌ها ساعات نهاری مشخصی ندارند و به‌صورت خودجوش از ساعت 1 تا 2 ظهر در کارمندان نهادینه‌شده که حتما ساعت نهاری است. شما می‌توانید از این زمان استفاده کنید و کارهایتان را انجام دهید، زیرا در این زمان هیچ‌کسی مزاحم شما نخواهد شد و وقفه‌ای برای‌تان ایجاد نخواهد کرد.

بعدازاینکه شما در این‌یک ساعت که بازدهی بالایی داشتید و کارتان را به اتمام رساندید می‌توانید برای صرف نهار دفترتان را ترک کنید. با این کار شما به خاطر ازدحام در سالن غذاخوری یا در آشپزخانه محل کارتان زمان خود را از دست نخواهید داد و همچنین با آرامش بیشتری می‌توانید غذای خود را میل خواهید کرد.

4- کارهایتان را با استفاده از یک ساعت بیشتر ماندن در محل کارتان به اتمام برسانید. این‌ یکی از بهترین زمان‌ها برای افراد پرمشغله است که در طول روز به خاطر وقفه‌ها و تماس‌های تلفنی نمی‌توانند کارشان را تمام کنند؛ بنابراین می‌توانید با یک ساعت بیشتر ماندن در محل کارتان به کارهایی بپردازید که نتوانسته‌اید در طول روز آنها را انجام دهید. مدت زمان مناسب برای این کار بین 60 تا 90 دقیقه هست که در این زمان شما درِ دفترتان را ببندید، تلفن همراه‌تان را خاموش‌کنید و فقط روی کارتان متمرکز شوید و آنها را به انجام برسانید.

طی حدودا این‌یک ساعت کار بی‌وقفه که معادل سه ساعت کاری است می‌توانید تمام وظایف خود را به بهترین نحو ممکن و با بالاترین کیفیت انجام دهید. توسط انجام دادن این چهار قدم ساده و کمی سخت‌تر کار کردن می‌توانید کارایی خودتان را دو برابر کنید. اگر بتوانید وقفه‌ها و مزاحمت‌ها را در محل کارتان تا حد ممکن کاهش دهید، خیلی موثرتر و کارآمدتر می‌توانید کارها را به انجام برسانید.

ارتباط با نویسنده:mahdisajadian.com

مدرس و مربی بهبود فردی و توسعه سازمانی