ترفندهایی كه یك مدیر باید بداند / به جای کهنه سرباز خوب، آدم خودتان باشید

واژه مدیریت این روزها بسیار شنیده می‌شود. مدیریت كسب و كار، مدیریت زمان، مدیریت اجرایی، مدیریت برنامه‌ریزی و غیره. مدیریت هر لحظه در زندگی ما وجود دارد و ممكن است در روز چند بار با آن سروكار داشته باشیم، اما متوجه این موضوع نیستیم كه قدرتی كه از آن بهره می‌بریم قدرت مدیریت است.  در سال‌های اخیر، ورود تكنولوژی به کسب‌و‌کارها موجب شده تا افراد برای بهره‌گیری از آن خود را به‌روز كنند.

با ورود تكنولوژی مشغله كاری افراد بیشتر شده و مدیران ناچارند برای انجام هركاری برنامه‌ریزی کنند. در نتیجه باید از قدرت مدیریت استفاده کنند تا مشكلی در روند كاری‌شان به وجود نیاید. مدیریت را نمی‌توان به افراد آموزش داد. به معنای دیگر، قدرت مدیریت باید در وجود یك فرد باشد و تنها آموزش ریزه‌كاری‌های آن می‌تواند یك فرد موفق را وارد جامعه كند. به طور معمول افرادی كه توان مدیریتی بالایی دارند افرادی ریسك‌پذیر و همچنین شجاع تلقی می‌شوند.

یك مدیر چند ساعت كار كند؟
برخی افراد می‌گویند، در 24 ساعت 20 ساعت مشغول كار هستند و با وجود اینكه وضعیت مالی‌شان مطلوب است خود را مجبور می‌كنند تا ساعت‌های زیادی از عمر خود را صرف كار كردن كنند. جالب است بدانید كه این افراد فاقد قدرت مدیریت هستند و افراد موفقی تلقی نمی‌شوند. در قوانین مدیریت این‌گونه ذكر شده كه یك مدیر باید 24 ساعت زمان خود را به سه بخش تفكیك كند. تفكیك زمان، سه بخش هشت ساعته را در اختیار مدیر قرار می‌دهد و باید در این سه بخش بیشترین بهره‌وری را به وجود بیاورد. ممكن است این سوال پیش بیاید كه هركدام از این سه بخش متعلق به چه گزینه‌ای است.

یكی از آن به هشت ساعت استراحت مربوط است. یك مدیر باید در 24 ساعت هشت ساعت استراحت كند و در این مدت بتواند دوباره نیروی كافی به دست آورد. یك مدیر باید هشت ساعت زمان خود را به تفریح اختصاص دهد و این مقوله به طور معمول بعد از استراحت در نظر گرفته می‌شود. البته اینکه این بخش به دنبال كدام بخش اجرایی شود چند نظر متفاوت وجود دارد، اما بیشتر نظرها در مورد این است كه بعد از هشت ساعت استراحت تفریح صورت گیرد. بعد از آن هشت ساعت باقی می‌ماند كه متعلق به كار كردن است. این موضوع در كشورهای اروپایی و پیشرفته اجرایی می‌شود و روی مقوله هشت ساعت كار حساسیت فراوان دارند. آمارها نشان می‌دهد، بیش از هفت ساعت از هشت ساعتی كه كارمندان مشغول كار هستند، مفید است و این آمار در ایران به یك ساعت هم نمی‌رسد كه مهم‌ترین عامل آن عدم اجرای سیاست مدیریتی است.

رفتار درست مدیریتی چیست؟
یك مدیر نباید مغرور باشد، به این دلیل كه غرور در رفتار باعث می‌شود تا كارمندانی ناراضی نزد شما فعالیت كنند. مهم نیست چه شغلی دارید، مهم این است كه در شغلی كه فعالیت دارید بهترین عملكرد را ارائه دهید تا درآمد بیشتری كسب كنید. رفتار شما باید به‌گونه‌ای باشد كه كارمندان تان احساس فعالیت در یك فضای صمیمی را داشته باشند و در عین حال باید فاصله طبقاتی رعایت شود. در صورت صمیمیت زیاد كارمندان كارایی و راندمان شان كاهش می‌یابد. یك مدیر باید در كاری كه مشغول فعالیت است، در همه زمینه‌ها اطلاعات كافی داشته و كار كردن در همه آن حوزه‌ها را تجربه كرده باشد.

مسئله بعدی كه باید مورد توجه قرار گیرد توانایی شناخت افراد و همچنین ایجاد انگیزش برای كارمندان است. توجه داشته باشید كه یكنواختی كار ممكن است كارمندان را خسته كند و راندمان آنها را پایین آورد. سعی كنید برای كارمندان خود برنامه‌ریزی كاری متفاوتی داشته باشید. در مرحله بعدی باید هدف سازمان را برای كارمندان شرح دهد تا افراد فعال در آن سازمان بدانند كه كارشان چقدر حساس است. مهم‌ترین چیزی كه یك مدیر باید داشته باشد، رفتار با مردم یا همان مشتری‌مداری خودمان است كه بارها در گزارش‌های مختلف به آن اشاره كردیم. توانایی سازگاری و رفتار با مردم می‌تواند نقش موثری در انتخاب كارمندان و همچنین پیشبرد اهداف سازمان داشته باشد. این توانایی حیاتی‌تر از هوش، قاطعیت، دانش و معلومات یا مهارت‌‎های شغلی است.

مدیر در نقش رهبر
مدیریت به این معناست كه نیروهای انسانی با منابع مادی هماهنگ شوند و بهترین عملكرد و بالاترین بهره‌وری را در مدت زمان معین ارائه دهند. تقریبا به تعداد افرادی كه مدیریت را در كتب مختلف تعریف كرده‌اند، برای این مسئله تعریف وجود دارد، اما همه آنها یك منظور را می‌رسانند و آن بهترین استفاده از بهترین فرصت‌هاست. مدیریت به معنای تئوری كار كردن با افراد و گروه‌های مختلف برای رسیدن به اهداف سازمان است. اما یك مدیر در درجه اول باید مهارت‌های اجتماعی و روابط عمومی بالایی داشته باشد تا در صورت نیاز خود وارد عمل شود.

مدیریت زمان هم یكی از فنونی است كه مدیر یك مجموعه باید به آن اشراف كامل داشته باشد و این فن اساسی را در همه مراحل اجرایی كند. مدیر در صورت داشتن توانایی‌های لازم می‌تواند در جایگاه رهبر یک سازمان قرار گیرد و با استفاده از هنر نفوذ در دیگران، اشتیاق آنها را برای دستیابی به اهداف گروهی بالا ببرد. به خاطر داشته باشید:  «مدیریت» یک رونوشت است در حالی که «رهبری» یک اصل است. مدیر نظارت می‌کند ولی رهبر درسازمان اعتماد می‌پراکند. مدیر «چگونه و چه وقت» را می‌پرسد، در حالی که رهبر «چه چیز و چرا» را می‌پرسد. مدیر نظر به انتهای خط دارد ولی رهبر چشم به افق دارد. مدیر پیروی می‌کند، در حالی که رهبر سرچشمه می‌گیرد. مدیر وضع موجود را می‌پذیرد ولی رهبر با وضع موجود در جدال است. مدیر سرباز قدیمی خوبی است اما رهبر آدم خودش است. مدیر کارها را درست انجام می‌دهد، در حالی که رهبر کارهای درست را انجام می‌دهد.