سازمان پست آمریکا مدیریت تغییر و تحول

تحولات اداری و سازمانی همواره با خطر همراه است، اما استفاده از دستورالعمل‌های موجود در این زمینه سبب خواهد شد تا همه‌چیز طبق برنامه پیش برود و شرکت تجاری یا سازمانی که در معرض تغییر و تحول قرار گرفته بتواند بیشترین نفع ممکن از تغییرات اعمال شده را ببرد. 

ایده

برای بررسی مبحث مدیریت تغییر و تحول، روبرت رایزنر، معاون سابق رییس بخش برنامه‌ریزی استراتژیک سازمان پست ایالات‌متحده آمریکا بهترین شخص برای بحث و تبادل نظر در زمینه مشکلات اعمال تغییر در شرکت‌ها و سازمان‌ها است.

در سال 1999 میلادی و پس از افزایش سود سازمان خدمات پستی آمریکا، این سازمان تصمیم گرفت برای همسان‌سازی خود با تکنولوژی‌های جدید و عصر ارتباطات سیمی تغییر و تحولی جدی در بدنه خود اعمال کند. 

اگرچه این طرح در ابتدا و به دلیل هدف اصلی آن در مطابقت با تکنولوژی‌های جدید و پیشرفته مورد استقبال قرار گرفت، اما طولی نکشید که اجرای آن متوقف شد. در سال 2001 میلادی شرکت خدمات پستی آمریکا با زیانی سه میلیارد دلاری مواجه و این موضوع سبب شد تا انگیزه ایجاد این تحولات کاهش یابد. این درحالی بود که اداره کل حسابداری این سازمان اعلام کرد که طرح به‌روز کردن خدمات پستی و همسان‌سازی آن با تکنولوژی‌های نوین در آستانه یک شکست تمام‌عیار قرار گرفته است. 

در همین راستا روبرت رایزنر دلایل اصلی توقف و شکست در اجرای طرح مذکور را دسته‌بندی کرد که توجه به این دلایل می‌تواند درس‌های بسیار مهمی برای مدیریت تغییر و تحول در شرکت‌ها باشد. برای درک بهتر موضوع در ادامه دسته‌بندی مذکور را مورد بررسی قرار خواهیم داد. 

دسته‌بندی مذکور از قرار زیر است: 

زمان را از دست ندهید: طرح تغییر و تحول خود را طوری زمان‌بندی کنید که با استفاده از آن همزمان بتوانید از فرصت‌هایی که در بازار ایجاد می‌شود به خوبی استفاده کنید و انگیزه کارمندان خود را از این طریق افزایش دهید. 

برقراری ارتباط میان تحولات ایجاد شده با هسته اصلی کسب‌و‌کار شما: مطمئن شوید که کارمندان شما درک صحیحی از تغییرات اعمال‌شده دارند و به آنها کمک کنید تا ارتباط تحولات ایجاد شده با هدف اصلی کسب‌و‌کار شما را بهتر درک کنند. 

تفاوت میان توسعه تدریجی و تغییر و تحول ناگهانی را به‌طور واضح و روشن بیان کنید: اجازه ندهید موفقیت‌های تجاری گذرا شما را از نیاز به نوآوری‌های استراتژیک و ایجاد تحول دور کند. 

در نظر داشته باشید تا اهدافی که دنبال می‌کنید واقع‌بینانه باشند: ایجاد انتظارات غیر‌واقعی و فراتر از حد توان شما برای انگیزه کارمندان و مدیران بسیار مضر بوده و شما را از مسیر دستیابی به اهداف واقعی و قابل دسترس منحرف می‌کند. 

اگرچه هیچ تضمینی وجود ندارد که تغییر و تحول اساسی اعمال شده در یک کسب‌و‌کار همواره طبق برنامه پیش برود و در نهایت طرح موفقی از آب درآید، اما با آمادگی و استفاده از دستورالعمل‌های موجود برای مواجهه با مشکلات احتمالی می‌توان ضریب خطر این تغییرات را کاهش داده و در صورت بروز چالش‌هایی در حین اعمال این تحولات می‌توان با برنامه و استراتژی از پیش طراحی شده برای رفع مشکلات موجود اقدام کرد. 

آنچه باید در عمل انجام دهیم

به کارکنان خود کمک کنید تا استرس و فشارهای روحی ناشی از تحولات ایجاد شده را آسان‌تر پشت‌سر بگذارند. 

از ظرفیت‌های کارمندان خود برای اجرای تغییرات مورد نظرتان استفاده کرده و از این طریق فرآیند ایجاد تحولات مورد نظرتان را تسهیل کنید. 

در نظر داشته باشید بهتر است لیستی از کارهایی که باید انجام دهید را تهیه و اولویت‌های‌تان را مشخص کرده و در نهایت تغییرات مورد‌نظرتان را اعمال کنید. 

بهتر است طرح مورد‌نظرتان را مرحله‌به‌مرحله اجرا کرده و از انجام همزمان همه مراحل خود‌داری کنید زیرا این موضع ممکن است موجب پایمال شدن تلاش‌های شما شود. 

با طرح پرسش‌های سازنده، مفید و کاربردی در مورد تغییرات مورد‌نظرتان می‌توانید کنترل فرآیند تغییر را در دست بگیرید.