چگونه کارمندان مستقل را مدیریت کنیم / یک دست مدیریت مالی و یک دست بازاریابی...

هر صاحب کسب‏وکاری می‏داند که چگونه چند کار را همزمان با هم انجام دهد، زیرا ابتدا که کسب‏وکار خود را راه می‏اندازد یک دست در مدیریت مالی دارد، یک دست در بازاریابی، یک دست در طراحی محصول‌ و در هر چیز دیگری که در این میان وجود دارد، اما رفته‏رفته که شرکت رشد می‌کند لازم است این توانایی به کارمندان هم داده شود تا همان درکی را که صاحب کسب‏وکار از استقلال دارد آنها نیز داشته باشند. 

در هر شرکتی افراد بااستعداد پیدا می‌شوند. این افراد معمولا دوست ندارند بر آنها ریاست شود و منتظر گرفتن دستورات گا‏م‏به‏گام و تایید در هر نوبت باشند و به همین منظور برخی از کسب‏وکارها برای به‌کار گرفتن این‌گونه افراد و همچنین افزایش خلاقیت درون سازمان‏شان از ساختارهای بدون رییس یا ساختارهای هم‏سطح استفاده می‌کنند. این ساختارها با کاهش کنترل‏های سنتی معین اما ایجاد اطمینان در اینکه استقلال افراد طوری مهار و کنترل ‏شود که برای کسب‏وکار اثر مفید داشته باشد، کار می‌کنند. در ادامه درباره مزایای دادن استقلال به کارمندان صحبت خواهد شد و راهکارهایی به‏طور مختصر ارائه می‌شود که به کمک آنها می‏توان بدون از دست دادن کنترل به کارکنان استقلال داد. 

مزایای دادن استقلال به کارکنان

حس استقلال یا خودمختاری یکی از نیازهای بنیادی انسان و از مولفه‏های ضروری محیط‏های کاری است. این حس به نیازی که ما برای انگیزش درونی (یعنی برانگیخته شدن توسط لذت و علاقه شخصی) داریم پاسخ می‏دهد. کارمندانی که احساس می‌کنند به آنها اختیار داده شده کارمندان راضی‏تری هستند، در کارشان انگیزه بیشتری دارند، متعهدترند و همچنین استرس کمتری در کار دارند. مورد آخر به‏خصوص برای محیط‏های کاری دشوار و پرمسئولیت بسیار صادق است، چراکه حس استقلال در وضعیت‏های استرس‏زا به کارکنان درکی از کنترل را می‏دهد. 

فواید دادن استقلال به کارکنان برای صاحبان کسب‏وکار روشن است: استقلال بیشتر می‏تواند به کاهش از دست دادن کارکنان و افزایش خلاقیت، نوآوری و حتی عملکرد منجر شود، اما از طرفی این موضوع مطرح می‌شود که چگونه می‏توان به کارمندان استقلال لازم را داد، درحالی‏که کنترل بر آنها و بر امور را از دست ندهیم. سه نکته زیر را برای انجام چنین کاری درنظر بگیرید: 

1- هدف را مشخص کنید نه وسیله را

رفته‏رفته کسب‏وکار شما رشد خواهد کرد. اگر نمی‏خواهید سازمان‏تان از آن‏دسته سازمان‏های سلسله‏مراتبی شود که افراد خیلی راحت خود را با آن انطباق داده و به کارمندانی کاملا معمولی تبدیل شوند و دوست دارید که در آن افراد به کسب تجربه پرداخته و توانایی تصمیم‏گیری در زمان‏های حساس را داشته باشند، باید هدف را مشخص کنید و وسیله را چندان مهم نشمارید. همچنین برای تشویق خلاقیت در میان کارمندان، راهنمایی‏های مشخص و لازم را درخصوص کیفیت و ویژگی‏های پروژه، زمان اتمام و هدف آن به کارمندان بدهید و باقی کار را به خودشان واگذار کنید. این انتظار را نداشته باشید که تیم شما دقیقا مانند خودتان کارها را انجام ‏دهند، اما استراتژی‌ای که آنها به‌کار می‏گیرند ممکن است استراتژی خوبی بوده یا حتی از استراتژی شما هم بهتر باشد. 

2- سیستم کنترل و توازن را به‌کار بگیرید

اگر می‏خواهید به افرادی که وارد کسب‏وکارتان می‌کنید استقلال دهید و آن را کنترل کنید باید توانایی پذیرش نظرات و مشاوره دیگران و همچنین اشتباهات خود را داشته باشید. 

مسلم است که به‏عنوان صاحب کسب‏وکار باید نسبت به ایده‏هایتان شور و اشتیاق داشته باشید، اما زمانی که جایی برای گزینه‏های دیگر و شنیدن ایده‏های سایرین باقی نمی‏گذارید این اشتیاق و علاقه می‏تواند برای شما ایجاد مسئولیت کند. برای انجام چنین کاری از جمع کردن افرادی که فقط شما را تایید می‌کنند، در اطراف خود خودداری کنید.

شما به مشاوران مطمئنی نیاز دارید که حتی گاهی اوقات شما را پس زده و کمک ‏کنند تا ایده‏هایتان را بهبود بخشیده و نواقص آن را برطرف کنید، نه اینکه فقط کارهای‌تان را تایید و از شما تعریف و تمجید کنند. 

هر رهبری در معرض انحراف و خطا قرار دارد، بنابراین لازم است مکانیزمی را ایجاد کنید که توسط آن بتوانید به اشتباهات خود پی برده و آزادانه استراتژی‏های دیگر را نیز سبک و سنگین کنید. برای این کار مکانیزم کنترل و توازن را در سازمان‏تان راه بیندازید. این سیستم یک مکانیزم کنترل درونی است که از سازمان در برابر تقلب و خطاهایی که به‏خاطر غفلت اتفاق می‏افتد محفاظت می‌کند. در سسیستم‏هایی که از مکانیزم کنترل و توازن برخوردارند قدرت در دست افراد یا گروه خاصی قرار ندارد و اختیار تصمیم‏گیری و مسئولیت‏های‏ مربوط به آن‌که بر اجرای صحیح آن تصمیم صحه می‏گذارند در بخش‏های مختلف سازمان توزیع شده و هیچ بخشی نمی‏تواند به‏تنهایی کاری را انجام دهد. 

3- خود را بشناسید

همان‌طور که به دیگران اجازه آزادی و مسئولیت بیشتر می‏دهید، درک درستی از خودتان داشته باشید. این کار به شما کمک می‌کند تا بتوانید از این مرحله ‏گذار که در آن دیگران را به کسب‏وکارتان پذیرفته و می‏خواهید به آنها هم استقلال دهید به‏آسانی عبور کنید. زیرا زمانی فرا‏خواهد رسید که کسب‏وکار شما رشد می‌کند و نیاز خواهید داشت در برخی زمینه‏ها مانند مدیریت مالی افراد دیگری را به‌کار بگیرید که در آن تجربه و تخصص بیشتری از شما دارند و به همین دلیل نمی‏توانید از هر کاری که آنها انجام می‏دهند سر‌در‌بیاورید. باید نزد خودتان خیلی احساس امنیت کنید که بتوانید چنان افردای را به‌کار گرفته، کار را به او واگذار کنید و به آنها استقلال کافی بدهید.

بهتر است پیش از این کار یک تست شخصیتی از خود بگیرید تا نقاط قوت و ضعف‌تان را ارزیابی کنید و چنانچه به نقاط ضعف و ناتوانی در برخی زمینه‏ها پی بردید، با برطرف کردن آنها و مسلط شدن بر خود به این توانایی برسید که برخی کارها را به دیگران بسپارید، به آنها اعتماد کنید و استقلال دهید و در ‌عین‌حال کنترل امور را از دست ندهید. 

به‏علاوه باید فهم درستی از احساسات خود داشته باشید و احساسات دیگران را نیز به خوبی درک کنید که به این کار هوش عاطفی می‌گویند. 

به این ترتیب می‏توانید دریابید که هر‌یک از کارمندان‌تان چگونه و با چه چیزی برانگیخته می‌شوند و چگونه می‏توانید با روش‌هایی که به این افراد احساس موفقیت و کامیابی می‏دهد، آنها را توانمند سازید.