خطوط راهنما را ترسیم کنید

آیا می دانستید هر جلسه ای نیازمند یک سری استانداردهاست و درصورت عدم وجود این استانداردها، جلسات به بیراهه خواهند رفت؟ اگر در شرکت شما، جلسات 30 دقیقه ای مرسوم است، طبق همان استاندارد عمل کنید و به یاد داشته باشید که اگر جلسه خود را در یک چارچوب زمانی مشخص محدود کنید، خواهید توانست کارهای بیشتری را در مدت زمان کوتاه تری انجام دهید.

من خودم دوست دارم در پایان هر جلسه، پنج دقیقه آخر را به مرور کلی و اخذ تصمیمات اختصاص دهم درحالی که در بسیاری از جلسات، دقایق پایانی به تعارفات بیهوده اختصاص می یابد.

هر مدیری بهتر از هرکسی، شرکت یا سازمان متبوعش را می شناسد و به همین دلیل باید نهایت تلاش خود را به کار ببندد تا در کوتاه ترین زمان ممکن، جلسات کاری را به نتیجه نهایی و مطلوب برساند. از 24ساعت قبل از برگزاری جلسه، ‏ همه شرکت کنندگان را در جریان اهداف جلسه قرار دهید.

در 90درصد جلسات کاری که من شخصاً در آنها حضور داشته ام، بسیاری از افراد بدون آمادگی ذهنی قبلی در جلسه حضور می یافتند و همین مسئله موجب می شد تا نه موضوع بحث مشخص باشد، ‏نه توضیح قانع کننده ای ارائه و نه هدفی تعیین شود. اگرچه همه افراد دوست دارند خلاقیت داشته باشند اما این تمایل نباید به بهای به هم ریختن همه چیز و هرج و مرج در جلسه تمام شود.