تیم سازی در سازمان ها: فوت و فن هایی برای حرفه ای شدن!

در دنیای فوق سریع کنونی موفقیت هر سازمانی بیش از هر چیز در گروی داشتن یک تیم قوی، منسجم و کارآمد است. دیگر دوره ای که افراد به صورت انفرادی و جدا از هم کار می کردند گذشته است. امروزه فقط شرکت هایی که مثل یک تیم حرفه ای در کنار یکدیگر برای رسیدن به اهداف از پیش تعیین شده تلاش می کنند، در مسیر موفقیت قدم برمی دارند. اینطوری با پشت سر گذاشتن موانع بزرگ، قدرتمندتر از قبل به راه شان ادامه می دهند. در یک کلام، شرکتی موفق است که کار تیمی را به خوبی بشناسد.

با این حال تیم سازی تنها به گرد هم آوردن چند نفر خلاصه نمی شود. بلکه فرآیندی پیچیده و ظریف است که نیازمند برنامه ریزی دقیق، مدیریت صحیح و استفاده از تکنیک های مناسب است. باور کنید یا نه، بسیاری از مدیران هنوز اهمیت تیم سازی حرفه ای را به درستی درک نکرده اند. همین مدیران هستند که دیر یا زود در فرآیند رقابت جا می مانند و قدرت ادامه مسیر را از دست می دهند. هرچند این تفکر در بین مدیران جدید کمرنگ تر شده است، با این حال باید برای گسترش این نوع دیدگاه به نسل جدید برنامه های جدی داشت.

اگر تیم به درستی سازماندهی و ساخته نشود دیر یا زود اعضای تیم دلسرد و بی انگیزه خواهند شد. وقتی انگیزه اعضای تیم از بین برود دیگر نمی شود توقع درخشش در بازار را از آنها داشت. از این بدتر، اگر مشکلات به خوبی مدیریت نشود، این احتمال وجود دارد که صمیمیت اعضای گروه به دشمنی تبدیل شده و همه به دنبال تخریب یکدیگر باشند. اینطوری درنهایت آسیب بزرگی به کل بدنه کسب و کار وارد خواهد شد. پس باید تیم ها به مانند اجزای ساعت کنار هم چیده شوند. پس می توان گفت سازمان نیازمند داشتن تفکر ساعت سازی در زمینه تیم سازی است. ما در این مقاله قصد داریم به بررسی بهترین روش ها و تکنیک ها برای تیم سازی موفقیت آمیز در سازمان ها بپردازیم. هدف ما این است که به شما کمک کنیم تا تیمی قدرتمند، منسجم و کارآمد بسازید و با استفاده از ظرفیت های تیمی به اهداف سازمانی خود دست یابید. هر روش به شما کمک خواهد کرد قدم به قدم نیروهای تان را در مسیر مشخص شده هدایت کرده و تیمی رویایی برای درخشیدن داشته باشید. با ما همراه باشید تا یک سازمان بی نقص را کنار هم بسازیم.

تیم سازی بی دردسرها: روش هایی برای شروع

تعیین اهداف و نقش های روشن

اولین و مهمترین قدم در تیم سازی تعیین اهداف روشن و مشخص است. اعضای تیم باید بدانند که هدف از تشکیل این تیم چیست، چه انتظاراتی از آنها می رود. اینطوری خیلی زود متوجه بهترین روش ها برای دستیابی به اهداف شان خواهند شد. اهداف شما باید شفاف، قابل اندازه گیری، دست یافتنی، مرتبط و زمان بندی شده باشند تا بتوانید به طور موثر عملکرد تیم را ارزیابی کنید. یادتان نرود، قبل از انجام هر کاری تمام عوامل دخیل باید چشم انداز و مسیر رسیدن به این هدف را به طور کامل و دقیق بدانند.

مطلب مرتبط: کار تیمی در عرصه کسب و کار: آشنایی با رمز موفقیت برندهای بزرگ

اگر نظر ما را بخواهید، بد نیست تمام کسانی که با این پروژه در ارتباط هستند را گرد هم آورید و خواسته های تان را با آنها درمیان بگذارید و نظرشان را بپرسید. اگر پیشنهادی دارند بشنوید و با یک همدلی سازنده و تصمیم قاطع هدف تان را نهایی کنید. برگزاری چنین جلساتی به نظر بسیار ساده و بی اهمیت می آید اما در ادامه کار مشخص می کند که چقدر اعضای گروه برای به ثمر رسیدن این ایده انگیزه و انرژی دارند. اهداف تعیین شده باید توسط اعضای گروه به درستی فهمیده شود، اعضای گروه باید هدفی یکسان و واحد داشته باشند.

پس از تعیین اهداف باید نقش ها و مسئولیت های هر یک از اعضای تیم را به طور واضح مشخص کنید. هر فرد باید بداند که چه وظایفی دارد، در قبال چه کسی مسئول است و چگونه باید با سایر اعضای تیم تعامل کند. اینجاست که نظم دهی بیشتر اهمیت خود را نشان خواهد داد، اگر از ابتدای فرآیند تئوری های از پیش تعیین شده اعمال شود، همه چیز سر جای خودش قرار می گیرد و شما به عنوان راهبر و مدیر گروه سردرگم و بی هدف باقی نمی مانید. برای تمام افرادی که تازه وارد این عرصه شده اند کمک گرفتن از افراد کاربلد و شرکت در دوره های آموزش مدیریت پیشنهاد می شود.

عدم شفافیت در نقش ها و مسئولیت ها، می تواند منجر به سردرگمی، تداخل وظایف و کاهش کارایی تیم شود. یکی از مدیران با سابقه همواره در این خصوص می گوید: «من تمام مشکلات در زمینه رهبری و موفق نشدن را ناشی از وظایف نامشخص و ابهام های به وجود آمده در تعریف شرح شغل اعضا می دانم، اگر همان ابتدای استخدام، تمام کارمندان بدانند به چه منظور به شرکت وارد شده اند اینقدر چالش برانگیز نمی شد.» پس شما به راحتی می توانید از همین ابتدای کار از بروز بسیاری از مشکلات جلوگیری کنید و به فکر بهبود مهارت تیمی تان هم باشید.

اگر همان ابتدای استخدام، تمام کارمندان بدانند به چه منظور به شرکت وارد شده اند اینقدر چالش برانگیز نمی شد. پس شما به راحتی می توانید از همین ابتدای کار از بروز بسیاری از مشکلات جلوگیری کنید و به فکر بهبود مهارت تیمی تان هم باشید.

ایجاد ارتباطات موثر

ایجاد ارتباطات موثر از جمله اساسی ترین مولفه های یک تیم موفق است. اعضای تیم باید بتوانند به راحتی و به طور شفاف با یکدیگر ارتباط برقرار کرده، ایده ها و نظرات خود را به اشتراک بگذارند. اینطوری ارتباط موثر بین آنها شکل خواهد گرفت. ارتباط خوب به منزله روغنی است که باعث می شود ماشین تیم نرم تر و روان تر کار کند. تیم شما نیاز به این روان کننده دارد تا سریع تر از بقیه خود را به خط پایان برساند. با این کار از میزان اصطکاک بین اعضای تیم می کاهید و همدلی و صمیمیت را برای شان به ارمغان خواهید آورد.

مدیران باید فضایی را ایجاد کنند که در آن اعضای تیم احساس امنیت و راحتی داشته باشند و بتوانند بدون ترس از قضاوت یا انتقاد، صحبت کنند. برگزاری جلسات منظم، ایجاد کانال های ارتباطی آنلاین و تشویق اعضای تیم به تعاملات غیررسمی، می تواند به بهبود ارتباطات در تیم کمک کند. مثلا لازم است بعضی از جلسات بدون هماهنگی قبلی و صرفا برای یک دیدار دوستانه تدارک دیده شوند. دغدغه اعضای گروه دغدغه تمام شرکت و از وظایف تیم مدیریتی این است که در شادی و غم کارمندان شریک باشند.

شفاف سازی در تمامی بخش های سازمان می تواند به تعامل سازنده گروه تان هم کمک بسیار زیادی کند. به عبارتی اگر قرار است تغییری بزرگ در سازمان انجام شود یا قانون مهمی تصویب گردد اعضای تیم باید در جریان روند انجام آن باشند. همچنین یکی از بهترین کارها مشخص کردن یک سخنگو است، وجود یک مشاور رسانه می تواند بسیار اثربخش واقع شود و باعث بهبود تعامل با رسانه و به طور غیرمستقیم بهبود روند رو به رشد کسب و کار شما باشد. داشتن روابط دوستانه در گروه باعث اعتماد و پیشرفت کاری بیشتر اعضای تیم تان خواهد شد. 

متاسفانه در بسیاری از مواقع روابط کاری بیش از اندازه خشک و بی روح است که صدمات جبران ناپذیری به سیستم های موفق شرکت وارد می کند. همواره کاری کنید افراد از مصاحبت و همنشینی با یکدیگر لذت برده و یک محیط مفرح را درکنار پیشرفت حرفه ای برای خود و دیگر همکاران شان تدارک ببینند. بهتر است افراد، بخش زیادی از وقت خود را به بطالت نگذرانند و در تلاش برای بهبود سطح آگاهی همدیگر و شرکت سهیم شوند، در آن صورت است که تعامل هدفمندی میان نیروها رقم می خورد که بدون شک با تعاملات سودمند می توان انتظار به ثمر رسیدن ایده ها را هم داشت.

مطلب مرتبط: چالش مدیریت تیم های کاری؛ مهارت های مخصوص مدیران

قدردانی و تشویق کارمندان

تشویق و قدردانی از زحمات اعضای تیم نقش بسیار مهمی در افزایش انگیزه و تعهد آنها دارد. همه انسان ها دوست دارند که تلاش های شان دیده و از آنها قدردانی شود. همه افراد پس از انجام کار نیاز به یک «خسته نباشید» یا «آفرین» دارند که شنیدن این جملات انگیزه آنها را برای ادامه فعالیت دوچندان می کند و نشان می دهد کسی قدردان زحمات آنها هست. نادیده گرفتن تلاش های کارمندان انگیزه آنان را تا حد قابل توجهی کاهش داده و حتی می تواند باعث دلسرد شدن شان از حرفه مورد علاقه خود بشود.

مدیران باید به طور منظم، از عملکرد اعضای تیم خود قدردانی کنند و دستاوردهای آنها را جشن بگیرند. این قدردانی می تواند به شکل های مختلفی انجام شود، از جمله اعطای پاداش های نقدی، ترفیع رتبه، ارائه بازخوردهای مثبت و برگزاری جشن های تقدیر. در عین حال مهمترین نکته در این زمینه، صداقت و صمیمیت در قدردانی است. یک تقدیر خشک و خالی که از روی اجبار انجام شود، نه تنها تاثیری نخواهد داشت، بلکه می تواند نتیجه عکس نیز داشته باشد. یعنی تلاشی نابجا می تواند به منزله ایجاد یک نتیجه منفی و غیرقابل جبران باشد!

هر سازمانی برای زنده نگه داشتن انگیزه بین کارمندان نیاز دارد، پاداش های کوچک و بزرگی را برای آنها در نظر بگیرد، برگزاری جشن و دورهمی یا کمک هزینه های رفاهی تفریحاتی از این قبیل، بسیار در حفظ روحیه خوب تاثیرگذار می باشد. با مشخص کردن مزایای مختلف می شود حس ارزشمندی را در کارکنان افزایش داده و محیطی سالم برای رسیدن به موفقیت به وجود آورد و قطعا کارمندانی که قدرشان دانسته می شود هم با تمام انرژی و توان خود در پیشرفت کسب و کار تلاش می کنند. نباید از این موضوع هم غافل شد که برای ایجاد نظم و قانون بین کارمندان همواره باید گوشه چشمی هم به تنبیه و بازخواست برای افرادی داشت که نسبت به قوانین و روند بهبودی گروه بی تفاوت هستند داشت. به این ترتیب با ایجاد یک ساز و کار دوسویه هم می توان به تداوم پیشرفت گروه امیدوار بود و هم افرادی که عملکرد مطلوبی نداشته اند را از این شرایط آگاه نمود. دیده شدن برای تمام افراد یک نیاز اساسی محسوب می شود پس با کمک جملات انگیزشی و راهنمایی به آنان کمک کنید مسیر درستی را طی نمایند. همچنین اختصاص زمان برای استراحت هم امری ضروری است. به آنها کمک کنید ذهن شان را از مشغولیت های کاری فارغ کرده و بتوانند برای ادامه دادن کارها با آمادگی بیشتر برگردند و البته مراقب سلامتی اعضای گروه باشید!

مطلب مرتبط: حفظ روحیه تیم کاری در روزهای سردِ زمستان

حل اختلافات به طور سازنده

اختلافات جزء جدایی ناپذیر زندگی و کار هستند. در هر تیمی، دیر یا زود، اختلافاتی بین اعضا بروز خواهد کرد. مهم این است که چگونه با این اختلافات برخورد کنیم و آنها را به طور سازنده حل کنیم. باید همواره این نکته را به یاد داشته باشید که هنر اصلی یک رهبر خوب نادیده گرفتن مشکلات نیست. یک مدیر باید بداند حل چالش ها اولین وظیفه او به حساب می آید. در واقع هیچ سازمانی بدون مواجهه با اختلافات نمی تواند طعم واقعی پیشرفت را بچشد. سازمان های بحران زده قوی تر می شوند.

مدیران باید فضایی را ایجاد کنند که در آن، اعضای تیم بتوانند به راحتی و بدون ترس، اختلافات خود را بیان کنند. سپس، با گوش دادن فعال و همدلانه به صحبت های طرفین، سعی کنند ریشه اختلافات را شناسایی کرده و راه حلی منصفانه و قابل قبول برای همه پیدا کنند. تلاش برای اتخاذ تصمیماتی برد-برد کلید اصلی حل اختلافات در سازوکارهای گروهی به حساب می آید. برای دست یافتن به بهترین نتیجه ها به این فرمول تکیه کنید تا نه سیخ بسوزد نه کباب! در برخی موارد، ممکن است نیاز به میانجیگری یک فرد بی طرف برای حل اختلافات باشد. مدیر تیم یا یک فرد معتمد دیگر، می تواند با گوش دادن به صحبت های هر دو طرف و ارائه راهکارهای پیشنهادی، به حل اختلافات کمک کند. برگزاری یک جلسه رو در رو و گفت وگو دوستانه می تواند کمک شایانی در حل این مسائل داشته باشد، چه بسا با همفکری طرفین می توان خلاقانه ترین تصمیمات را برای توسعه سیستم و کاهش تنش های ایجادشده رقم زد.

اما مهمتر از همه، این است که اعضای تیم، روحیه همکاری و سازش را در خود تقویت کنند. آنها باید بدانند که هدف اصلی، حفظ یکپارچگی و انسجام تیم است و گاهی لازم است که برای رسیدن به این هدف، از خواسته های شخصی خود چشم پوشی کنند. اگر این دیدگاه برای تمامی اعضا درونی شود آنگاه هر تیم به یکی از بی نقص ترین بخش های سازمان تان تبدیل شده و هیچ ترسی از بازخورد آنها نخواهید داشت، به طوری که دائما برای کسب نظرات این گروه هیجان خواهید داشت. بدون شک تیمی منسجم تر است که علاوه بر تمام مسائل و معیارهای ارزیابی توانایی اعضای گروه در حل بحران و پیدا کردن سازش میان سلایق مختلف را هم جدی بگیرد و همه از یک الگوی مشابه برای عبور از شرایط دشوار پیروی کنند. هرگز نباید از کنار مشکل به سادگی عبور کرد؛ چراکه فقط مشکلات بیشتری به بار خواهد آورد.

مطلب مرتبط: بهترین تکنیک ها برای ایجاد تیم کاری

آموزش و توسعه مهارت ها

مهارت ها و دانش های جدید به سرعت جایگزین مهارت ها و دانش های قدیمی می شوند؛ این یک اصل انکارناپذیر است. بنابراین برای اینکه تیمی همواره کارآمد و به روز داشته باشید، باید به طور مداوم، به آموزش و توسعه مهارت های اعضای تیم خود اهمیت دهید. مدیرانی که به این موضوع مهم توجه نمی کنند و از اهمیت دانش و مهارت در دوران جدید غافل می شوند دیر یا زود باید با نتایج عملکرد نه چندان جالب مجموعه تحت امرشان رو به رو شده و شاید در نهایت از گردونه رقابت کنار بروند.

در دنیای امروز که دانش و مهارت حرف اول و آخر را می زند، باید سعی کنید اعضای تیم به روز ترین مهارت ها و اطلاعات را در اختیار داشته باشند، اعضای یک گروه موفق علاوه بر مهارت کافی و تسلط به فوت و فن کار نیاز دارند که یکسری مهارت های ارتباطی را یاد بگیرند مهارت هایی مثل زبان بدن فن بیان و قدرت مذاکره می تواند اعضای گروه را یک استایل خاص بخشیده و روند فعالیت را سرعت دهد و باعث موفقیت در هر چه بهتر کسب و کار باشد. پس ارتقای سطح علمی تیم یکی از اصول جدانشدنی در تیم های رو به رشد می باشد.

شما باید فضایی را فراهم کنید که اعضای تیم بتوانند به راحتی به منابع آموزشی دسترسی داشته باشند، در دوره های آموزشی و کارگاه ها شرکت کنند و از تجربیات یکدیگر استفاده کنند. تشویق اعضای تیم به یادگیری مستمر، نه تنها به افزایش کارایی تیم کمک می کند، بلکه باعث افزایش رضایت شغلی و تعهد آنها نیز می شود. یادگرفتن مهارت های مختلف نه‎تنها کمک می کند خروجی اعضای گروه را بهبود بخشیده همچنین کمک می کند روابط بهتری داشته باشند مهارت گوش دادن خوب باعث می شود که حرف همکاران خود را دقیق شنیده و مسائل را به خوبی تحلیل کنید. به این ترتیب از اختلافات کوچک هم به راحتی می توان عبور کرد.

امروزه سازمان های بزرگ در سراسر جهان در کنار استفاده از آموزش های سنتی، ابزارهای آموزشی آنلاینی هم در اختیار پرسنل شان قرار می دهند، دسترسی به ویدئوها و فایل های آموزشی در هر ساعت از شبانه روز امکانی فوق العاده برای پرسنل به شمار می آید. بسیاری از مدیران معتقدند ارتقای توانایی تیم یکی از سرمایه گذاری هایی است که در کوتاه مدت تاثیر شگفت انگیزی به همراه خواهد داشت و می تواند سود زیادی را نصیب سازمان کند. مدیران برای پرسنل شان سرمایه گذاری مالی می کنند اما مدیران باهوش و آینده نگر به دانش و فهم آن ها از مهارت های کلیدی در سازمان کمک می کنند تا چرخه تولید و درآمدشان همواره پایدار بماند. هرگز برای هزینه کردن در راستای بالا بردن مهارت های تیمی تان خسیس نباشید!

مطلب مرتبط: توسعه تیم کاری با 3 توصیه طلایی

سخن پایانی

تیم سازی فرآیندی است که خیلی از مدیران هنوز آن را به طور کامل نمی شناسند. برخی هم کلام را به عنوان یک روش به درد نخور کنار گذاشته اند. درست به همین خاطر خیلی وقت ها وضعیت یک سازمان در بحرانی عجیب فرو می رود. ما در این مقاله تلاش کردیم راه آغازین تیم سازی را با شما در میان بگذاریم. یادتان باشد، همیشه می توانید ایده های تازه تری برای این کار پیدا کنید. پس هیچ وقت دست از ماجراجویی برندارید. هرجا هم به مشکل خوردید، ما در روزنامه فرصت امروز آماده کمک به شما خواهیم بود.

منابع:

https://www.monitask.com

https://hbr.org