سخنرانی موفق برای مدیران ارشد شرکت

سخنرانی برای بسیاری از مردم کار دشواری است. این امر به دلیل ترس از حضور در مقابل جمعیت گسترده و همچنین تجربه های ناگوار قبلی روی می دهد. اگر شما هم تجربه نامطلوبی در زمینه سخنرانی داشته‎ اید، باید نسبت به بهبود شرایط اقدام نمایید. امروزه در عرصه کسب و کار امکان فرار از سخنرانی در جمع های هرچند کوچک فراهم نیست. هر کارآفرین یا حتی کارمندی باید در مقابل مدیران ارشد نسبت به سخنرانی و بیان دیدگاه های بخش هایش اقدام کند. در غیر این صورت شاید دیدگاه ها و منافع بخش های مختلف شرکت در فرآیند تصمیم گیری از سوی کارآفرینان لحاظ نشود. 

بدون شک سخنرانی امر ساده ای نیست. طراحی متن، تمرین و در نهایت حضور در میان دیگران شاید در همان ابتدا کار سختی باشد. امروزه سخنران های حرفه ای حتی بدون تمرین نیز توانایی بیان نکات مناسب و تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف را دارند. من نخستین بار سخنرانی را در دوران دبیرستان به طور حرفه ای تجربه کردم. آن زمان نگرانی بسیار زیادی برای سخنرانی در برابر همکلاسی های خود داشتم. بسیاری از کارآفرینان در محیط کسب و کار نیز چنین شرایطی را دارند. هدف اصلی در ادامه مقاله کنونی بررسی برخی از نکات مهم برای سخنرانی موفق در محیط کاری است. 

1.    شناخت مخاطب هدف

شناخت کلی از مخاطب هدف سخنرانی دارای اهمیت بالایی است. اگر یک فرد نسبت به شناسایی افراد حاضر در جلسه اقدام نکند، در عمل مشکلات بسیار زیادی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف خواهد داشت. این امر شامل ناتوانی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف براساس سلیقه اش خواهد بود. شاید این امر اندکی شباهت به حوزه بازاریابی داشته باشد. نکته مهم اینکه سخنرانی جذاب در واقع نوعی بازاریابی برای پذیرش ایده مان از سوی مخاطب هدف است. مدیران ارشد یک شرکت برای پذیرش یک پیشنهاد از سوی بخشی از کارمندان باید دلایل کافی را مشاهده نمایند. سخنرانی در قالب حرفه ای کمک شایانی به تاثیرگذاری بر روی مدیران خواهد کرد. 

مطلب مرتبط: سخنرانی موفق با 8 اقدام ساده

یکی از مهمترین نکات در زمینه جلب نظر مدیران ارشد شرکت مربوط به آگاهی از نکات مورد توجه شان است. مدیران به طور معمول دارای نگرانی های بسیار بیشتری در مقایسه با کارمندان هستند بنابراین شاید اعضای یک تیم کوچک از شرکت امکان طراحی متن سخنرانی مطابق با انتظارات مدیران را نداشته باشد. این امر در بسیاری از موارد مشکلات زیادی برای کسب و کارها ایجاد می کند. بهترین راهکار در این میان قرار دادن خودمان در شرایط مدیران است. بی تردید این امر سختی های زیادی دارد، اما دست کم چشم انداز مدیریتی به ما خواهد داد بنابراین امکان تاثیرگذاری بر روی مدیران براساس سلیقه و نگرانی های شان فراهم خواهد شد. 

بررسی مشکلات کسب و کار و تلاش برای ارجاع به آنها در هنگام سخنرانی تاثیرگذاری بسیار زیادی دارد. هر جلسه مربوط به برند در راستای حل یکی از مشکلات صورت می گیرد بنابراین اعضای کسب و کارها باید انگیزه کافی برای شناسایی مشکلات نشان دهند. وقتی نوبت به سخنرانی شما می رسد، باید نسبت به مشکلات اساسی و چالش های پنهان برند صحبت نماید. 

بی تردید یافتن مشکلات کسب و کار امر ساده ای نیست. اگر امکان یافتن مشکلات به ساده ترین شکل ممکن فراهم بود، دامنه وسیعی از کارآفرینان با مشکلات کاری مواجه نمی شدند. شاید در وهله نخست تاکید بر روی مشکلات اساسی شرکت امکان پذیر نباشد و بنابراین باید به دنبال راهکار جایگزین در این شرایط بود. توصیه اصلی در بخش کنونی شروع از مشکلات بخش خودمان است. این امر امکان جلب اعتماد تیم مدیریتی را فراهم می کند. مهمترین مسئله در این میان عدم اغراق در بیان مشکلات است. این امر موجب تردید مدیران نسبت به صحت ادعای سخنران ها می شود. 

2.    ضرورت برنامه ریزی 

سخنرانی در محیط کاری بدون برنامه ریزی امکان پذیر نیست. بسیاری از افراد پیش از سخنرانی دارای ایده های بسیار زیادی برای بیان هستند، اما به دلیل عدم یادداشت آنها یا دست کم برنامه ریزی برای بیان به ترتیب هر ایده به هنگام صحبت تمام آنها را فراموش می کنند. بدترین وضعیت در سخنرانی فراموشی نکات اساسی است. این امر موجب بروز مشکلات بسیار زیادی برای سخنران ها می شود. بسیاری از مدیران ارشد در صورت مشاهده سیگنال هایی مبنی بر فراموشی نکات از سوی سخنران به سرعت نسبت به قطع ارائه اقدام می کنند. دلیل این امر ارزشمندی زمان برای مدیران است بنابراین به هنگام سخنرانی باید تمام نکات را از پیش در ذهن داشته باشیم. 

برنامه ریزی برای ارائه سخنرانی به معنای همراه داشتن یک برگه کامل برای روخوانی نیست. بسیاری از کارآفرینان این نکته را مورد توجه قرار نمی دهند. به همین خاطر در عمل بسیاری از سخنرانی های مهم بدل به روخوانی از متن های آماده می شود. اگر قرار بر روخوانی از متن باشد، امکان ارسال متن موردنظر برای مدیران فراهم خواهد بود. سخنرانی باید همراه با نگاه مستقیم به مخاطب هدف صورت گیرد. در غیر این صورت تاثیرگذاری لازم را به همراه ندارد. 

وقتی سخنران های حرفه ای در تلاش برای برنامه ریزی هستند، به عبارت های کامل و استاندارد از نظر دستور زبان توجهی ندارند. این امر موجب سهولت برنامه ریزی برای سخنرانی می شود. ویژگی اصلی یک برنامه مناسب امکان تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف و بیان دقیق هر نکته در جای مناسب است. این امر در صورت بی توجهی کارآفرینان مشکلات بسیار زیادی در زمینه ارائه نکات به همراه خواهد داشت. 

اگر شما در زمینه برنامه ریزی برای ارائه سخنرانی گام های نخست را برداشته اید، یکی از توصیه های اساسی مربوط به تخمین زمان موردنیاز برای هر بخش از برنامه است. این امر امکان مدیریت بهینه زمان را فراهم خواهد کرد. اگر این نکته مهم مدنظر سخنران ها قرار نداشته باشد، فرآیند سخنرانی در عمل بیش از اندازه طول خواهد کشید. بسیاری از برندها در این شرایط با مشکلات بسیار وسیعی از نظر مدیریت ارائه های مختلف مواجه می شوند. اگر زمان در دسترس برای ارائه و سخنرانی شما 15 دقیقه است، باید درست در همان زمان ارائه تان تمام شود. در غیر این صورت شاید دیگر فرصتی برای سخنرانی در جلسات آینده نداشته باشید. 

3.    سازماندهی مطالب موردنظر

بیان دامنه وسیعی از مطالب به هنگام سخنرانی ایده جالبی نیست. شاید یک سخنران در 15 دقیقه مطالب بسیار زیادی را بیان کند، اما میزان تاثیرگذاری آنها به دلیل در هم بودن شان بسیار پایین باشد. مهمترین مسئله در این میان تلاش برای طبقه بندی نکات و سپس بیان شان به صورت تاثیرگذار است. نظم و سازماندهی مناسب مطالب دارای اهمیت بسیار زیادی است. این امر موجب بهبود وضعیت کسب و کارها، در جلسات مربوط به صنف های کاری می شود. 

مطلب مرتبط: 7 اصل یک سخنرانی موفق

سازماندهی مطالب موردنظر هر سخنران باید براساس اولویت های مراسم صورت گیرد. جلسات کاری و دیگر رویدادهای مرتبط همیشه دارای یک عنوان اصلی است. این امر کمک شایانی به سخنران ها برای ایجاد ارتباط میان نکات مدنظرشان با دغدغه های مدیران ارشد خواهد کرد. مشکل برخی از سخنران ها تلاش برای بیان برخی از نکات فرعی به صورت گسترده است. این امر اغلب موجب پرداخت بیش از اندازه به جزییات و ناتوانی از بیان نکات اساسی می شود. 

اگر سخنران ها نسبت به توانایی شان برای اشاره گذرا به برخی از نکات اطمینان ندارند، باید انحراف از بحث را به عنوان یک مشکل اساسی مورد شناسایی قرار دهند بنابراین در ساماندهی بحث باید تا جای ممکن از این امر پرهیز کرد. در غیر این صورت شانسی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف باقی نخواهد ماند. 

امروزه مطالعات مربوط به حافظه و استعداد یادگیری انسان کمک شایانی به سخنران های حرفه ای می کند. بر این اساس اغلب افراد به هنگام حفظ یک متن ابتدا و انتهایش را به خوبی در ذهن خواهند داشت. مشکل اساسی اغلب برای بیان بخش میانی مطلب روی می دهد. این امر به معنای ضرورت اختصاص زمان بیشتر برای یادگیری و حفظ نکات میانی در عرصه سخنرانی است. اگر این امر مدنظر بازاریاب ها و سخنران ها قرار نداشته باشد، با مشکلات بسیار زیادی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف مواجه خواهیم شد. 

4.    اختصار را رعایت کنید

سخنرانی در فضای کاری باید همیشه مختصر صورت گیرد. تلاش برای بیان نکات متعدد همیشه با ناکامی همراه است. بسیاری از افراد در ابتدای سخنرانی تمایل به اشاره به نکات متعدد دارند، با این حال هرچه به پایان زمان موردنظر نزدیک می ‎شویم، عجله سخنران های تازه کار برای جمع بندی بحث بیشتر به چشم می  خورد. این نکته دارای اهمیت بسیار زیادی از نظر تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف خواهد بود. 

سخنرانی در قالب های کوتاه و مختصر همیشه به معنای تاثیرگذاری اندک بر روی مخاطب هدف نیست. بسیاری از برندها در عمل توانایی تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف را در قالب پیام های بازاریابی کوتاه دارند. این امر در مورد سخنرانی نیز مصداق پیدا می کند. سخنرانی کوتاه اما همراه با نکات تاثیرگذاری موجب جلب نظر مدیران ارشد خواهد شد. این امر باید همیشه مدنظر سخنران های حرفه ای قرار گیرد. در غیر این صورت مشکلات بسیار زیادی از نظر تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف پیش خواهد آمد. 

وقتی برنامه کلی سخنرانی تمام شد، باید یک بار نسبت به زمان تقریبی مورد نیاز برای بیان نکات فکر کرد. اگر نکات بسیار زیادی در برنامه سخنرانی تان دارید، باید نسبت به اصلاح اش اقدام نمایید. در غیر این صورت زمان کافی برای بیان تمام نکات را نخواهید داشت. بسیاری از برندها در عرصه بازاریابی با همین مشکل مواجه هستند بنابراین در صورت تمایل برای بیان درست مطالب و مدیریت زمان به صورت کاربردی باید نکات اضافی را حذف کرد. بدون تردید این امر مشکلات بسیار زیادی برای کارآفرینان به همراه خواهد داشت. 

برخی از سخنران ها تمایل به استفاده از داده ها و اطلاعات مختلف در فرآیند سخنرانی دارند. این امر در صورت بی توجهی نسبت به زمان در دسترس شاید تمام فرآیند سخنرانی را بی نظم سازد. اگر در خلال سخنرانی نیاز به اشاره به برخی از نکات اساسی دارید، باید آنها را در قالبی کوتاه و مختصر بیان نمایید. در غیر این صورت بحران زمان پیش روی تان خواهد بود. 

5.    بررسی تجهیزات سخنرانی

امروزه اغلب سخنرانی ها به صورت آنلاین صورت می گیرد. بروز مشکلات فنی در زمینه سخنرانی های آنلاین امر رایجی است. اگرچه بخش فنی و همچنین سخنران ها امکان پرهیز از بروز برخی از مشکلات را دارند، اما در طول سخنرانی باید نسبت به بازخورد حاضران توجه نماییم. اگر بازخورد مخاطب پس از چند دقیقه به طور قابل ملاحظه ای تغییر کرد، طرح پرسش نسبت به کیفیت صدا یا حتی در دسترس بودن تصویر وبکم منطقی است. این امر موجب صرفه جویی در زمان در دسترس به منظور حل مشکلات فنی می ‍شود. در غیر این صورت شاید چند دقیقه از وقت مان به دلیل مشکلات فنی از دست برود. 

همیشه پیش از سخنرانی باید نسبت به کارکرد درست تجهیزات اطمینان حاصل کرد. این امر در مورد تجهیزات سخنرانی آنلاین و حضوری به یک صورت مصداق دارد. اغلب اوقات سخنران ها در نمونه های حضوری اقدام به استفاده از پاورپوینت می کنند. اگر در این میان سیستم نورپردازی و رایانه های بخش مشکل داشته باشد، کیفیت ارائه به شدت کاهش پیدا می‍کند. 

مطلب مرتبط: چگونه مانند حرفه ای ها سخنرانی کنیم؟

6.    استفاده از محتوای بصری در سخنرانی

استفاده از محتوای بصری در فرآیند سخنرانی اهمیت بسیار زیادی دارد. برخی از سخنران ها در استفاده از المان های بصری دارای ضعف بسیار زیادی هستند. امروز مردم به محتوای بصری توجه بسیار بیشتری نسبت به متن یا صوت نشان می دهند. این امر یک اصل بازاریابی است بنابراین باید به بهترین شکل ممکن از آن در حوزه سخنرانی حرفه ای استفاده کرد. در غیر این صورت کسب و کار شانسی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف نخواهند داشت. 

طراحی جلوه های بصری جذاب برای سخنرانی همیشه ایده مناسبی است. مهمترین مسئله در این میان ضرورت رعایت سادگی در طرح های بصری است. اگر طرح های موردنظر بسیار شلوغ باشد، شانس برند برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب به طور قابل ملاحظه ای کاهش پیدا خواهد کرد. این امر موجب بروز مشکلات بسیار زیادی از نقطه نظر بازاریابی و تاثیرگذاری بر روی حاضران خواهد شد. 

امروزه سایت های بسیار زیادی تصاویر، آیکون و افکت های رایگان برای طراحی جلوه های بصری در دسترس قرار می دهند بنابراین استفاده از نمونه های ساده چنین سایت هایی بهترین گزینه خواهد بود. اغلب سخنران ها مهارت و زمان لازم برای طراحی تصاویر موردنیازشان به طور کامل را ندارند بنابراین نباید در دام چنین ایده هایی افتاد. 

7.    توجه به نتایج

مدیران در زمینه ارزیابی سخنرانی ها و پیشنهادهای کاری همیشه به نتیجه نهایی توجه دارند. این امر مشکلات بسیار زیادی پیش روی کارآفرینان قرار می دهد. سخنران های حرفه ای همیشه به نکات مهم و اساسی برای مخاطب هدف اشاره می کنند. این امر شاید در نگاه نخست بسیار ساده به نظر برسد، اما اغلب اوقات از دید سخنران های تازه کار پنهان می ماند. همین امر مشکلات بسیار زیادی به همراه خواهد داشت. 

طرح پرسش هایی در مورد دغدغه های تیم مدیریتی همیشه نکته مهمی است. برخی از سخنران ها با استفاده از همین تکنیک امکان پرداختن به مشکلات اساسی و مهم را پیدا می کنند. شاید در ابتدا طراحی پرسش از سوی کارآفرینان بسیار سخت و همراه با مشکلات فراوان باشد، اما به مرور زمان توانایی آنها برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف بهبود خواهد یافت. 

8.    نمایش اعتماد به نفس در سخنرانی

برخی از افراد به هنگام ارائه سخنرانی همیشه مشکل دارند. این امر شامل ناتوانی برای بیان درست نکات و همچنین استرس فراوان درست پس از شروع نخستین جمله است. مهمترین مسئله در این میان تلاش برای نمایش اعتماد به نفس در زمینه سخنرانی است. مدیران ارشد اغلب سابقه ارائه سخنرانی دارند. همین امر آنها را بدل به کارشناس هایی حرفه ای در این راستا می کند. اگر شما توانایی اختصاص زمان مناسب برای تمرین سخنرانی را نداشته باشید، بدون تردید در زمان ارائه با نقدهای کوبنده مدیران ارشد مواجه خواهید شد. برخی از سخنران های تازه کار حتی توانایی پایان دادن به صحبت های شان در نخستین سخنرانی را ندارند. این امر اغلب موجب ناامیدی کامل آنها برای ارائه درست نکات خواهد شد. مهمترین مسئله در این میان بهبود توانایی کارآفرینان برای بیان هرچه بهتر نکات است. اگر این امر مدنظر برندها قرار نداشته باشد، به زودی با مشکلات بسیار اساسی مواجه خواهند شد. 

امروزه راهکارهای بسیار زیادی برای سخنرانی مناسب وجود دارد. یکی از بهترین شیوه ها در این میان استفاده از زبان بدن است. وقتی سخنران ها از زبان بدن استفاده می کنند، میزان تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف به طور قابل ملاحظه ای افزایش می یابد. این امر حتی در مورد مدیران ارشد با سابقه ارائه سخنرانی نیز مصداق دارد بنابراین هرچه توانایی سخنران ها برای استفاده از زبان بدن بیشتر باشد، باید توجه نهایی به مسئله بهبود پیدا کند. در غیر این صورت کارآفرینان شانسی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف نخواهند داشت. 

امروزه دوره های آموزشی بسیار زیادی در ارتباط با زبان بدن در دسترس قرار دارد. استفاده از این دوره های اغلب برای ارائه سخنرانی به طور حرفه ای کافی خواهد بود. همچنین بر روی شیوه ارتباط با دیگران در زندگی روزمره نیز تاثیر مناسبی دارد. 

9.    گوش دادن به سخنرانی

سخنرانی های مهم باید از هر نظر ارزیابی شود. تهیه متن اولیه برای ارائه سخنرانی ایده جذابی خواهد بود، با این حال به تنهایی برای موفقیت و تاثیرگذاری بر روی مخاطب کافی نیست. امروزه سخنران ها حتی نیاز به گوش دادن به نمونه های اولیه سخنرانی شان را نیز دارند. این امر کمک شایانی به یافتن نقاط ضعف می کند. 

مهمترین مسئله در زمینه گوش دادن چندباره به فایل صوتی سخنرانی پیش از ارائه نهایی مربوط به عدم تمایل افراد برای گوش دادن به صدای خودشان است. بدون تردید بسیاری از افراد گوش دادن به صدای خود را دشوار ارزیابی می کنند. این امر در صورت اندکی تمرین موجب عادت کردن به صدای خودمان می ‍شود. این امر در صورت بی ‍‍‍ توجهی مداوم نیاز به استفاده از کمک دیگران برای گوش دادن به سخنرانی مان را ایجاد خواهد کرد. چنین امری نیازمند صرف هزینه مشخصی است بنابراین بهترین راهکار تلاش برای سازگاری با گوش دادن به صدای خودمان است. 

10.    در تله پاورپوینت گیر نکنید

استفاده از پاورپوینت برای ارائه بهتر امری ضروری است. بسیاری از کارآفرینان برای بیان هرچه بهتر نکات اقدام به استفاده از پاورپوینت می کنند. شاید در نگاه نخست صحبت از تله پاورپوینت امری عجیب باشد. مهمترین مسئله در این میان اتکای بیش از اندازه سخنران ها به این ابزار است. بنابراین نقش خودشان در فرآیند سخنرانی به طور کامل گم می شود. امروزه بسیاری از افراد برای سخنرانی مناسب اقدام به نمایش برخی از نکات اساسی در قالب پاورپوینت می کنند. این امر اهمیت بسیار زیادی دارد. درج موضوعات اصلی و سپس بیان سایر بحث از سوی سخنران بهترین ایده در این میان خواهد بود. در غیر این صورت شانسی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف در فرآیند سخنرانی باقی نخواهد ماند.

مطلب مرتبط: چگونه برای سخنرانی در هر شرایطی آماده باشیم؟

یکی دیگر از نکات مهم در زمینه بیان سخنرانی ها مربوط به استفاده از قالب های پاورپوینت ساده است. اگر قالب های دارای طرح های گرافیکی بسیار زیادی باشد، تمرکز اصلی از محتوا به قالب منحرف خواهد شد. این امر موجب بروز حواسپرتی به طور مداوم خواهد شد. بدون شک هیچ سخنرانی تمایل به مشاهده حواسپرتی مخاطب هدفش ندارد بنابراین باید فکری اساسی برای استفاده از قالب های ساده در زمینه تهیه پاورپوینت نماییم. 

11.    توجه به واکنش حاضران

واکنش حاضران در جلسه به صحبت های سخنران اصلی دارای اهمیت بسیار زیادی است. این امر مرتبط با توانایی تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف و همچنین تحلیل در لحظه بازخورد آنهاست. بسیاری از سخنران ها به این نکات مهم وجه لازم را ندارند بنابراین در عمل واکنش حاضران هیچ تاثیری بر روی کیفیت سخنرانی شان بر جای نخواهد گذاشت. این نکته یکی از مهمترین ایرادهای هر سخنرانی حرفه ای خواهد بود. 

امروزه سخنرانی در مراسم ها و جلسات کاری مهمترین دغدغه هر کارآفرینی محسوب می شود. به ویژه اگر پای سخنرانی برای مدیران ارشد شرکت در میان باشد. مسئله اساسی در این میان تلاش برای بهبود توانایی های سخنرانی با استفاده از تکنیک‎ های تاثیرگذار است. برخی از مهمترین مسائل در این زمینه در مقاله کنونی مورد بررسی قرار گرفت. استفاده درست از این نکات اهمیت بسیار زیادی در بهبود توانایی بیان مطالب از سوی سخنران ها و تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف خواهد داشت.