چطور دفتر کار امن تری داشته باشیم؟

در دنیایی که هر روز خبرهای تازه ای از حملات سایبری و هک اطلاعات خصوصی به گوش می رسد، کسب و کارها باید قبل از اینکه داستان برندشان تبدیل به یک تراژدی تمام عیار گردد، دست به کار شوند. فرقی ندارد شما یک کارآفرین کاملا امروزی باشید یا هنوز در دنیای کلاسیک به سر ببرید، در هر صورت تهدیدهای مختلفی در کمین دفتر کارتان قرار دارد. اگر شک دارید، کافی است برای یک دقیقه هم که شده دست روی دست بگذارید تا در یک چشم به هم زدن اوضاع برندتان به هم بریزد.  

همه مردم دنیا دوست دارند در امنیت کامل زندگی کنند. به همین خاطر هم انواع و اقسام درهای ضدسرقت، دوربین های مداربسته و دزدگیرهای هوشمند در خانه شان کار می گذارند. نکته جالب ماجرا بی توجهی خیلی از مردم به دفتر کارشان است. انگار که دزدها مثل فیلم های سینمایی فقط دنبال خالی کردن جیب مردم در خانه شان هستند. باور کنید یا نه، این روزها سرقت از دفترهای کار به طور چشمگیری افزایش پیدا کرده است. البته این روزها دیگر خبری از سرقت های پر سر و صدا نیست. در عوض سارقان هم خودشان را آپدیت کرده و در کنار روش های کلاسیک سراغ الگوهای دیجیتال هم رفته اند، ماجرا پیچیده شد، نه؟

از آنجایی که بحث امنیت دفتر کار اصلا شوخی بردار نیست، ما در این مقاله قصد داریم چند تا از مهمترین نکات برای ارتقای امنیت دفتر کار را به اتفاق شما مرور کنیم. اگر شما هم فکر می کنید دفتر کارتان همیشه در معرض تهدید است، این مقاله کاملا مخصوص شماست. 

مطلب مرتبط: امنیت سایبری (Cybersecurity) چیست؟

استفاده از دوربین مدار بسته و سیستم دزدگیر

وقتی صحبت از امنیت دفتر کار می شود، اولین فکری که به ذهن آدم می رسد نصب دوربین های مداربسته است. خب انتظار ندارید که یکی از کارمندان تان حتی شب ها هم در دفتر بماند تا مراقب اوضاع باشد؟ 

این روزها دوربین های باکیفیت فقط دم دست کارگردان های سینما نیست. در عوض شما هم می توانید با هزینه ای اندک چند تا دوربین عالی برای دفتر شرکت تهیه کنید. یادتان باشد دوربین ها باید طوری نصب شود که حتی یک نقطه کور هم باقی نماند. اینطوری همه عبور و مرورها در طول روز و صدالبته شب ثبت می شود. 

اگر شما اهل تماشای فیلم های پلیسی باشید، احتمالا خیلی زود به ما اعتراض می کنید که دوربین های مداربسته به تنهایی برای تامین امنیت دفتر کار کافی نیست. خب در این مورد کاملا حق با شماست. چه بسا دزدها علاوه بر مدارک و اسناد با ارزش، هارد دوربین ها را هم با خودشان ببرند! 

راه حل تقویتی ما در این بخش استفاده از سیستم دزدگیر است. این سیستم ها به طور معمول بعد از ساعت اداری اگر کسی وارد دفترتان شود، مستقیما با شماره های اضطراری تماس می گیرند. آن وقت پلیس خیلی زود در محل حادثه حاضر شده و قبل از اینکه کسی به خودش بیاید، همه را دستگیر خواهد کرد. یادتان باشد برای نصب چنین سیستم هایی نباید روی توانایی های خودتان حساب کنید. در عوض استفاده از خدمات موسسات حرفه ‎ای بهترین گزینه خواهد بود؛ چراکه نصب اشتباه سیستم های دزدگیر عملا هیچ سودی برای تان نخواهد داشت.

استفاده از نورپردازی در شب ها

نزدیک به دو سوم (60 درصد) سرقت ها از دفترهای کاری در شب رخ می دهد. دلیل آن هم واضح است؛ در طول روز همه سرکار هستند و حتی روزهای تعطیل هم فضای پرنور اطراف همه چیز را خراب می کند. بنابراین سارقان تاریکی شب را بهترین فرصت برای اجرای نقشه های غیرممکن شان می دانند. اگر فکر کرده اید با کارآگاه بازی می توانید دست چنین سارقانی را رو کنید، باید یادآوری کنم که شما کارآفرین هستید و اصلا وقت چنین کارهایی را ندارید. در عوض با روشن گذاشتن چندتا از چراغ های دفتر تا حدودی اوضاع را مدیریت خواهید کرد. 

اگر دوران کودکی تان را به یاد داشته باشید، احتمالا هر بار که خانوادگی از خانه بیرون می رفتید، یکی دو تا از لامپ ها را روشن می گذاشتید. این کار نه برای زیبایی یا از سر فراموشی، بلکه با هدف دور کردن دزدها از خانه انجام می شد. قبول دارم این روزها روش های خیلی به روزتری برای تامین امنیت دفترهای کاری دم دست است، اما این دلیل نمی شود دور تکنیک های قدیمی را خط بکشید. 

توصیه امنیتی ما در این بخش مثل روز روشن است. کافی است قبل از اینکه دفتر شرکت را ترک کنید، چند تا از لامپ ها را روشن بگذارید. شاید این کار از نظر تکنیکی تاثیری نداشته باشد، اما باعث تردید سارقان خواهد شد. هرچه باشد هیچ کس دوست ندارد زیر نور و در شرایط کاملا روشن کار خلاف انجام دهد. پس شما می توانید روی تاثیرگذاری این تکنیک ساده حساب باز کنید. 

آپدیت نرم افزارها

ایده این بخش شاید خیلی ساده به نظر برسد، اما تا حد زیادی خیال تان بابت امنیت دیجیتال را راحت می کند. این روزها خیلی از کارها به طور اینترنتی انجام می شود. از پرداخت قبض گرفته تا تماشای فیلم؛ همه و همه به دنیای دیجیتال منتقل شده است. در این میان کسب و کارهای مختلف نیز از جریان توسعه فناوری عقب نمانده اند. بی شک شما هم در محل کارتان دیگر اطلاعات مهم را به طور فیزیکی نگهداری نمی کنید. در عوض سرورهای مختلف یا حتی رایانه های شخصی گزینه های بهتری هستند. تامین امنیت این گاوصندوق های عصر دیجیتال جای هیچ بحثی ندارد. شاید فکر کنید برای چنین کاری باید حتما یک مهندس کامپیوتر باشید، اما همیشه میانبرهای ساده تری هم دم دست هست!

مطلب مرتبط: افزایش امنیت سایبری کسب و کار

ما در روزنامه فرصت امروز برای تامین امنیت سایبری یک ایده بی نهایت راحت داریم. کافی است همه نرم افزارهایی که بر روی سیستم های شرکت نصب شده را سر وقت آپدیت کنید. شرکت های نرم افزاری معمولا خیلی زود ایراد محصولات شان را پیدا کرده و با یک آپدیت ساده آنها را رفع می کنند. اینطوری دیگر لازم نیست خیلی نگران خُرده ‎کاری‎های مربوط به امنیت سایبری باشید. 

یادتان باشد بحث امنیت دفتر کار فقط مربوط به اموال فیزیکی نیست. این روزها بزرگترین سرقت های دنیا نه در دنیای واقعی، بلکه از پشت کامپیوترها رخ می دهد. پس در کنار تامین امنیت دفتر شرکت نیم نگاهی هم به اوضاع دیجیتال کسب و کارتان داشته باشید. اگر وسواس زیادی در این رابطه دارید، همیشه موسسات امنیت سایبری آماده کمک به شما هستند. 

طراحی سیستم هوشمند ورود و خروج

آیا تا به حال فکر کرده اید ورود به دفتر شرکت تان چقدر راحت است؟ بی شک اعضای شرکت باید به راحتی هرچه تمام تر در محل کار حاضر شوند، اما ماجرا برای غریبه ها همینقدر ساده نیست. اگر قرار باشد همه در یک چشم به هم زدن در دفتر کار شما حضور پیدا کنند، آن وقت دیگر حرف زدن درباره امنیت محل کار بیشتر شبیه نوعی شوخی بی مزه خواهد بود. 

این روزها در محل کار فقط اعضای شرکت یا مهمان های از قبل هماهنگ شده باید امکان حضور داشته باشند. وگرنه چه بسا سرقت های مختلقی در محل شرکت روی دهد. آن وقت آدم دیگر به چشم های خودش هم نمی تواند اعتماد کند. فرقی ندارد شما چه نوع دفتر کاری دارید، در هر صورت استفاده از سیستم های ورود و خروج ضرورتی اجتناب ناپذیر محسوب می شود. همانطور که آدم به غریبه ها اجازه ورود به خانه اش را نمی دهد، باید کمی درباره محل کار هم سختگیری به خرج داد. اینطوری شما یک محیط امن و سالم برای کارمندان تان فراهم خواهید کرد. 

این روزها سیستم های هوشمند ورود و خروج در میان شرکت های بزرگ رواج بسیار زیادی دارد. شما لازم نیست حتما یک کارآفرین حرفه ‎ای باشید تا از این گزینه برای دفترتان سود ببرید. یادتان باشد، اگر حتی یک اتفاق ناخوشایند در دفتر کار روی دهد، کارمندان فورا دنبال شغل دیگری خواهند رفت. آن وقت شما می مانید و مشکلات تمام نشدنی برای پیدا کردن نیروی کار ماهر. سیستم های هوشمند برای ثبت ورود و خروج کارمندان معمولا از کارت های شناسایی یا اثر انگشت سود می برند. بنابراین اگر تعداد کارمندان شرکت خیلی زیاد است، باید حتما از این شیوه استفاده کنید. وگرنه در حالت عادی هر کارمند می تواند به خوبی وضعیت دفتر را زیر ذره بین داشته باشد. آن وقت تا یک آدم ناشناس سر و کله اش در دفتر پیدا شد، همه حواس شان جمع می شود. 

آماده شرایط بحرانی باشید

اتفاق های ناگوار معمولا از قبل به آدم خبر نمی دهند. تصادفات رانندگی، درگذشت عزیزان و شکست های تجاری درست زمانی سر و کله شان پیدا می شود که هیچ کس انتظارشان را ندارد. آن وقت آدم باید با کلی زحمت خودش را برای مدیریت اوضاع سرحال نگه دارد. 

مطلب مرتبط: چرا امنیت روانی در محل کار مهم است؟

راستش را بخواهید، ما در روزنامه فرصت امروز اصلا اعتقاد نداریم کارآفرینان باید همیشه در بهترین وضعیت شان باشند. بی شک حتی آدم هایی که اعصاب فولادی دارند هم در صورت مواجهه با مشکلات مختلف به هم می ریزند. نکته کلیدی این وسط آمادگی برای چنین بحران هایی است. این روزها خیلی از برندها برای اینکه به محض بروز مشکلات امنیتی همه دست و پای شان را گم نکنند، خیلی زود سراغ طراحی برنامه ‏های دقیق می روند. اینطوری قبل از اینکه اوضاع خیلی به هم بریزد، شما می توانید مشکلات را مدیریت کنید. 

همانطور که قهرمانان پرآوازه هم گاهی اوقات شکست می خورند، کارآفرینان بزرگ هم هر از چندگاهی دچار شکست می شوند. البته این شکست ها نباید باعث ناامیدی یا جا زدن شما شود. در عوض باید عزم تان را برای مدیریت اشتباهات پیش آمده و حضور پرقدرت در دنیای کسب و کار جزم کنید. یک برنامه از قبل طراحی شده برای مقابله با مشکلات امنیتی می تواند همه این مشکلات را حل و فصل کند. 

اجازه دهید به جای اینکه با کلیدواژه «مشکلات امنیتی» فقط روی اعصاب تان رژه برویم، سری به یک مثال کاربردی بزنیم. فرض کنید شما یک شرکت ثبت سفارشات آنلاین غذا دارید. در این صورت احتمالا مهمترین دارایی تان اطلاعات مشتریان خواهد بود. شما را نمی دانم، ولی اگر اطلاعات من در چنین شرکتی یک شبه به سرقت برود دیگر حتی به آن نگاه هم نخواهم کرد. به همین خاطر شرکت هایی که بیشتر کارشان در دنیای آنلاین است، معمولا با موسسات امنیتی سایبری همکاری نزدیکی دارند. این امر به آنها اعتماد به نفس خوبی برای ادامه مسیرشان می دهد. البته این امر به تنهایی امنیت چنین شرکت هایی را تضمین نمی کند. در عوض شما به عنوان مدیرعامل باید همیشه برنامه ای برای سناریوهای بد دم دست داشته باشید. 

فرض کنید یک روز سر کار حاضر شوید و بخش مهمی از اطلاعات مشتریان تان به سرقت رفته باشد. بی شک در چنین وضعیتی هر کسی یک راه حل خاص برای مدیریت اوضاع در سر دارد. چه بسا هیچ کس حتی حاضر به مذاکره درباره روش مدیریت بحرانش نباشد. در این صورت شما باید خودتان آستین ها را بالا زده و فکری برای سناریو مدیریت بحران کنید. مثلا اینکه کدام تیم ها باید اولین قدم ها برای ساماندهی اوضاع را بردارند، مثال خوبی خواهد بود. بی شک اگر شما همه چیز را به حال خودش رها کنید، کمتر کسی به فکر ساماندهی اوضاع خواهد افتاد. به علاوه، شما دسترسی وسیعی به مشاوره های حرفه ‎ای دارید. پس طبیعی است مسئولیت مدیریت بحران بر روی دوش شما باشد. باور کنید یا نه، خیلی از مشکلات امنیتی برای برندها بعد از بروز سرقت های بزرگ روی می دهد. پس به جای اینکه دست و پای تان را گم کنید، همان اول شروع استارت آپ تان به روش های مدیریت بحران های امنیت سایبری و آفلاین فکر کنید. قول می دهم دست آخر اوضاع تان خیلی بهتر از رقبای تان شود. 

حواس تان به تجهیزات شرکت باشد

امنیت فیزیکی دفتر شرکت یکی از مهمترین نکات برای هر کارآفرینی محسوب می شود، اما این وسط باید نیم نگاهی به اوضاع آنلاین برند هم داشته باشید. حتی اگر تمام رایانه های دفتر سر جای شان باشند، هنوز هم احتمال سرقت اطلاعات مهم مشتریان وجود خواهد داشت. درست به همین خاطر شما باید همیشه حواس تان به تجهیزات شرکت باشد. 

بعضی از کارآفرینان فکر می کنند همین که هر شب قبل از بازگشت به خانه سری به بخش های مختلف دفتر کار بزنند، دیگر مو لای درز امنیت کسب و کارشان نخواهد رفت. قبول دارم این تکنیک قدیمی هنوز هم طرفدارهای خاص خودش را دارد، اما قرار نیست شما با این طناب پوسیده ته چاه بروید. در عوض باید کمی هم به فکر امنیت نرم افزاری شرکت باشید. مثلا اینکه همه اطلاعات مهم بر روی دیتا سنتری امن ذخیره شود، ایده‎ای بسیار خوب برای افزایش سطح امنیت دفتر کار خواهد بود. اینطوری حتی اگر همه تجهیزات شرکت هم به سرقت برود، بازهم جای اطلاعات مشتریان تان امن خواهد بود. 

این روزها دیگر عصر گاوصندوق های بزرگ تمام شده است. شاید بد نباشد بگوییم چنین گاوصندوق هایی دیگر فقط در موزه ها به چشم می خورد. در عوض کارآفرینان همه اطلاعات و مدارک مهم شان را در فضای آنلاین ذخیره می کنند. همین موضوع بحث امنیت سایبری را به دنیای کسب و کار باز کرده است. آخرین توصیه ما برای ارتقای امنیت دفتر کار نیز حول همین موضوع جریان دارد. پس اگر تا اینجای کار با ما همراه بوده اید، بد نیست کمی درباره امنیت سایبری هم اطلاعات تان بیشتر شود. قول می دهم نتیجه این بحث به کارتان خواهد آمد. 

توجه به امنیت سایبری

وقتی صحبت از امنیت سایبری می شود، اغلب مردم یاد فیلم های پلیسی می افتند که یک تیم هکری حرفه ‎ای دنبال سرقت های چند میلیون دلاری هستند. البته در دنیای واقعی کمتر چنین گروه های بزرگی به چشم می خورد. در عوض خیلی از هکرها دنبال اهداف کوچک تر هستند. هرچه باشد خبر سرقت اطلاعات یا هک حساب های برندی مثل اپل خیلی زود گوش عالم را کر می کند. با این حال ماجرا درباره برندهای محلی اصلا اینطوری نخواهد بود. به همین خاطر کسب و کارهای کوچک همیشه طعمه های بی نهایت جذابی محسوب می شوند. ما در این بخش بعضی از مهمترین نکات برای رعایت امنیت سایبری را با شما در میان خواهیم گذاشت. اینطوری دیگر لازم نیست 24 ساعته نگران اطلاعات یا وضعیت حساب های بانکی تان باشید. 

مطلب مرتبط: چگونه هزینه نگهداری دفتر کار را کاهش دهیم؟

•    استفاده از رمز عبورهای قوی و طولانی نکته بی نهایت مهمی برای ارتقای امنیت سایبری محسوب می شود. اگر شما همیشه رمزهای کوتاه یا قابل حدس برای حساب های مهم تان طراحی کنید، خیلی زود دست تان برای همه رو خواهد شد. آن وقت به جای اطلاعات محرمانه حتی سوپرمارکت محل هم از جزییات کسب و کارتان خبر خواهد داشت. پیشنهاد ما در این رابطه انتخاب پسوردهای هشت کاراکتری با ترکیب حروف و اعداد است. یادتان باشد استفاده ترکیبی از حروف بزرگ و کوچک نکته کلیدی خواهد بود. این طوری احتمال لو رفتن رمزهای مهم کسب و کارتان نزدیک به صفر می شود. 

•    یکی از روش های ساده برای انتقال اطلاعات میان دستگاه های دیجیتال استفاده از انواع فلش های کوچک است. این ابزارها علی رغم حجم کمی که دارند، توانایی انتقال حجم وسیعی از اطلاعات را پیدا کرده اند. به همین خاطر خیلی از برندها عملا از آنها سود می برند. اگر فکر کرده اید کار با فلش ها خیلی راحت است، باید بگوییم سخت دراشتباهید. یادتان باشد اگر فلش های حاوی اطلاعات مهم به دست افراد نادرست بیفتد، یک شبه اعتبار برندتان بر باد خواهد رفت. به همین خاطر تمام فلش های شما باید دارای رمز عبور قوی باشد. همچنین هیچ کس حق ندارد آنها را با خودش از شرکت خارج کند. اینطوری احتمال سرقت اطلاعات آنها به صفر خواهد رسید. 

•    تهیه نسخه پشتیبان یا همان بکاپ از اطلاعات حیاتی برند امری ضروری است. بر فرض که شما خبره ترین کارشناس های امنیت سایبری را کنار دست تان دارید، اگر باز هم مشکل این وسط پیدا شد تکلیف تان چیست؟ توصیه ما تهیه نسخه چاپی و فیزیکی از اطلاعات برند و نگهداری آن در صندوق امانات است. اینطوری حتی اگر مورد حمله سایبری هم قرار بگیرید، باز هم جای اطلاعات تان امن خواهد بود. 

•    کلیک کردن روی لینک های ناشناس شاید در ابتدای امر خیلی مهم نباشد، اما وقتی که در محل کار هستید و سیستم تان به سرورهای اصلی شرکت وصل است، ماجرا کاملا متفاوت خواهد بود. به همین خاطر ما معتقدیم وقتی کارآفرینان در دفترشان هستند اصلا نباید ایمیل های مشکوک را باز کنند؛ چراکه شگرد خیلی از هکرها ارسال ایمیل های بی نام و نشان و سپس هک اطلاعات کاربران است. اینطوری شما با دست های خودتان اطلاعات مهم شرکت را تقدیم سودجویان خواهید کرد. 

رعایت نکات بالا مقدمه مناسبی برای ورود به بحث امنیتی سایبری محسوب می شود. با این حال ما قبلا در روزنامه فرصت امروز کلی درباره این مفهوم با هم گپ زده ایم. پس بد نیست سری به مقالات قبلی ما درباره امنیت سایبری زده و آنها را چاشنی کارتان کنید. اینطوری دیوار دفاعی برندتان کاملا نفوذناپذیر خواهد شد. 

گاهی اوقات کارآفرینان فکر می کنند با چند تا تکنیک ساده دیگر هیچ هکری نباید فکر سرقت از برندشان را هم بکند. اگر شما هم چنین اعتماد به نفسی دارید، باید بگوییم سخت دراشتباهید. تلاش ها برای نفوذ به سرورها یا سرقت اطلاعات شما دیر یا زود شروع خواهد شد. این وسط تنها کاری که از دست تان برمی آید، تلاش بی وقفه برای به روز نگه داشتن وضعیت امنیتی شرکت و همکاری نزدیک با مشاوران حرفه‎ ای خواهد بود. وگرنه در یک چشم به هم زدن اوضاع شرکت تان کاملا به هم خواهد ریخت. آن وقت حتی یک نفر هم مسئولیت این فاجعه را قبول نکرده و همه تقصیرها به گردن شما می افتد. 

سخن پایانی

دوران تامین امنیت دفتر کار با استخدام انواع بادیگارد دیگر به سر رسیده است. این روزها سارقان نه هیکل های ورزشکاری دارند و نه به خودشان زحمت می دهند به دفتر شرکت تان سر بزنند. در عوض خیلی از کلاهبرداری ها و نفوذ به درون شرکت ها در دنیای آنلاین روی می دهد. اگر شما به این وضعیت عادت ندارید، احتمالا سال هاست کسب و کارتان به همان شیوه کلاسیک رشد می کند. ما در این مقاله همچنان که تهدیدات معمولی را زیر نظر داشتیم، سری هم به نسخه دیجیتال آنها زدیم. کافی است نکات مورد بحث در این مقاله را مو به مو دنبال کنید تا خیال تان بابت امنیت دفتر کار و چه بسا کل شرکت راحت شود. 

یادتان باشد همانطور که فناوری های در دسترس شما برای توسعه کسب و کار پیشرفت می کند، سارقان و هکرها هم ابزارهای به روزتری پیدا خواهند کرد. بنابراین شما باید به طور مداوم تکنیک های امنیتی تان را ارتقا دهید. وگرنه خیلی زود شرکت تان بدل به طعمه ای حاضر و آماده برای هکرها یا سارقان عادی خواهد شد. آن وقت دیگر حسرت خوردن فایده‎ ای نخواهد داشت. 

مطلب مرتبط: چگونه امنیت سایبری کسب و کارهای کوچک را ارتقا دهیم؟

منابع:

https://www.markeluk.com

https://paladinsecurity.com