پشت هر کسب و کار موفقی یک بخش مالی توانمند حضور دارد. وظیفه اصلی این بخش به طور سنتی محاسبه میزان درآمد و هزینه های شرکت است. به این ترتیب ما همیشه براساس میزان بودجه در دسترس واقعی مان اقدام به فعالیت در دنیای کسب و کار خواهیم کرد. یکی از ایرادهای اصلی شرکت ها بی توجهی به آمارهای واقعی کسب و کارشان است. این امر موجب ورود آنها به حوزه های بازاریابی یا برندسازی پرهزینه و سپس ناتوانی در پرداخت هزینه ها می شود. بسیاری از ورشکستگی ها در پی همین امر به وجود می آید. اگر تجربه کار در شرکت های بزرگ را داشته باشید، آنها همیشه پیش از اقدام برای اجرای طرحی تازه با بخش مالی مشورت می کنند. این امر به خاطر رعایت آداب مدیریت شرکت نیست، بلکه نیاز واقعی و ضروری هر کسب و کاری را بیان می کند.

بدون تردید اهمیت بخش مالی برای هر شرکتی قابل درک است. همین نکته در طول دو دهه اخیر اغلب کسب و کارها را ترغیب به استفاده از تکنیک های متنوع برای افزایش کارایی این بخش کرده است. همه ما با توصیه های مختلف در زمینه بهبود کارایی بخش مالی مواجه شده ایم. نکته مهم در مورد اغلب این توصیه ها ماهیت بیش از حد حرفه ای شان است. به این ترتیب افراد عادی توانایی برقراری ارتباط با آن را نخواهند داشت. هدف اصلی من در این مقاله بررسی راهکارهای افزایش کارایی و اثربخشی تیم مالی شرکت با استفاده از شش گام ساده است. در ادامه هر کدام از تکنیک های موردنظر در بخشی مجزا و به صورت کاملا ساده مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

1. کاهش فرآیندهای عادی

بسیاری از تعاملات در فضای سازمانی دارای کلیشه ها و فرآیندهای پیچیده اند. این امر سرعت تبادل اطلاعات میان بخش های مختلف را کاهش می دهد. اگر ما به دنبال افزایش کارایی بخش مالی شرکت هستیم، باید تا جای ممکن از کلیشه های موجود فاصله بگیریم. وقتی بخش های مختلف شرکت توانایی برقراری ارتباط سریع با یکدیگر را ندارند، امور حسابرسی دشوار خواهد شد. به هر حال حسابرسی هر شرکت نیازمند اطلاع از میزان درآمد و هزینه های جاری هر بخش است. در شرایط دشواری ارتباط و وجود ساز و کارهای پچیده امکان حسابرسی آسان نیز از میان خواهد رفت.

مطلب مرتبط: افزایش کارایی کارمندان

یکی از نکات مناسب برای افزایش کارایی بخش مالی و حسابرسی شرکت درخواست ارائه صورتحساب مالی از هر بخش به صورت منظم است. بازه زمانی تحویل گزارش ها بسته به برنامه ما متفاوت خواهد بود. برخی از برندها هر دو هفته یکبار حساب های مالی شان را مدیریت می کنند. توصیه من در این بخش مدیریت ماهانه حساب هاست. این امر موجب ایجاد نظم بهینه در امور کسب و کار و همچنین فرصت مناسب برای هر بخش به منظور تهیه گزارشی کامل می شود.

2. استفاده از نرم افزارهای دارای هوش مصنوعی

براساس پیش بینی موسسه Markets And Markets صنعت مدیریت مالی و حسابداری شرکت ها تا سال 2023 ارزشی معادل 300 میلیارد دلار پیدا خواهد کرد. بسیاری از شرکت ها برای مدیریت امور مالی شان نیازمند استفاده از خدمات سایر آژانس ها و حسابدارهای حرفه ای هستند. این امر فعالیت شرکت های حسابداری را به شدت توسعه می دهد. وقتی یک حوزه دارای منبع درآمد بالایی باشد، حضور شمار فزاینده ای از برندها در آن امر طبیعی خواهد بود. اگر ما به فکر ایجاد ساز و کاری برای مدیریت امور مالی برندمان نباشیم، باید هزینه های نسبتا گزافی برای آن پرداخت کنیم. راهکار مدنظر این بخش راه اندازی تیم مدیریت مالی در داخل شرکت است.

بدون تردید بسیاری از شرکت ها دارای تیم مالی هستند. نکته مهم در این میان وضعیت خاص کسب و کارهای کوچک است. این کسب و کارها بودجه کافی برای راه اندازی یک بخش مجزا را ندارند. به همین خاطر باید به فکر ایده های دیگر باشند. توصیه من در اینجا استفاده از سیستم های هوشمند برای کمک به حسابدارها جهت مدیریت امور مالی شرکت است. خوشبختانه امروزه گزینه های بسیار زیادی برای استفاده در اختیار حسابدارها قرار دارد. برخی از این نرم افزارها با استفاده از هوش مصنوعی بسیاری از امور پیش پا افتاده و زمانبر را انجام می دهند. به این ترتیب فقط مدیریت به فرآیند حسابرسی برعهده حسابدار شرکت خواهد بود. با کاهش هزینه ها امکان سرمایه گذاری بر روی بخش های دیگر و توسعه هرچه بهتر کسب و کار فراهم می شود.

3. وضع قواعد مدیریتی تازه

بدون شک هیچ قاعده یگانه ای برای موفقیت تمام شرکت ها در عرصه مدیریت امور مالی وجود ندارد. هر شرکت با توجه به وضعیت خاص اش باید استراتژی های مختلفی به کار گیرد. در این زمینه موسسه مک کینزی و شرکا توصیه های جالبی دارد. بر این اساس ما باید برای افزایش کارایی بخش مدیریت مالی شرکت مان قاعده مدیریتی کاربردی وضع کنیم. این امر شامل استفاده از تجربه دیگران و همچنین اقناع کارمندان بخش امور مالی است. بسیاری از شرکت ها براساس الگوهای قدیمی مشغول به فعالیت هستند. حوزه مدیریت در طول سال های اخیر توسعه بسیار زیادی یافته است، بنابراین ما باید از دستاوردهای این حوزه برای بهبود شرایط شرکت استفاده کنیم. ایجاد قواعد مشخص برای بخش امور مالی یکی از دستاوردهای تازه علم مدیریت محسوب می شود.

یکی از راهکارهای مناسب برای مدیریت بهینه شرکت در حالت کلی توجه به سلیقه مشتریان و خواسته های شان است. این امر امکان تعیین قواعد مدیریتی بهینه برای بخش های مختلف را فراهم می سازد. در مورد بخش امور مالی باید وضعیت برندمان در کانون توجه قرار گیرد. در اینجا سر و کار ما به طور مستقیم با مشتریان نیست، بلکه باید شرایط ویژه خودمان را لحاظ کنیم. تمام شرکت ها کم و بیش دارای مشکلات حسابداری هستند. این امر نیاز به تعیین روندهای مدیریتی تازه را دوچندان خواهد کرد. ایجاد پیوند میان نیازهای شرکت و حوزه مدیریت مالی یکی از گام های مهم در راستای موفقیت محسوب می شود.

مطلب مرتبط:4 راهکار مدیریتی برای ایجاد انگیزه در تیم کاری

4. تقویت فرهنگ همکاری

تقویت همکاری میان کارمندان و بخش های مختلف شرکت اهمیت بسیار زیادی دارد. شرکت هایی که در تلاش برای تقویت این فرهنگ هستند، به طور میانگین پنج برابر بهتر از سایر رقبا اثربخشی دارند. معنای اثربخشی در اینجا بهره وری بیشتر در ازای هزینه کمتر است. شاید در ابتدا عجیب به نظر برسد، اما همکاری میان کارمندان و بخش های مختلف کسب و کار چندان بدیهی نیست. بسیاری از شرکت ها مشکل عدم همکاری نزدیک کارمندان با یکدیگر یا بخش های مختلف را دارند. به این ترتیب بخش قابل توجهی از شرکت ها باید اقدام به تقویت فرهنگ همکاری میان کارمندان شان کنند. این امر از طریق ایجاد موقعیت های گفت وگو و تبادل اطلاعات خارج از چارچوب سازمانی روی می دهد. شرکت های بزرگ همیشه زمان استراحت مشخصی برای کارمندان تعریف می کنند. این امر انگیزه کارمندان برای آشنایی هرچه بیشتر با یکدیگر را افزایش می دهد.

پرسش مهم درباره تقویت فرهنگ همکاری مربوط به چگونگی ایجاد آن در وهله نخست است. بسیاری از شرکت ها در این مرحله با مشکلات بسیار زیادی مواجه هستند. توصیه من در این بخش تمرکز بر روی اهداف خاص برندمان است. به عنوان مثال، اگر هدف اصلی ما افزایش فروش در سال جاری است، باید آن را در قالب هدفی جذاب برای کارمندان تعریف کنیم. وقتی یک شرکت دارای هدف باشد، کارمندان درباره آن صحبت خواهند کرد. همچنین اگر ما در زمینه جلب نظر آنها موفق عمل کنیم، امکان همکاری بهینه آنها نیز فراهم می شود.

5. ایجاد دوره های آموزشی و مهارت افزایی

همه افراد در دنیای کسب و کار نیازمند افزایش مهارت شان هستند. این امر درباره کارمندان به اندازه مدیران صحت دارد، بنابراین باید به دنبال اجرای طرح های آموزشی و مهارت افزایی در شرکت نیز باشیم. نکته مهم در این میان حضور تمام اعضای شرکت در چنین دوره هایی است. اگر فقط کارمندان در این دوره های حضور داشته باشند، تصور ایجاد تمایز میان خودشان و بخش مدیریتی پیش می آید. ما نباید از نظر سطح دانش یا نیاز به افزایش مهارت میان خود و کارمندان فرق بگذاریم. فقط در این صورت امکان توسعه دامنه فعالیت برندمان فراهم خواهد شد.

مهم ترین گام در راستای برگزاری دوره های آموزشی و مهارت افزایی اطلاع از سطح مهارت و تخصص کارمندان و تیم مدیران است. بدون این آگاهی برگزاری دوره های آموزشی کارکردش مناسب را نخواهد داشت. بدون تردید هر شرکتی دارای نقص های زیادی است. شناخت نقص ها نقش مهمی در افزایش کارایی برندها دارد، بنابراین گام نخست در اینجا شناخت حوزه های ناکارآمدی شرکت است. پس از این باید اقدام به رفع آنها با همکاری آژانس های تخصصی و برگزاری دوره های حرفه ای بود.

6. ترکیب گزارش های مختلف مالی

تهیه گزارش های کاری اقدام مناسبی برای مدیریت امور مالی به صورت تاثیرگذار است. متاسفانه بسیاری از برندها نسبت به اهمیت تهیه گزارش های کاربردی از سوی بخش های مختلف آگاهی ندارند، بنابراین در عمل تلاش چندانی برای تهیه گزارش های کاربردی نمی کنند. توصیه من در این بخش تعیین تاریخی مشخص در هر ماه برای ارسال گزارش های مالی و مشکلات هر بخش است. این امر رسیدگی به وضعیت کلی کسب و کار در کنار مدیریت بهینه امور مالی را ساده خواهد کرد.

یکی از نکات مهم پس از دریافت گزارش های مربوط به بخش های مختلف شامل ترکیب آنها با یکدیگر است. این امر در نگاه نخست ساده به نظر می رسد، اما تاثیر مطلوبی بر روی مدیریت مالی بهینه برندمان خواهد داشت. هدف اصلی از ترکیب گزارش های مختلف دستیابی به اطلاعاتی جامع درباره وضعیت مالی برندمان است. این امر امکان برنامه ریزی برای آینده را فراهم می سازد.

مطلب مرتبط:راه هایی برای حفظ انگیزه در تیم

بدون شک افزایش کارایی بخش مالی امر دشواری است. هدف اصلی من در این مقاله بررسی شش گام ساده در این زمینه بود. امیدوارم این تکنیک ها شروع مناسبی برای ایجاد تحول در بخش امور مالی شرکت شما باشد.