چطور یک گزارش مطبوعاتی جذاب برای برندتان بنویسید؟

یونان باستان یک الهه خاص برای انتقال پیام داشت، اما امروزه در دنیای کسب و کار شما باید به دنبال ابزارهای حرفه ای برای انتقال پیام برندتان باشید، در غیر این صورت شاید حتی یک نفر هم به برندتان توجه نشان ندهد. عصر کنونی بیش از هر نکته دیگری با سهولت ارتباطات میان افراد شناخته می شود با این حساب ابزارهای ارتباطی بسیار زیادی در دسترس شما و البته برندتان برای ایجاد ارتباط با دیگران قرار دارد. یکی از کاربردهای اساسی ابزارهای ارتباطی در حوزه کسب و کار مربوط به ارائه گزارش های مطبوعاتی است. 

مشتریان در دوره کنونی بیش از هر زمان دیگری نسبت به آگاهی از شرایط برندها تمایل نشان می دهند. بنابراین شما باید گزارش های دقیق و مداومی برای آنها آماده نمایید، در غیر این صورت شانس چندانی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان نخواهید داشت. 

بدون تردید استفاده از ابزارهای حرفه ای بازاریابی امکان ایجاد جلوه ای حرفه ای کسب و کارتان را افزایش می دهد. با این حال تا زمانی که شما به طور قابل ملاحظه ای در تلاش برای انتشار گزارش های کاری نباشید، حتی طرفداران پر و پاقرص برندتان هم توجه چندانی به شما نشان نخواهند داد. بنابراین انتشار گزارش های رسانه ای به نوعی به شما برای جلب نظر مشتریان به کسب و کارتان کمک کرده و سطح حرفه ای گری تان را نشان می دهد. اگر شما به این نکته مهم توجه نشان ندهید، شانسی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان نخواهید داشت. 

اگر شما آشنایی چندانی به مفهوم گزارش مطبوعاتی ندارید، باید اول از همه یک تعریف مناسب از آن پیدا نمایید. این گزارش یک متن تهیه شده از سوی کسب و کارها به منظور ارائه به رسانه های مختلف است. محتوای مورد اشاره در این گزارش براساس نیاز هر کسب و کار متفاوت است. برخی از برندها به طور سالانه گردش مالی شان را در قالب یک گزارش مستقل منتشر می کنند. این امر برای برخی دیگر از برندها در رابطه با میزان جذب مشتری تازه و همچنین وضعیت سرمایه گذاری شان هم مصداق دارد. هدف شما هرچه باشد، تهیه این گزارش به طور حرفه ای اهمیت بالایی دارد. 

مطلب مرتبط: چگونه برندمان را در کانون توجه رسانه ها قرار دهیم؟

برخی از برندها در تهیه گزارش مطبوعاتی اشتباهات بسیار زیادی انجام می دهند. شاید این امر از نقطه نظر مشتریان عادی هیچ ایرادی به همراه نداشته باشد، اما در بلندمدت شما را از چشم کارشناس های حرفه ای و سرمایه گذارهای بزرگ خواهد انداخت. با این حساب شما باید به طور قابل ملاحظه ای در تلاش برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف با تهیه یک گزارش حرفه ای و بدون ایراد باشید. 

هدف اصلی در این مقاله بررسی راهکارهای تهیه گزارش های حرفه ای و جذاب برای انتشار در رسانه های مختلف است. این امر به شما کمک می کند تا علاوه بر انتشار گزارش موردنظر در شبکه های اجتماعی، نظر رسانه های دیگر را نیز به گزارش تان جلب کنید. اینطوری شمار هرچه بیشتری از مشتریان گزارش شما را مطالعه خواهند کرد. 

هدف گزارش تان را تعیین کنید

هر گزارش مطبوعاتی باید یک هدف مشخص داشته باشد، در غیر این صورت کمتر کسی حتی به آن نگاه خواهد کرد. همچنین رسانه های مختلف نیز بی جهت گزارش مطبوعاتی یک برند را بازنشر نخواهند کرد. هدف شما باید به طور روشن و کوتاه در تیتر گزارش بیان شود. هرچه تیتر شما کوتاه تر باشد، در نهایت شانس بالاتری برای جلب نظر مخاطب هدف خواهید داشت. بسیاری از برندها در این رابطه همیشه تیتر گزارش شان را پیش از انتشار ارزیابی می کنند. این امر به آنها برای کوتاه تر ساختن متن موردنظر کمک خواهد کرد. 

شما برای اینکه هدف اصلی گزارش تان را تعیین کنید، نیازی به طی یک مسیر طولانی ندارید. همینکه از خودتان بپرسید چرا دارید این متن را تهیه می کنید، کافی خواهد بود. همچنین اگر خودتان را جای مشتریان قرار دهید هم امکان پیدا کردن دلایل مناسب برای یک گزارش جذاب را خواهید داشت. 

برای روزنامه نگارها بنویسید، نه خودتان

گزارش مطبوعاتی شما در نهایت از سوی برخی روزنامه نگارها مورد توجه قرار گرفته و در رسانه ها بازتاب پیدا می کند. با این حساب هرچه حرفه ای تر و براساس اصول روزنامه نگاری این متن را تهیه کنید، خروجی نهایی کارتان بهتر خواهد بود. 

برخی از گزارش های مطبوعاتی به دلیل اینکه برند موردنظر هیچ نکته نگارشی حرفه ای را رعایت نکرده است، حتی مورد توجه یک رسانه هم قرار نمی گیرد. بنابراین شما در اینجا باید اندکی از حجم خودخواهی تان کم کرده و در راستای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف اقدام نماید. یادتان باشد مخاطب هدف اصلی شما در این میان روزنامه نگارها هستند. در مرحله بعد آنها خودشان گزارش شما را تبدیل به یک مقاله حرفه ای خواهند کرد. پس در تلاش اول تمام توجه شما باید معطوف به جلب نظر روزنامه نگارها باشد. 

اگر شما در نخستین بند از گزارش تان یک خلاصه درباره هدف نگارش و همچنین محتوای اصلی آن ارائه کنید، توجه اهالی رسانه به طور قابل ملاحظه ای جلب خواهد شد. به هر حال کمتر خبرنگاری حوصله مطالعه تمام یک متن گزارش را دارد. با این حساب شما با چنین تکنیکی امکان تاثیرگذاری بر روی خبرنگارها و جلب توجه شان را پیدا می کنید. 

تعریف مخاطب هدف

گزارش شما هرچه باشد باید یک مخاطب هدف داشته باشد. به عنوان مثال، اگر گزارش شما درباره گردش مالی برندتان است، به احتمال زیاد مخاطب هدف تان سرمایه گذارها خواهند بود. همچنین توضیح نحوه ارتقای کیفیت محصولات نیز مشتریان مستقیم تان را هدف قرار می دهد. با این حساب شما باید برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان اقدام نمایید، در غیر این صورت گزارش تان شاید به دست مخاطب نادرستی برسد. اینطوری میزان تاثیرگذاری گزارش موردنظر به طور قابل ملاحظه ای کاهش پیدا خواهد کرد. 

مطلب مرتبط: ارتباط با مشتری از طریق رسانه

تعریف مخاطب هدف به طور معمول کار ساده ای محسوب می شود. شما حتی در صورت داشتن ارتباطات مناسب با رسانه ها امکان هم اندیشی با آنها برای انتخاب مخاطب هدف را نیز خواهید داشت. به این ترتیب رسانه ها نیز در پوشش گزارش تان بر روی دامنه مشخصی از خوانندگان تمرکز خواهند کرد. 

اینکه یک گزارش به طور استاندارد نوشته شود، فقط یک روی سکه است. نکته مهم در این میان تلاش برای رساندن این گزارش به دست مخاطب درستی است، در غیر این صورت تمام تلاش های شما در این راستا از بین خواهد رفت. 

بیان دقیق نکات

شما در گزارش مطبوعاتی ‏تان قرار نیست مثل محتوای بازاریابی کار کنید. یک گزارش حرفه ای باید به طور دقیق نکات اساسی را مورد پوشش قرار دهد، در غیر این صورت شما هیچ شانسی برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان نخواهید داشت. این امر شما را به طور قابل ملاحظه ای از نظر مخاطب هدف تان حرفه ای نشان خواهد داد. بسیاری از برندها در عمل گزارش های مطبوعاتی را با محتوای بازاریابی و تبلیغاتی اشتباه می گیرند. درست به همین خاطر توانایی تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف را ندارند. 

وقتی شما هدف اصلی تان در گزارش را مشخص کردید، باید فقط درباره آن صحبت کنید. هرگونه اشاره به نکات جانبی باید به طور گذرا باشد، در غیر این صورت کمتر کسی حوصله مطالعه گزارش طولانی و بی نتیجه شما را خواهد داشت. امروزه بسیاری از برندها حتی پس از تهیه یک گزارش عالی نیز آن را به طور مداوم مورد بازخوانی قرار می دهند. این امر با هدف کاهش حجم گزارش موردنظر و مطمئن شدن از بیان تمام جزییات صورت می گیرد. 

انتشار گزارش ها به طور منظم

همانطور که محتوای بازاریابی باید به طور منظم منتشر شود، در زمینه انتشار گزارش های مطبوعاتی نیز شما باید عملکرد ثابتی از خودتان نشان دهید، در غیر این صورت به سادگی هرچه تمام تر مشتریان تان را از دست خواهید داد. وظیفه اصلی در این بخش برعهده تیم روابط عمومی برند است. این تیم باید تمام هماهنگی ها با رسانه ها را انجام دهد تا گزارش شما در زمان انتشار خیلی سریع به دست آنها برسد. هرچه گزارش شما زودتر در رسانه های مشهور منتشر شود، شمار بالاتری از افراد بدان توجه نشان خواهند داد. این امر اعتبار کسب و کار شما را به طور قابل ملاحظه ای افزایش می دهد. همچنین امکان توسعه سریع کسب و کار را نیز فراهم می سازد.

استفاده از اخبار تازه در گزارش

شما در گزارش تان باید به اخبار و داده های تازه توجه نشان دهید. این امر گزارش تان را برای مخاطب هدف و همچنین روزنامه نگارها جذاب خواهد کرد. بسیاری از رسانه ها همیشه به دنبال اخبار تازه هستند. حالا اگر گزارش مطبوعاتی شما هم دارای برخی از نکات ارزشمند خبری باشد، هر رسانه ای به آن جلب خواهد شد. این امر به شما برای توسعه کسب و کارتان در کنار بهبود رابطه با رسانه ها کمک خواهد کرد. 

یادتان باشد اگر خبر تازه ای در عرصه کسب و کار روی داده است، شما باید اولین برندی باشید که نسبت به آن واکنش نشان می دهد. این امر به شما برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف کمک کرده و همچنین توجه تمام رسانه ها را جلب خواهد کرد. بی شک برندی که پس از ماه ها به یک رویداد توجه نشان می دهد، نه تنها مخاطبی را جلب نخواهد کرد، بلکه اعتبارش هم حسابی زیر سوال می رود. 

انتخاب تیترهای جانبی مناسب

گزارش های اساسی درباره برندها که هر سال یک بار منتشر می شود، به طور معمول حجم بسیار زیادی دارد. این امر برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف اهمیت بالایی داشته و کارآفرینان باید تمام تلاش شان برای ارائه یک متن حرفه ای را انجام دهند. 

مطلب مرتبط: اهمیت رسانه های اجتماعی در بازاریابی کسب و کار

اگر شما قصد جلب نظر مخاطب هدف و رسانه ها به گزارش تان را دارید، باید علاوه بر یک موضوع جذاب از تیترهای جانبی درستی نیز برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف استفاده نمایید. این امر به مخاطب تان برای پیدا کردن بخشی که دنبالش است، کمک خواهد کرد. بدون تردید مشتریان به هنگام مواجهه با گزارش های سالانه برندها قصد مطالعه تمام متن آن را ندارند. در عوض فقط بخش هایی از یک گزارش برای آنها مهم خواهد بود. شما با انتخاب تیترهای جانبی به طور حرفه ای و درست امکان تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان را پیدا خواهید کرد. 

بزرگ ترین اشتباه در زمینه تهیه یگ گزارش در دنیای کسب و کار مربوط به حذف تمام جزییات از آن است. این امر به طور مشخص به تیترهای فرعی اشاره دارد. اینطوری مخاطب تان برای پیدا کردن بخش موردنظرش باید تمام گزارش تان را مطالعه نماید. بی تردید کمتر کسی در عرصه کسب و کار چنین حوصله ای را خواهد داشت. بنابراین شما باید بخش بندی درست گزارش تان همراه با تیترهای فرعی کاربردی را مدنظر قرار دهید. 

افزودن جزییات مربوط به نحوه ارتباط رسانه ای با برند

شما برای اینکه نظر روزنامه نگارها را به گزارش تان جلب کنید، باید در بخشی مشخص نسبت به درج راه های ارتباطی با خودتان اقدام نمایید. استفاده از یک آدرس ایمیل و شماره اختصاصی برای هماهنگی با رسانه ها نکته حرفه ای در این میان محسوب می شود. این امر به شما برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف کمک شایانی خواهد کرد. اگر اطلاعات تماس شما به طور ناقص درج شده باشد یا اینکه اصلا به این فکر نیفتاده باشید، به احتمال زیاد رسانه های معتبر قید پوشش رسانه ای گزارش تان را خواهند زد. بنابراین همیشه باید نسبت به این نکته مهم واکنش نشان دهید. 

حواس تان به لحن گزارش باشد

لحن یک گزارش رسانه ای باید به طور قابل ملاحظه ای با محتوای بازاریابی و حتی نحوه گفت وگوی دوستانه تان به مشتریان تفاوت داشته باشد، در غیر این صورت شما هرگز امکان تهیه یک گزارش حرفه ای و جلب توجه دیگران را نخواهید داشت. 

بدون تردید بهترین راهکار برای آگاهی از لحن مناسب برای تهیه یک گزارش مطبوعاتی مراجعه به عملکرد برندهای بزرگ و حرفه ای است. این امر به مثابه یک کلاس آموزشی برای شما خواهد بود. همچنین در هر مرحله از تهیه گزارش موردنظر در صورت نیاز یکبار متن‎تان را مورد ارزیابی دوباره قرار دهید. این امر به شما برای اصلاح خطاهای احتمالی کمک خواهد کرد. 

همچنین در صورت امکان از برخی مشتریان وفادار برندتان نیز کمک بگیرید. این امر امکان رفع هرگونه ایرادی در گزارش نهایی را از بین می‎برد. به علاوه، بهانه خوبی برای بهبود رابطه با مشتریان نیز خواهد بود. اگر در این میان برخی از کارمندان تان هم برای همکاری تمایل نشان دادند، بهترین ایده استفاده از کمک آنها خواهد بود. 

افزودن اطلاعات مرتبط به گزارش

اطلاعاتی که شما در اختیار مخاطب هدف تان قرار می‎دهید، باید دقیق و کاربردی باشد. وقتی از اطلاعات کاربردی صحبت می کنیم، باید ارتباط میان آن با موضوع اصلی گزارش را مدنظر قرار دهیم، در غیر این صورت گزارش ما در نهایت از هر نکته ای صحبت خواهد کرد. چنین گزارش هایی به طور معمول توانایی جلب نظر مخاطب هدف را ندارند. 

اگر شما اطلاعات مهمی برای بیان دارید، ساماندهی یک نشست خبری قبل یا بعد از انتشار گزارش ضروری خواهد بود. این امر به شما امکان بیان خلاصه ای از گزارش تان را خواهد داد. همچنین شما به بهترین شکل ممکن فرصت جلب نظر مخاطب هدف به گزارش تان را هم خواهید داشت. 

نکته مهم برای ساماندهی یک نشست خبری درباره گزارش برند ضرورت داشتن رابطه ای خوب با رسانه هاست، در غیر این صورت شاید کمتر رسانه ای برای پوشش رویداد شما داوطلب شود. 

توجه به نکات سئو

وقتی شما در حال نگارش گزارش برندتان هستید، دلیلی برای عدم رعایت نکات سئو وجود ندارد. شما هر نکته ای که درباره سئو محتوای بازاریابی بلد هستید، باید در رابطه با تهیه گزارش مطبوعاتی برندتان مورد توجه قرار دهید، در غیر این صورت به احتمال زیاد کمتر کسی حتی به گزارش برندتان توجه خواهد کرد. بسیاری از کارآفرینان برای تهیه گزارش شان به هر نکته ای به غیر از سئو توجه نشان می دهند. این امر در نهایت گزارش برندها را کاملا غیرکاربردی ساخته و در موتورهای جست وجو رتبه به شدت پایینی برای آن به همراه خواهد داشت. 

خودخواه نباشید

گزارش برند شما باید به نکات عمومی در بازار نیز اشاره کند. یکی از اشتباهات کارآفرینان تمرکز صرف بر روی وضعیت برندشان و فراموشی دیگر نکات است. اگر شما در متن گزارش تان اندکی درباره مشتریان هم صحبت کنید، ایده چندان بدی نخواهد بود. این امر به شما برای تاثیرگذاری حرفه ای بر روی مخاطب هدف کمک خواهد کرد. 

مطلب مرتبط: 10 نکته کاربردی در مورد رسانه های اجتماعی از طرف گای کاوازاکی

ارزیابی وضعیت کلی بازار و مشتریان در طول یک سال اخیر اغلب اوقات ایده ای مناسب برای یک فصل گزارش سالانه شما خواهد بود. شما با چنین کاری توجه مشتریان تان را نیز به طور قابل ملاحظه ای جلب خواهید کرد. به هر حال کمتر مشتری نظرش به شیوه ارزیابی برندها نسبت به خودش جلب نخواهد شد. این امر شما را به طور قابل ملاحظه ای در مقایسه با رقبای تان در شرایط بهتری قرار خواهد داد. 

گاهی اوقات همکاری با یک برند دیگر برای ارائه گزارش های مشترک نیز ایده بدی نخواهد بود. این امر سختی های تهیه یک گزارش را کاهش داده و به شما امکان جلب نظر دامنه وسیع تری از مشتریان را نیز می دهد. بنابراین در صورت امکان این گزینه جذاب را نیز مدنظر داشته باشید.