دفتر کار مجازی و صرفه جویی در هزینه های کسب و کار

دنیای مدرن از بسیاری جهات تغییر کرده است. این امر درباره شیوه های مدیریت کسب و کار و حتی دفترهای کاری نیز مصداق دارد. بی تردید دیگر هیچ برندی به سبک یک قرن پیش کسب و کارش را مدیریت نمی کند. با این حساب چرا نباید در زمینه استفاده از دفتر کار نیز تغییری با زمان های گذشته ایجاد شود؟ این امر سوال مهمی برای تمام کارآفرینان در سراسر دنیا محسوب می شود. با این حساب اگر شما به دنبال تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان هستید، باید از همین حالا به دنبال پاسخی روشن برای این دست از سوالات باشید، در غیر این صورت وضعیت تان در بازار هرگز همراه با موفقیت نخواهد بود. 

امروزه بسیاری از برندها برای مدیریت کسب و کارشان با مشکلات زیادی رو به رو هستند. این امر شامل مشکلات مربوط به تهیه دفتر کاری و پرداخت هزینه های آن می شود. با این حساب اگر برند شما به جای چنین کاری از یک دفتر مجازی سود ببرد، شانس بسیار بیشتری برای تاثیرگذاری بر روی روند فعالیت کارکنان خواهد داشت. این ترند در طول ماه های اوج همه گیری کرونا به طور قابل ملاحظه ای در روند فعالیت برندها تاثیر گذاشت. با این حساب استفاده از آن در دنیای کنونی ایده بدی نخواهد بود. 

هدف اصلی در این مقاله بررسی مفهوم دفتر کار مجازی برای کسب و کارهاست. اگر شما هم به این مفهوم علاقه دارید، می توانید در این میان با ما همراه باشید. در ادامه برخی از نکات مهم درباره این مفهوم را با هم مورد ارزیابی قرار می دهیم. 

مطلب مرتبط: مزایای مدیریت مجازی کارمندان برای کسب و کارها

دفتر کار مجازی چیست؟

کسانی که هنوز با تحولات دیجیتالی دنیای کسب و کار آشنایی چندانی ندارند، نسبت به چیستی دفتر کار مجازی سوالات زیادی خواهند داشت. این امر با توجه به تغییرات مداوم در حوزه کسب و کار و فعالیت های کاری امر بدیهی به نظر می رسد. وقتی امروزه از عبارت دفتر کار مجازی استفاده می کنیم، اغلب اوقات منظورمان ترکیبی از شیوه های مربوط به دورکاری و همچنین ابزارهای دیجیتال برای پیگیری روند تعاملات در دفترهای کاری بدون حضور فیزیکی افراد در کنار هم است. این امر نقش مهمی برای تاثیرگذاری بر روی کارمندان و میزان بهره وری شان ایفا می کند. 

اگر شما هم نسبت به راه اندازی یک دفتر کار مجازی تمایل دارید، نکاتی که در ادامه مورد بررسی قرار می گیرد، نقش مهمی در بهبود روند کاری تان خواهد داشت. بنابراین در ادامه با ما همراه باشید تا برخی از مهمترین نکات در این راستا را مورد ارزیابی قرار دهیم. 

چرا دفتر کار مجازی مهم است؟ 

اهمیت دفتر کار مجازی شاید در همان ابتدای امر مشخص نباشد، اما برای بسیاری از برندهای بزرگ این امر مثل روز روشن است. اگر شما هم به دنبال برخی از مزایای این شیوه مدیریت کسب و کار هستید، در ادامه با ما همراه باشید.

حذف هزینه اجاره دفتر

بسیاری از برندها به طور رسمی دفتری را خریداری نکرده اند. این امر به معنای ضرورت اجاره دفتر و همچنین پرداخت ماهانه مبلغی قابل ملاحظه برای آن است. شاید این امر برای برندهای بزرگ یا موفقی که دفتر خریده اند، امر عجیبی باشد، اما امروزه بسیاری از برندها توانایی پرداخت هزینه دفترشان را ندارند. درست به همین خاطر استفاده از الگوی دفتر مجازی امر مهمی برای چنین کسب و کارهایی محسوب می شود. اگر شما هم به دنبال تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف با استفاده از شیوه های تازه و کاهش هزینه های برندتان هستید، دفتر مجازی می تواند ایده خوبی باشد. این امر به شما ادامه روند کاری تان در بهترین شرایط ممکن کمک می کند. 

امروزه شمار بالایی از برندها به جای سرمایه گذاری بر روی دفترهای کاری بیش از هر نکته دیگری به دنبال استفاده از بودجه در دسترس شان برای سرمایه گذاری بر روی توسعه برندشان هستند. این امر با استفاده از دفترهای کار مجازی به ساده ترین شکل ممکن امکان‎پذیر خواهد شد. نکته جالب اینکه شما در فرآیند استفاده از دفتر مجازی هر وقت که مایل باشید، امکان قطع روند موردنظر و بازگشت به حالت اولیه، اجاره دفتر رسمی، را خواهید داشت. 

یادتان باشد صرف نظر از هزینه های دفتر واقعی به معنای امکان استفاده کاملا رایگان از دفترهای کار مجازی نیست. شما در این وضعیت نیز همچنان هزینه ای را پرداخت خواهید کرد. این امر به معنای ضرورت اختصاص بودجه ای برای دفترهای کار مجازی است. با این حال هزینه موردنظر به طور قابل ملاحظه ای کمتر خواهد بود. 

حل و فصل مسئله محل دفتر

شما برای انتخاب یک دفتر کار باید معیارهای بسیار متنوعی را مدنظر قرار دهید. این امر به شما برای تاثیرگذاری بر روی تمام کارمندان کمک می کند. اگر شما محلی دور از دسترس اغلب کارمندان برای دفتر کار انتخاب کنید، خیلی زود دامنه وسیعی از اعضای شرکت به فکر ترک شغل شان یا پیدا کردن کاری دیگر خواهند افتاد. معنای این امر ریزش شدید کارمندان برند شما در مدت زمانی اندک خواهد بود. با این حساب شما دیگر شانسی برای بهبود وضعیت برندتان و طی کردن مسیر توسعه به بهترین شکل ممکن نخواهید داشت. 

مطلب مرتبط: طراحی دفتر کاری با تکنیک های طلایی

دفترهای کار مجازی به شما امکان حل و فصل مشکلات ناشی از انتخاب یک دفتر کار در موقعیتی مناسب را می دهد. امروزه با توجه به شرایط ناشی از کرونا بسیاری از مردم به دنبال فعالیت دورکاری هستند. با این حساب شما در صورت راه اندازی یک دفتر مجازی امکان جلب نظر بهترین نیروهای بازار را خواهید داشت. این امر از نقطه نظر تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف اهمیت بسیار زیادی دارد. به هر حال شما با دفتر کار مجازی بهترین نیروی های بازار را استخدام خواهید کرد و این امر جذابیت های فراوانی دارد. 

پاسخگویی سریع به مشتریان

بسیاری از مشتریان تجربه های وحشتناکی در زمینه تعامل با برندها یا پیگیری سوالات شان از بخش خدمات فروش دارند. این امر در بسیاری از مواقع موجب کاهش انگیزه مشتریان برای خرید از یک برند می شود. درست به همین خاطر شما باید فکری به حال بخش خدمات مشتریان تان کنید، در غیر این صورت خیلی زود توانایی تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف را به طور کامل از دست می دهید. 

بی شک پاسخگویی 24 ساعته به مشتریان هدف بسیار مهمی برای برندها محسوب می شود. شما در صورت راه اندازی یک دفتر مجازی امکان همکاری با کارشناس های بخش خدمات مشتریان برای تمام وقت کردن این بخش بدون نیاز به حضور آنها در دفتر واقعی برند را خواهید داشت. این امر برای تمام اعضای شرکت شما هیجان انگیز و تاثیرگذار خواهد بود. به این ترتیب شما به سادگی هرچه تمام تر امکان ایجاد تحول در دفتر کار شرکت تان همراه با بهبود کیفیت خدمات مشتریان را دارید. 

اتاق های ویژه جلسات

وقتی شما برای فعالیت کاری به دنبال دفترهای مجازی هستید، معنای این امر صرف نظر از برگزاری جلسات ویژه نیست. بسیاری از کارآفرینان فقط به برگزاری جلسات کاری در قالب حضور تمام افراد گرد یک میز بزرگ عادت دارند. با این حساب دفترهای کار مجازی گزینه بسیار نوآورانه ای برای شما محسوب می شود. اگر شما به دنبال تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف تان هستید، چنین راهکاری می تواند جذابیت زیادی برای شما و کسب و کارتان به همراه داشته باشد. بنابراین باید به بهترین شکل ممکن به دنبال تاثیرگذاری بر روی مشتریان در دنیای کسب و کار باشید. 

یکی از مزایای ویژه دفترهای کار مجازی امکان پیگیری امور به طور کاملا آنلاین است. این امر سرعت برگزاری جلسات کاری را به طور قابل ملاحظه ای افزایش داده و شانس شما برای تاثیرگذاری بر روی افراد حاضر در جلسه را به شدت افزایش می دهد. به هر حال وقتی خبری از ماندن در ترافیک یا دردسرهای حضور تمام افراد موردنظر در محل برگزاری جلسه نباشد، کار شما بسیار ساده تر از هر زمان دیگری انجام خواهد شد. 

انعطاف پذیری بالا

امروزه اغلب کارمندان به دنبال فعالیت در شرکت هایی با ساعت های کاری و شرایط انعطاف پذیر هستند. این امر نوعی ترند بلندمدت در دنیای کسب و کار محسوب می شود. با این حساب اگر شما برنامه ای برای این بخش نداشته باشید، امکان تاثیرگذاری بر روی مخاطب تان را به طور کامل از دست خواهید داد. 

دفترهای کار انعطاف پذیر به اعضای شرکت برای تجربه ای ویژه در زمینه کار با انعطاف بالا کمک می کند. شما به این ترتیب در دوره کرونا و همچنین دغدغه های فراوان کارمندان امکان ارائه یک پیشنهاد جذاب به آنها را دارید. وقتی میزان رضایت شغلی کارمندان به طور قابل ملاحظه ای افزایش پیدا کند، شما از نقطه نظر تاثیرگذاری بر روی مشتریان تان با هیچ مشکلی رو به رو نخواهید بود. این امر می تواند برای شما جذابیت های بسیار زیادی به همراه داشته باشد. به علاوه، از نقطه نظر تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف نیز شرایط شما به طور قابل ملاحظه ای بهبود پیدا می کند. 

بسیاری از برندها برای ایجاد تنوع و خلاقیت در دفترهای کارشان به طور مداوم شک و تردید دارند. این امر همراه با مسئله انعطاف پذیری و برداشت منفی مدیران از آن یکی از عوامل عدم استقبال برخی از کسب و کارها از ایده دفترهای کار مجازی محسوب می شود. با این حساب شما برای تاثیرگذاری بر روی وضعیت برندتان باید بیش از هر نکته دیگری به دنبال غلبه بر این احساس ترس احتمالی باشید، در غیر این صورت دفتر کار مجازی هیچ وقت ایده ای جذاب برای تان نخواهد بود. 

مطلب مرتبط: کسب و کارهای مجازی در دوران پساکرونا

یکی از نکات مهم درباره دفترهای کار مجازی استقبال برندهای بزرگ از این امر است. چنین برندهایی به طور ویژه ای برای ساماندهی شعبه های محلی کسب و کارشان از این ایده سود می برند. با این حساب دیر یا زود تمام بخش های مربوط به کسب و کار شما در رابطه با دفترهای کار مجازی تعریف خواهد شد. همین امر ضرورت استفاده از دفترهای کار انعطاف پذیر را توضیح می دهد. استفاده از نکات مورد بحث در این مقاله برای آشنایی بیشتر با دفترهای کار انعطاف پذیر به شما برای انتخاب هرچه بهتر این ترند در دنیای کسب و کار کمک خواهد کرد. چنین امری در تمام طول فعالیت کاری تان به درد شما خواهد خورد. یادتان باشد اگر در زمینه استفاده از ترند موردنظر تردید به خرج دهید، شاید خیلی زود رقبای تان با استفاده از آن وضعیت را به نفع خودشان تغییر دهند. آن وقت شرایط بسیار دشواری از نظر مالی و رقابتی در انتظار شما خواهد بود.