برگزاری مراسم مناسبتی آنلاین برای اعضای شرکت

من در طول دوران فعالیت به عنوان بازاریاب در شرکت ‎های مختلفی کار کرده‎ ام. برخی از آنها به صورت کاملا دورکاری، برخی دیگر نیمه حضوری و سایر آنها کاملا حضوری فعالیت داشتند. وقتی در کسب و کارهای معمولی مناسبت‎ های ویژه فرا می‎ رسد، یکی از فعالیت‎ های جذاب اقدام به برگزاری مراسمی برای کارمندان است. این امر اغلب در زمینه بازاریابی برای مشتریان صورت می ‎گیرد، اما کارمندان کمتر مدنظر قرار می‎ گیرند. هر کسب و کار براساس زمینه اصلی فعالیتش و مهارت ‎های تیم بازاریابی اقدام به برگزاری مراسم های مهم به شیوه ‎های گوناگون می‎ کند. این امر در عمل دامنه وسیعی از مراسم های مناسبتی را پیش روی کارمندان قرار می‎دهد.

مناسبت‎ های مهم در طول سال برای کسب و کارها اهمیت زیادی دارد. اغلب تیم‎ های کاری در طول سال به سختی کار می ‎کنند، بنابراین در بازه‎ های زمانی مشخص نیاز به تغییر روحیه و اندکی تفریح دارند. اگر این امر مدنظر برندها قرار نگیرد، وضعیت کسب و کارشان به شدت دشوار خواهد شد. امروزه بسیاری از برندها برای بهبود روحیه کارمندان اقدام به برگزاری مراسم های جذاب برای تعامل با اعضای شرکت در مناسبت‎ های مهم می‎ کنند.

بدون تردید برگزاری مراسم های مناسبتی به صورت حضوری جذابیت زیادی برای برندها دارد. گفت ‎وگو و تعامل رو در رو همیشه نتایج بهتری در زمینه بازاریابی و مدیریت سازمانی به همراه داشته است. در این میان شرایط کنونی شیوع ویروس کرونا کار را دشوار کرده است. همین امر برگزاری مراسم به صورت آنلاین را در دستور کار بسیاری از کسب و کارها قرار داده است. اگر کسب و کار شما نیز در این زمینه شرایط دشواری دارد، باید اقدام به برگزاری مراسم آنلاین نماید.

برخی از کسب و کارها در مواجهه با بحران کرونا به طور کامل مراسم های مناسبتی برای کارمندان را فراموش می کنند. این امر تاثیر روانی به شدت منفی بر روی وضعیت شرکت دارد. استفاده از فناوری ‎های آنلاین برای برگزاری هرچه بهتر مراسم ها به صورت آنلاین در شرایط کنونی ضرورت دارد. هدف اصلی مقاله کنونی بررسی برخی از نکات مهم در زمینه برگزاری مراسم برای تیم ‎های دورکاری به صورت آنلاین است. شاید تا پیش از انی دورکاری فقط در برخی از کسب و کارها رایج بود، اما اکنون اغلب شرکت‎ ها به دلیل بحران کرونا از وضعیت دورکاری بهره می ‎برند. در ادامه برخی از مهمترین نکات در زمینه برگزاری مراسم آنلاین مناسبتی برای کارمندان مورد بررسی قرار خواهد گرفت.

مطلب مرتبط: چگونه مراسم آنلاین مناسبی برگزار کنیم؟

1. تعیین برنامه مرکزی برای مدیریت مراسم

هر مراسمی باید با برنامه‎ ای دقیق و متمرکز اداره شود. بسیاری از مدیران در زمینه برگزاری مراسم کاری به پیش‎ نیازهای این امر توجه چندانی ندارند. این امر موجب بروز شرایطی دشوار برای شرکت‎ ها در زمینه برگزاری مناسب مراسم می ‎شود. کسب و کارها برای برگزاری مراسم آنلاین هزینه قابل توجهی اختصاص می ‎دهند، بنابراین باید شانس کسب نتیجه مناسب را به حداکثر برسانند.

کارا کوروسک، کارشناس مدیریت دورکاری در موسسه HubSpot، درباره وضعیت شرکت ‎ها در شرایط کنونی و نیاز به برنامه ‎ریزی دقیق برای مراسم های کاری نظر جالبی دارد: «نظرخواهی از کارمندان برای آگاهی از سلیقه ‎شان دارای اهمیت بالایی است. بسیاری از برندها در عمل نسبت به این نکته مهم توجه ندارند بنابراین در نهایت مراسم ‎شان برای کارمندان جذابیت بسیار اندکی خواهد داشت. بهترین ایده در این میان طراحی برگه ‎های نظرخواهی از کارمندان و سپس برنامه ‎ریزی براساس اولویت‎ های آنان است.»

گاهی اوقات مدیریت مراسم های آنلاین برند با هزینه‎ های بسیار اندک امکان ‎پذیر است این امر شرایط مالی کسب و کار را به طور قابل ملاحظه ‎ای بهبود خواهد داد. هرچه میزان استفاده از نظرات کارمندان در فرآیند طراحی و اجرای مراسم بیشتر باشد، در نهایت واکنش بهتری خواهیم داشت بنابراین پیش از هر نکته‎ ای باید اقدام به همکاری با کارمندان برای برگزاری مراسم آنلاین کرد.

2. توجه به تعامل با کارمندان

مراسم های مناسبتی جذابیت زیادی برای کارمندان و به طور کلی هر فردی دارد. دلیل این امر امکان تعامل بالا در جریان مراسم های موردنظر است. بسیاری از مراسم های حرفه ‎ای و تخصصی کسب و کار برای کارمندان جذابیت بالایی ندارد. دلیل این امر ماهیت تخصصی و فقدان بسترهای مناسب برای تعامل با کارمندان است. مراسم های مناسبتی در نقطه مقابل، وضعیت متفاوتی دارد. اغلب مراسم های مناسبتی برای تعامل بهینه با کارمندان طراحی می‏ شود بنابراین تعامل با کارمندان همیشه ایده جذابی در زمینه بازاریابی و جلب نظر مخاطب هدف خواهد بود. در اینجا مخاطب هدف کسب و کارها کارمندان ‎شان هستند. این امر نوعی تمرین مناسب برای بازاریابی و جلب نظر کارمندان نیز خواهد بود.

تعامل با کارمندان برای اجرای مراسم های کاری دارای اهمیت بالایی است. متاسفانه برخی از کسب و کارها به صورت نادرست از این شیوه استفاده می ‎کنند. بسیاری از برندها برای مدیریت برنامه‎ شان فقط در بخش پایانی اجرای مراسم به دنبال تعامل کارمندان هستند. این امر اغلب اوقات انگیزه اندکی در کارمندان ایجاد خواهد کرد بنابراین در راستای تعامل با کارمندان باید از همان نقطه آغازین برنامه ای در ذهن داشت.

ایمار مارینان، مدیر بخش فرهنگ سازمانی موسسه HubSpot، در این مورد بر روی شیوه‎ های تعامل میان شرکت ها و کارمندان تاکید دارد: «هر کسب و کار دارای فرهنگ خاصی برای خودش است. این امر نحوه تعامل با کارمندان را به طور کامل مدیریت خواهد کرد. هرچه توانایی یک کسب و کار برای تعامل با کارمندان بیشتر و نزدیک ‎تر باشد، در نهایت نتیجه بهتری از فرآیند برگزاری مراسم مناسبتی به صورت آنلاین دریافت خواهد کرد. ایراد اساسی در کار برخی از برندها عادت ‎شان به برگزاری مراسم به صورت حضوری است بنابراین میانه خوبی با مراسم های آنلاین ندارند. اگر کسب و کارها به دنبال جلب نظر کارمندان ‎شان به مراسم های کاری هستند، باید تعامل بهینه با آنها در قالب مراسم‎ های آنلاین را نیز تمرین نمایند.»

3. ارائه خوراکی ‎های مناسب

وقتی یک شرکت مراسم مناسبتی برای کارمندانش تدارک می‎ بیند، به طور معمول خوراکی ‎های مختلفی در دسترس شرکت ‎کنندگان قرار می ‎گیرد. صرف غذای گروهی در یک مراسم باعث ایجاد جو صمیمانه ‎ای میان اعضای شرکت می ‎شود. بدون تردید برگزاری مراسم به صورت آنلاین چالش بزرگی در مسیر آماده ‎سازی وعده غذایی برای کارمندان ایجاد می ‎کند. امیلی تانگ، کارشناس دورکاری در موسسه HubSpot، در مورد وضعیت پیش روی ایده جالبی دارد: «اجازه دهید کارمندان خودشان وعده غذایی ‎شان را انتخاب کنند.»

انتخاب وعده غذایی از سوی کارمندان شیوه‎ های مختلفی دارد. در مراسم های آنلاین امکان عرضه غذا به صورت حضوری وجود ندارد بنابراین یکی از راهکارهای مناسب عرضه غذا به صورت کوپن است. این امر آزادی عمل قابل توجهی به کارمندان می‎ دهد. بنابراین مواجهه با کوپن‎ های غذا در مراسم های آنلاین برندهای بزرگ امری جذاب خواهد بود. با این حساب کارمندان امکان انتخاب غذای موردنظرشان و سفارش ‎اش در زمان دلخواه را خواهند داشت.

برگزاری مراسم به صورت آنلاین آزادی عملی قابل توجهی در اختیار برندها و کارمندان قرار می‎ دهد. اشتباه برخی از برندها تلاش برای برگزاری مراسم های آنلاین درست مانند الگوی حضوری است. این امر اغلب اوقات با شکست و کاهش انگیزه کارمندان برای تعامل با برند همراه می ‎شود.

4. ترغیب کارمندان به انتخاب لباس مناسب

حضور در مراسم آنلاین به معنای مشاهده برنامه‎ ها و عدم تعامل کارمندان نیست. مناسبت‎ های مختلف نیاز به تعامل کارمندان دارد. همین نکته در الگوی آنلاین باید مدنظر قرار گیرد. بسیاری از مردم برای مراسم های حضوری اقدام به انتخاب لباس ‎های شیک و نو می‎ کنند، با این حال اگر در مراسم های حضوری خبری از حضور آنلاین و تصویری کارمندان نباشد، استفاده از لباس ‎های شیک معنایی نخواهد داشت.

مطلب مرتبط: چالش های برگزاری مراسم های تجاری همزمان

بسیاری از برندها برای برگزاری مراسم های آنلاین بخش ‎های مختلفی به منظور تعامل ویدئویی کارمندان طراحی می ‎کنند. این امر انگیزه کارمندان برای انتخاب لباس‎ های مناسب را افزایش می ‎دهد. به این ترتیب حال و هوای مراسم رسمیت بیشتری خواهد یافت.

برخی از کسب و کارها نسبت به نکات اساسی و مهم در زمینه تعامل با کارمندان توجه کافی را ندارند. یکی از بهترین توصیه ‎ها در این میان ارزیابی کارمندان به هنگام برگزاری مراسم مناسبتی آنلاین مانند مشتریان برند است. با این حساب باید تمام تلاش برند برای تاثیرگذاری بر روی مشتریان و بهبود ارتباط با آنها انجام شود. در غیر این صورت نتیجه مناسبی در انتظار برند نخواهد بود.

5. ارائه ذهنیتی نوآورانه

اغلب کارمندان سازمانی در مراسم های مناسبتی حضور داشته‎ اند. این امر ذهنیت و انتظارات مشخصی برای آنها ایجاد می ‎کند. اگر یک مراسم مناسبتی دارای ویژگی‎ های لازم برای یک مناسبت جذاب نباشد، ارزیابی تمام کارمندان برهم خواهد ریخت. این امر انتظارات کارمندان را برآورده نکرده و همچنین نارضایتی زیادی را ایجاد می‎ کند. اگر یک برند به دنبال تعامل مناسب با کارمندانش است، باید به دنبال بازاریابی و تاثیرگذاری بر روی آنها با استفاده از شیوه ‎های نوآورانه باشد.

مراسم های آنلاین حتی اگر استانداردهای لازم را نیز رعایت نماید، در نهایت مانند دیگر مراسم ها مورد ارزیابی از سوی کارمندان قرار می ‎گیرد. تاثیرگذاری عمیق بر روی کارمندان نیازمند ارزیابی شرایط به صورت متفاوت ‎تر است. هرچه توانایی یک کسب و کار برای ارائه راهکارهای تازه و خلاقانه بیشتر باشد، در نهایت نتیجه بهتری از شرایط موردنظر دریافت خواهد کرد. برخی از کسب و کارها فقط به دنبال برگزاری مراسم هستند. در این میان توجهی به کیفیت مراسم صورت نمی ‎گیرد. بدون تردید چنین مراسم هایی جذابیت لازم برای مخاطب هدف را نخواهد داشت.

6. برنامه ‎ریزی پیش از موعد

برنامه ‎ریزی مناسب برای ساماندهی برنامه برند دارای اهمیت بالایی است. بسیاری از برندها تمایل به برنامه ‎ریزی گام به گام برای پیشبرد امور دارند. شاید این امر جذابیت زیادی داشته باشد، اما انعطاف ‎پذیری مراسم را به شدت تحت تاثیر قرار می‎ دهد. با این حساب برنامه ‎ریزی پیش از موعد مفهوم اساسی در برگزاری مراسم های مناسبتی خواهد بود.

برندهای بزرگ در زمینه برگزاری مراسم های اساسی و کاربردی همیشه شیوه یکسانی را در پی می‎ گیرند. این شیوه شامل طراحی برنامه‎ ای اساسی پیش از اجرای هر بخشی است. سپس به طور منظم برای برگزاری مراسم تلاش می ‎شود. در نهایت نیز در صورت مواجهه با اتفاقی غیرمنتظره در لحظه تغییراتی کوچک در برنامه اعمال خواهد شد. این الگوی مدیریت مراسم های مناسبتی آنلاین بهترین تاثیرگذاری را به همراه خواهد داشت.

برنامه ‎های کسب و کار اغلب برندها فشردگی زیادی دارد. این امر موجب ناتوانی برندها برای تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف و کارمندان ‎شان در بازه‎ های زمانی مناسب می ‎شود. اگر یک کسب و کار به دنبال تاثیرگذاری مناسب بر روی مخاطب هدفش است، باید برنامه ‎ریزی پیشینی داشته باشد. در غیر این صورت با هر اتفاق غیرمنتظره ‎ای تمام فرآیند بازاریابی شرکت با مشکل مواجه می‎ شود.

7. ارسال هدیه ‎های فیزیکی

برگزاری مراسم آنلاین به معنای پیگیری تمام امور پشت صفحه ‎های رایانه نیست. برندها باید برنامه‎ ای برای تعامل نزدیک ‎تر با کارمندان‎ شان نیز داشته باشند. اعطای هدیه به کارمندان در مناسبت‎ های مهم امری ضروری محسوب می ‎شود. بنابراین کسب و کارها باید انگیزه بالایی برای ارسال هدیه‎ های جذاب برای مشتریان، به ویژه در شرایط کنونی، داشته باشند.

مطلب مرتبط: برای مراسم افتتاحیه چه اقداماتی را باید انجام دهید

هدیه ‎های فیزیکی در شرایط کنونی تاثیر روانی قابل ملاحظه ‎ای بر روی کارمندان دارد. بسیاری از برندها در این دوره اقدام به کاهش هزینه‎ های جاری می ‎کنند. صرف نظر از هدیه‎ های مربوط به کارمندان در شرایط کنونی بدترین ایده برای کاهش هزینه ‎های شرکت خواهد بود بنابراین به جای صرف نظر از هدیه‎ های برند باید به دنبال راهکاری دیگر برای کاهش هزینه‎ ها بود.

8. انتخاب هدف واحد

مراسم های مناسبتی برای کارمندان باید دارای هدف مشخصی باشد. شاید برخی از برندها فقط به دلیل عرف رایج در این زمینه اقدام به برگزاری مراسم نمایند، اما این امر به تنهایی کافی نیست. کسب و کارها باید برنامه ‎ای دقیق برای تعامل با کارمندان در قالب مراسم های مناسب داشته باشند. در غیر این صورت وضعیت برای فعالیت ‎شان به شدت دشوار خواهد شد.

یکی از اهداف مناسب برای برگزاری مراسم های آنلاین مناسبتی مربوط به تقویت روحیه کارمندان در شرایط دشوار کنونی است. بدون تردید فقدان ارتباطات حضوری برای اغلب کسب و کارها دشوار است. این امر وضعیت عجیبی برای برندها از نظر تاثیرگذاری بر روی مخاطب هدف ایجاد می‎ کند. اگر برگزاری مراسم های مناسبتی، حتی به صورت آنلاین، از دستور کار برندها حذف شود، دیگر انگیزه‎ ای برای کارمندان باقی نخواهد ماند بنابراین باید توجه ویژه‎ ای به مراسم های مناسبتی داشت. بسیاری از برندها برای مراسم های موردنظر اهداف ساده ‎ای در نظر دارند. اگر یک کسب و کار هزینه قابل توجهی برای مراسم مناسبتی صورت دهد، باید هدف جسورانه‎ ای نیز داشته باشد. برخی از کسب و کارها با ایجاد شرایط مناسب برای کارمندان در مراسم اقدام به تقویت روحیه آنها به منظور کار فشرده در آینده می ‎کنند. این امر دست ‎کم نوعی احترام در میان کارمندان ایجاد خواهد کرد. اگر این امر مدنظر برندها قرار نگیرد، کارمندان جهت‎ گیری مناسبی به سوی کسب و کارها نخواهند داشت.

بررسی برخی از امور اساسی در مورد کسب و کار و استفاده از ایده‎ های کارمندان یکی دیگر از اهداف برگزاری مراسم مناسبتی است. بدون تردید تفریح و ایجاد اوقات خوش برای کارمندان جذابیت بالایی دارد، اما رسیدگی به امور کاری نیز باید در دستور کار قرار گیرد. اگر این نکته را فراموش کنیم، بسیاری از امور کسب و کار با مشکل مواجه می ‎شود. وقتی کارمندان روحیه مناسبی دارند، نظرخواهی از آنها نتیجه‎ بخشی قابل ملاحظه ‏ای خواهد داشت.

مطلب مرتبط: برنامه ریز مراسمات و جشن ها

مدیریت مراسم های مناسبتی به صورت آنلاین چالش ‎های زیادی پیش روی کسب و کارها قرار داده است. بسیاری از برندها آمادگی چنین مراسم هایی را ندارند. با این حساب باید نسبت به یادگیری اصول اساسی در این حوزه اقدام کرد. در غیر این صورت وضعیت کسب و کارها به شدت دشوار و پیچیده خواهد شد. بررسی نکات فوق در مورد برگزاری مراسم مناسبتی برای کارمندان نقش مهمی در بهبود وضعیت برند خواهد داشت. اگر این نکته در دستور کار برند شما قرار گیرد، نتیجه نهایی مراسم مناسبتی بسیار بهتر از دوره‎ های قبل خواهد شد.