فرهنگ کار تیمی مبتنی بر دورکاری

رعایت برخی نکات کلیدی در مورد کارمندان دورکار و تعامل با آنها می تواند به افزایش بازده و وفاداری کارکنان به یک شرکت بینجامد.

به گزارش زومیت، ما [نویسنده متن اصلی] یک تیم مهندسی ۳۰ نفری را مدیریت می کنیم که همه آنها به صورت دورکاری فعالیت می کنند. با اینکه یک تیم کامل مهندسی دورکار، یک تیم بدون قاعده برای کسب وکار نرم افزار به عنوان یک سرویس (SaaS) محسوب می شود، استراتژی آن به خوبی برای ما جواب داده است. من از جوئل شلانت، معاون شرکت مهندسی هیرولوژی خواستم تا رازهای ساخت یک تیم مهندسی دورکار درگیر و سازنده را برای من بگوید.

استخدام اعضای تیم از راه دور

جوئل توضیح داد که با تمام کارکنان دورکار باید طبق استانداردهای یکسانی که برای بقیه اعضای تیم اجرا می شود، رفتار کرد. او به من گفت: اعضای تیم باید ارزش های اصلی شرکت شما را به نمایش بگذارند و بالاتر از هرچیزی از نظر فرهنگی متناسب باشند.

به دنبال افرادی بگردید که انگیزه زیادی دارند و می توانند به طور مستقل کار کنند. این نوع افراد می توانند به آسانی با چالش های دورکاری کنار بیایند و مسیر درست را انتخاب کنند و همچنین می توانند سازنده باشند، حتی اگر مشکلاتی در برقراری ارتباط و هدایت شدن آنها به وجود بیاید.

از همه جا نیرو بگیرید. جذب نیرو را محدود به مناطق شهری و کلانشهرها نکنید. مهندسان مستعد زیادی در سراسر کشور وجود دارند که بسیار باهوش هستند و می دانند که هزینه کم زندگی کردن در مناطق روستایی و شهرهای کوچک تر برای آنها یک مزیت است.

اگر مصاحبه خود را نیز از راه دور انجام دهید به شما کمک خواهد کرد که بفهمید افرادی که قرار است استخدام کنید، چگونه می توانند از راه دور با شما تعامل داشته باشند. همیشه سعی کنید هم از ویدئو و هم از صوت برای این مصاحبه های راه دور استفاده کنید.

ما دوست داریم ملاقات حضوری را در مرحله آخر روند مصاحبه با اعضای تیم که قرار است استخدام شوند، برقرار کنیم. این نوع سناریوها می توانند به شما کمک کنند که تناسب فرهنگی، تعامل فیزیک و روانی تیم و مهارت های ارتباطی افراد را ارزیابی کنید.

ارتباط برقرار کردن با تیم های دورکار

شلانت می گوید: بسیاری از چالش هایی که برای یک تیم دورکار به وجود می آید، حول محور ارتباطات و ارتباط برقرار کردن می چرخد. شما باید در آینده روی این زمینه هم سرمایه گذاری کنید.

سعی کنید به طور منظم جلساتی با اعضای تیم تان تشکیل دهید و اطمینان حاصل کنید که کارکنان دورکار حتما روزانه حداقل با دو نفر در شرکت تعامل داشته باشند. مراقب مکالمات غیررسمی کارکنان باشید. این نوع مکالمات، مکالماتی فرعی هستند که در داخل اداره و شرکت رخ می دهند و کارکنان دورکار به آنها دسترسی ندارند.

این مکالمات مسئله بزرگی در رابطه با تیم ها هستند که باعث می شوند افراد حس کنند با بقیه اعضای تیم ارتباطی ندارند و عضوی جدا هستند. این مکالمات باید برای همه اعضای تیم به اشتراک گذاشته شوند تا تمامی اعضای سازمان را به هم متصل کنند.

همیشه اطمینان حاصل کنید که برنامه های ارتباطی اعضای دورکار را نیز مشمول شود و این اعضا را وارد فرآیندهای داخلی کنید. اگر در شرکت یک سخنرانی گروهی وجود داشته باشد، کارکنان دورکار باید قادر باشند از طریق کنفرانس ویدئویی در آن شرکت کنند. نبود حتی یک نفر هم می تواند به روحیه تیم آسیب بزند.

فناوری مورد نیاز برای تیم های دورکار

در فناوری کنفرانس ویدئویی با کیفیت سرمایه گذاری کنید. ویدئو برای تسهیل یک ارتباط کامل و مداوم با اعضای تیم دورکار بسیار مهم است. اتاق های کنفرانس باید مجهز به دوربین و تلفن کنفرانس یا میکروفون همه جانبه باشند. کامپیوترهای تمامی اعضای تیم باید مجهز به دوربین باشد.

شما باید مطمئن باشید که تیم دورکار می تواند به آسانی با هرکسی در شرکت ارتباط برقرار کند.

اگر جلسات بزرگ تر تیم یا شرکت با ویدئو همراه باشند، بسیار تأثیرگذارتر خواهند بود. اطمینان حاصل کنید که موقع نشست های بزرگ، همه بتوانند از طریق کنفرانس ویدئویی ناظر آن جلسه باشند. برای جلسات بزرگ شما به تلفن بلندگو یا میکروفون همه جانبه نیاز خواهید داشت، چراکه این وسایل برای چنین فضاهایی بسیار مناسب هستند.

وقتی خدمات کنفرانس ویدئویی را ارزیابی می کنید، مطمئن شوید که این خدمات نسبت به اندازه تیم شما به خوبی کار خواهد کرد. شما باید بتوانید کاری کنید که همه اعضا به یکدیگر متصل باشند و ویدئوهای شان را به اشتراک بگذارند. این نکته را به خاطر داشته باشید که تمامی خدمات کنفرانس های ویدئویی نمی توانند گروه ویدویی شما را به خوبی مدیریت کنند.

ابزارهای چت متنی مثل Slack یا HipChat می توانند به سرعت جایگزین ایمیل شوند و به حالت اصلی ارتباط برقرار کردن برای تیم های دورکار تبدیل شوند. باید در مورد این فکر کنید که چگونه می توانید به طور مؤثر و مفید به دنبال اطلاعات مهم اشتراکی بگردید و آنها را بایگانی کنید.

قابلیت همکاری کردن با مدارک و اسناد به اشتراک گذاشته شده نیز مسئله مهم دیگری است. ابزارهایی مثل گوگل داکسبرای اعضای تیم های دورکار عالی هستند و با کنفرانس های ویدئویی سازگارند و به خوبی کار می کنند. راه را برای یک عضو دورکار برای کار کردن با مدارک، صفحات گسترده یا سخنرانی های به اشتراک گذاشته شده را هموار و راحت تر کنید.

به وجود آوردن فرهنگ نیروی کار دورکار

بسیار مهم است که فرهنگ شرکت شما توسط تیم دورکار انجام شود. اگر قرار است جوایز، جشن ها یا فعالیت هایی در شرکت انجام شود، راه هایی پیدا کنید که اعضای تیم دورکار نیز در آنها شرکت کنند. راه های خلاقانه زیادی از طریق ویدئو وجود دارد که می تواند شما را در رسیدن به این هدف یاری کند.

تمامی تیم را سالانه حداقل دو بار در یکجا جمع کنید. فعالیت های مخصوصی را ترتیب دهید که پیوندی میان اعضای دورکار و اعضای داخلی شرکت به وجود بیاورد و مطمئن شوید که اجزای فرهنگی شرکت در آن زمان میان اعضا وجود داشته باشد. برای زمان این گونه جمع شدن ها از قبل برنامه ریزی کنید تا بار اضافی سفر و وقت را از دوش کارکنان دورکار بردارید تا آنها بتوانند برای زمان و سفر خود برنامه ریزی کنند.

سعی کنید زمینه را برای تجربه دورکاری سایر اعضای شرکت فراهم کنید. این کار کمک می کند که یک احساس همدردی و هم دلی برای اعضای تیم دورکار به وجود بیاید و همچنین می تواند مشکلات سطحی را برطرف کند و باعث بهبود اوضاع شود.