مدیریت بر مدار زمان / ساعت بیولوژیک کارمندان را کوک کنید

وقتی صحبت از ساعت کاری می شود، اغلب ما به یاد ساعت های متداول بین 6 تا 8 صبح برای آغاز و 4 تا 6 عصر برای پایان شیفت کارمندان می افتیم. گرچه برخی مشاغل هم ساعات شغلی متفاوتی دارند، اما اوج ساعات کاری در بسیاری از مشاغل اداری در بین همین ساعات طبقه بندی می شود. با این وجود تکلیف برخی مشاغل که شیفت شب یا ساعاتی نامتعارف دارند چه می شود؟ پزشکان، امدادگران، نیروهای پلیس، آتش نشان ها و. . . جزو افرادی هستند که با شیفت های کاری نامتعارف و سنگین خود، دست و پنجه نرم می کنند و به سبب حساسیت بالای مشاغل شان، درجات بالایی از تنیدگی شغلی را نیز متحمل می شوند.

افزون بر این مشاغل، برخی از کارخانه ها و ادارات خاص نیز به شکل شبانه روزی فعالیت می کنند و در نتیجه تعدادی از کارمندان شان در شیفت های شب نیز کار می کنند. نکته مهم، تقابل و تضاد شیفت های شب با ریتم ساعت بیولوژیک بدن (سیرکادین) است. افرادی که سال هاست عادت کرده اند در ساعات مشخصی به خواب رفته و بیدار شوند، به سختی قادر به تطبیق خود با شرایط شغلی جدید هستند.

بر همین اساس است که در دنیای امروز به اغلب مدیران و کارفرمایان توصیه می شود در هنگام استخدام و گزینش افراد به عوامل روانی و فیزیکی در کنار مهارت های فردی به یک میزان توجه کنند. درواقع گرچه طی سال های اخیر اهمیت نیروی انسانی به مراتب بالاتر از سالیان گذشته و به ویژه سال های ابتدایی انقلاب صنعتی است، اما نمی توان نواقص موجود در این خصوص را نیز نادیده گرفت. بسیاری از کشورهای در حال توسعه که با تکیه بر ذخایر و پتانسیل های خود شرایط رشد را مساعد می بینند، به نیروهای انسانی فشاری مضاعف وارد می کنند تا چرخه تولید و خدمات با سرعتی بالاتر بچرخد.

در این میان، مدیران و سرپرستان رده بالای ادارات و سازمان های مختلف نیز برای رسیدن به اهداف توسعه پایدار، به برقراری شیفت های کاری مضاعف روی می آورند، اما تکلیف نیروهای انسانی آسیب پذیر در این میان چیست و برای حفظ یک کسب و کار پر رونق و با کیفیت چه باید کرد؟

تفاوت بین افراد را نادیده نگیرید

یک مدیر موفق به این موضوع واقف است که کارمندانش ابزارهایی یکدست و مشابه نیستند بلکه تفاوت های شخصیتی آشکاری با یکدیگر دارند؛ تفاوت هایی که می توانند تسهیلگر یا مانع پیشرفت در یک عنوان شغلی مشخص شوند. بر این اساس می توان تفاوت های فردی را بر حسب نوبت های کاری به سه گروه اصلی تقسیم کرد:

1- برخی افراد به طور کامل با نوبت های کاری تطابق پیدا می کنند

2- گروهی از افراد مشکلاتی (در خانه یا محیط کار) دارند، اما با این وجود با نوبت کاری خود کنار آمده اند.

 3- تعدادی از کارمندان مشکلاتی زیرساختی و بسیار شدید با شرایط شغلی دارند و در نتیجه تحت هیچ شرایطی با نوبت کاری خود احساس تطابق نمی کنند.

نگاهی به این سه شرایط کلی نشان می دهد افرادی که جزو گروه نخست طبقه بندی می شوند، وضعیت نگران کننده ای ندارند اما گروه های دوم و سوم به مشاوره شغلی و تغییر شرایط فعلی نیاز دارند.

روانشناسان صنعتی و سازمانی برای حل مشکلات حرفه ای کارکنان و به ویژه عدم تطابق آنها با پست های محوله، پیش از درمان به یافتن تعارضات موجود می اندیشند. مدیران هوشمند نیز باید به این موضوع فکر کنند که دقیقا چه عواملی باعث شده  کارمندان شان در شیفت های شغلی با مشکل مواجه شوند.

 سن و تجارب شغلی

وقتی قرار باشد به عنوان مدیر یک مجموعه، کاری مهم و اضطراری را به یکی از کارمندان خود بسپارید چه شخصی را انتخاب می کنید؟ پاسخ احتمالی شما کارمندی است که سابقه ای نسبتا طولانی و تجاربی ارزشمند دارد. به طور معمول کارمندی که هر دو صفت مذکور را داشته باشد، به لحاظ سن و سال نیز جوان نخواهد بود اما جالب است بدانید وقتی صحبت از شیفت های کاری نامتعارف می شود، بازی اکتساب شغل، به نفع جوان تر ها تغییر می کند و این بار توپ در زمین جوان ها خواهد غلتید.

درواقع اگر قرار باشد شغلی خطیر و کلیدی در ساعات کاری شبانه و نامتعارف به کارمندی پیشنهاد شود، بهتر است این فرد وارد دوران میانسالی یا کهولت نشده باشد، اما علت چیست؟ پاسخ این سوال باز هم به ریتم سیرکادین باز می گردد؛ ساعات جادویی خواب و بیداری که به زندگی ما انسان ها نظم می بخشد. به طور میانگین بالغ بر 80 درصد از افراد میانسال به بالا به رغم کاهش ساعات خواب و بیداری تمایل دارند شب ها زودتر خوابیده و صبح ها نیز سحرخیز تر باشند بنابراین برای انطباق با ساعات کاری شبانه و خواب روزانه با مشکلاتی حاد مواجه خواهند شد.

ویژگی های شخصیتی

اگر با خواندن سطور بالا دچار ناامیدی شده اید و به عنوان یک مدیر دوست دارید فردی با تجربه و میانسال را در ساعات کاری نامتعارف تان استخدام کنید، بد نیست بدانید هنوز هم یک گزینه امیدبخش وجود دارد. این گزینه همچنان، ساعات زیستی بدن انسان است. ساعات خواب و بیداری متعارف انسان ها نیز از این تبصره های معجزه آسا مستثنی نیست. درواقع ریتم سیرکادین برخی افراد از هنگام کودکی با اکثریت جامعه متفاوت است. این اقلیت در طول دوران تحصیل و مراحل مختلف زندگی با مشکلات زیادی مواجه هستند.

برای مثال تصور کنید درست زمانی که کودکان دیگر آماده بیدار شدن و رفتن به مدرسه هستند، این کودکان مورد نظر ما تازه خواب آلود می شوند، در نتیجه سر کلاس درس چرت می زنند و. . . اما همین کودکان وقتی بزرگسال می شوند، گزینه هایی بسیار مناسب برای شیفت های شب هستند. بنابراین در هنگام استخدام افراد توجه به دو گزینه سن و سال یا ساعات خواب و بیداری از اهمیت بسزایی برخوردار است و می توان از طریق استخدام هوشمندانه افراد نه تنها بازدهی کاری را افزایش داد، بلکه شاخص های رشد و توسعه اقتصادی را بهبود بخشید.

انعطاف کارمندان برای دستیابی به مشاغل نامتعارف

با وجود همه موارد ذکر شده، گاهی یک شغل خاص نیاز به سرپرست و کارمندی حرفه ای دارد که در بین متقاضیانی که ساعات زیستی بدن شان مناسب است پیدا نمی شود. درواقع در بین کارمندان قدیمی شرکت گزینه هایی وجود دارد که به علت عدم تطابق ساعت زیستی بدن شان با حرفه مورد نظر از سوی مدیریت نادیده گرفته شده اند، اما این مسیر بن بست نیست. پژوهش های جدید نشان می دهند می توان با برخی از راهکارهای آزموده شده تا حدودی به کارمندان در هماهنگی شان با شرایط شغلی کمک کرد. تعدادی از این راهکارها عبارتند از:

 1- راهکارهای شبیه سازی

هر شخص در هنگام خواب یک الگوی رفتاری منحصر به فرد دارد. برخی عادت دارند پیش از خواب لباس راحتی بپوشند، برخی یک لیوان شیر می نوشند، برخی با شکم خالی بهتر می خوابند و برخی اگر گرسنه باشند خواب شان نمی برد. یکی از نخستین قدم ها برای ایجاد تغییر در ساعات خواب، یادداشت کردن الگوهای هشیاری و خواب است. قطع نوشیدن کافئین و نوشیدنی های انرژی زا در ساعات جدید خواب و کاهش محرک های محیطی نیز بسیار مهم است.

اغلب افراد عادت کرده اند در تاریکی شامگاه به خواب بروند. بنابراین نصب پرده های ضخیم، کاهش نور اتاق خواب و راهکارهایی مشابه کمک می کنند افراد در طول روز با احساس آرامشی مشابه با خواب شبانگاهی راحت تر استراحت کنند.

2- موارد خانوادگی و اجتماعی

زمانی که از یک کارمند خواسته می شود بنابر شرایط شغلی، ساعات خواب و بیداری خود را تغییر دهد، ابتدا باید به اولویت های زندگی وی توجه کرد. افزایش حقوق و دستمزد، عدم افزایش فشار کار در ساعات غیر از شیفت و کاهش تنیدگی های شغلی از مهم ترین مواردی هستند که می توانند در بدو احراز شغل جدید به تطابق کارمندان با شرایط مؤثر باشند.

کارفرمایان و مدیرانی که همزمان با تغییر شیفت شغلی، مسئولیت های افراد را نیز افزایش می دهند یا شرایطی سخت گیرانه برای ورود و خروج آنان تعیین می کنند، نه تنها باعث افزایش بازدهی نمی شوند، بلکه زمینه را برای دلزدگی و ترک شغل کارمندان خود فراهم می کنند.

تجربه ثابت کرده چرخه زندگی حرفه ای و خانوادگی افراد، یک حلقه مهم و ناگسستنی است. اگر فرد در محیط کار با مشکلات مواجه شود، این مسائل را به زندگی خانوادگی خود منتقل کرده و در ادامه مشکلات خانوادگی را نیز در کار خود بازتاب می دهد. بنابراین بحران های شغلی که با شیفت های جدید همزمان شوند نتیجه ای جز مشکلات فردی و اجتماعی کارمندان نخواهند داشت.

3- امکانات استراحت و تفریح

شیفت های شغلی نامنعطف و مغایر با ریتم سرکادین، مثل یک لالایی عمل می کند. به خصوص اگر در محیط شغلی با صداهای یکنواخت (مثلاً کارخانه پارچه بافی) باشند. بنابراین وجود اتاق های استراحت روشن و با تهویه هوای مناسب یکی از شروط اساسی برای احیای انرژی و استراحت کارمندان شیفت های شب است.

برخی از مدیران خلاق از اتاق های تفریح و غذاخوری های مناسب برای افزایش بازدهی کارمندان خود کمک می گیرند. گاهی هیجان یک بازی کوتاه با همکاران یا نوشیدن یک آبمیوه خنک یا چای و قهوه گرم به قدری گواراست که حتی باعث می شود این شیفت های کاری جزو خاطرات خوب کارمندان طبقه بندی شود.

کارشناس روانشناسی صنعتی