10 ابزار برتر اتوماسیون اداری

در جهان مدرن امروز که سرعت حرف اول را می زند، بسیار مهم است که از ابزارهای موجود نهایت استفاده را داشته باشیم. با این حال پیشرفت تکنولوژی به حدی رسیده که در هر زمینه، ده ها ابزار وجود دارد که این تعداد بالای گزینه های موجود انتخابی، باعث می شود تا افراد با سردرگمی بسیاری مواجه شوند. درواقع هیچ مدیری، زمان کافی برای امتحان کردن تمامی این موارد را نخواهد داشت. همچنین بسیاری از ابزارها وجود دارد که مدیران از وجود آنها آگاه بوده و این امر باعث شده است تا انجام برخی از اقدامات، همچنان با شیوه های سنتی و سخت ادامه پیدا کند. اهمیت این موضوع به حدی است که شما می تواند اقدامی که در گذشته به یک ساعت زمان نیاز داشته است را در کمتر از دو دقیقه انجام دهید. این امر به معنای امکان انجام کار به مراتب بیشتر است که در بازار به شدت رقابتی حال حاضر، مقوله حیاتی محسوب می شود. در این رابطه انجمن کارآفرینان جوان، 10 ابزار برتر اتوماسیون اداری را معرفی کرده اند که در ادامه هر یک از آنها، بررسی خواهد شد. 

1- Jira (ماکسیم بابچ)

با استفاده از این ابزار شما می توانید فرآیندهای مختلف را پیگیری کرده و تحلیل های لازم را داشته باشید. این امر در حالی است که در حالت عادی، افراد اقدام به گردآوری داده و ایجاد جلسات می کنند که این برنامه، شما را از تمامی این موارد بی نیاز می کند. درواقع شما حتی نیاز به وارد کردن اطلاعات نخواهید داشت و همه چیز به صورت اتوماتیک، انجام می شود. در این زمینه تنها کافی است که اعلام کنید چه پارامترهایی موردنظر شما است. 

مطلب مرتبط: اتوماسیون چطور دنیای کسب و کار را متحول می کند؟

2- Process Street (جفری آلن)

یکی از دغدغه های همیشگی، ادغام کردن پروژه ها، برنامه ها، اطلاعات و... است. درواقع این مسئله بسیار مهم بوده و منجر به افزایش و راحتی کارها می شود. با این حال انجام این کارها به صورت دستی، زمانبر محسوب می شود. به همین خاطر استفاده از ابزار فوق بسیار مهم است که تمامی این موارد را به صورت خودکار انجام می دهد. در این زمینه تنها کافی است که از تگ های مربوط به هر بخش استفاده نمایید. نکته مهم دیگر این است که امکان اعمال تغییرات گسترده نیز وجود دارد و می توانید اجازه دسترسی به تعداد نامحدودی را نیز بدهید تا از موارد ادغام شده، به سرعت بتوانند استفاده نمایند. 

3- Time Doctor (سید بلخی)

کمبود زمان از جمله چالش های مهم در زندگی حال حاضر محسوب می شود که تنها مختص یک محیط کاری نیست. با این حال از دست دادن زمان در خانه با محل کار متفاوت بوده و در بازار، شما فرصت ها را به سادگی از دست خواهید داد. نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که حتی در رابطه با فعالیت منطقه ای، شما با حداقل سه رقیب مستقیم مواجه خواهید بود. به همین خاطر بسیار مهم است که به زمان به عنوان مهمترین دارایی که امکان جبران آن وجود ندارد، توجه داشته باشید. در این رابطه برنامه فوق، ضمن ردیابی زمان و امکان ایجاد برنامه های مختلف، تکنیک هایی را در اختیار شما قرار می دهد تا صرفه جویی قابل توجهی در زمان کاری داشته باشید. همچنین می توانید گزارش های روزانه را بررسی کرده و وضعیت پیشرفت خود و کارمندان را مشاهده کنید. 

4- TexAu (تونیکا بروس)

امروزه فعالیت در شبکه های اجتماعی و به صورت کلی فروش آنلاین، به یک الزام برای هر کسب و کاری تبدیل شده است. در این راستا لازم است تا به این نکته توجه داشته باشید که شما برای فعالیت حرفه ای، نیاز به سرنخ هایی دارید که باعث می شود تصمیم گیری های بهتری را داشته و به فعالیت های خود جهت بدهید. درواقع این برنامه، تمامی داده های شما را در شبکه های مختلف و حتی سایت شرکت بررسی می کند و آنها را در قالب داده های کاربردی، ارائه می دهد. با این اقدام شما دیگر نیاز به بررسی مجدد و تحلیل های مختلف نخواهید داشت. همچنین شما می توانید کدهای شخصی سازی شده نیز وارد کنید تا نسبت به یکسری پارامترها، آمارها ساخته شود. 

مطلب مرتبط: مزایای اتوماسیون برای کسب و کارهای کوچک

5-Trello (مانی کراشرز)

کمتر کسی را می توان پیدا کرد که نام ترلو را نشنیده باشد. این برنامه امکان تعامل و همکاری چندین نفر را بر روی یک یا چند پروژه، امکان پذیر می کند. نکته جالب این است که مدیر شرکت می تواند دسترسی های مورد نظر را به افراد مختلف بدهد و در این زمینه هیچ محدودیتی وجود ندارد. دروقع اگر خواهان کار تیمی مناسب در کنار نظارت درستی هستید، ترلو تمامی امکانات را در اختیار شما قرار می دهد. این امر در حالی است که در حالت عادی، مدیریت پروژه و کار کردن یک یا چند تیم به صورت همزمان بر روی آن، یک چالش جدی محسوب می شود. 

6-monday.com (جان ترنر)

مدیریت وظایف، اقدامی است که هر مدیری باید آن را به خوبی انجام دهد. حتی یک اشتباه در این زمینه می تواند نتایج فاجعه باری را به همراه داشته باشد. با این حال یک مدیر نمی تواند به صورت مداوم به تمامی افراد شرکت سر بزند و یا منتظر ارائه گزارش ها باشد. تحت این شرایط ابزار فوق به شما این امکان را می دهد که بدون نیاز به حتی یک قدم جا به جا شدن، وظعیت کار هر یک از افراد تیم شرکت را بررسی کرده و حتی نکات مورد نظر و تغییرات مورد نیاز را به اطلاع آنها برسانید. تحت این شرایط شما به سادگی می توانید تیم های مختلف شرکت نظیر تیم فروش، واحد تولید، تیم تولید محتوا و... را مدیریت نمایید. 

7- Asana (بلیر توماس)

اگر خواهان فضایی هستید که در کنار مدیریت پروژه ها بتوانید با کارمندان خود نیز به صورت جمعی و یا خصوصی، ارتباط داشته باشید. ابزار فوق یکی از بهترین ها محسوب می شود. مزیت بزرگ این برنامه، همگام سازی با سایر پلتفرم ها است که باعث می شود تا بتوانید نهایت استفاده را داشته باشید. در این رابطه Asana به خوبی بررسی می کند که هر فردی مشغول به انجام چه اقدامی است و شما می توانید نظرات خود را ارسال نمایید که شامل ارسال انواع فایل نیز می شود. 

8-Droplr (استفانی ولز)

در شرکت ها این امر بسیار مهم است که اطلاعات به سرعت به اشتراک گذاشته شود. در این زمینه معمولا افراد از فلش استفاده می کنند که محدودیت های زیادی را دارد. تحت این شرایط استفاده از فضای ابری، بهترین گزینه حال حاضر محسوب می شود که در این رابطه اگرچه گزینه های مختلفی وجود دارد با این حال Droplr کاملا ساده بوده و این امر باعث می شود تا استفاده از آن، سرعت بالایی را داشته باشد. در این رابطه شما حتی می توانید فایل های حجیم را بسیار سریع، به اشتراک بگذارید. همچنین برای محافظت از محتواها، امکانات مختلفی نظیر رمزنگاری، عدم امکان ذخیره کردن و پاک شدن پس از یک بار مشاهده، وجود دارد. 

9-Slack (کریس کریستوف)

بدون شک هیچ فعالیتی در یک شرکت بدون کار تیمی، ارزش لازم را ندارد. در این رابطه شما به ابزاری فراتر از مدیریت پروژه نیاز خواهید داشت تا افراد بتوانند ارتباط زیادی را نیز داشته باشند. برای مثال ممکن است به تماس تصویری نیاز باشد. اگرچه ممکن است تصور کنید که برای هر یک از این موارد می توان از ابزارهای جداگانه استفاده کرد با این حال این اقدام چالش هایی را نیز به همراه دارد. درواقع اگر تمامی این امکان در یک برنامه باشد، شما می توانید در حین اقدامی نظیر برقراری تماس تصویری، فایل مورد نیاز را نیز ارسال نمایید. درواقع بسیاری از شرکت ها امروزه به جای برگزاری جلسه، از اسلک استفاده می کنند که خود صرفه جویی خوبی در زمان محسوب می شود. 

مطلب مرتبط: چرا اتوماسیون برای کسب و کار مفید است

10-Notion (کندیس جرجیاس)

برای داشتن یک دفتر کار شما نیاز به خرید و یا اجاره کردن فضایی هستید که تعداد کارمندان، مساحت آن را مشخص خواهد کرد. با این حال بسیاری از شرکت ها از چنین امکانی برخوردار نبوده و بودجه این اقدام می تواند صرف مواردی نظیر تبلیغات شود. با این حال این امر به معنای کنار گذاشتن دفتر کار نبوده و با استفاده از تکنولوژی شما می توانید یک دفتر کار شبیه سازی شده را داشته باشید. درواقع ابزار فوق، می تواند دورکاری را به شیوه رایج فعالیت ها، نزدیک نماید. این برنامه به شما امکانات مختلفی نظیر تابلوی اعلانات را می دهد تا ابزارهای مورد نیاز را داشته باشید. جامع بودن این برنامه کمک کرده است تا نیازی به استفاده از موارد دیگر وجود نداشته باشد.